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Dernière mise à jour : 2023-09-22
Créer des calendriers d'ajustement des frais

Créer des calendriers d'ajustement des frais

  • Créez des groupes pour les calendriers d'ajustement des frais.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Student Charges
     dans le domaine fonctionnel Student Financials.
Vous pouvez utiliser les calendriers d'ajustement des frais pour indiquer comment calculer au prorata les frais remboursables pour les inscriptions perdues ou retirées. Vous pouvez également indiquer des taux de calcul au prorata différents pour les inscriptions qui :
  • Étudiants ou administrateurs abandonnent ou se retirent.
  • Incluent les abandons ou les abandons de statut du programme d'études, comme les absences de longue durée ou les retraits d'établissement.
Lorsqu'un frais est toujours entièrement remboursable ou non remboursable, vous pouvez le configurer directement au niveau de l'élément de frais au lieu de créer des calendriers d'ajustement des frais pour cet élément.
Dans Workday, les calendriers d'ajustement des frais sont liés à des périodes universitaires spécifiques, ce qui vous permet de définir des calendriers distincts lorsque les périodes universitaires ajustent les frais différemment. Exemple : les frais payés en été ont des pourcentages de remboursement différents de ceux des semestres d'été ou de printemps.
Vous pouvez créer des calendriers d'ajustement des frais pour une année universitaire à la fois.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un calendrier d'ajustement des frais pour l'année universitaire
     .
  2. Dans le champ
    Périodes universitaires
     , sélectionnez une ou plusieurs périodes universitaires auxquelles le calendrier d'ajustement des frais s'applique.
  3. Dans le champ
    Base du calendrier
     , sélectionnez une méthode pour compter le nombre de jours ou les réunions de classe.
    Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Jours calendaires
    Sélectionnez cette option pour inclure tous les jours calendaires, y compris les jours fériés et les week-ends.
    Jours de formation
    Sélectionnez cette option pour inclure des jours calendaires, à l'exclusion des jours fériés. Pour inclure des jours de week-end, vous devez cocher la case
    Inclure le samedi
    ou les deux cases à cocher
    Inclure le dimanche
     .
    Les calendriers d'ajustement des frais considère n'importe quel événement de votre calendrier de jours fériés comme un événement sur toute la journée, qu'il soit défini ou non comme un événement sur toute la journée.
    Réunions de classe
    Sélectionnez pour le nombre de réunions de classe. Workday évalue le modèle de réunion d'un cours et le met en référence avec les jours ouvrables dans le calendrier universitaire.
  4. Lorsque vous sélectionnez
    Jours calendaires
     ou
    Jours de formation
     comme base de calendrier, vous devez également sélectionner une
    pivot de calendrier d'ajustement des frais
    .
    Le pivot détermine à quel moment le planning commence à compter les jours. Échéanciers pour les éléments de frais :
    • Les affectations à des entités universitaires ou des programmes d'études doivent utiliser un pivot pour les dates de début des périodes universitaires. Workday Student Financials n'utilise pas de dates standard pour les ajustements de frais.
    • Utilisés dans les frais de cours et les frais fondés sur l'inscription, ils peuvent utiliser des calendriers basés sur n'importe quel pivot.
  5. Ajoutez une ligne pour chaque période avec un pourcentage de remboursement différent.
    Des abandons ou des retraits au-delà de la période finale génèrent automatiquement des remboursements de 0 %.
    Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Évaluer selon la durée du cours
    Sélectionnez cette option pour utiliser les valeurs
    Durée du cours en jours/réunions
     pour vos calculs d'ajustement des frais.
    Durée du cours en jours/réunions
    Lorsque vous cochez la case
    Évaluer selon la durée du cours
     , Workday utilise vos saisies pour les ajustements de frais.
    Jusqu'à la journée/réunion
    Saisissez le nombre de jours ou de réunions pendant lesquels Workday applique le pourcentage de remboursement indiqué.
    Pour les jours calendaires ou les jours de formation, vous pouvez saisir :
    • Zéro pour indiquer le premier jour de l'ancrage.
    • Nombres négatifs pour les jours avant la date pivot.
    Pour les réunions de classe, vous pouvez saisir :
    • Zéro pour indiquer le jour précédant la première réunion
    • 1 pour indiquer le jour de la première réunion.
    Le nombre inclut la journée entière. Exemple : Beth et Tony sont inscrits à un cours qui a lieu à midi. Beth tombe le cours le matin, juste avant la première réunion, et Tony y dépose le cours le soir, après avoir participé à la première réunion. Les deux étudiants reçoivent le même pourcentage de remboursement.
    Pourcentage de remboursement
    Saisissez le pourcentage de remboursement pour les étudiants qui abandonnent leurs inscriptions pendant cette période.
    Pourcentage de remboursement retiré
    Saisissez le pourcentage de remboursement pour les inscriptions retirées au cours de cette période en raison de changements de statut pour le programme d'études. Ces changements de statut incluent les absences de longue durée, le retrait d'établissement, la suspension ou le licenciement.
  6. (Facultatif) Cliquez sur
    Ajouter
     pour créer d'autres calendriers d'ajustement des frais pour l'année universitaire.
    Exemple : si la période d'été a un calendrier d'ajustement des charges différent de celui des semestres d'été et de printemps, créez un calendrier distinct pour la période d'été.
Workday utilise le calendrier d'ajustement des frais à partir des éléments suivants :
  • Période universitaire de l'inscription aux cours pour calculer les frais au prorata.
  • Groupe de calendrier d'ajustement des frais de l'élément de frais.
Vous pouvez utiliser le rapport
Rechercher des calendriers d'ajustement des frais par groupe
 pour afficher les calendriers.
À l'université de Pau, les étudiants qui s'absentent, se retirent de l'établissement, sont suspendus ou renvoyés :
  • Avant le début de la période universitaire, recevez un remboursement intégral.
  • Une fois la période universitaire commencée, ne recevoir aucun remboursement lorsque le statut de son programme d'études change.
Les étudiants :
  • Désinscription d'un cours avant le début de la période universitaire et réception d'un remboursement intégral.
  • Abandonner ou retirer d'un cours après le début de la période universitaire, recevoir des remboursements selon un calendrier calculé au prorata.
Pour respecter cette règle, vous créez le calendrier d'ajustement des frais suivant :
Base du planning
:
jours calendaires
Ancre pour le calendrier d'ajustement des frais
:
date de début de la période universitaire
Jusqu'à la journée/réunion
Pourcentage de remboursement
Pourcentage de remboursement retiré
-1
100
100
0
90
0
11
80
0
21
70
0
100
25
0