Éléments de définition : résidence de l'étudiant

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la résidence de l'étudiant. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

La fonctionnalité de résidence des étudiants permet aux établissements de déterminer le statut de résidence des candidats et des étudiants. La résidence de l'étudiant détermine lair éligibilité aux frais de scolarité réduits dans l'État et packages d'aide financière, et par conséquent a des répercussions sur les coûts et les revenus de l'établissement.

Les établissements peuvent utiliser les champs de résidence pour exécuter des ensembles de règles d'aide financière et des rapports financiers des étudiants.

Avantages pour l'entreprise

La fonctionnalité de résidence permet aux établissements à:

CRecueillir des informations sur la résidence des candidats et des étudiants.

Déterminer les coûts des frais de scolarité et des aides financières.

ONous pouvons automatiser le processus de collecte d'informations et stocker ces informations dans Workday. Vous créez le questionnaire de résidence dans Workday, puis vous le mettez à disposition des candidats sur le site externe. Les candidats et les étudiants ont un aperçu du processus, peuvent répondre aux questions et télécharger n'importe quelle pièce justificative directement dans Workday.

Use Réponses au questionnaire pour déterminer la résidence.

Cas d'utilisation

Les candidats et les étudiants soumettent des questionnaires de résidence pendant l'Admission et l'Accueil et l'intégration.

RPermet de réviser les informations pertinentes, comme la citoyenneté, et de déterminer la résidence d'un étudiant. Vous pouvez également créer des mappages de résidence et des calculs pour déterminer la résidence sans révision.

EPermettre aux étudiants de lancer une modification de leur statut de résidence ou de la faire pour eux.

Vous et les étudiants afficher le statut de résidence.

Umettre à jour le statut de résidence d'un étudiant.

UVoir les déterminations de résidence pour prendre des décisions financières telles que l'aide financière, les frais de scolarité, le logement et d'autres coûts dans ou hors de l'État.

