Étapes : définir la résidence des étudiants
Configurez le processus de gestion
Événement de résidence des étudiants
et les domaines Résidence. Vous pouvez collecter des informations auprès des candidats et des étudiants pour déterminer leur statut de résidence.- Configurez le questionnaire que vous enverrez aux étudiants.
- Cliquez surModifier le détail du questionnaireet sélectionnezÉvénement de résidence de l'étudiantdans l'invite Autorisé dans les processus de gestion.
- Si la question nécessite une pièce jointe téléchargée, sélectionnez .
- Accédez à la tâcheMettre à jour les types de document d'étudiant.Créez les types de document dont vous aurez besoin dans votre établissement universitaire et votre niveau. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionType de documentAjoutez un nouveau type de document, tel qu'un passeport ou un identifiant, pour vérifier la résidence.CatégorieSélectionnezDétermination de la résidence (étudiant)pour tous les documents liés à la résidence de l'étudiant.Sécurité : domaineSet Up: Student Documentsdans le domaine fonctionnel Student Core.
- Accédez à la tâcheMettre à jour les types de document d'étudiant pour le questionnaire.Ajoutez une ligne pour chaque question. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionType de document d'étudiantSélectionnez un document parmi les types de document disponibles pour votre établissement universitaire et votre niveau.Workday déduit ces valeurs à partir de la tâcheMettre à jour les documents liés aux étudiants.QuestionsPour chaque type de document, sélectionnez la question correspondante. Ces questions proviennent des questionnaires que vous avez activés pour le processus de gestionÉvénement de résidence étudiantqui demande des pièces jointes.Sécurité :Manage: Student Residencydans le domaine fonctionnel Student Core.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de résidence d'étudiantdans le domaine fonctionnel Student Core.Veillez à configurer les groupes de sécurité appropriés pour :
- Actions de lancement.
- Actions sur l'ensemble du processus de gestion.
- Sélectionnez dans le processus de gestionÉvénement de résidence des étudiants.Après l'étapede lancement, configurez les éléments suivants :
- Remplir le questionnairepour l'étape Étudiant (pour lui-même) et l'étudiant potentiel (pour lui-même) (externe). IncluezRemplir le questionnaireen tant qu'étape d'action du processus de gestion après l'étape de lancement.
- (Facultatif)Évaluer la résidence des étudiants. Utilisez le mappage du calcul de la résidence et le calcul que vous avez créé.
- (Facultatif) TâcheMettre à jour la résidence des étudiantspour les administrateurs. Comme cette tâche est destinée aux administrateurs, vous pouvez créer des règles de condition pour ignorer les étapesRemplir le questionnaireetModifier la résidence d'un étudianten utilisant le champ de rapport Action de lancement. Utilisez cette tâche pour modifier la résidence d'un étudiant sans interagir avec ce dernier.
