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Dernière mise à jour : 2025-07-11
Mettre à jour les politiques des programmes fédéraux d'aide aux étudiants

Mettre à jour les politiques des programmes fédéraux d'aide aux étudiants

  • Définissez les règles de statut du chargement de l'aide financière pour les programmes d'études.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Financial Aid Rule Sets and Policies
     dans le domaine fonctionnel Financial Aid.
Vous pouvez définir des règles de programme fédéral d'aide aux étudiants (FSA) pour différents programmes d'études de votre établissement. Vous pouvez préciser des éléments tels que l'éligibilité au titre IV ou le nombre de semaines d'instruction dans une année universitaire. Workday utilise ces informations pour créer des plans de participation à l'aide financière pour les étudiants et générer des rapports pour le Department of Education (ED).
Vous pouvez également créer plusieurs règles. Exemple : créez une règle de programme FSA pour tous les programmes de premier niveau de quatre ans proposés par le certain temps. Créez une règle distincte pour ses programmes d'attestation/de certificat.
Vous pouvez créer une règle de programme FSA pour :
  • Une entité et un niveau universitaires. La règle s'applique à tous les programmes d'études de l'entité universitaire, ainsi qu'aux programmes proposés par les entités universitaires subordonnées.
  • Un programme d'études spécifique.
  1. Accédez à la tâche
    Maintain Federal Student Aid Program Policy
     .
    Sélectionnez l'entité et le niveau universitaire, ou le programme d'études pour lequel vous voulez créer la règle de programme FSA.
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Titre IV éligible
    Cochez la case si tous les programmes d'études associés à la règle sont éligibles aux fonds du Titre IV.
    Workday ne crée pas de plans de présence en fonction de la règle si cette dernière n'est pas éligible au Titre IV.
    Codes de programme fédéral éligibles
    Si vous êtes éligible aux fonds du Titre IV, sélectionnez les programmes fédéraux auxquels les programmes d'études sont éligibles.
    Formule de cellules
    Si
    Pell Grant
     est un programme fédéral éligible, sélectionnez une formule. Workday prend en charge les éléments suivants :
    • Formule 1.
    • Formule 4, mais uniquement lorsque :
      • Le type d'année universitaire d'aide financière
         est
        BBDAY 3
        .
      • Le type de condition de l'aide financière
         est
        Période non fixe
        .
    Si vous sélectionnez Formule 4, associez la règle à un programme dont la durée est définie en semaines. Workday utilise des semaines d'instruction pour calculer la formule 4.
    Workday ne prend pas en charge le regroupement des subventions Pell à l'aide des formules 2, 3 ou 5. Si vous utilisez l'une de ces formules, tenez compte des éléments suivants :
    • Vous ne pouvez pas inclure la subvention Pell dans une stratégie de packages.
    • Vous devez apporter des modifications manuellement aux attributions de subventions Pell.
    • Vous pouvez configurer uniquement la formule 1 ou 4 dans la politique fédérale d'aide aux étudiants.
    Type de condition de l'aide financière
    Sélectionnez le type de durée utilisé par les programmes d'études. Workday prend en charge les éléments suivants :
    • Terme
      .
    • Période non fixe
      .
    Workday affiche les types de terme suivants sous forme d'options, mais utilise uniquement les données suivantes pour le reporting :
    • Terme non standard
      .
    • Terme non standard - SE9W
      .
    OPID par défaut
    Sélectionnez le site à associer à l'entité et au niveau universitaire, ou au programme d'études.
    Assujetti à un emploi rémunéré
    Sélectionnez cette option pour inclure les déclarations d'emploi rémunérées à ED. Workday utilise ces données uniquement pour la génération de rapports.
    Présentation du rapport de plan de financement d'université
    Sélectionnez une présentation personnalisée du plan de financement des universités pour les programmes d'études à utiliser. Créez la présentation personnalisée à l'aide de Report Designer de Workday Studio.