CModifier les rapports en utilisant les champs de rapport des réponses des questionnaires. Vous exécutez des rapports pour déterminer si les étudiants sont dans l'État
ou Non-résidents
.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quels critères votre établissement utilise-t-il pour déterminer la résidence d'un étudiant ?	Vous pouvez créer des questionnaires pour vous aider à recueillir les informations et les pièces justificatives dont vous aurez besoin pour déterminer la résidence. Vous pouvez créer différents questionnaires pour différentes populations. Pour déterminer la résidence, envisagez de : Vous questionneont besoin de demander. Sla documentation relative à la mise à jour obligatoires. Vous peut créere questions de résidence pour un référentiel, puis utilisatione les inclure dans votre questionnaire. Oous pouvez également Créer les questions à partir du questionnaire lui-même. Vous pouvez inclure plusieurs types de question et utiliser logique de ramification de question pour suivre-Des questions en fonction de la façon dont les participants répondent.
Comment souhaitez-vous envoyer le questionnaire aux postulants ?	Vous pouvez envoyer le questionnaire de résidence aux candidats sur le site étudiant externe., ou sur une base ad hoc, pour un étudiant ou un candidat individuel.. Pour l'indiquer sur le site externe, créez le Configurer un questionnaire Étape du processus de gestion de résidence. Vous pouvez également configurer le processus de gestion de résidence pour qu'il se lance à partir d'autres processus de gestion. Exemple : ILancer le processus de gestion de résidence pour envoyer le questionnaire depuis l' Événement de création d'une candidature d'étudiant lorsque les candidats potentiels soumettent leurs candidatures.
Envisagez-vous d'envoyer des questionnaires différents en fonction de conditions spécifiques ?	Udes règles de condition pour envoyer différents questionnaires à différentes populations de candidats. Exemple : Vous souhaitez envoyer des questionnaires à mle personnel militaire qui résident dans l'État mais est déployé sur une autre base. Vous pouvez également créer des champs calculés pour utiliser les réponses au questionnaire dans le but d'envoyer un autre questionnaire.
Quels sont les motifs de résidence utilisés par votre établissement ?	Le statut de résidence est prédéfini par Workday. Seul un étudiant dont le statut est Résident est éligible aux frais de scolarité réduits. Cévaluer les motifs de résidence pour déterminer le statut de résidence.
Voulez-vous afficher l'historique de résidence d'un étudiant ?	Ajoutez le rapport Résidence au groupe de profil Données personnelles du profil de l'étudiant. Le rapport Historique de résidence est mis à jour à chaque exécution du processus de gestion, trié par date d'effet la plus récente. La consultation de l'historique vous permet de résoudre les problèmes de résidence, le cas échéant.
Quelles autres informations sur la résidence voulez-vous afficher dans votre profil d'étudiant ? Souhaitez-vous que les pièces jointes soumises via le questionnaire s'affichent dans le profil de l'étudiant ?	Vous ne pouvez pas afficher les documents ou les pièces jointes sans un accès approprié. Vous pouvez limiter l'accès pour ajouter, modifier et supprimer des documents. Vous pouvez également limiter l'accès à la Catégorie de document. Cconfigurez la fonctionnalité Documents d'étudiant pour afficher les documents d'étudiant dans le profil d'étudiant. Vous pouvez faire en sorte que les pièces jointes soumises via le questionnaire s'affichent dans le rapport Documents du profil d'un étudiant. Les pièces jointes s'affichent une fois l' Événement de résidence de l'étudiant terminé.
Qui peut lancer un changement de résidence ? Allez-vous permettre aux étudiants de lancer un changement de résidence via le libre-service ?	Les étudiants peuvent demander le changement de leur statut de résidence depuis le libre-service. Les administrateurs peuvent également demander le changement du statut de résidence de l'étudiant.
Voulez-vous autoriser les mises à jour de résidence sans envoyer de questionnaire ?	Cconfigurez la tâche Mettre à jour la résidence d'un étudiant en tant qu'action de lancement dans le processus de gestion Événement de résidence d'un étudiant . Grâce à cette tâche, vous pouvez définir le processus de gestion sans demander de révision de la résidence. Définissez des règles de condition pour que la tâche s'exécute sans être routée à l'étudiant.
Qui peut consulter le statut de résidence des étudiants ? Allez-vous permettre aux étudiantss pour afficher son statut de résidence ?	Si le statut de résidence n'est pas pertinent pour votre établissement, masquer le statut à l'étudiant sur le profil de l'étudiant. Vous pouvez Accéder au statut de l'étudiant à partir d'un lien cliquable.
Quelles informations devez-vous enregistrer dans le cadre de votre décision de résidence ?	Workday propose une grande variété de options sur les tâches de résidence. Pour simplifier le processus d'évaluation, vous pouvez masquer les champs que vous n'exigez pas pour la résidence dans votre établissement. Exemple : le détail de la résidence peut uniquement être pertinent pour un Community Community.
Quand voulez-vous réviser la résidence ?	Vous pouvez ajouter les processus de gestion de résidence et les tâches associées à n'importe quel processus de gestion pour lequel vous souhaitez lancer une évaluation de la résidence. Exemple : AJ'ajoute-le aux processus de gestion Accueil et intégration des étudiants pour poursuivre l'inscription des étudiants comme garantie si la détermination de la résidence est en attente.
Qui révise les réponses de résidence et la documentation dans votre établissement ?	Vous pouvez désigner les personnes autorisées à réviser le statut de résidence. Workday n'envoie pas automatiquement une notification aux personnes chargées de la révision lorsque les candidats soumettent leurs questionnaires et les pièces justificatives. Pour obtenir la liste des étudiants en attente de la détermination de leur résidence, exécuter le rapport Étudiants en attente d'évaluation de la résidence . Voulez-vous effectuer une révision manuelle ou automatiser le processus de détermination du statut de résidence sans révision manuelle ?
Voulez-vous que Workday fasse une détermination initiale de la résidence ?	Vous pouvez créer des mappages de calcul de résidence pour automatiser la détermination du statut de résidence. Déterminez la façon dont vous mappez les champs pour qu'ils correspondent aux combinaisons de motifs de résidence dans votre établissement. Déterminez quelle tâche de calcul que vous utiliserez pour calculer et déterminer la résidence. Allez-vous utiliser un score agrégé fondé sur les réponses au questionnaire ? Ou allez-vous évaluer les données en fonction des champs de rapport des objets de gestion Étudiant et Événement de résidence des étudiants ? Vous pouvez configurer le service d'évaluation de la résidence dans le processus de gestion de résidence à l'aide de votre mappage et de vos calculs.
Qui approuve et fait une détermination de résidence ? Qui va approuver les demandes de changement de statut de résidence ?	pour router les approbations, Configurer l' événement de résidence de l'étudiant et les autres processus de gestion.

