Enregistrer et lettrer les règlements d'un organisme de financement étudiants
- Créez une ou plusieurs factures pour le contrat de l'organisme de financement étudiant.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de lettrage de paiement de l'organisme de financement étudiantdans le domaine fonctionnel Student Financials. Voir Étapes : configurer les définitions du processus de gestion.
Les organismes de financement étudiants vous envoient généralement des paiements après que vous leur avez facturé les fonds que vous avez versés aux étudiants en leur nom. Vous pouvez enregistrer les règlements de l'organisme de financement dans Workday et les lettrer avec les factures que vous avez générées pour les contrats d'organisme de financement étudiants.
- Accédez à la tâcheRecord Student Sponsor Payment.
- Pour la sectionInformations sur le dépôt, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Créer un dépôt(Facultatif) Sélectionnez cette option pour déposer le règlement sur un compte bancaire.Exemple : l'organisme de financement a transféré le paiement directement sur votre compte bancaire. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de créer un dépôt d'organisme de financement distinct pour tenir compte de la trésorerie.Utilisez la tâcheCréer un dépôt étudiantpour déposer le règlement ultérieurement.Référence du dépôt(Facultatif) Saisissez une référence pour identifier ce dépôt lors du rapprochement. - Pour lettrer le règlement :
- Maintenant, cliquez surEnregistrer et lettrer le règlement.
- Plus tard, cliquez surEnregistrer le règlement.
- Sélectionnez leContrat de l'organisme de financement étudiantpour lequel lettrer le paiement.
- Sélectionnez les lignes de facture pour lettrer le règlement et indiquez leMontant à payer.Lorsque vous avez un trop-perçu et que la caseRembourser le trop-perçu d'un organisme de financement étudiant à l'étudiantdans le contrat de l'organisme de financement étudiant est :
- Vous sélectionnez cette option et modifiez leMontant à payerpour que leMontant restant à lettrersoit égal à zéro. Vous pouvez ultérieurement rembourser le trop-perçu à l'étudiant.
- Désélectionnée, saisissez leMontant à placer en comptepour que leMontant restant à lettrersoit à zéro. Vous pouvez ultérieurement :
- Remboursez ce montant à l'organisme de financement étudiant.
- Lettrer ce montant aux factures d'un autre contrat d'organisme de financement étudiant, avec l'organisme de financement et la mêmeconfiguration Remboursement de trop-perçu étudiant dans la configuration Étudiant.
Lorsque vous avez enregistré, lettré et déposé le règlement, Workday génère la comptabilisation des transactions.
Lorsque vous avez :
- Vous avez enregistré le paiement sans le lettrer, accédez à la tâcheLettrer un paiement d'organisme de financement étudiantpour le lettrer.
- Vous avez enregistré ou lettré le règlement sans le déposer, accédez à la tâcheCréer un dépôt étudiantpour le déposer et générer la comptabilisation du dépôt.
Lorsque vous avez un trop-perçu :
- Rembourser les trop-perçus aux étudiants ou aux organismes de financement étudiants.
- Pour appliquer un lettrage à une autre facture pour les contrats de l'organisme de financement étudiant, sélectionnez dans le menu des actions associées du paiement de l'organisme de financement étudiant.Les contrats d'organismes de financement étudiants doivent avoir le même organisme de financement et la même configurationRemboursement d'organisme de financement étudiant à l'étudiant.