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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2025-03-14
Creare rettifiche fattura cliente

Creare rettifiche fattura cliente

  • È necessario disporre di una fattura cliente attiva.
  • Configurare il processo aziendale
    Evento fattura cliente
     e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Customer Accounts.
  • Criteri di sicurezza:
    dominio Process: Customer Invoice - Core
     nell'area funzionale Customer Accounts.
  • (Facoltativo) Impostare la numerazione univoca delle fatture per un'azienda. L'ID fattura univoco consente di soddisfare i requisiti contabili globali. Se si abilitano ID fattura univoci per crediti, debiti e rifatturazioni nel tenant, il sistema crea la rettifica con un ID fattura univoco.
È possibile creare una rettifica fattura cliente per diminuire o aumentare l'importo dovuto da un cliente. Una rettifica è una nuova transazione con un proprio numero di documento separato dalla fattura originale, ma collegato alla stessa.
È possibile creare una rettifica e applicarla a più fatture utilizzando l'attività di manutenzione
Esecuzione fattura cliente
 , a condizione che non si selezioni
Applica rettifica immediatamente
.
È anche possibile copiare una rettifica fattura esistente a condizione che:
  • Non è associato a un premio.
  • Il cliente è attivo.
È possibile continuare ad apportare modifiche alla nuova rettifica fattura finché non viene applicata. È possibile copiare i campi in una nuova rettifica, ad eccezione dei seguenti casi:
  • Data rettifica
  • Applica rettifica immediatamente
     (quando si lascia il campo vuoto nella rettifica originale).
  • Allegati
  • Rata fatturazione
  • Piano fatturazione
  • Valori sostitutivi valuta
  • Note
  • Fatture correlate
Se si rettifica una fattura transazione fatturabile, è possibile creare solo un credito completo. Non è possibile creare una rettifica di addebito o un accredito parziale.
  1. Accedere all'attività
    Creazione rettifica fattura cliente
     .
    • Se il motivo di rettifica desiderato non è disponibile nell'elenco valori, creare motivi di rettifica fattura con l'attività
      Gestione motivi rettifica fattura
       .
    • È anche possibile accedere all'attività
      Copia rettifica fattura cliente
       dal menu delle azioni correlate di una rettifica fattura cliente esistente.
  2. La sezione
    Informazioni rettifica fattura
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Indirizzo di fatturazione
    Indirizzo di origine spedizione
    Il sistema visualizza questi elenchi di valori solo quando sono state abilitate le opzioni dell'indirizzo di origine e di spedizione nell'attività
    Modifica opzioni conto cliente
     per l'azienda di rettifica fattura.
    Il sistema popola automaticamente:
    • Indirizzo di origine fatturazione quando l'indirizzo principale dell'azienda è attualmente in uso per la fatturazione.
    • Indirizzo di origine spedizione quando l'indirizzo principale dell'azienda è attualmente in uso per la spedizione.
    Quando:
    • Rimuovere l'azienda, gli elenchi di valori vengono nascosti.
    • Modificare l'azienda, il sistema ripopola gli elenchi di valori in base alle nuove configurazioni aziendali.
    • Modificare l'indirizzo visualizzato nell'elenco valori dell'indirizzo di origine fatturazione o spedizione nel profilo aziendale, il sistema ripopola gli elenchi di valori in base al nuovo indirizzo.
    Cliente fatturazione e Cliente vendita
    La selezione consente di popolare altre informazioni di rettifica in base alla definizione del cliente, come il codice imposta, i termini di pagamento e il tipo di pagamento.
    Data rettifica
    Il sistema utilizza questa data per contabilizzare la rettifica nel primo periodo CoGe aperto. Se il sistema non trova un periodo CoGe aperto, viene impostato lo stato di rettifica su
    Errore
    .
    Tipo fattura legale
    Selezionare una fattura legale specifica per paese se si utilizzano tipi di fattura per classificare le fatture in conformità con i requisiti delle autorità locali.
    Il campo viene visualizzato solo se è stata configurata una fattura legale per l'azienda in un paese specifico.
    Indirizzo di fatturazione
    Viene visualizzato quando si immette un cliente. Viene compilato automaticamente in base all'indirizzo aziendale principale definito nella scheda
    Indirizzi e contatti
    Informazioni di contatto
     del profilo cliente. Se non si definisce un indirizzo aziendale principale, questo campo rimane vuoto. È possibile sostituire il valore predefinito con altre opzioni nell'elenco di valori, se disponibili.
