Définir des articles d'achat pour Workday Inventory (Stocks)
- Créez des catégories de dépense pour les articles du stock.
- Configurez le processus de gestionÉvénement d'article d'achatet la règle de sécurité associée.
- Sécurité : domaineManage: Item Inventory Site Attributesdans le domaine fonctionnel Inventory.
Vous pouvez définir des informations essentielles pour chaque article stocké que vous commandez, stockez et expédiez, notamment :
- Prix.
- Informations sur le fournisseur.
- Unités de mesure (UdM) pour la commande, le stockage et l'expédition.
- Seuil de niveau de stock pour le réapprovisionnement automatique des articles.
- Données d'identification, telles que le numéro de série.
Vous pouvez également modifier ces informations à mesure qu'elles changent, par exemple lorsque le fournisseur ajuste le prix de l'article ou la quantité d'expédition.
- Accédez à la tâcheCréer un article d'achat.
- Pour l'en-tête, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Catégorie de dépenseUtilisez des catégories de dépense pour affecter des règles comptables et une répartition des coûts à l'article. Les catégories de dépense renseignent certains champs. Vous pouvez utiliser des catégories de dépense pour définir des articles comme articles du stock ou articles hors stock. Un article hors stock désigne un article d'achat ou un article fournisseur associé à une catégorie de dépenses pour laquelle l'optionArticles du stockn'est pas activée.Exemples : une catégorie de dépenses Fournitures de bureau avec des articles tels que Lampe de bureau ou Toner pour imprimante. Les fournitures de bureau ne sont pas marquées comme des articles du stock.Identifiant d'articleSaisissez une chaîne d'identification que Workday peut afficher et suivre. Workday vous recommande de saisir un numéro d'article ou un numéro de fabricant. - Pour l'ongletAperçu de l'article, tenez compte des éléments suivants :
Option Description PrivilégiéSélectionnez cette option pour définir l'article d'achat comme article privilégié lors des demandes d'achat. Workday affichePrivilégiédans les éléments suivants :- Worklet des demandes d'achatau niveau de l'icône de l'article. Vous pouvez trier les données par préférence dans le worklet.
- Rechercher dans un catalogueen regard du nom de l'article avec une icône de badge. Vous pouvez filtrer vos résultats par articles privilégiés.
DeviseWorkday convertit le prix unitaire de l'article dans la devise de transaction lorsque vous ajoutez un article d'achat à l'un des éléments suivants :- Demande d'achat.
- Bon de commande
- Facture fournisseur.
- Ligne d'ajustement de facture.
Indication de conditionnementPour renseigner les unités de mesure, saisissez une indication de conditionnement qui respecte le format pris en charge :- Saisissez chaque unité de mesure, de la plus grande à la plus petite, en terminant par l'unité de mesure de base.
- Séparez les unités de mesure par une barre oblique et saisissez un espace entre les chiffres et les unités de mesure.
Exemple : caisse/10 cartons/100 pièces. Dans cet exemple, une caisse contient 10 boîtes, chaque boîte contient 100 pièces. Workday peut identifier les unités de mesure par leur nom, leur code commun CEFACT-ONU ou leur code EDI.Renseigner les UdMCliquez sur cette option pour renseigner la colonneUnité de mesuredans la grilleUnités de mesureen fonction de l'indication de conditionnement que vous avez saisie.Créer par défaut une demande de servicesCochez cette case pour indiquer un article comme un service. Lorsque vous créez des demandes d'achat, l'article s'affiche sur les lignesServices. Lorsque vous désélectionnez la case, l'article s'affiche sur les lignesBiensdes demandes d'achat.Vous pouvez accéder aux services à l'aide de l'optionVous pouvez utiliser des articles de service sur les lignes de biens et services des documents d'achat lorsque vous marquez la catégorie de dépense pour les articles de stock.Rechercher dans un catalogue.Assujettissement aux taxes par défautLa valeur que vous sélectionnez remplace lavaleur Assujettissement aux taxes par défaut provenant de la catégorie de dépensesur les lignes d'achat.Traitement comptableS'affiche lorsque vous sélectionnez uneCatégorie de dépensepour l'article d'achat. Pour les articles associés à :- Stocks: Workday considère les articles comme des actifs au moment du rangement et comme des dépenses lorsque les employés les sortent, les transfèrent ou en ajustent la quantité à la baisse.
- Dépense: Workday les dépense au moment du rangement et suit leurs soldes de quantité.
Contrôle par lotSélectionnez cette option pour exiger des identifiants de lot dans les transactions de stocks et les réceptions de bon de commande.Lorsque vous cochez cette case, la sectionOptions liées au lots'affiche.Vous ne pouvez pas appliquer le contrôle par lot aux articles stockés en quantités décimales.Type de contrôle par numéro de sérieSélectionnezNuméro de série sur les expéditionspour rendre les numéros de série obligatoires à la sortie ou à l'expédition de l'article d'achat. S'affiche lorsque vous ne sélectionnez pasle Suivi des articles.SélectionnezNuméro de série sur toutes les transactionspour rendre les numéros de série obligatoires tout au long du cycle de vie de l'article.Vous ne pouvez pas appliquer le contrôle par numéro de série aux articles stockés en quantités décimales. Vous pouvez uniquement stocker des articles contrôlés par numéro de série dans l'unité de mesure de base de l'article.CommentairesVous pouvez utiliser ce champ pour ajouter et mettre à jour des commentaires sur les modifications d'articles en tant que différents utilisateurs finaux interagissent avec ce champ.Vous pouvez également afficher les commentaires saisis sur les articles d'achat sur les pages suivantes :- Aperçu de l'élément dans le menu des actions associées.