    Présentation du rapport de lettre d'attribution d'aide financière
    Sélectionnez une présentation de lettre d'attribution d'aide financière personnalisée pour les programmes d'études à utiliser. Créez la présentation personnalisée à l'aide de Report Designer de Workday Studio.
    Utilisateur du système de site externe d'aide financière
    Sélectionnez un utilisateur non limité faisant partie d'un groupe de sécurité par utilisateur pour l'aide financière. Le groupe de sécurité par utilisateur doit également disposer d'un accès en lecture au domaine
    Manage: Financial Aid Award Letters
     .
    La sélection d'un utilisateur dans cette invite permet aux candidats d'imprimer leurs plans de financement des universités et leurs lettres d'attribution à partir du site étudiant externe.
  3. Pour la section
    Définition du statut du chargement
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Configuration du statut de chargement par défaut (POS)
    Sélectionnez les classes dans les programmes éligibles au Titre IV qui compteront pour le statut de chargement du programme d'études (POS) :
    • Classes par rapport à n'importe quel programme
       : inclut des classes pour n'importe quel programme d'études auquel l'étudiant est inscrit. Tous les programmes d'études doivent avoir le même niveau de qualification.
    • Classes par rapport à n'importe quel programme dans le dossier de reporting
      : si l'étudiant a plusieurs dossiers universitaires, inclure uniquement les classes des programmes d'études dans le dossier de reporting. Tous les programmes d'études doivent avoir le même niveau de qualification.
    • Classe en fonction de n'importe quel programme dans l'enregistrement de rapport, à l'exception des options uniquement complémentaires
       : exclut les programmes d'études de l'enregistrement de rapport que les étudiants doivent achever avec leur programme d'études principal. Tous les programmes d'études doivent avoir le même niveau de qualification.
    • Classe en fonction de n'importe quel programme dans le dossier de rapport (hors cumulable
      ) : exclut les programmes d'études de l'enregistrement de rapport que les étudiants peuvent suivre indépendamment de leur programme d'études principal. Tous les programmes d'études doivent avoir le même niveau de qualification.
    • Classes par rapport au programme d'études principal du dossier de reporting
      : si l'étudiant a plusieurs dossiers universitaires, inclut uniquement les classes du programme d'études principal du dossier de reporting.
    Configuration de la répétition du cours FSA
    Sélectionnez le mode d'attribution de l'aide financière pour les cours récurrents :
    • Logique de répétition FSA pour tous les cours
       : si l'étudiant dépasse le nombre maximum de tentatives de cours, il ne recevra pas d'aide financière pour ce cours.
    • Logique de répétition FSA pour tous les cours (exclure les cours répétables pour les crédits supplémentaires)
      : identique à l'option
      Répéter la logique FSA pour tous les cours
       , sauf qu'elle exclut les cours
      répétables pour les crédits supplémentaires
      .
    • Aucune logique de répétition FSA pour tous les cours
      : tous les cours sont pris en compte pour obtenir une aide financière, quel que soit le nombre de fois où un étudiant le répète.
    Cette option n'affecte pas le nombre total de tentatives qu'un étudiant peut effectuer, mais seulement celles qui entrent en compte pour le statut de chargement de l'aide financière. Vous pouvez déterminer le nombre total de tentatives qu'un étudiant peut effectuer en configurant l'un des éléments suivants :
    • La règle de limite des tentatives de cours du programme d'études.
    • Nombre maximum de tentatives ou unités configurées pour le cours.
    Niveau universitaire de développement
    Désignez un niveau universitaire de développement. Toutes les unités tentées à ce niveau sont prises en compte dans le nombre maximum d'unités de développement.
    Maximum des unités de développement
    Si vous définissez un niveau universitaire de développement, saisissez le nombre maximum d'unités de développement. Les unités au-delà de ce maximum ne sont pas prises en compte pour le statut de chargement.
  4. Pour la section
    Définition de l'année universitaire
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Semaines de formation
    Saisissez le nombre de semaines de formation qui constitue une année universitaire pour les programmes d'études. Cette valeur est différente de celle :
    • Configuré pour une période universitaire. Il s'agit principalement d'informations pour le système de traitement FAFSA (FPS).
