Éléments de définition : demandes d'achat
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des demandes d'achat. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les demandes d'achat permettent aux employés de demander des biens, des services ou des intervenants extérieurs/sous-traitants pour eux-mêmes ou pour le compte d'autres employés.
Avantages pour l'entreprise
Avec les demandes d'achat, vous pouvez :
- Gérer efficacement les flux d'informations, les politiques organisationnelles et les processus de gestion pour contrôler et surveiller étroitement les dépenses de l'unité légale.
- Configurer, personnaliser et déployer une expérience d'achat en ligne simple et conviviale pour les utilisateurs.
- Configurer des modèles et des types de demande d'achat pour simplifier le processus de demande d'achat, le rendre plus rapide et plus souple.
- Définir des processus de chaîne d'approvisionnement spécifiques du secteur de la santé afin de pouvoir payer les biens en consignation consommés, tout en réapprovisionnant les stocks d'articles en consignation.
- Limiter les achats de biens et de services par groupe de sécurité.
Cas d'utilisation
- Personnaliser une sécurité segmentée pour limiter l'accès aux biens et services à des groupes d'employés autorisés.
- Définir différents types de demande d'achat pour différentes utilisations. Exemple : demandes d'achat avec facturation uniquement, et réapprovisionnement du stock et du stock de consommables.
- Utiliser des modèles de demande d'achat pour les articles couramment demandés. Exemple : articles essentiels dont les nouveaux salariés ont besoin pour commencer à travailler.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment contrôlez-vous qui a accès aux biens, aux services et aux intervenants extérieurs/sous-traitants ? | Grâce à la sécurité segmentée, vous pouvez :
Vous pouvez définir des rôles individuels en tant qu'acheteurs dédiés. Exemple : créer un rôle d'acheteur pour les responsables de centre de coûts qui peuvent demander des biens, des services et des intervenants extérieurs/sous-traitants pour leurs services. Vous pouvez également limiter l'aptitude des utilisateurs à afficher et générer des rapports sur les informations relatives aux transactions opérationnelles en utilisant des rôles fondés sur l'organisation. |
Comment voulez-vous déterminer ce que les utilisateurs peuvent et ne peuvent pas afficher lorsqu'ils soumettent des demandes d'achat ? | Vous pouvez déterminer ce que les utilisateurs voient dans les demandes d'achat en fonction de leurs configurations de sécurité et de leurs affectations de rôles. Exemple : activer des punchouts sur les demandes d'achat pour les responsables informatiques, mais pas pour les responsables de centre de coûts. |
Comment voulez-vous organiser et rationaliser le processus de demande d'achat ? | Vous pouvez classer les demandes d'achat selon des types distincts. Exemple : faire correspondre un type de demande d'achat à un type de bon de commande ou identifier un type de demande d'achat comme étant destiné uniquement au réapprovisionnement du stock.
Vous pouvez également regrouper des lots de biens et de services pour créer des modèles de demande d'achat. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à remplir leurs paniers d'achats à partir de différentes sources, telles que :
|
Comment voulez-vous traiter les demandes d'achat avec facturation uniquement ? | Vous pouvez utiliser les demandes d'achat avec facturation uniquement pour payer des produits du secteur de la santé après utilisation pour éviter des niveaux de stock imprévisibles et effectuer le suivi des données de produit pour les rappels ou l'expiration des produits.
Vous pouvez configurer des types de demande d'achat pour :
|
Voulez-vous personnaliser vos tâches de demande d'achat ? | Workday offre un haut niveau de personnalisation pour le processus de demande d'achat, ce qui vous permet de masquer ou de rendre obligatoires des champs facultatifs dans les rapports et tâches de demande d'achat.
Vous pouvez définir un ou plusieurs objets personnalisés sur les demandes d'achat et les lignes de demande d'achat pour capturer des informations supplémentaires en fonction des besoins de votre entreprise. |
Comment voulez-vous aider les utilisateurs à naviguer dans le processus de demande d'achat ? | Vous pouvez :
Si vous n'effectuez aucune action, le texte d'aide existant ne sera pas indiqué dans les demandes d'achat. Les demandeurs peuvent également utiliser Workday Assistant, Workday for Slack et Workday for Microsoft Teams pour vérifier le statut des demandes d'achat, ainsi que le statut et les informations importantes concernant les factures fournisseurs associées. |
Comment consolider les demandes d'achat sur les bons de commande ? | Pour réduire le nombre de documents que les acheteurs et fournisseurs doivent gérer, vous pouvez regrouper les demandes d'achat avec plusieurs contrats fournisseurs sur un seul bon de commande.
Vous pouvez également sourcer des demandes d'achat à partir de bons de commande existants. |
Quels frais supplémentaires voulez-vous que les utilisateurs prennent en compte dans les demandes d'achat ? | Vous pouvez utiliser les options d'achat de l'unité légale pour permettre aux utilisateurs d'indiquer une estimation du total des frais de port et des frais divers sur les documents de demande d'achat. |
Recommandations
- Ajoutez le workletDemandes d'achatà votre page d'accueil.
- Pour les punchouts, rapprochez-vous de vos fournisseurs pour mapper les codes UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Codes) à des catégories de dépense.
- Rappelez aux utilisateurs de vérifier et de mettre à jour les prix avant d'utiliser des demandes d'achat créées à partir de modèles ou copiées à partir d'anciennes demandes.