Recommandations

Accéder à

Rechercher des questions

rapport Pour éviter la redondance avant de créer des questions.

Groupe des questions similaires en affectant des marqueurs.

Ajoutez l'étape Événement de résidence de l'étudiant
, qui définit la résidence de l'étudiant, après l'étape Remplir le questionnaire
Étape des processus de gestion.

Période en utilisant les mappages de résidence, dDéterminez quels champs et réponses de questionnaire entraînent des statuts de résidence correspondants.

Période vous créere Un calcul utilisant des champs de rapport, configurez le champ de rapport

Score total du questionnaire

dans l'objet de gestion Événement de résidence des étudiants
. Assurez-vous que votre calcul évalue un étudiant ou un candidat concernant le statut de résidence approprié.

Si vous ne souhaitez pas réviser manuellement le statut de résidence, c.pensez à supprimer Modifier la résidence de l'étudiant
étape d'action. Vous pouvez également conserver l'étape d'action et configurer une règle de condition pour router l'étape d'action vers l'étape d'action pour une révision manuelle. quand les calculs et les mappages affichent un statut de résidence Non déterminé
.

Configurez la tâche

Mettre à jour la résidence d'un étudiant

dans le processus de gestion Événement de résidence d'un étudiant
. Définissez des règles de condition de sorte que le processus de gestion ignore des étapes lorsque l'action de lancement est

Mettre à jour la résidence de l'étudiant

. Utilisez la tâche

Mettre à jour la résidence d'un étudiant

pour mettre à jour la résidence d'un étudiant sans lui envoyer de questionnaire.

Utilisez des règles de condition pour vous assurer que le statut de résidence n'est pas vide. Exemple : UVoir la règle de condition pour les étudiants étrangers dans le processus de gestion Accueil et intégration des étudiants
.

Ajoutez le rapport

Résidence

au groupe de profil Données

personnelles

d'un profil d'étudiant. vous pouvez afficher tous les changements de résidence d'un étudiant.

Ajouter le champ de rapport

Action de lancement

aux rapports personnalisés et aux règles de condition, afin de réviser l'action de lancement pour chaque événement de résidence. Vous pouvez afficher tous les changements de résidence, et pas seulement ceux qui nécessitent une révision.

Utiliser la sécurité segmentée pour limiter les personnes autorisées à consulter les documents de résidence confidentiels et les réponses aux questionnaires.

Actions requises

Sur le site web du candidat externe :

Configurez et publiez le site étudiant externe.

Fournir compte externes pour postulants.

Créez des types de document. pour les catégories de résidence dont vous avez besoin.

Fournir une prise en charge des types de fichier requis.

Sélectionnez Étudiant (pour lui-même)
et Étudiant potentiel (pour lui-même) comme

groupes

lorsque vous incluez les Remplir le questionnaire
Étape d'un processus de gestion. Cela permet aux étudiants disposant d'un compte Workday et aux candidats disposant d'un compte externe de remplir le questionnaire.

Dans Workday :

Définir la

date d'effet

du statut de résidence à rapprochement Premier jour de la période universitaire. Pour les frais de scolarité ou l'aide financière, la date d'effet du statut de résidence doit être identique ou antérieure à la première date de la période universitaire.

Configurez les tâches permettant de mettre à jour les types de document d'étudiant.

Mapper des pièces jointes aux types de document d'étudiant dans le questionnaire. La tâche du questionnaire de document enregistreres pièces jointes de résidence dans le questionnaire en tant que documents d'étudiant dans Workday.