- Configurez les domaines de résidence dans le domaine fonctionnel Student Core :
- Gérer la résidence des étudiants
- Domaine Set Up: Student Residency
- Self-Service: Student Residency
- Student Data: Residency
- Accédez à la tâcheCréer un motif de résidence.Configurez des combinaisons deMotif de résidenceetStatut de résidence applicablepour votreétablissement.Sécurité :Set Up: Student Residencydans le domaine fonctionnel Student Core.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheConfigurer un groupe de profilpour afficher les données de résidence dans le profil de l'étudiant.Ajoutez le rapport préconfiguréRésidenceaux groupes de profil suivants :
- Rapports personnels pour l'étudiant
- Données personnelles pour Étudiant potentiel
Sécurité : domaineSet Up: Systemdans le domaine fonctionnel System. - Configurez des processus de gestion et des tâches pour lancer le processus de gestionÉvénement de résidence d'un étudiant.Vous pouvez configurer le processus de gestionÉvénement de résidence d'étudiantpour lancer une révision de la résidence à partir d'autres processus de gestion.Pour les postulants :OptionDescriptionÉvénement de création de candidature d'étudiantConfigurez l'étape de serviceLancer l'évaluation de la résidence de l'étudiant.L'étape lance le processus de gestionÉvénement de résidence d'étudiantlorsque les futurs étudiants soumettent leurs candidatures.Créez une règle de condition pour le lancement de l'étape.Événement de création d'un compte externe de candidature d'étudiantAjoutezCréer un compte de site étudiant externecomme étape. Cette étape crée un compte pour les postulants.TâcheConfigurer une résidence pour un site étudiant externeCochez la caseAutoriser les candidats à soumettre des questionnaires de résidence.Sécurité :Set Up: External Site Student Residencies Configurationdans le domaine fonctionnel Academic Foundation.Pour les étudiants :OptionDescription(Facultatif)Maintien de l'événement d'accueil et d'intégration des étudiantsL'étape de serviceLancer la révision de la résidence de l'étudiantest disponible.Ces deux étapes lancent le processus de gestionLa tâcheDemander des supports de résidenceest également disponible comme action autorisée pour demander des données de résidence aux étudiants qui reviennent.Événement de résidence d'étudiant.Configurez l'étape de service et l'action autorisée comme condition si l'étudiant a besoin d'une révision de la résidence pour déterminer le statut de résidence.Processus de gestionÉvénement d'accueil et d'intégration des étudiantsAjoutez l'étape de serviceLancer l'évaluation de la résidence de l'étudiant. Cette étape lance le processus de gestionÉvénement de résidence de l'étudiant.Self-Service: Student ResidencyRetirezle rôle Étudiant (pour lui-même)de l'accès au groupe si vous ne voulez pas que les étudiants affichent leur propre statut. Les administrateurs peuvent toujours accéder au rapportAfficher un dossier de résidenceà partir du profil de l'étudiant.
- (Facultatif) Dans les processus de gestion, configurez les éléments suivants :
- Champs calculés.
- Règles de condition.
Vous pouvez créer des champs calculés. Utiliser une réponse à un questionnaire comme règle de condition pour une autre étape d'un processus de gestion. Voir Exemple : créer des règles de condition utilisant des champs calculés pour l'événement de résidence d'étudiant. - (Facultatif) Accédez à la tâcheConfigurer des champs facultatifs.Dans lechamp Par domaine fonctionnel, sélectionnezStudent Core.Vous pouvez configurer des champs facultatifs dans :
- TâcheModifier la résidence des étudiants
- TâcheCréer un mappage du calcul de la résidence
- TâcheModifier un mappage de calcul de la résidence
- Processus de gestionÉvénement de résidence étudiant
- TâcheMettre à jour la résidence d'étudiant
- TâcheAfficher le mappage du calcul de la résidence.
- TâcheAfficher le statut de résidence
- Ajouter des documents d'étudiant à la résidence(non disponible pour les tâches de mappage)
- Date de déclaration de résidence(non disponible pour les tâches de mappage).
- Période universitaire effective de la résidence(non disponible pour les tâches de mappage).
- Motif de résidence
- Détail du résident
Sécurité : domaineSet Up: Configure Optional Fieldsdans le domaine fonctionnel System.
- Lorsque vous demandez des informations sur la résidence ou mettez à jour la résidence, le processus de gestion démarre en fonction des actions de lancement configurées.
- Si la règle est configurée, Workday envoie un questionnaire aux étudiants pour qu'ils téléchargent des documents et qu'ils remplissent leurs données de résidence. Vous pouvez réviser ces documents et définir le statut de résidence pour calculer les frais de scolarité et l'aide financière. Si vous avez configuré des calculs de mappage, Workday détermine le statut de résidence en fonction de votre configuration.
- Lorsque vous configurez le rapportRésidence, vous pouvez afficher les modifications de résidence dans le groupe de profil Données personnelles d'un profil d'étudiant et de candidat potentiel.