Considerazioni sulla configurazione: Riconciliazione automatica degli estratti conto bancari
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della riconciliazione bancaria automatica. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Workday offre due tipi di riconciliazione automatica degli estratti conto bancari: la riconciliazione di base e la riconciliazione avanzata. La riconciliazione di base abbina le righe dell'estratto conto alle transazioni automatiche in base esclusivamente all'importo e alla data. La riconciliazione avanzata utilizza regole di corrispondenza con attributi di corrispondenza aggiuntivi. Questo argomento presenta alcune considerazioni per la configurazione della riconciliazione bancaria automatica avanzata.
Vantaggi per l'azienda
Con la riconciliazione bancaria automatica avanzata è possibile:
- Ridurre gli errori e il lavoro manuale.
- Gestire le eccezioni rappresentate dalle transazioni non riconciliate non appena si verificano.
- Definire regole di suggerimento che identifichino automaticamente le corrispondenze potenziali.
- Creare regole per le voci di prima nota al fine di riconciliare le voci dell'estratto conto bancario che non vengono registrate nel sistema, come le commissioni bancarie.
Casi d'uso
È possibile configurare il sistema per la riconciliazione automatica di:
- Più pagamenti fornitore raggruppati in un unico pagamento nell'estratto conto.
- Più pagamenti elettronici effettuati in date diverse e regolati su più estratti conto bancari.
- Righe di estratto conto bancario e voci riconciliabili registrate dopo il caricamento dell'estratto conto bancario iniziale.
- Transazioni bancarie ad hoc create a partire da un modello predefinito che corrispondono a varie voci di prima nota.
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
In che modo è possibile abbinare righe di estratto conto bancario con voci riconciliabili utilizzando i dati analizzati? | È possibile identificare, estrarre e modificare valori di dati specifici dai campi dell'estratto conto bancario utilizzando l'analisi dell'estratto conto. È quindi possibile utilizzare i dati analizzati nelle regole condizionali a scopo di corrispondenza.
Esempio: si analizza il valore del campo Documenti aggiuntivi e lo si sposta nel campo Riferimento dell'estratto conto bancario. È possibile creare una regola di corrispondenza che abbini in base a questo valore durante la riconciliazione. |
In che modo si possono utilizzare i worktag per abbinare le righe dell'estratto conto alle voci riconciliabili? | È possibile mappare i tipi di riga di estratto conto bancario ai worktag e quindi impostare regole condizionali in modo da utilizzare tali worktag per abbinare righe specifiche dell'estratto conto a transazioni automatiche.
Quando si specificano i worktag nelle regole condizionali per le voci di prima nota, il sistema li assegna alle transazioni bancarie ad hoc corrispondenti per riconciliarle con le voci di prima nota degli estratti conto bancari. Utilizzare un modello di transazione bancaria ad hoc e selezionare Assegna worktag da riga estratto conto bancario . |
Come si possono riutilizzare le regole di corrispondenza in più aziende? | È possibile assegnare insiemi di regole di corrispondenza contenenti la stessa regola a uno o più conti bancari. |
Suggerimenti
- Per aumentare la precisione della riconciliazione:
- Definire le tolleranze di importo come criteri di corrispondenza nelle regole di corrispondenza. Il sistema utilizza le tolleranze per filtrare le voci riconciliabili.
- Pianificare la riconciliazione automatica solo quando necessario ed evitare di eseguire più riconciliazioni contemporaneamente.
- Creare regole per suggerire corrispondenze per le righe di estratto conto bancario che non corrispondono esattamente alle transazioni automatiche.Esempio: i campiRiferimentoeDatacorrispondono, ma gli importi non corrispondono. Definire regole per suggerire corrispondenze solo in base al riferimento e alla data.
- Per riconciliare le righe dell'estratto conto e le transazioni automatiche con importi diversi, selezionare la casella di controlloCrea transazione bancaria ad hocper le regole di corrispondenza 1 a 1 con una tolleranza di importo. Il sistema crea automaticamente una transazione bancaria ad hoc per la differenza tra la riga dell'estratto conto bancario e l'importo della transazione.
- Per riconciliare una riga dell'estratto conto bancario con una transazione automatica in caso le loro date siano diverse, è possibile configurare una tolleranza di data per le seguenti regole di corrispondenza:
- Regola 1 a 1: nella grigliaCorrispondenza, specificare un valoreEntro n. giorniper la data della riga dell'estratto conto.
- Regola 1 a molti: definire una regola condizionale che includa una tolleranza di data per la data della riga dell'estratto conto.
- Quando si creano insiemi di regole di corrispondenza, collocare le regole più specifiche prima delle regole più generali. Il sistema considera le righe dell'estratto conto utilizzando criteri specifici prima di riconciliare righe più generali. Esempio: il sistema riconcilia una riga dell'estratto conto con valore pari a 500,00 con codice tipo 495 e un valore dei documenti aggiuntivi di pagamento fornitore prima di riconciliare un'altra riga dell'estratto conto in base esclusivamente all'importo.
- Quando si creano regole condizionali di prima nota, verificare che:
- I risultati dei campi di report predefiniti o calcolati sono accurati per le condizioni.
- Tutti gli attributi nelle regole condizionali vengono formattati correttamente. Esempio: tutte le parentesi aperte sono seguite da parentesi chiuse.
- Tutti i parametri obbligatori siano stati configurati correttamente per i valori delle regole di registrazione contabile utilizzati nelle condizioni.
Requisiti
- Caricare o registrare manualmente gli estratti conto bancari del giorno precedente.