    • S'affiche sur les plans de participation pour l'aide financière.
    • Utilisée pour calculer la formule de cellule 4.
    Workday déclare ces données aux sections NSC (National Student Clearing Source) et Common Source and Disbursement (COD).
    Périodes universitaires
    Saisissez le nombre de périodes universitaires standard qui composent une année universitaire pour les programmes d'études.
    Le nombre que vous saisissez a des conséquences sur le traitement de l'aide financière. Exemple : les montants des attributions Pell Grant pour la période universitaire sont calculés en divisant le montant de l'attribution prévu pour l'année d'attribution par le nombre de périodes universitaires.
    Type d'année universitaire en matière d'aide financière
    Sélectionnez le type d'année universitaire pour l'aide financière pour le plan de participation à l'aide financière d'un étudiant :
    • SAY
       : programmes qui démarrent et se terminent chaque année à la même date et suivent un calendrier universitaire dans lequel la période universitaire d'été est un en-tête ou une fin d'année.
    • BBDAY 1
      : programmes de crédits d'heures utilisant SAY avec des termes standard ou des termes SE9W non standard. Les étudiants peuvent passer de SAY à BBDAY1 en fonction de leur inscription à une période universitaire d'été.
      Vous pouvez traiter automatiquement les prêts directs fédéraux pour les programmes d'études BBDAY1 lorsque vous cochez la case
      Autoriser un prêt basé sur un emprunteur
       .
    • BB Cum
      Vous pouvez traiter manuellement les attributions de type Prêts directs fédéraux et Formule de subvention 4 pour les programmes d'études BBAY3.
    Workday utilise votre sélection pour regrouper les périodes universitaires dans les années d'attribution appropriées pour le traitement de l'aide financière.
    Type d'été
    Si le
    Type d'année universitaire pour l'aide financière
     est
    SAY
     ou
    BBDAY 1
    , sélectionnez à quel endroit la période universitaire d'été tombe dans l'année de l'attribution d'aide financière :
    • En-tête
      : l'année de l'attribution commence par une période universitaire d'été.
    • Relâche
       : l'année de l'attribution se termine par une période universitaire d'été.
    • Pas d'été
      : aucune période universitaire n'est considérée comme une période d'été.
    Mappage des exercices d'attribution
    Si le
    Type d'été
     n'est
    pas été
    , sélectionnez la date qui détermine l'année d'attribution à laquelle appartient la période universitaire. Vous pouvez sélectionner la période universitaire :
    • Date de début standard
      .
    • Date de fin standard
      .
    Exemple : votre établissement n'a pas de période universitaire d'été. L'année d'attribution 2023-2024 commence le 1er juillet 2023. La période universitaire de l'assurance-maladie 2023 a pour date de début standard le 1er juin et la date de fin standard pour le 1er décembre. Si vous sélectionnez :
    • Date de début standard
      , Workday regroupe la période universitaire de 2023-2023 dans l'année d'attribution 2022-2023.
    • Date de fin standard
      , Workday regroupe la période universitaire de juillet 2023 dans l'année d'attribution 2023-2024.
    Autoriser les données provenant d'un emprunteur
    Sélectionnez cette option pour activer le regroupement de l'aide financière pour les années d'attribution fondées sur l'emprunteur. Cochez la case pour traiter les prêts directs fédéraux pour le programme d'études BBDAY 1.
    Cours minimum pour l'année universitaire
    Saisissez les unités de crédit ou le nombre d'heures de pointage qui définissent l'année universitaire pour l'aide financière. Utiliser des nombres entiers.
    Workday utilise cette valeur dans la formule Pell 4 pour déterminer le paiement au prorata pour la période de paiement.
  5. Pour la section
    Définition du programme
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Niveau de l'identifiant
    Workday déclare ces données à NSC et COD.
    Indicateur spécial
    Workday déclare ces données à NSC et COD.
