Créer des articles d'achat

Administrator Guide

Consultez les éléments de définition des articles d'achat avec des informations sur le fournisseur.

Configurez le processus de gestion Événement d'article d'achat
et la règle de sécurité associée.

Sécurité : domaine Set Up: Purchase Item
dans le domaine fonctionnel Procurement.

Créez et modifiez des articles d'achat pour votre unité légale. Vous pouvez définir des attributs d'article d'ordre général et des attributs de fournisseur spécifiques associés à l'article d'achat, tels que des unités de mesure (UdM).

Vous pouvez également configurer d'autres identifiants d'article et worktags pour vos articles d'achat.

Accédez à la tâche

Créer un article d'achat

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Numéro de pièce du fabricant Fabricant	Workday affiche ces options uniquement lorsque : Configurez le N° de pièce du fabricant et le Fabricant comme identifiants d'article principaux à partir du type Gestion d'articles de la tâche Mettre à jour les options d'affichage du type d'identifiant d'article . Activer les options du fabricant pour la catégorie de dépense de l'article. Pour afficher le fabricant et le numéro de pièce du fabricant comme attributs principaux dans l'en-tête de l'article d'achat, vous ne pouvez définir qu'un seul fabricant et un seul numéro de pièce de fabricant par article. Si vous avez plusieurs fabricants ou numéros de pièce de fabricant pour un article, ces derniers s'affichent dans l'onglet Autres identifiants d'article .
Catégorie de dépense	Les catégories de dépense des articles d'achat requièrent Achats comme utilisation de la catégorie de dépense. La catégorie de dépense détermine le traitement comptable de tous les articles fournisseurs associés à cette catégorie.
Statut de l'article	Le statut Avec restriction d'achat exclut les articles des transactions suivantes : Changements de commande Bons de commande Demandes de poste Sourcer des demandes d'achat Reliquats fournisseurs Vous ne pouvez pas utiliser d'articles de remplacement pour les demandes d'achat, mais vous pouvez en utiliser pour les bons de commande, les factures et les réceptions. Utilisez le statut Inactif conjointement avec le statut Avec restriction d'achat pour gérer plus finement les statuts d'article afin de mieux prendre en charge les processus et stratégies d'achat et de fin de vie.
URL de l'article	Vous pouvez définir une validation de lien externe dans la tâche de mise à jour de la validation de liens externes (Maintain External Link Validation) avec l'option de lien URL d'article d'achat (Procurement Item URL Link) .
Privilégié	Sélectionnez cette option pour définir l'article d'achat comme article privilégié lors des demandes d'achat. Workday affiche Privilégié dans les éléments suivants : Worklet des demandes d'achat au niveau de l'icône de l'article. Vous pouvez trier les données par préférence dans le worklet. Rechercher dans un catalogue en regard du nom de l'article avec une icône de badge. Vous pouvez filtrer vos résultats par articles privilégiés.
Classification	Sélectionnez Biens ou Services pour classer les articles d'achat comme biens ou services. Utilisez cette option pour la déclaration fiscale et les règles par défaut de la taxe.
Code marchandise	Sélectionnez un code de classification standard pour les produits. Exemple : UNSPSC ou NIGP.
Devise	Saisissez la devise du prix de l'article d'achat. Lorsque vous ajoutez un article d'achat à une facture fournisseur ou à une ligne d'ajustement de facture, Workday convertit le prix unitaire de l'article dans la devise de transaction.
Indication de conditionnement	Les indications de conditionnement offrent une meilleure visibilité sur les différentes unités de mesure de l'article et leurs facteurs de conversion.
Renseigner les UdM	Workday renseigne la grille Unités de mesure lorsque vous saisissez des valeurs dans le champ Indication de conditionnement au format pris en charge. Exemple : caisse/10 cartons/200 pièces
