Procedura: Impostare il processo di chiusura
Prima della chiusura è necessario definire le regole e i gruppi di attività relativi al processo di chiusura. È anche possibile creare una lista di controllo di chiusura facoltativa per gestire le chiusure di periodo, trimestre e fine esercizio direttamente in Workday attraverso il workflow del processo aziendale. Una lista di controllo per la chiusura consente di:
- Monitorare l'avanzamento della chiusura.
- Analizzare le metriche principali.
- Inviare notifiche ai collaboratori sulla chiusura.
- Creare e gestire un'azione da svolgere.Creare elementi inAzione da svolgereche riflettano gli step eseguiti durante i processi di chiusura di fine periodo e di fine esercizio, in Workday e nelle risorse esterne.
- Creare e gestire le liste di controllo.Creare unaLista di controllodi chiusura per aggiungere gruppi di elementiAzione da svolgereal processo di chiusura periodo. Ogni lista di controllo è un singolo step ordinato all'interno del processo aziendale, ma è possibile completare ogniAzione da svolgereall'interno della lista di controllo in qualsiasi ordine.
- Aggiungere gli elementiAzione da svolgeree le liste di controllo come step al processo aziendaleEvento di chiusura periodoper le organizzazioni. Assegnare gruppi di sicurezza ai collaboratori responsabili del completamento di ogni step.
- Configurare il processo aziendaleEvento di notifica chiusura periodo.Il processo aziendale consente di inviare notifiche relative alla chiusura a qualsiasi collaboratore.
La lista di controllo della chiusura è incorporata nel processo aziendale
Evento di chiusura periodo
. Posizionare le attività della lista di controllo di chiusura in un ordine logico e designare la responsabilità di ogni step. Il sistema avverte la persona responsabile quando deve completare un'attività. È possibile creare una lista di controllo con le seguenti attività tipiche da svolgere in Workday:
- Riconciliare le transazioni di cassa con quelle automatiche.
- Eseguire report di riconciliazione per i conti fornitori.
- Approvare le transazioni in sospeso, ad esempio le note spese.
- Abbinare le transazioni nelle righe di registrazione.
- Aggiornare gli stati dei periodi CoGe.
- Rivedere le regole di chiusura di fine esercizio.
- Certificare i conti.
- Eseguire il processo di chiusura di fine esercizio.
È anche possibile creare un elenco di controllo con le seguenti attività da svolgere al di fuori di Workday:
- Riscuotere dai conti clienti.
- Collaborare con le persone responsabili del completamento di ogni step.
- Rivedere gli step.
- Approvare gli step.
- Inviare notifiche di chiusura.
Avviare le chiusure di periodo, trimestre e fine esercizio.