    Contatto fatturazione
    Viene compilato in base ai contatti predefiniti definiti nella
    scheda Indirizzi e contatti
    Contatti cliente
     del profilo cliente. Se non si definisce un contatto di fatturazione predefinito, questo campo rimane vuoto. Questi contatti sono i destinatari dell'e-mail per le fatture cliente. È possibile sostituire i valori predefiniti con altre opzioni nell'elenco di valori, se disponibili.
    Cliente destinatario spedizione
    Indirizzo destinatario spedizione
    Viene visualizzato solo se il cliente della fattura ha
    Connessioni aziendali destinatario spedizione
     impostate nella
    Mappa connessioni
     nel profilo cliente.
    Dopo aver selezionato un cliente destinatario della spedizione, l'elenco di valori Indirizzo
    destinatario spedizione
     mostra tutti gli indirizzi di spedizione definiti nel report
    Informazioni di contatto
     con una decorrenza corrispondente o precedente alla data corrente.
    Il sistema applica l'
    Indirizzo destinatario spedizione
     con la regola fiscale per il paese di destinazione per la compilazione automatica delle imposte. Se nessun indirizzo ha un utilizzo di spedizione, l'elenco di valori visualizza l'indirizzo aziendale principale.
    Questa funzionalità non si applica agli sponsor.
    Fatture correlate
    Selezionare la fattura cliente correlata a questa rettifica. Per le fatture di accredito o di rifatturazione, il sistema visualizza sia la fattura originale sia la fattura di rifatturazione. Utilizzare l'anteprima della fattura per accedere alla fattura di origine e rifatturare.
    Applicare immediatamente la rettifica
    Per applicare la rettifica a più fatture in blocco, lasciare vuota questa opzione.
    Selezionare se:
    • La rettifica riduce la passività.
    • La fattura di origine utilizza la stessa valuta della rettifica.
    • Si utilizza il saldo per worktag.
    • La rettifica fa riferimento alla fattura cliente originale.
    Il sistema applica gli importi a credito della rettifica fattura alle righe di corrispondenza della fattura originale. L'importo a credito si applica solo fino all'importo del credito aperto per ogni riga, facendo corrispondere i valori di saldo dei worktag all'interno dei due documenti.
  3. La sezione
    Ulteriori informazioni
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Progetto fatturabile
    (Facoltativo) Selezionare un progetto fatturabile correlato all'azienda o al cliente. Il sistema popola automaticamente anche il campo
    Progetto fatturabile
     nella riga della fattura.
    Se si lascia vuoto questo campo, è possibile associare una fattura a più di un progetto a livello di riga della fattura.
    Tipo di riferimento
    Selezionare un tipo di riferimento in base al requisito del paese in cui si opera.
    Questo campo viene visualizzato in modo dinamico quando l'indirizzo dell'azienda e l'indirizzo di fatturazione del cliente si trovano entrambi in uno dei seguenti paesi:
    • Boleto Bancário (Brazil)
    • BPAY (Australia)
    • PVR (Svizzera)
    • Nummer FIK (Danimarca)
    • KID-nummer (Norvegia)
    • Nummer OCR (Svezia)
    • OGM-VCS (Belgio)
    • Viitenumber (Estonia)
    • Viitenumero (Finlandia)
    N. riferimento
    Quando si seleziona un tipo di riferimento internazionale, è necessario immettere un
    Numero di riferimento
    di supporto .
    Scadenza
    Il sistema calcola automaticamente questa data in base alla data della fattura e ai termini di pagamento. È possibile sostituire la data immettendone una nuova nel campo
    Valore sostitutivo scadenza
     .
    Collegamento al documento
    Se si archiviano documenti o immagini di supporto in un repository esterno, immettere l'URL del percorso corrispondente. Una volta salvata la transazione, il sistema visualizza l'URL come collegamento ipertestuale in tempo reale all'immagine. I responsabili dell'approvazione possono fare riferimento a questo documento prima di approvare la transazione.
    Il sistema convalida il collegamento per verificare che disponga di una sequenza URI (Uniform Resource Identifier) valida, come definito dall'amministratore della sicurezza. Questo processo fornisce ulteriore sicurezza per evitare che i collegamenti esterni portino a contenuti pericolosi.
