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Dernière mise à jour : 2025-02-07
Étapes : créer des frais d'inscription d'étudiants

Étapes : créer des frais d'inscription d'étudiants

Créez les éléments suivants :
Vous pouvez utiliser les frais d'inscription :
  • Pour facturer les étudiants en fonction du nombre total d'unités qu'ils inscrivent pour chaque trimestre. Exemple : facturer 100 USD par unité aux étudiants. Workday :
    • N'inclut pas les cours pour lesquels des frais de cours sont déjà associés au total des unités pour ces frais d'inscription.
    • Inclut les cours avec des frais supplémentaires en plus des frais de scolarité, tant qu'ils n'ont pas de frais de cours supplémentaires.
  • Pour la pré-facturation, pour facturer les frais de scolarité prévus pour les étudiants à temps plein avant même qu'ils ne s'inscrivent aux cours. Cela facilite les plans de paiement et la facturation des organismes de financement avant l'inscription.
Vous pouvez éventuellement configurer vos frais d'inscription pour :
  • Utiliser les critères d'éligibilité.
  • Évaluer chaque inscription indépendamment.
  1. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Maintain Institutional Student Financial Options
     .
    Si vous prévoyez d'évaluer chaque frais d'inscription comme frais initiaux, cochez la case Activer
    l'évaluation de chaque inscription indépendamment
     .
    Domaines de sécurité dans le domaine fonctionnel Student Financials :
    • Manage: Student Charge Processing
    • Domaine Set Up: Student Frais
  2. Accédez à la tâche
    Créer des frais d'inscription d'étudiants
     .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Student Charges
     dans le domaine fonctionnel Student Financials.
  3. Pour la section d'en-tête, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Élément de frais étudiants
    Sélectionnez un élément de frais que vous n'utilisez pas dans une autre origine de frais, comme dans le cas des frais de cours ou de l'affectation d'un élément de frais.
    Pour la pré-facture, Workday utilise la règle de la date d'échéance sur un élément de frais. Lorsque la règle de date d'échéance utilise la date de début de la section de cours, Workday utilise la date de début de la période universitaire.
    Évaluer chaque inscription indépendamment
    (Facultatif) Lorsque vous avez activé cette fonctionnalité à l'étape 1, vous pouvez cocher cette case pour évaluer chaque frais en tant que frais initiaux. Par exemple, vous devez évaluer séparément les inscriptions lorsque des étudiants répètent un cours trois fois ou plus.
    Cette option limite vos frais d'inscription à un seul palier.
    Vous ne pouvez pas utiliser cette case à cocher avec la fonctionnalité
    Critères d'éligibilité
     .
    Critères d'éligibilité
    (Facultatif) Sélectionnez ou créez des critères d'éligibilité.
    Vos calculs doivent à la fois :
    • Être des calculs logiques ou de comparaison d'ensembles d'instances.
    • Incluez des champs de rapport de référence de l'objet de gestion
      Définition de section de cours
       afin de définir les inscriptions spécifiques à inclure.
    Vous ne pouvez pas utiliser cette fonction avec la case à cocher
    Évaluer chaque inscription indépendamment
     .
  4. Dans la grille
    Paliers de frais,
     ajoutez une ligne pour chaque plage d'unités pour laquelle vous souhaitez calculer des taux différents.
    Par exemple, ajoutez des lignes distinctes pour facturer les étudiants inscrits sur :
    • Préfacture.
    • Moins de 12 unités à 1 000 USD par unité.
    • 12 unités ou plus pour un montant forfaitaire de 12 000 USD.
    Lorsque vous configurez les paliers de frais, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Maximum d'unités
    Saisissez :
    • Nombre qui définit la limite supérieure du palier. Exemple : lorsque vous saisissez
      6
      , le palier suivant commence par
      7
      .
    • Zéro pour la fonctionnalité de pré-facture. Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité, Workday démarre l'évaluation à la date de début du calendrier d'évaluation des frais pour cette période universitaire.
    Calcul
    Pour facturer les étudiants qui se situent dans le palier, sélectionnez un calcul qui détermine le montant. Lorsque l'élément de frais associé est associé à une règle de calcul, le calcul des frais fondé sur l'inscription la remplace. Exemple : 20 000 pour la pré-facture ou 1 000 par unité.
    Évaluer les frais calculés au prorata au sein d'un même palier
    Cochez cette case pour calculer au prorata les frais d'un étudiant lorsque le total des unités enregistrées est réduit, tout en restant dans le palier. Workday calcule toujours les frais au prorata :
    • Lorsque les étudiants passent à un palier inférieur.
    • En fonction du calendrier d'ajustement des frais pour l'élément de frais étudiants.
    Les règles de période de travail des étudiants peuvent empêcher Workday d'imputer des frais calculés au prorata.
Affectez les frais d'inscription aux entités universitaires ou aux programmes d'études.