Prix de commande par défaut	Lorsque vous mettez à jour ce prix, vous mettez également à jour la tarification dans la grille Unités de mesure fondée sur le facteur de conversion.
Créer par défaut une demande de services	Sélectionnez cette option pour définir cet article comme un article de service (pour les achats uniquement). Lorsque vous utilisez le Workbench des demandes d'achat, vous pouvez accéder à cet article en utilisant l'option Rechercher dans un catalogue . Vous pouvez affecter des articles de service aux lignes de biens et de services dans les documents d'achat.
Assujettissement aux taxes par défaut provenant de la catégorie de dépense	S'affiche lorsque vous définissez des catégories de dépense avec un Assujettissement aux taxes par défaut .
Assujettissement aux taxes par défaut	Sélectionnez le code d'assujettissement aux taxes à associer à cet article sur les lignes d'achat. Sur les lignes d'achat, l' Assujettissement aux taxes par défaut remplace l' Assujettissement aux taxes par défaut provenant de la catégorie de dépense . Définissez les codes d'assujettissement aux taxes à l'aide de la tâche Mettre à jour les assujettissements aux taxes .
Worktags	Définissez les worktags associés pour cet objet à l'aide des types de worktag associé que vous configurez dans la tâche Mettre à jour l'utilisation des worktags associés . Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de la colonne Worktag par défaut lorsque vous sélectionnez l'objet dans la transaction. Workday renseigne également les worktags de la transaction avec la catégorie de dépense associée et ses worktags. Lorsque le worktag associé de l'article d'achat et celui de la catégorie de dépense sont de même type, la valeur de l'article d'achat prévaut, car elle est plus précise.
Commentaires	Vous pouvez utiliser ce champ pour ajouter et mettre à jour des commentaires sur les modifications d'articles en tant que différents utilisateurs finaux interagissent avec ce champ. Vous pouvez également afficher les commentaires saisis sur les articles d'achat sur les pages suivantes : Aperçu de l'élément dans le menu des actions associées. Le rapport Afficher un article d'achat .
Entités demandeuses	Sélectionnez les entités demandeuses auxquelles vous souhaitez limiter l'article d'achat. Une fois sélectionnées, seules ces entités peuvent demander l'article.
Listes d'articles d'achat avec restriction	Sélectionnez la liste d'articles d'achat existante à laquelle ajouter l'article. Workday limite la demande d'achat de l'article aux entités demandeuses sélectionnées dans cette liste.
Type de contrôle par numéro de série	Sélectionnez le type de contrôle par numéro de série que vous voulez utiliser pour l'article d'achat : Numéro de série sur toutes les transactions : numéro de série permanent appliqué pendant la fabrication, pour permettre le suivi d'un article tout au long de son cycle de vie. Numéro de série sur les expéditions : numéro de série appliqué pendant l'expédition pour permettre le suivi de l'article tout au long de son expédition et de sa distribution. Le type de contrôle par numéro de série que vous sélectionnez dans l'onglet Aperçu de l'article indique le type de contrôle par numéro de série par défaut pour tous les sites de gestion des stocks, mais vous pouvez remplacer la valeur par défaut en sélectionnant différents types de contrôle par numéro de série pour chaque site de gestion des stocks, dans l'onglet Options du site de gestion des stocks . Pour les articles d'achat existants, accédez à la tâche Modifier un article d'achat pour apporter des modifications au type de contrôle par numéro de série dans l'onglet Options du site de gestion des stocks . Lorsque le paramètre de type de contrôle par numéro de série diffère des options du site de gestion des stocks et de l'onglet Aperçu de l'article , vous pouvez supprimer le site de gestion des stocks de l'article dans l'onglet Options du site de gestion des stocks . Le stock du site doit être égal à zéro pour supprimer le site.