    È possibile aggiungere un URI (Uniform Resource Identifier) valido selezionando
    Customer Invoice Document Link Type
     nell'attività
    Maintain External Link Validation
     . Se la posizione del contenuto esterno cambia, è necessario aggiornare l'URL in Workday.
  4. La sezione
    Informazioni importo
     contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    costante
    Valuta in cui sono dovute le fatture di rettifica e il pagamento.
    Se ne è stata specificata una, l'impostazione predefinita deriva dalla valuta del cliente; in caso contrario, è la valuta aziendale. È possibile modificare la valuta in una qualsiasi delle valute accettate definite per il cliente.
    Codice imposta predefinito
    Viene visualizzato quando non si configura un'integrazione fiscale di terzi per l'azienda di fatturazione.
    È possibile selezionare un codice imposta da inserire nelle righe della fattura. È anche possibile sostituire il codice imposta predefinito che viene popolato dal sistema fiscale e dalle informazioni della fattura.
    Nelle fatture senza cliente destinatario della spedizione, il codice imposta viene compilato automaticamente dal cliente destinatario della fattura.
    Quando si selezionano un cliente e un indirizzo destinatario della spedizione, il sistema applica il codice imposta dalla regola fiscale transazione predefinita per il paese di destinazione.
    È possibile configurare regole di eccezione per sostituire la selezione predefinita per aziende e clienti nelle fatture cliente.
    Importo imposta
    L'importo totale delle imposte per la fattura cliente, calcolato da Workday o importato da un'integrazione di servizi fiscali di terzi.
    Nome servizio fiscale
    Viene visualizzato quando si configura un'integrazione di servizi fiscali di terze parti con l'opzione di non rendicontazione per l'azienda di fatturazione. Consultare Concetto: Integrazioni di servizi fiscali di terzi.
    Importo ritenuta d'acconto inferiore
    Calcola quando il
    codice ritenuta d'acconto
     ha un
    punto di realizzazione
    fattura
    .
  5. La griglia
    Righe
     rettifica contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Azienda
    Se si abilitano le transazioni interaziendali, è possibile selezionare più di un'opzione.
    Articolo di vendita
    La selezione consente di popolare altri dettagli della riga della definizione dell'articolo di vendita, ad esempio il prezzo unitario e l'assoggettamento fiscale.
    Il sistema inserisce automaticamente fino a cinque suggerimenti per gli articoli di vendita nel filtro elenco valori
    Consigliati
     quando si abilitano i suggerimenti di machine learning per
    Articolo di vendita
     nell'attività
    Gestione suggerimenti prompt di machine learning
     .
    Codice merce
    Per visualizzare le opzioni in questo elenco di valori, configurare prima i tipi di codice merce e aggiungere i codici merce. Consultare Procedura: Creare codici merce.
    È possibile selezionare un solo codice attivo per tipo di codice merce.
    Prezzo unitario
    Se la valuta dell'articolo di vendita e della rettifica è diversa, il sistema converte automaticamente questo valore nella valuta della rettifica.
    Il sistema utilizza il tasso di cambio valuta corrente definito per il tipo di tasso di cambio predefinito, che fa parte della configurazione del tenant.
    Importo totale
    Immettere un numero positivo.
    Per gli articoli di vendita che abilitano il calcolo del prezzo in blocco, il sistema calcola l'importo esteso come: (Prezzo unitario x quantità)/Quantità prezzo unità di misura.
    Indirizzo di origine spedizione
    Il sistema visualizza questo elenco di valori quando sono state abilitate le opzioni degli indirizzi di origine e spedizione nell'attività
    Modifica opzioni conto cliente
     per l'azienda di rettifica fattura.
    Il sistema popola automaticamente l'indirizzo di origine spedizione quando l'indirizzo principale dell'azienda della riga di rettifica è attualmente in uso per la spedizione.
    Quando:
    • Selezionare la stessa azienda nella sezione
      Informazioni rettifica fattura
       e in
      Righe rettifica
      , il sistema inserisce lo stesso indirizzo di spedizione.
    • Rimuovendo l'indirizzo di spedizione dalla sezione
      Informazioni rettifica fattura
       , il sistema compila un elenco
      valori Indirizzo di spedizione
      vuoto per ogni nuova riga di rettifica aggiunta.