Limites

Aucun impact.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Gérer la résidence des étudiants dans le domaine fonctionnel Student Core.	Permet de définir la résidence d'un étudiant à l'aide des résultats du questionnaire et de réviser les rapports de résidence.
Self-Service: Student Residency dans le domaine fonctionnel Student Core.	Ce domaine permet aux étudiants d'afficher leur statut de résidence.
Définir la configuration de la résidence de l'étudiant sur un site externe dans le domaine fonctionnel Academic Foundation	Permet vous permet d'afficher les questionnaires de résidence sur la page de destination étudiant externe.
Set Up: Student Documents dans le domaine fonctionnel Student Core.	Permet de configurer les documents liés aux étudiants. Vous pouvez utiliser la sécurité segmentée pour limiter l'accès à certaines catégories de document.
Domaine Set Up: Student Residency dans le domaine fonctionnel Student Core.	Permet de créer, de modifier et d'afficher: Mappages de résidence Motifs de résidence.
Domaines suivants dans le domaine fonctionnel System : Questionnaire Creation and Distribution Résultats aux questionnaires	Le Création et distribution de questionnaires domaine eactivé de créer et de mettre à jour des questionnaires. Le domaine Questionnaire Results vous permet d'afficher les réponses et les résultats de l'enquête. Vous pouvez utiliser la sécurité segmentée pour limiter l'accès aux questionnaires et aux réponses.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de création de candidature d'étudiant	Permet de lancer l'évaluation de la résidence lorsque l'étudiant potentiel soumet une candidature. Vous pouvez également créer des règles conditionnelles pour les candidats et les étudiants qui n'ont pas finalisé une évaluation de résidence.
Création d'un compte externe d'application d'étudiant	Crée un compte pour les postulants.
Événement d'accueil et d'intégration des étudiants	Evous permet de: Configurez des règles conditionnelles pour réviser la résidence des étudiants immatriculés. Lancez une révision de résidence si l'étudiant n'en a pas achevé un ou n'a pas de statut de résidence.
Événement de résidence de l'étudiant	Permet de configurer un processus d'évaluation de la résidence pour que les candidats et les étudiants soumettent des questionnaires et des pièces jointes. Oous pouvez également configurez Évaluer la résidence des étudiants Étape de service du processus de gestion. Utilisez cette étape de service pour configurer un service d'événement pour les évaluations de résidence. Workday calcule et détermine la résidence en fonction des mappages et des calculs de résidence que vous configurez. Vous pouvez également configurer la tâche Mettre à jour la résidence des étudiants dans le processus de gestion comme action de lancement. Vous pouvez utiliser des règles de condition pour mettre à jour la résidence d'un étudiant sans l'étape du questionnaire.

Reporting

UConsultez les rapports suivants pour consulter et afficher la résidence :

Étudiants en attente d'évaluation de la résidence

Afficher le statut de résidence

Afficher l'historique de résidence de l'étudiant

Utiliser les

événements de résidence de l'étudiant

rapport Source de données pour créer des rapports personnalisés sur les événements de résidence.

Utilisez le champ de rapport

Action de lancement

dans le processus de gestion Événement de résidence étudiant
pour : create Des rapports personnalisés pour afficher l'action de lancement de chaque événement de résidence.

Intégrations

Service web	Éléments à prendre en compte
Ajouter un document d'étudiant	Crée un nouveau sétudiant ddocument pour un étudiant.
Modifier un document d'étudiant	Met à jour un sétudiant ddocument avec les informations contenues dans la demande.
Demander des documents d'étudiant	Récupère tous les sétudiant ddocuments associés à un étudiant.
Demander la résidence des étudiants	Récupère les informations de résidence des étudiants à date d'effet, y compris les données suivantes : sétudiant ddocuments qui prennent en charge la résidence.
Soumettre une résidence d'étudiant	Permet de créer ou de mettre à jour les informations de résidence à date d'effet d'un étudiant.

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Admissions	Le questionnaire de résidence et les pièces justificatives fournissent les informations suivantes : informations obligatoire pour déterminer la résidence pendant le processus d'admission.
Aide financière	Les ensembles de règles et les packages d'aide financière utilisent les champs d'informations sur la résidence pour calculer les coûts de l'aide financière et des frais de scolarité.

Setup Considerations: Business Processes