Éléments de définition : articles d'achat avec des informations sur le fournisseur
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des articles d'achat avec des informations sur le fournisseur. Elle explique :
- Pourquoi la configurer ?
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Ce que c'est
Les articles d'achat avec des informations sur le fournisseur vous permettent de :
- Définir des articles d'achat génériques avec des informations spécifiques sur le fournisseur nécessaires à l'achat, telles que l'unité de mesure (UdM) et la tarification.
- Mettre à jour les articles sur catalogue fournisseur dans les tâches liées aux articles d'achat.
- Utiliser les informations sur le fournisseur principal dans les transactions d'achat.
- Configurer des règles de tarification avancées pour les informations sur le fournisseur en fonction d'une unité légale, d'un contrat fournisseur, d'un site d'expédition et d'une période.
Avantages pour l'entreprise
Lorsque vous définissez des articles d'achat avec des informations sur le fournisseur, vous pouvez :
- Consolider les données et limiter au minimum la saisie des données pour la mise à jour des articles.
- Réduire le nombre de chargements de catalogue requis par votre entreprise.
- Contrôler les unités de mesure et la tarification dans les transactions pour en garantir la cohérence.
- Cliquer sur un bouton pour automatiser la saisie des données.
Cas d'utilisation
Rôle | Cas d'utilisation |
|---|---|
Administrateur des articles | Saisissez les données relatives à la commande, à la sortie et au stockage des articles dans les tâches liées aux articles d'achat.
L'administrateur des articles peut contourner les chargements de catalogue en saisissant les informations sur le fournisseur pour les articles d'achat directement dans l'onglet Informations sur le fournisseur des tâches liées aux articles d'achat. |
Demandeur | Les demandeurs peuvent afficher une option d'achat distincte dans la tâche Rechercher dans un catalogue pour chaque entrée de fournisseur dans les articles d'achat.
Si vous activez la fonctionnalité Requisitions Experience Unification dans le rapport Mettre à jour les fonctionnalités à activer , nous vous redirigeons depuis la tâche Rechercher dans un catalogue vers la recherche de catalogue dans le worklet Demandes d'achat pour rationaliser le processus de demande d'achat. Voir Créer des demandes d'achat dans le worklet Demandes d'achat.Vous pouvez contrôler l'affichage des informations sur le fournisseur pour les demandeurs dans la tâche Modifier les options d'achat d'une unité légale . |
Acheteur | Sur les bons de commande, les acheteurs peuvent sélectionner les informations sur le fournisseur associées à l'article d'achat sélectionné. |
Spécialiste des stocks | Dans les transactions de stocks de consommables, les spécialistes des stocks peuvent sélectionner les informations sur le fournisseur « juste à temps » pour l'article d'achat sélectionné. |
Spécialiste AP | Sur les factures, les spécialistes des comptes fournisseurs peuvent sélectionner les informations sur le fournisseur associées à l'article d'achat sélectionné. |
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Utilisez-vous déjà des catalogues fournisseurs ? | Au niveau de l'environnement client, vous pouvez activer la modification des informations relatives aux articles sur catalogue dans les tâches liées aux articles d'achat. Vous pouvez ensuite mettre à jour les catalogues fournisseurs, tout en mettant à jour les articles sur catalogue dans les tâches liées aux articles d'achat.
Workday synchronise les informations liées aux articles sur catalogue, que vous effectuiez des mises à jour à partir des tâches liées aux articles d'achat ou des tâches liées au chargement de catalogue. |
Comment votre entreprise effectue-t-elle le suivi et la sélection des fournisseurs pour les articles d'achat ? | Vous pouvez attribuer une priorité de sourcing aux fournisseurs. Workday renseigne les informations sur le fournisseur principal dans les transactions liées aux dépenses valides. Pour chaque fournisseur principal et secondaire, vous pouvez conserver une liste des unités de mesure de commande, des unités de mesure juste à temps et des prix acceptés par le fournisseur.
Pour les offres spéciales ou les remises, vous pouvez utiliser la table Options avancées de tarification afin de créer des règles de tarification supplémentaires dans les informations sur le fournisseur.Workday donne la priorité aux lignes d'options avancées de tarification avec des sites d'expédition définis en premier, ce qui vous permet de différencier le prix unitaire et le sourcing du contrat en fonction des sites. Lorsque vous sélectionnez l'option Calculer le prix à partir du facteur de conversion, Workday utilise les lignes d'options avancées de tarification avec une unité de mesure configurée. Si vous ne sélectionnez pas cette option, Workday utilise uniquement les lignes avec l'unité de mesure par défaut. Si vous créez une demande d'achat avec une adresse d'expédition différente de celle de votre grille d'options avancées de tarification, Workday ne définit pas le contrat fournisseur par défaut. Workday applique une valeur par défaut, uniquement lorsqu'une adresse d'expédition correspond à ce que vous avez sélectionné dans la demande d'achat. Si vous avez sélectionné un contrat fournisseur privilégié, Workday utilise la tarification avancée par site d'expédition. |
Comment votre unité légale effectue-t-elle des demandes d'achat ? | Dans la tâche Rechercher dans un catalogue , Workday affiche une option d'achat distincte pour chaque entrée de fournisseur unique liée un article d'achat afin que les utilisateurs puissent les ajouter aux demandes d'achat.