    • Rimuovere l'azienda da
      Righe rettifica
      , l'elenco di valori viene nascosto.
    • Modificare l'azienda della riga di rettifica, il sistema ripopola l'elenco di valori in base alle nuove configurazioni dell'azienda.
    Cliente destinatario spedizione
    Indirizzo destinatario spedizione
    È possibile modificare il cliente e l'indirizzo di spedizione in qualsiasi connessione destinatario della spedizione configurata per questo profilo cliente nella
    Mappa connessioni
    . Se si configurano i segmenti di sicurezza, solo gli utenti che hanno accesso al dominio del cliente possono visualizzare i clienti e gli indirizzi di spedizione.
    Se si fa riferimento a una
    Riga contratto
     nella riga della fattura, il cliente e l'indirizzo del destinatario della spedizione vengono cancellati da tale riga.
    Questa funzionalità non si applica agli sponsor.
    Applicabilità fiscale
    Indica se la riga della fattura è imponibile o meno. Quando si configura l'assoggettamento fiscale come parte di una regola fiscale per un articolo di vendita, questo campo viene compilato automaticamente. Quando non è presente alcuna applicabilità associata all'articolo, il sistema applica la regola fiscale per il paese di destinazione. Se non sono state configurate le regole fiscali per un articolo di vendita e un paese, il sistema compila automaticamente l'assoggettamento fiscale dall'articolo di vendita o dalla categoria dei ricavi.
    Quando si abilitano le imposte di terzi per l'azienda fatturante, il sistema popola l'assoggettamento fiscale quando viene eseguita l'integrazione.
    Codice imposta
    Il sistema compila il valore del codice imposta da un'intestazione della fattura. È possibile sostituire un valore manualmente o selezionando:
    • Articolo di vendita
       con codice imposta
    • Cliente destinatario spedizione
       e
      Indirizzo destinatario spedizione
       nella riga della fattura. Questi campi vengono visualizzati solo se il cliente destinatario della fatturazione ha
      Connessioni aziendali destinatario spedizione
       configurate nella
      Mappa connessioni
       del profilo cliente.
    Se non sono state configurate la
    Mappa connessioni
     o le regole fiscali delle transazioni per il paese, il sistema compila automaticamente il codice imposta dal
    Cliente fatturazione
    .
    Quando si abilitano le imposte di terzi per l'azienda fatturante, il sistema compila il codice imposta quando viene eseguita l'integrazione.
    Codice ritenuta d'acconto
    È possibile selezionare uno dei codici imposta con punti di realizzo
    Fattura
     o
    Fattura cliente Self Withholding
    . Il sistema popola automaticamente questo campo quando si configurano i codici della ritenuta d'acconto per le seguenti regole:
    • Regola ritenuta d'acconto per paese
    • Regola ritenuta d'acconto per articolo
    Quando si abilita la ritenuta d'acconto di terzi per l'azienda fatturante, il sistema compila il codice della ritenuta d'acconto durante l'esecuzione dell'integrazione.
    Non è possibile selezionare un codice ritenuta d'acconto quando si configura un'integrazione fiscale di terzi con l'opzione di non rendicontazione per l'azienda fatturante. Consultare Concetto: Integrazioni di servizi fiscali di terzi.
    Tipo data esigibilità imposta
    Selezionare il tipo di data di esigibilità imposta per la riga della fattura. Il sistema richiede il tipo di data di esigibilità imposta quando si specifica un
    Codice imposta transazione
     in una riga della fattura.
    • Questo campo viene visualizzato solo se è stata selezionata la casella di controllo
      Abilita configurazione data limite imposta per imposte transazione
       nell'attività
      Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
       nel tenant.
    • Il tipo di data di esigibilità imposta viene compilato automaticamente con
      Data fattura/Rettifica
       e utilizza le normali imposte sulle transazioni.
    • Quando si seleziona la casella di controllo
      IVA al pagamento
       nell'attività
      Modifica dettagli fiscali aziendali
      , il sistema:
      • Imposta il tipo di data di esigibilità imposta su
        Data pagamento
        .
      • Utilizza l'imposta sulle transazioni per i pagamenti.
    Data punto imposta
    Immettere una data di esigibilità per determinare il periodo d'imposta della transazione.