    Prêt professionnel de santé supplémentaire non subventionné
    Sélectionnez cette option si les programmes d'études associés à cette règle sont des programmes professionnels de santé éligibles à des prêts non subventionnés supplémentaires. Workday déclare ces données à COD.
    Palier d'attestation du professionnel de santé approuvé
    Workday utilise la valeur que vous sélectionnez dans ce champ pour proposer aux étudiants des prêts supplémentaires non subventionnés lorsque :
    • Vous ne configurez pas de remplacements de classe.
    • Aucun remplacement de classement de classe ne s'applique à l'étudiant.
    Durée du programme pour les années universitaires professionnelles
    Workday utilise la valeur que vous sélectionnez dans ce champ pour proposer aux étudiants des prêts supplémentaires non subventionnés lorsque :
    • Vous ne configurez pas de remplacements de classe.
    • Aucun remplacement de classement de classe ne s'applique à l'étudiant.
    Workday propose des packages aux étudiants pour ces montants de prêt non subventionnés supplémentaires en fonction du palier d'attestation et de la durée du programme que vous sélectionnez.
    Pour les programmes de palier 1 :
    • 20 000 $ sur 9 mois
    • 22 222 $ sur 10 mois
    • 24 444 $ sur 11 mois
    • 26 667 $ sur 12 mois
    Pour les programmes de palier 2 :
    • 9 mois : 12 500 $
    • 13 889 $ sur 10 mois
    • 15 278 $ sur 11 mois
    • 16 667 $ sur 12 mois
    Remplacements des critères de classe
    (Facultatif) Packagez les étudiants avec des montants de Prêts supplémentaires non subventionnés destinés aux professionnels de santé en fonction de leur rendement scolaire. Workday conditionne l'attribution en fonction de l'éligibilité de votre règle à des prêts supplémentaires non subventionnés pour les professionnels de santé dans les cas suivants :
    • Vous ne configurez pas de remplacements.
    • Aucun remplacement ne s'applique à un étudiant.
    Workday vous recommande uniquement de :
    • Utilisez des valeurs de remplacement des classes pour les programmes de santé/prévoyance dont la durée varie en fonction de la durée du programme et qui s'étendent sur plus d'une année universitaire.
    • Configurez les remplacements de classement de classe pour les règles au niveau du diplôme.
    • Exécuter des packages pour les périodes universitaires au cours desquelles l'étudiant a le même classement scolaire. Exemple : si un étudiant est un étudiant de la première année d'études passées et un étudiant en deuxième année d'études du printemps, packagez-le séparément pour les périodes universitaires de l'automne et du printemps.
  6. (Facultatif) Dans la section
    R2T4 Weekend Instructional Days
     , cochez les cases des jours pour lesquels votre établissement propose des cours de week-end.
    Votre sélection a une incidence sur le nombre de jours de pause utilisé dans les calculs de la feuille de calcul Retour de titre IV d'un étudiant.
  7. Dans la section
    Cours minimum du programme par défaut
     , saisissez les unités de crédit ou le nombre d'heures de pointage pour le programme.
    Utilisez l'option (unités de crédit ou nombre d'heures de pointage) que vous avez utilisée pour la
    définition de l'année universitaire
    .
    Workday utilise d'abord la valeur de cours minimum définie dans le programme d'études correspondant pour traiter l'aide financière. S'il n'existe aucune valeur dans le programme d'études, Workday utilise la valeur de cette règle comme valeur par défaut.
Pour vous assurer que Workday utilise le programme d'études le plus récent pour les statuts de chargement des étudiants, accédez à la tâche
Actualiser l'aide financière en fonction des changements de configuration
 et sélectionnez
Actualiser les programmes d'études pour le statut de chargement
. Toujours exécuter cette tâche lorsque vous mettez à jour l'un des champs suivants dans une règle de programme FSA :
  • Titre IV éligible
  • Configuration du statut de chargement par défaut (POS)
  • Niveau de l'identifiant
Pour réviser les règles de programme FSA pour une entité et un niveau universitaire, ou un programme d'études, accédez au rapport
Afficher la politique d'entité universitaire
 .