Pour la grille

Unités de mesure

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Utilisation	Vous pouvez sélectionner les utilisations d'unité de mesure suivantes : Commande pour renseigner l'unité de mesure dans l'onglet Informations sur le fournisseur . Stockage pour renseigner l'unité de mesure dans l'onglet Options du site de gestion des stocks et dans les invites de transaction de stocks de consommables. Unité d'utilisation pour identifier l'unité de mesure dans laquelle votre entreprise ou vos clients consomment le produit.
Valeur par défaut pour la commande	Sélectionnez l'unité de mesure que vous voulez renseigner dans les transactions d'achat lorsqu'aucune unité de mesure de commande valide n'est indiquée pour l'article d'achat dans l'onglet Informations sur le fournisseur .
Valeur par défaut pour la sortie	Sélectionnez l'unité de mesure que vous souhaitez renseigner dans les transactions de stocks lorsque l'article d'achat n'est associé à aucune unité de mesure de sortie par défaut pour le site de gestion des stocks. Vous pouvez sélectionner une unité de mesure de sortie par défaut dans l'onglet Options du site de gestion des stocks .
Valeur par défaut pour le stockage	Sélectionnez l'unité de mesure que vous souhaitez renseigner dans les transactions de stocks lorsque l'article d'achat n'est associé à aucune unité de mesure de stockage par défaut pour le site de gestion des stocks. Vous pouvez sélectionner une unité de mesure de stockage par défaut dans l'onglet Options du site de gestion des stocks .
Valeur par défaut pour l'unité d'utilisation	Sélectionnez l'unité de mesure que vous souhaitez renseigner dans les transactions de stocks lorsque l'article d'achat n'est associé à aucune unité de mesure par défaut pour le site de gestion des stocks. Vous pouvez sélectionner une unité de mesure par défaut dans l'onglet Options du site de gestion des stocks .
Autorise les quantités de stockage avec décimales	Sélectionnez cette option pour autoriser des quantités de stockage avec décimales pour l'unité de mesure de base. L'unité de mesure de l'article est ainsi plus précise. L'acceptation des quantités avec décimales dans les unités de mesure détermine la quantité à réserver dans l'unité de mesure de base pendant le processus de réservation. La quantité à réserver est un nombre entier si l'unité de mesure de stockage correspondante dans la demande de stocks est un nombre entier. Workday convertit automatiquement les unités de mesure de stockage existantes pour accepter les quantités de stockage avec décimales.

(Facultatif) Dans l'onglet

Autres identifiants d'article

, configurez les valeurs des types d'autre identifiant d'article qui :

Établissez un lien entre vos articles d'achat internes et les informations du fabricant.

Vous permettent de rechercher l'article d'achat dans les invites

Article

à l'aide de l'autre identifiant d'article.

Exemple :

Type d'identifiant d'article

= UPN
;

Valeur

= H7493808120500
.

Workday affiche cet onglet lorsque vous configurez des types d'identifiant d'article et que vous les affectez à des catégories de dépense associées à l'article d'achat.

(Facultatif) Configurez vos priorités de sourcing fournisseur dans l'onglet

Informations sur le fournisseur

. Workday affiche une option d'achat dans la tâche

Rechercher dans un catalogue

pour chaque option d'achat unique que vous ajoutez.

Si vous activez la fonctionnalité

Requisitions Experience Unification

dans le rapport

Mettre à jour les fonctionnalités à activer

, nous vous redirigeons depuis la tâche

Rechercher dans un catalogue

vers la recherche de catalogue dans le worklet

Demandes d'achat

pour rationaliser le processus de demande d'achat. Voir Créer des demandes d'achat dans le worklet Demandes d'achat.