- Définissez les normes cXML pour les bons de commande et les factures fournisseurs afin que Workday puisse communiquer avec les sites fournisseurs externes.
Actions requises
Aucun impact.
Limites
- Vous ne pouvez pas inclure d'articles punchout dans les modèles ni dans les copies de demande d'achat.
- Vous devez mettre à jour manuellement les modifications de prix du fournisseur lorsque vous créez des modèles et des copies de demandes d'achat existantes.
- Vous ne pouvez pas effectuer des ventilations de ligne pour des demandes d'achat sourcées à partir d'une demande de stocks.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez définir votre environnement client pour :
- Ajouter des informations sur la procédure dans les demandes d'achat avec facturation uniquement.
- Regrouper les demandes d'achat contenant différents contrats fournisseurs sur un seul bon de commande.
- Créer des règles de sourcing pour les demandes d'achat.
- Prendre en charge les pièces jointes et les catégories de pièce jointe sur les demandes d'achat.
- Remplacer les articles sur le web par des articles d'achat associés lors du sourcing automatique ou du sourcing manuel des demandes d'achat à partir des bons de commande.
Sécurité
Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Procurement :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Requisition – Close
| Permet de fermer les demandes d'achat et les modèles de demande d'achat. |
Process: Requisition - Create/Edit
| Permet de créer et de modifier des demandes d'achat. Vous pouvez également accéder au worklet Demandes d'achat pour créer des demandes d'achat. |
Process: Requisition – View
| Permet d'afficher des demandes d'achat. |
Process: Shared Requisition Template
| Permet de traiter les modèles de demande d'achat partagés et d'afficher les rapports associés. |
Self-Service: Requisition
| Autorise l'accès en libre-service pour traiter les demandes d'achat et afficher les rapports associés. Vous pouvez également accéder au worklet Demandes d'achat pour créer et afficher des demandes d'achat. |
Self-Service: Requisition Template
| Accès en libre-service pour traiter les modèles de demande d'achat et afficher les rapports associés. |
Process: Shared Requisition Template - Afficher
| Autorise les autorisations de sécurité de domaine à afficher à la fois les modèles de demande d'achat partagés et en libre-service et les rapports associés.
Pour gérer la sécurité des modèles partagés, vous devez activer la fonctionnalité Activer les mises à jour de sécurité des modèles de demande d'achat. |
Utilisez le domaine
Integration Build
dans le domaine fonctionnel Integration pour permettre aux utilisateurs de soumettre des bons de commande à un fournisseur sur la base de demandes d'achat.Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement de demande d'achat
| À utiliser pour les approbations de demandes d'achat. Vous pouvez :
Pour créer et soumettre des demandes d'achat, vous devez également activer l'étape de lancement Valider (REST) dans le processus de gestion. |
Événement de sourcing d'une demande d'achat
| Configurez le processus de gestion Événement de sourcing d'une demande d'achat pour contrôler le sourcing des biens, des services et des intervenants extérieurs/sous-traitants. |
Changer en masse un employé sur le document d'achat
| Permet de router les changements de demandeur de demande d'achat et les changements d'acheteur de bon de commande pour approbation. |
Reporting
Rapport | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des demandes d'achat
Mes demandes d'achat | Utilisez ces rapports pour :
Si vous activez la fonction Unification de l'expérience des demandes d'achat dans le rapport Mettre à jour les fonctions à activer , nous vous redirigeons du rapport Mes demandes d'achat vers le worklet Demandes d'achat pour un processus de demande d'achat plus rationalisé. Voir Concept : worklet Demandes d'achat. |
Modèles de worktag de demande d'achat
| Utilisez ce rapport pour afficher et modifier des modèles de worktag. |
Modèles de demande d'achat
| Utilisez ce rapport pour :
|
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport indexées suivantes pour créer des rapports personnalisés :
- Requisition Lines and Line Splits for Company.
- Requisition Lines and Line Splits for Worker.
Intégrations
Workday fournit les types de modèle d'intégration suivants :
- Modèle générique pour les fournisseurs personnalisés
- Modèles préconfigurés pour les fournisseurs du catalogue Workday
Outre l'intégration, vous devez configurer les tâches suivantes pour chaque fournisseur :
- Mettre à jour les liens fournisseurs
- Mettre à jour le détail du panier externe
Relations et interactions
La fonctionnalité de demande d'achat interagit avec les domaines suivants dans Workday :
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Stocks | Vous pouvez effectuer le cycle de la demande au paiement et :
|
Comptes fournisseurs | Vous pouvez créer et planifier des bons de commande, déclarer des temps pour les intervenants extérieurs et générer des factures fournisseurs. |
Contrats fournisseurs | Vous pouvez activer l'attribution des appels d'offres aux fournisseurs retenus et définir et traiter les bons de commande planifiés. |
Fournisseurs externes | Vous pouvez définir et gérer des fournisseurs pour acheter des biens, des services et des intervenants extérieurs/sous-traitants à partir de vos processus de demande d'achat. |
Comptabilité générale | Vous pouvez créer des provisions FNP à partir de réceptions approuvées et non facturées, de factures fournisseurs et de bons de commande avec facturation uniquement pour les biens et services. |
Banque et règlements | Vous pouvez vérifier les transactions par carte d'achat. |
Immobilisations | Vous pouvez suivre les immobilisations acquises par votre unité légale tout au long du processus d'achat. Vous pouvez :
|
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.