Concetto: Fatturazione dei progetti
Workday Project Billing utilizza le informazioni dei contratti cliente e di Workday Projects per creare un processo di fatturazione completo per i progetti fatturabili.
Fogli tariffe del progetto
È possibile configurare fogli tariffe del progetto multidimensionali per:
- Fatturare ai clienti in base ai progetti.
- Definire la dimensione dei prezzi del progetto utilizzando le categorie di tariffe.
- Creare listini prezzi per più progetti.
- Basare i listini prezzi dei progetti su categorie tariffarie come le tariffe giornaliere o orarie, le dimensioni del cliente o il tipo di progetto.
È possibile utilizzare il foglio tariffe del progetto per configurare le tariffe contrattuali.
Regole tariffa di fatturazione
È possibile creare regole tariffa di fatturazione standard per avere un maggiore controllo sulle tariffe di fatturazione per i progetti fatturabili in termini di tempi e costi.
Fogli tariffe di fatturazione standard
Il sistema consente di creare fogli tariffe di fatturazione standard basati sulle regole e sui collaboratori, per applicare le tariffe di fatturazione a più contratti per i progetti. È possibile creare un foglio tariffe per ogni valuta da fatturare utilizzando queste attività:
- Gestione tariffe di fatturazione standard per regole
- Gestione tariffe di fatturazione standard per collaboratore
Workday Time Tracking e Project Billing
Il sistema integra i progetti, la rilevazione presenze e assenze e la fatturazione dei progetti per facilitare la configurazione e la gestione della fatturazione dei progetti. I seguenti ruoli sono responsabili del processo:
- Gli amministratori di Rilevazione presenze e assenze configurano l'immissione delle ore di progetto in Workday Time Tracking come attività una tantum.
- I collaboratori immettono blocchi orari in Rilevazione presenze e assenze e li associano a un'attività di progetto.
- Gli amministratori dei contratti creano contratti con i clienti, piani di fatturazione e fogli di tariffe contrattuali con regole tariffa di fatturazione.
- I project manager approvano o rifiutano i blocchi orari.
- Gli specialisti in fatturazione:
- Modificano e ricalcolano le tariffe.
- Generano e stampano le fatture dei clienti.
- Rivedono e approvano o rifiutano le transazioni fatturabili.
- Gli specialisti di riscossioni cliente tengono traccia e gestiscono le fatture cliente.
Rettifiche dei blocchi orari
È possibile modificare i blocchi orari fino all'emissione della fattura al cliente. In altre parole, quando lo stato di fatturazione di una transazione cambia in Fatturato o Fatturazione in corso, non è più possibile modificare il blocco orario. Per apportare modifiche dopo la fatturazione ai clienti o eseguire il riconoscimento dei ricavi, è necessario eliminare e immettere nuovamente i blocchi orari. Quando un manager approva un foglio ore con un blocco orario eliminato, il sistema storna il blocco orario originale dalla transazione fatturabile. Le transazioni di storno includono anche eventuali compensazioni per le regole tariffa di fatturazione.
Logica di derivazione worktag di transazione fatturabile
Il sistema prevede una gerarchia di regole di derivazione per tutti i tipi di transazione. Queste regole aiutano a riconciliare e identificare i worktag risultanti nelle fatture delle transazioni fatturabili e nella registrazione dei ricavi.
Tipi di transazione | Regole della logica di derivazione worktag |
|---|---|
Spese ad hoc
Spese varie ad hoc Ore ad hoc Spese Blocco orario | Il sistema applica:
|
Fattura fornitore ad hoc
Spese varie Fattura fornitore | Il sistema applica:
|
Dimensione | Worktag |
|---|---|
Regole di derivazione worktag | Collaboratore: Centro di costo
Progetto: Area geografica |
Worktag collaboratore | TSerrano 1/1/2019:
Modifica 2/1/2020:
|
Progetto | Centro di costo: 36100 - Servizio di consulenza - Nord America
Area geografica: Stati Uniti nordorientali |
Riga contratto | Centro di costo: 71200 Field Sales - North America
Area geografica: Stati Uniti centrali |
Collaboratore: TSerrano
Transazione | Data | Worktag |
|---|---|---|
Blocco orario | 1/3/2020 | Centro di costo: 35000 Program Management
Area geografica: (non immessa) |
Ricavi maturati | 1/3/2020 | Centro di costo: 35000 Program Management
Area geografica: Stati Uniti nordorientali |
Fattura cliente | 2/1/2020 | Centro di costo: 32200 R&D Product Management
Area geografica: Stati Uniti nordorientali |
Milestone
Per monitorare il completamento delle attività e specificare quando il sistema può elaborare piani e rate di fatturazione e di riconoscimento dei ricavi, è possibile creare delle milestone. A ogni pianificazione o rata può essere assegnata più di una milestone. Se sono presenti milestone in attesa, il sistema non procede all'elaborazione di rate o piani.