Pour l'onglet, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Article sur catalogue	Si vous activez la gestion des articles sur catalogue pour les articles d'achat, Workday laisse tous les champs accessibles en mode modification et synchronise les modifications apportées aux articles sur catalogue avec les catalogues fournisseurs.
Priorité de sourcing	Établissez une hiérarchie entre vos fournisseurs pour le sourcing des articles en définissant les priorités de sourcing suivantes : 1 : fournisseur principal. 2 et plus : fournisseur secondaire. 0 : non classé. Classez les fournisseurs des articles d'achat par priorité pour permettre aux acheteurs d'utiliser les fournisseurs principaux lors de la création des demandes d'achat et de basculer éventuellement sur des fournisseurs secondaires. Si vous ne souhaitez pas afficher les informations sur le fournisseur comme options d'achat distinctes dans la tâche Rechercher dans un catalogue , saisissez zéro pour chaque entrée de fournisseur. Ensuite, utilisez la tâche Mettre à jour les règles de sourcing d'une demande d'achat pour renseigner les fournisseurs sur les commandes. Si vous activez la fonctionnalité Requisitions Experience Unification dans le rapport Mettre à jour les fonctionnalités à activer , nous vous redirigeons depuis la tâche Rechercher dans un catalogue vers la recherche de catalogue dans le worklet Demandes d'achat pour rationaliser le processus de demande d'achat. Voir Créer des demandes d'achat dans le worklet Demandes d'achat.
Contrats fournisseurs privilégiés	Workday renseigne les contrats fournisseurs privilégiés pour les transactions liées aux dépenses valides, tout en utilisant le contrat pour suivre les dépenses de l'unité légale.
Délai	Indiquez une valeur pour le nombre de jours entre la Date du document du bon de commande et la date de livraison prévue. Workday utilise le Délai plus la Date du document pour calculer la Date d'échéance sur le bon de commande. Lorsqu'il existe plusieurs délais, Workday sélectionne le délai en fonction de ces délais, par ordre de priorité. Délai indiqué dans les éléments suivants : Article fournisseur ou article sur catalogue. Le fournisseur. L'environnement client. Remarque : lorsqu'aucune date d'échéance n'est renseignée dans les lignes de biens, Workday utilise la Date d'échéance de l'en-tête des bons de commande pour renseigner les lignes de biens correspondantes.
Appliquer les mises à jour de l'article d'achat	Workday affiche ce bouton dans la tâche Modifier un article d'achat . Cliquez sur ce bouton pour que les mises à jour effectuées dans la grille Unités de mesure de l'onglet Aperçu de l'article soient appliquées au tableau Tarification de commande ci-dessous. Lorsque vous appliquez les mises à jour de l'article d'achat, Workday : Met à jour le facteur de conversion si les onglets Aperçu de l'article et Informations sur le fournisseur ont la même unité de mesure. Ajoute de nouvelles unités de mesure avec tous leurs attributs. Désactive les unités de mesure inactives dans l'onglet Aperçu de l'article .
Calculer le prix à partir du facteur de conversion	Sélectionnez cette option pour activer le calcul du prix linéaire. (Vous payez un prix fixe pour l'unité de base d'un article, quelles que soient l'unité de mesure et la quantité commandée.) Pour le calcul du prix linéaire : Saisissez un prix uniquement pour l'unité de mesure par défaut dans les grilles Tarification de commande et Tarification juste à temps . Workday calcule le prix pour les autres unités de mesure. Ne créez pas la même règle de tarification pour différentes unités de mesure dans la grille Options avancées de tarification . Workday utilise la grille Options avancées de tarification pour renseigner la tarification des autres unités de mesure dans les transactions d'achat.
Tarification de commande	Saisissez les unités de mesure de commande que vous souhaitez renseigner sur les documents d'achat avec les informations sur le fournisseur correspondantes.
Juste à temps	Saisissez les unités de mesure acceptées par le fournisseur pour les achats juste à temps. Workday renseigne les unités de mesure juste à temps sur les documents d'achat juste à temps avec les informations sur le fournisseur correspondantes.
Options avancées de tarification	Définissez des règles de tarification avec une date de début et une date de fin. Workday renseigne les options avancées de tarification dans les transactions d'achat avec les mêmes valeurs. Lorsque plusieurs options avancées de tarification s'appliquent à une transaction, Workday les renseigne dans les transactions d'achat selon l'ordre de priorité suivant : Site d'expédition Contrat fournisseur Unité légale

(Facultatif) Dans l'onglet

Articles de remplacement

, ajoutez les articles à utiliser comme articles de remplacement pour l'article d'achat.

