Concetto: Riconciliazione dei conti bancari
Utilizzare l'elaborazione delle riconciliazioni bancarie per riconciliare gli estratti conto bancari con le transazioni di cassa. Il sistema offre diversi modi per riconciliare i conti:
- Immissione rapida e riconciliazione
- Immissione manuale dell'estratto conto bancario e riconciliazione manuale o automatica.
- Caricare l'estratto conto bancario e la riconciliazione manuale o automatica.
Immissione rapida e riconciliazione
Se si dispone di un estratto conto bancario cartaceo, questo metodo consente di creare una versione dell'estratto conto bancario in Workday a partire dai record del proprio conto. Quando si abbina l'estratto conto bancario generato all'estratto conto della banca, si riconciliano manualmente le voci corrispondenti o si aggiungono nuove voci e si procede alla riconciliazione. Al termine, la riconciliazione è completa. Questo metodo di riconciliazione bancaria non richiede alcuna configurazione tranne la creazione dei conti bancari ed è ragionevolmente veloce per un numero limitato di transazioni.
Voce di estratto conto bancario
La registrazione dell'estratto conto bancario nel sistema consente al sistema di confrontare le transazioni di cassa con l'estratto conto bancario durante la riconciliazione. È possibile registrare i dati dell'estratto conto bancario nel sistema:
- Immettendo manualmente i dati dell'estratto conto bancario, voce per voce.
- Caricamento dell'estratto conto utilizzando un'integrazione di servizi Web pubblici configurata con la banca.
Riconciliazione bancaria
Una volta che i dati dell'estratto conto bancario sono disponibili nel sistema, è possibile riconciliarli manualmente o automaticamente. Il processo di riconciliazione bancaria consente di:
- Riconciliare ogni voce dell'estratto conto bancario con una voce corrispondente nel record del conto.
- Aggiungere voci al record del conto quando l'estratto conto bancario fornisce la prima notifica della voce. Esempio: bonifici o spese di servizio.
- Riconciliare le voci di registro con le righe dell'estratto conto bancario suggerite dal sistema come corrispondenze simili.
Riconciliazione manuale
La riconciliazione manuale consente di cercare manualmente le transazioni conto e le righe dell'estratto conto bancario corrispondenti in base agli attributi e alle voci di check-off corrispondenti. È possibile riconciliare diverse relazioni tra righe dell'estratto conto bancario e transazioni conto:
- Più voci dell'estratto conto bancario in una singola voce nei record del conto.
- Due o più righe dell'estratto conto bancario o due o più voci riconciliabili che si compensano a vicenda.
- Una singola voce dell'estratto conto bancario a più voci nei record del conto.
- Da più voci dell'estratto conto bancario a più voci nei record del conto.
Riconciliazione automatica
Quando si crea o si modifica un conto bancario, si indica una riconciliazione automatica di base o avanzata. È anche possibile impostarne l'esecuzione quando si carica un rendiconto oppure avviare manualmente la riconciliazione automatica. È possibile riconciliare un estratto conto bancario alla volta o più estratti conto bancari entro un intervallo di date specificato.
- Riconciliazione automatica di base: una riconciliazione automatica di base esamina gli importi e le date delle transazioni mentre confronta le voci dell'estratto conto bancario con le transazioni automatiche. Quando entrambi corrispondono, l'elemento viene riconciliato. Se 1 corrisponde, suggerisce una corrispondenza, ma non esegue la riconciliazione.
- Riconciliazione automatica avanzata: una riconciliazione automatica avanzata richiede la creazione di definizioni per i modelli di transazione, gli scopi, i motivi della riconciliazione e le regole. Le regole vengono utilizzate per abbinare le voci dell'estratto conto bancario alle voci dei record del conto.Il sistema utilizza regole con un'azione di riconciliazione per riconciliare le righe che corrispondono esattamente o soddisfano una tolleranza definita dall'utente. Se le righe sono molto simili, il sistema utilizza regole con un'azione di suggerimento per formulare un suggerimento. Esempio: se trova una riga nei conti per la quale il numero di riferimento e la data corrispondono e l'importo è vicino, il sistema suggerisce una rettifica.Per le righe di prima nota, il sistema può creare automaticamente transazioni bancarie ad hoc.
Dopo aver eseguito una riconciliazione automatica, è possibile utilizzare una riconciliazione manuale per cercare le righe dell'estratto conto bancario non riconciliate rimanenti da abbinare alle transazioni.