    Questo campo viene visualizzato quando si seleziona
    Data consegna beni/servizi
     come tipo di data di esigibilità imposta.
    Worktag
    Aggiungere worktag alla riga della fattura per:
    • Semplificare la ricerca.
    • Specificare chiaramente lo scopo aziendale.
    • Creazione di report multidimensionali di supporto.
    I worktag correlati vengono compilati automaticamente in base ai dati selezionati nella fattura. Quando sono presenti worktag correlati dello stesso tipo sia negli articoli di vendita che nelle categorie di ricavi, il valore 1 dell'articolo di vendita ha la precedenza perché è più specifico. L'ultimo valore predefinito per un tipo di worktag sostituisce qualsiasi valore precedente.
  6. (Facoltativo) Verificare le informazioni nella scheda
    Imposte
     .
    La scheda visualizza una griglia delle imposte sulle transazioni che contiene informazioni sui codici imposta insieme alle aliquote d'imposta associate. Se nella riga di rettifica è stato immesso un codice ritenuta d'acconto, verrà visualizzata anche una griglia della ritenuta d'acconto. In questa scheda vengono visualizzati anche un
    ID fiscale aziendale
     e
    un ID fiscale cliente
     , se configurati durante la configurazione del cliente.
  7. (Facoltativo) Accedere alla scheda
    Tasso di cambio
     . La compilazione contiene i seguenti elementi:
    Per le fatture in valuta estera, è possibile apportare rettifiche per ottenere il tasso di conversione desiderato. Eventuali modifiche apportate alle impostazioni nella scheda
    Tasso di cambio
     si riflettono nel campo
    Tasso di cambio effettivo
     . Il valore in questo campo è il tasso storico utilizzato dalla registrazione contabile di riconoscimento dei ricavi per convertire gli importi delle rate in valuta mastro. Eventuali valori sostitutivi attivano la selezione della casella di controllo
    Valore sostitutivo tasso
     .
    Opzione Descrizione
    Valore sostitutivo tipo tasso di cambio
    Sostituire il tipo di tasso utilizzato per cercare il tasso di cambio.
    Valore sostitutivo data tasso di cambio
    Sostituire la data utilizzata per cercare il tasso di cambio.
    Valore sostitutivo manuale tasso di cambio
    Immettere un tasso di cambio per sostituire il tasso di cambio o fornire un tasso quando non è disponibile un tasso predefinito.
    Valori predefiniti
    Questa sezione mostra il tasso di cambio predefinito definito nel tenant. Si basa sulla data della fattura.
Il sistema avvia il processo aziendale
Evento fattura cliente
 .
Se la rettifica della fattura cliente è una transazione interaziendale
per conto terzi
 , il sistema avvia anche il processo aziendale
Evento interaziendale fattura cliente
 .
Se è stata creata una nota di credito, è possibile imputare l'importo a più fatture, comprese le fatture di altri clienti, nell'attività
Esecuzione gestione fatture cliente
 . Non selezionare la casella di controllo
Applica automaticamente rettifica a fattura
 . Il sistema impedisce l'applicazione eccessiva delle note di credito.
Al termine della rettifica fattura:
  • Il sistema crea registrazioni automatiche nella valuta aziendale per le transazioni approvate. Quando la valuta della transazione e quella aziendale sono diverse, il sistema converte gli importi.
  • È possibile annullare una rettifica di una fattura cliente quando:
    • Il pagamento non è stato imputato.
    • Il pagamento imputato è stato annullato.
    • La rettifica non è inclusa in un rimborso cliente con stato
      Bozza
       .
  • Non è possibile accedere all'attività
    Annullamento rettifica fattura cliente
     dal menu delle azioni correlate quando a una rettifica della fattura cliente è allegato un piano di riconoscimento dei ricavi. A tale scopo, è prima necessario annullare il piano di riconoscimento dei ricavi e il piano deve essere in stato
    Bozza
     .
  • È possibile regolare le rettifiche della carta di credito e dell'addebito diretto non pagate. Il processo di regolamento crea e regola le rettifiche fatturate. Al termine del processo, il sistema aggiorna le voci contabili per ogni pagamento.
  • È possibile accedere all'attività
    Modifica regola layout fattura cliente
     e selezionare la casella di controllo
    Rimuovi prefisso rettifica
     per rimuovere il prefisso hardcoded dal nome file della rettifica fattura stampata.