Si vous activez la fonctionnalité Requisitions Experience Unification dans le rapport Mettre à jour les fonctionnalités à activer , nous vous redirigeons depuis la tâche Rechercher dans un catalogue vers la recherche de catalogue dans le worklet Demandes d'achat pour rationaliser le processus de demande d'achat. Voir Créer des demandes d'achat dans le worklet Demandes d'achat.Workday remplace les règles de sourcing de la demande d'achat lorsqu'un article d'achat contient des informations sur le fournisseur principal. |
Quelle est la cohérence de vos informations d'unité de mesure ? | Pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité, les informations relatives aux unités de mesure des articles doivent être précises et homogènes. Pour les articles associés à un fournisseur, Workday valide lorsque vous avez des facteurs de conversion différents pour la même unité de mesure d'article, ou si la même unité de mesure est marquée active pour le stockage et inactive pour la commande. |
Recommandations
Liez et modifiez des articles sur catalogue dans les tâches liées aux articles d'achat pour consolider la mise à jour des articles. Workday renseigne les informations principales relatives aux articles sur catalogue dans les transactions lorsque vous ajoutez l'article d'achat associé.
Workday synchronise les informations liées aux articles sur catalogue, que vous effectuiez des mises à jour dans les catalogues fournisseurs ou dans les tâches liées aux articles d'achat.
Conditions
Pour modifier des informations relatives aux articles sur catalogue dans les tâches liées aux articles d'achat, un administrateur doit activer cette fonctionnalité dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - Finances
.Restrictions
- Dans le cas d'un fournisseur sans articles sur catalogue, vous ne pouvez saisir qu'une seule donnée pour les informations sur le fournisseur. Vous pouvez mettre à jour les informations sur le fournisseur déjà utilisées.
- Quel que soit le fournisseur, vous ne pouvez pas saisir plus d'un contrat pour la même unité légale avec des périodes qui se chevauchent.
- Si vous ne souhaitez pas que les informations sur le fournisseur s'affichent sous la forme d'options d'achat distinctes dans la tâcheRechercher dans un catalogue, toutes les informations saisies sur le fournisseur doivent avoir une priorité de sourcing définie à zéro dans l'article d'achat.Si vous activez la fonctionnalitéRequisitions Experience Unificationdans le rapportMettre à jour les fonctionnalités à activer, nous vous redirigeons depuis la tâcheRechercher dans un cataloguevers la recherche de catalogue dans le workletDemandes d'achatpour rationaliser le processus de demande d'achat. Voir Créer des demandes d'achat dans le worklet Demandes d'achat.
Définition de l'environnement client
Cochez la case
Activer les données du catalogue et la tarification pour l'article d'achat
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances
pour modifier les informations relatives aux articles sur catalogue dans les tâches liées aux articles d'achat.Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Procurement pour les articles d'achat :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Purchase Item
| Vous pouvez définir des articles d'achat et afficher les rapports associés. |
View: Purchase Item
| Vous pouvez afficher un article d'achat spécifique. |
Processus de gestion
Lorsque vous utilisez le service web
Import Supplier Items
, Workday lance le processus de gestion Mettre à jour un événement d'articles fournisseurs
afin de router les approbations pour les informations sur le fournisseur mises à jour au niveau des articles d'achat.Reporting
Vous pouvez utiliser le rapport
Afficher un article d'achat
pour afficher les articles d'achat et les informations sur le fournisseur associé.Utilisez les sources de données de rapport suivantes dans les rapports personnalisés :
- Article sur catalogue
- Item
- Article d'achat
- Facteur de conversion de l'unité de mesure
Utilisez la source des données du rapport
Demande d'importation d'un article fournisseur
dans les rapports personnalisés pour les services web liés aux articles fournisseurs.Intégrations
Vous pouvez utiliser les services web suivants afin de mettre à jour les informations sur le fournisseur pour les articles d'achat :
- Importer des articles fournisseurs
- Get Supplier Items
Workday utilise le service web
Import Supplier Items
comme action de lancement dans le processus de gestion Mettre à jour un événement d'articles fournisseurs
.Lorsque vous mettez à jour la tarification d'un article d'achat avec un service web et que vous cochez la case
Calculer le prix à partir du facteur de conversion
, Workday vous recommande de :- Soumettre une tarification juste à temps et une tarification de commande pour les unités de mesure par défaut uniquement. Workday calcule le prix des autres unités de mesure en fonction du nouveau facteur de conversion.
- Utiliser les filtresExclure les tarifications calculées à partir du facteur de conversionetOnly Default UOMs with Calculate Price Enabledpour les services webGet Purchase ItemetGet Supplier Items.
Relations et interactions
Les articles d'achat avec des informations sur le fournisseur interagissent avec les autres domaines suivants dans Workday :
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Inventaire | Vous pouvez utiliser les articles d'achat avec des informations sur le fournisseur "juste à temps" dans les transactions de stocks, telles qu'une demande de réapprovisionnement juste à temps. |
Comptes fournisseurs | Dans les tâches du portail fournisseurs, les fournisseurs peuvent choisir parmi une liste d'unités de mesure que vous définissez dans votre environnement client pour les factures. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.