Pour l'onglet, tenez compte des éléments suivants :

Date de début de la commande Date de fin de la commande	Saisissez ces dates pour remplacer automatiquement les articles sur les bons de commande lors du sourcing automatique. Notez que ces dates ne s'appliquent pas aux articles de remplacement stockés.
Utilisation	Sélectionnez : Achats pour activer le remplacement au moment de la commande. Stocks pour activer le remplacement au moment du prélèvement.
Unité légale	Sélectionnez l'unité légale ou la hiérarchie d'unités légales dans laquelle ce remplacement est accepté.
Site de livraison	Sélectionnez le site de livraison ou la hiérarchie de sites qui accepte ce remplacement.
Priorité de remplacement	Saisissez un ordre numérique pour vos articles de remplacement.
Exclure l'unité légale	Permet d'empêcher l'envoi de cet article de remplacement à des unités légales spécifiques.
Exclure le site de livraison	Permet d'empêcher certains sites de recevoir ce remplacement.

Vous ne pouvez pas utiliser un article sur catalogue en tant qu'article de remplacement. Lorsque vous devez remplacer des articles ayant une tarification spécifique, nous vous recommandons d'utiliser un article fournisseur.

Vous pouvez configurer des articles de remplacement avec différentes unités de mesure de base pour tenir compte des différences de conditionnement des articles. Lorsque vous avez des articles de remplacement avec des différences entre l'unité de mesure de commande et l'unité de mesure de base, Workday recalcule la quantité de commande en fonction du facteur de conversion de l'article pour conserver la quantité de base demandée lors de la soumission de la transaction, ce qui limite le risque d'excédent ou de commande dans le processus de sourcing automatique.

Exemple pour les articles de remplacement dont les unités de mesure de base sont différentes :

Vous créez un article d'achat portant le nom principal - uniforme d'examen
avec une

unité de mesure de base

de chacun
et une unité de mesure secondaire de cas
, avec un facteur de conversion de 10.

Vous créez un deuxième article d'achat nommé Absence d'examen
avec une

UdM de base

: Unité
et une autre UdM de Case
, avec un facteur de conversion de 5.

Vous définissez ensuite les articles comme articles de remplacement les uns des autres dans l'onglet

Article de remplacement

. Workday vous informe que les facteurs de conversion de l'article principal et de l'article de remplacement sont différents, mais autorise la configuration à se poursuivre.

Vous définissez une demande de stocks pour 5 caisses de l'article principal de la combinaison d'examens et créez une liste de prélèvement à partir de la demande de stocks. Le site de gestion des stocks est défini pour prélever d'abord les articles de remplacement. Les lignes de la gaine d'examen de remplacement sont ensuite répertoriées avec la Quantité à prélever
associée à 5 caisses
, même si la quantité de base est différente de celle de l'article de la gaine d'examen principal. Workday conserve la quantité demandée par rapport à la quantité de base des articles.

Workday ne prend pas en charge les articles de remplacement pour lesquels leurs propres articles de remplacement sont configurés. Exemple : l'article 1
a un article de remplacement actif 2
et
l'article 2
a également un article de remplacement actif. Workday ne source pas automatiquement une demande d'achat pour l'article 1
à partir d'un bon de commande.

Lorsque vous ne définissez pas de tarification contractuelle pour l'article d'achat, Workday renseigne les informations sur le fournisseur principal associé aux articles d'achat sélectionnés dans les documents suivants :

Demandes de poste

Bons de commande

Réceptions

Factures

Lorsque les informations sur le fournisseur qui figurent sur le document ne correspondent pas à celles de l'article d'achat, Workday utilise les informations sur l'article de l'onglet

Aperçu

Configurez l'affichage des informations sur le ou les fournisseurs principaux et secondaires pour les demandeurs dans la tâche

Modifier les options d'achat d'une unité légale

Accédez au rapport

Journal des modifications d'articles

pour suivre les modifications apportées aux attributs de vos articles d'achat.

Éléments de définition : articles d'achat avec des informations sur le fournisseur

2020R2 What's New: Tracking Items and Purchases by Code Commodity

Étapes : définir des articles d'achat pour les achats

Définir des articles d'achat pour Workday Inventory (Stocks)

Référence : tarification linéaire des articles d'achat

Workday 33 What’s New Post: Item Substitut in Procurement