Per configurare le milestone standard è possibile utilizzare le seguenti attività:
- Gestione tipi di milestone data
- Creazione milestone data
Le milestone standard diventano milestone cliente una volta aggiunte a un cliente. Per visualizzare i dettagli relativi alle milestone cliente, utilizzare il report
Ricerca milestone
. Le milestone cliente sono univoche per ogni combinazione di cliente e azienda.Sono supportati i seguenti tipi di milestone:
- Prima fattura del piano di fatturazione: consente di avviare il riconoscimento dei ricavi una volta completata la fatturazione.
- Milestone data: le milestone data standard possono essere utilizzate come base per la creazione di milestone data per il cliente.
- Attività progetto: consentono di contrassegnare le attività del progetto come milestone nel progetto. Utilizzare le milestone di progetto per controllare quando fatturare le transazioni di progetto ed effettuare il riconoscimenti dei ricavi. È possibile definire milestone del progetto per una fase del progetto o per il progetto complessivo, al fine di determinare quando le transazioni sono disponibili per la fatturazione. È anche possibile utilizzare le attività del progetto contrassegnate come milestone come milestone di un contratto. Non è però possibile eliminare attività del progetto in uso in un contratto. Le date di completamento inserite potranno essere sia stimate sia effettive. Una volta completata l'attività del progetto e immessa una data di fine, può essere eseguita la fatturazione. Il sistema utilizza la data di fine come data di completamento della milestone.
Piani di fatturazione e rate
È possibile:
- Collegare le righe contratto che coprono più contratti per la stessa azienda e lo stesso cliente allo stesso piano di fatturazione.
- Definire i tipi di piano in modo da poterli classificare. Questo processo semplifica le ricerche, le approvazioni e la generazione di report.
- Creare piani di rateazione o di fatturazione di transazioni per gestire determinati tipi di riga contratto oppure piani di fatturazione consolidati per gestire in un unico piano rate, transazioni e righe contratto di pagamento anticipato.
Il sistema crea rate in base alle date di inizio e di fine pianificate, che possono essere diverse dalle date di inizio e di fine delle righe contratto. È anche possibile configurare la data della fattura da assegnare, che può essere diversa dalla data di inizio delle rate.
Sono supportati i seguenti metodi di fatturazione per ogni piano di fatturazione ed è possibile cambiare metodo per l'intera durata del piano:
- Rata definita: consente di definire l'importo della prima e dell'ultima rata per ogni riga del contratto. Il sistema distribuisce il resto dell'importo in modo uniforme tra le altre rate. Non è possibile utilizzare questo metodo di fatturazione per i piani di fatturazione consolidati.
- Distribuzione uniforme: consente di definire un determinato numero di rate con importi uguali.
- Personalizzato: l'utente controlla tutti gli aspetti delle rate.
Un piano di fatturazione include una o più rate. Ogni rata di fatturazione:
- Crea una fattura cliente.
- Diventa una riga fattura.
- Deriva gli attributi dalla riga contratto associata.
Una volta generate le rate, è possibile:
- Aggiornare manualmente le singole rate.
- Rigenerare automaticamente le rate di fatturazione dopo aver modificato gli importi del contratto. Questa funzione si applica solo ai metodi di fatturazioneDistribuzione uniformeo ai metodi di riconoscimento dei ricaviDistribuzione uniformeeN. giorni.
- Aggiornare automaticamente i piani quando si apportano modifiche alle righe contratto.
- Modificare tutte le rate contemporaneamente quando si dispone di un piano personalizzato.
Il sistema assegna lo stato
Non in pareggio
quando:- Le rate delle righe contratto non sono pianificate in modo esatto.
- Un piano personalizzato genera una fatturazione in eccesso.
È possibile creare fatture cliente dalle rate di fatturazione dopo aver approvato il piano di fatturazione.
Creare fatture cliente dalle rate di fatturazione
Con l'attività
Creazione fatture cliente dalle rate di fatturazione
è possibile eseguire questa attività secondo necessità o come processo pianificato. Questa attività consente di:- Selezionare le rate di fatturazione disponibili da fatturare.
- Contrassegnare le fatture da inviare per l'approvazione automatica.
- Apportare modifiche limitate alla fattura cliente e aggiungere altre righe.
- Creare fatture che fanno riferimento a righe contratto quando sono presenti rettifiche di fattura.