- Creare o caricare transazioni automatiche.
Limitazioni
- È possibile riconciliare automaticamente le righe dell'estratto conto bancario e le transazioni automatiche con importi diversi solo utilizzando un metodo di corrispondenza 1 a 1. Per gli altri metodi di corrispondenza, è necessario eseguire la riconciliazione manualmente creando una transazione bancaria ad hoc per la differenza.
- Non è possibile riconciliare più righe dell'estratto conto con più voci riconciliabili all'interno di un intervallo di date specificato. Per eseguire la riconciliazione in un intervallo di date non specificato, creare una regola di corrispondenza molti a molti senza criteri di corrispondenza per data. Quando si escludono le date dalla regola, il sistema prende in considerazione tutte le righe dell'estratto conto bancario e le transazioni automatiche ancora in sospeso. Esempio: la banca regola un gruppo di pagamenti elettronici di fornitori nell'arco di più giorni.
Configurazione del tenant
Aggiornare la configurazione della riconciliazione per un conto bancario con le seguenti impostazioni:
- Selezionare la casella di controlloModalità avanzataper assegnare un insieme di regole di corrispondenza e un insieme di regole per voci di prima nota al conto bancario. Per impostazione predefinita, il sistema utilizza una riconciliazione di base che opera in base agli importi e alle date delle transazioni.
- Assegnare un insieme di regole di analisi al conto bancario, se si utilizzano dati analizzati nelle regole condizionali di corrispondenza.
- Selezionare le condizioni per avviare una riconciliazione bancaria automatica.
- Selezionare le condizioni per avviare una riconciliazione delle voci di prima nota.
Criteri di sicurezza
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Set Up: Bank Reconciliation nell'area funzionale Banking and Settlement | Fornisce l'accesso per configurare l'infrastruttura di riconciliazione bancaria e visualizzare i relativi report. |
Process: Ad Hoc Bank Transaction (New) nell'area funzionale Banking and Settlement | Fornisce l'accesso per elaborare transazioni bancarie ad hoc e visualizzare i relativi report. |
Set Up: Ad Hoc Bank Transaction Template nell'area funzionale Banking and Settlement | Fornisce l'accesso per elaborare modelli di transazioni bancarie ad hoc e visualizzare i relativi report. |
Access Matching Rule Set (Segmented) nell'area funzionale Banking and Settlement | Fornisce l'accesso per limitare gli utenti che possono creare e gestire insiemi di regole di corrispondenza per le riconciliazioni di estratti conto bancari e non di righe di registrazione. |
Process: Matching Rule Set nell'area funzionale Banking and Settlement | Fornisce l'accesso per eseguire riconciliazioni bancarie automatiche utilizzando insiemi di regole di corrispondenza. |
Set Up: Matching Rule Set nell'area funzionale Banking and Settlement | Fornisce l'accesso per creare regole di corrispondenza e insiemi di regole. |
Process: Bank Reconciliation nell'area funzionale Banking and Settlement | Fornisce l'accesso per eseguire riconciliazioni bancarie automatiche utilizzando insiemi di regole di corrispondenza o riconciliazione bancaria. |
Set Up: Tenant Setup - Worklets nell'area funzionale System | Fornisce l'accesso per visualizzare e configurare il dashboard Riconciliazione estratti conto bancari. |
Processi aziendali
Processo aziendale | Considerazioni |
|---|---|
Evento di transazione bancaria ad hoc
| Invia transazioni bancarie ad hoc nuove o modificate ai fini dell'approvazione. |
Evento estratto conto bancario
| Invia le riconciliazioni degli estratti conto bancari ai fini dell'approvazione. Esempio: è richiesta l'approvazione delle riconciliazioni degli estratti conto bancari per conti bancari specifici. |
Report
È possibile utilizzare i seguenti report chiave per le riconciliazioni.
Report o dashboard | Considerazioni |
|---|---|
Report Confronto tra dati contabili e dati bancari
| Dopo aver eseguito riconciliazioni di estratti conto bancari, è possibile utilizzare questo report per valutare le discrepanze tra i saldi degli estratti conto bancari e i saldi CoGe. |
Report Confronto tra dati contabili e dati bancari per valuta conto bancario
| Visualizza le transazioni contabilizzate nel libro mastro in un'unica valuta di conto bancario. Il sistema converte le transazioni multivaluta utilizzando l'insieme di regole di conversione e la valuta di conto bancario specificati. |
Report voci non compensate
| È possibile utilizzare questo report per identificare le transazioni automatiche in sospeso per una determinata data. |
Dashboard Riconciliazione estratti conto bancari | Fornisce worklet visive per monitorare le riconciliazioni di estratti conto bancari nell'organizzazione.
Dal dashboard è possibile modificare le definizioni delle regole o rimuovere le regole la cui performance non è soddisfacente. |
Integrazioni
È possibile caricare gli estratti conto bancari nei seguenti formati utilizzando il connettore per gli estratti conto:
- BAI2
- BTRS
- ISO 20022
- MT940/942
- Formati personalizzati, come i valori delimitati da virgole (CSV).
Connessioni e touchpoint
È possibile riconciliare automaticamente le seguenti transazioni del sistema dall'esterno della gestione della cassa:
- Depositi, pagamenti e rimborsi dei clienti
- Pagamenti spese
- Pagamenti varie
- Pagamenti gestione paghe
- Pagamenti studenti
- Pagamenti fornitore
È anche possibile riconciliare automaticamente le transazioni create da Accounting Center abilitate per la riconciliazione. Consultare Modifica origine registrazione.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.