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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2024-09-20
Pianificare cicli di regolamento automatici

Pianificare cicli di regolamento automatici

  • Creare le partite aperte non pagate e i pagamenti in attesa da regolare.
  • Configurare un profilo interaziendale nel sistema per il regolamento dei pagamenti interaziendali.
  • Criteri di sicurezza: uno dei seguenti domini nell'area funzionale Banking and Settlement:
    • Process: Schedule Settlement Run
    • Processo: regolamento
È possibile definire un piano per creare un ciclo di regolamento e regolare i pagamenti per le partite aperte non pagate e i pagamenti in attesa. Se si pianifica solo la creazione del ciclo di regolamento, è possibile rivederlo e modificarlo prima dell'elaborazione.
  1. Accedere all'attività
    Pianificazione ciclo di regolamento
     .
  2. L'attività contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    costante
    Questa valuta può essere diversa dalla valuta del conto bancario, ma i conti bancari nella regola di routing bancario devono accettarla.
    È possibile selezionare più valute durante la ricerca di articoli o pagamenti da aggiungere al ciclo di regolamento. Il sistema regola i pagamenti utilizzando la valuta di ogni transazione. Per selezionare più valute o tutte, abilitare i cicli di regolamento multivaluta nell'attività
    Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
     .
    Visualizza valuta
    La valuta del ciclo di regolamento per i cicli di regolamento in valuta singola.
    Per i cicli di regolamento multivaluta, il sistema visualizza il totale dei pagamenti in entrata o in uscita del ciclo di regolamento in questa valuta, mentre i pagamenti vengono regolati utilizzando la valuta della transazione. È possibile modificare la valuta aziendale predefinita con un'altra valuta associata al conto bancario aziendale.
    Data esecuzione da data corrente in (giorni)
    Per regolare tutti i pagamenti creati nel ciclo di regolamento, immettere un numero di giorni a partire dalla data odierna. Esempio: è possibile impostare una data di esecuzione di regolamento futura per concedere più tempo per finanziare i conti bancari di origine prima che le banche eseguano i pagamenti delle fatture fornitore.
    Selezione automatica filtri
    Workday include tutte le partite aperte non pagate e i pagamenti in attesa che soddisfano i criteri del filtro di regolamento per:
    • Organizzazione
    • Valuta
    • Data esecuzione
    È possibile aggiungere o rimuovere selezioni dal ciclo di regolamento in base alle esigenze prima di elaborarlo. Per il Regno Unito, la data del ciclo di regolamento è la data di elaborazione BACS.
    Includi pagamenti per conto di altre aziende
    Selezionare questa opzione per regolare le richieste di pagamento di altre aziende per le seguenti categorie di pagamenti ed effettuare pagamenti per conto delle altre aziende:
    • Pagamenti anticipati di cassa
    • Transazioni con carta di credito per spese professionali
    • Note spese
    • Richieste di pagamento varie
    • Fatture fornitore
    Le aziende disponibili si basano sul profilo interaziendale. Questa opzione non è disponibile se si regolano i pagamenti per una gerarchia di aziende.
    Se si utilizza un filtro personalizzato con criteri e aziende specificati, è necessario selezionare questa opzione.
    Mantieni ciclo di regolamento in bozza
    Questa opzione pianifica la creazione del ciclo di regolamento, ma lo salva come bozza. Dopo la data e l'ora pianificate, è possibile trovare il ciclo di regolamento, rivederlo, apportare modifiche e avviare manualmente il processo quando è pronto.
    Escludi pagamenti negativi
    Selezionare questa opzione per escludere i pagamenti negativi, come le rettifiche di credito non imputate, dall'elaborazione nel ciclo di regolamento.
    Il sistema raggruppa tutti i pagamenti negativi per azienda, categoria di pagamento e valuta in un'unica riga e contrassegnati come esclusi nell'attività
    Visualizzazione ciclo di regolamento
    .
    Data pagamento fornitore dinamico
    Selezionare la data di pagamento fornitore che si desidera utilizzare per il ciclo di regolamento.
    • Quando la data di sconto fattura fornitore è passata, il sistema utilizza la data di scadenza della fattura fornitore come data di pagamento.
    • Quando la data di scadenza della fattura fornitore è passata, il sistema utilizza la data del ciclo di regolamento come data di pagamento.
    Un ciclo di regolamento può avere pagamenti fornitore con date di pagamento diverse. La banca esegue i pagamenti fornitore in base alla data di pagamento, non alla data di invio del file di pagamento.
    Il sistema raggruppa anche le rettifiche del credito fornitore in base al valore della data di pagamento selezionato. È possibile selezionare la casella di controllo
    Applica rettifiche credito fornitore al primo pagamento dovuto
    nell'attività
    Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
    per applicare automaticamente le rettifiche credito alle fatture fornitore ai pagamenti delle fatture durante il regolamento. Il sistema compensa le note di credito in attesa con le fatture fornitore, indipendentemente dalle loro scadenze.
Quando arrivano la data e l'ora pianificate, il sistema crea un ciclo di regolamento in base ai criteri di selezione e:
  • Salva il ciclo di regolamento come bozza.
  • Avvia automaticamente il processo aziendale
    Evento ciclo di regolamento
     e regola le partite aperte non pagate e i pagamenti in attesa.
Una volta che il motore di regolamento ha completato i pagamenti, genera le voci contabili associate a ciascun pagamento e le invia alla contabilità finanziaria del sistema. Se i periodi CoGe per la data di esecuzione del regolamento sono chiusi o nello stato
Chiusura in corso
 , i pagamenti vengono registrati nel primo periodo CoGe aperto disponibile. Se un periodo CoGe aperto non è disponibile, lo stato della registrazione dei pagamenti cambia in
Errore
.
Dopo aver avviato il ciclo di regolamento, è possibile:
  • Approvare l'evento ciclo di regolamento.
  • Per i pagamenti elettronici:
    • Approvare lo sblocco del pagamento.
    • Completare e approvare eventuali step aggiuntivi del processo aziendale
      Evento di sblocco pagamento
       .
    • Caricare le conferme di pagamento per i pagamenti con stato
      In attesa di conferma
       .
    • Verificare di aver consegnato correttamente i file di integrazione dei pagamenti.
  • Per i pagamenti tramite assegno:
    • Completare le attività di stampa degli assegni in
      Mie attività
       per avviare la stampa degli assegni quando è pronta.
    • Completare e approvare eventuali step aggiuntivi del processo aziendale
      Attività di stampa assegni
       ed
      Evento di stampa pagamenti
       .
Per modificare una bozza di ciclo di regolamento, utilizzare il report
Ricerca cicli di regolamento
 . Se necessario, modificare il
Nome ciclo di regolamento
 o
la Data pagamento
. La data di pagamento è la data del regolamento visualizzata negli assegni e negli avvisi per i pagamenti inclusi nell'esecuzione. Per i pagamenti elettronici, la data di pagamento è la data in cui si elabora il ciclo di regolamento.