- Le rapportAfficher un article d'achat.
Utiliser les codes article du fabricant uniquementSélectionnez cette option pour activer uniquement les fabricants que vous avez indiqués sur le lot pour l'article d'achat.Période d'alerte pour les entrées en joursSaisissez le nombre de jours pendant lesquels afficher les erreurs et avertissements liés à la date d'expiration de l'article d'achat dans la tâcheRanger en stock.Période d'alerte pour les sorties en joursSaisissez le nombre de jours pendant lesquels afficher les erreurs et avertissements liés à la date d'expiration de l'article d'achat dans les tâchesSortie express de stocksetPrélever du stock.Entités demandeusesSélectionnez les entités demandeuses auxquelles vous souhaitez limiter l'article d'achat. Une fois sélectionnées, seules ces entités peuvent demander l'article.Listes d'articles d'achat avec restrictionSélectionnez la liste d'articles d'achat existante à laquelle ajouter l'article. Workday autorise uniquement les entités demandeuses à acheter les articles sélectionnés dans cette liste - Pour la grilleUnités de mesure, tenez compte des éléments suivants :
Option Description UtilisationVous pouvez sélectionner les utilisations d'unité de mesure suivantes :- Commandepour renseigner l'unité de mesure dans l'ongletInformations sur le fournisseur.
- Stockagepour renseigner l'unité de mesure dans l'ongletOptions du site de gestion des stockset dans les invites de transaction de stocks de consommables.
- Unité d'utilisationpour identifier l'unité de mesure dans laquelle votre entreprise ou vos clients consomment le produit.
Facteur de conversionSaisissez le nombre d'unités de mesure de base qui composent les autres types d'unités de mesure de l'article.Valeur par défaut pour la commandeSélectionnez l'unité de mesure que vous voulez renseigner dans les transactions d'achat lorsqu'aucune unité de mesure de commande valide n'est indiquée pour l'article d'achat dans l'ongletInformations sur le fournisseur.Valeur par défaut pour le stockageSélectionnez l'unité de mesure que vous souhaitez renseigner dans les transactions de stocks lorsque l'article d'achat n'est associé à aucune unité de mesure de stockage par défaut pour le site de gestion des stocks.Vous pouvez sélectionner une unité de mesure de stockage par défaut dans l'ongletOptions du site de gestion des stocks.Valeur par défaut pour la sortieSélectionnez l'unité de mesure que vous souhaitez renseigner dans les transactions de stocks lorsque l'article d'achat n'est associé à aucune unité de mesure de sortie par défaut pour le site de gestion des stocks.Vous pouvez sélectionner une unité de mesure de sortie par défaut dans l'ongletOptions du site de gestion des stocks. - (Facultatif) Dans l'ongletAutres identifiants d'article, saisissez le détail des autres identifiants d'article que vous voulez associer à l'article d'achat.Lorsque vous configurez d'autres identifiants d'article, Workday affecte les autres types d'identifiant à toutes les catégories de dépense que vous sélectionnez pour l'article d'achat.
- Pour l'ongletOptions du site de gestion des stocks, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Statut de l'article pour le siteLe statutAvec restriction d'achatexclut les articles des transactions suivantes :- Changements de commande
- Bons de commande
- Demandes de poste
- Sourcer des demandes d'achat
- Reliquats fournisseurs
Utilisez le statutInactifconjointement avec le statutAvec restriction d'achatpour gérer plus finement les statuts d'article afin de mieux prendre en charge les processus et stratégies d'achat et de fin de vie.Juste à tempsPour réapprovisionner des articles, vous pouvez utiliser votre unité de mesure (UdM) Juste à temps (JAT) sur des sites de gestion des stocks spécifiques. Lorsque vous cochez cette case, Workday limite le champUnité de mesure de réapprovisionnementà vos UdM JAT, que vous configurez dans l'ongletInformations sur le fournisseurpour l'article.Unités de mesure de sortie validesSélectionnez l'unité de mesure que vous souhaitez rendre disponible lorsque les demandeurs créent des demandes d'achat ou des demandes de stocks concernant l'article sur le site de gestion des stocks.Unité de mesure de sortie par défautSélectionnez l'unité de mesure à utiliser lorsque vous créez un :- Demande de stocks.
- Ordre de réapprovisionnement.
Délai d'exécutionUtilisez ce champ pour calculer la date d'exécution prévue des demandes de stocks, lorsque vous demandez l'article à partir d'un site de gestion des stocks particulier. Exemple : si vous indiquez 3 jours, la date d'exécution prévue de la demande de stocks correspond à la date du jour plus 3 jours.Utiliser les réservationsSélectionnez cette option pour activer les réservations de stocks pour l'article au niveau du site.Quantité du point de commandeWorkday déclenche le réapprovisionnement lorsque le niveau de stock calculé passe en dessous de ce point de commande.Stock de sécuritéQuantité de stock supplémentaire que vous souhaitez conserver pour réduire le risque de rupture de stock de l'article. Workday utilise ce champ dans le calcul automatique des points de commande.Cible de jours en stockSaisissez la quantité minimum de stock dont vous voulez disposer, exprimée en nombre de jours de stock. Workday utilise ce champ dans le calcul automatique des points de commande.Cible de jours maximum en stockSaisissez la quantité maximum de stock dont vous voulez disposer, exprimée en nombre de jours de stock. Workday utilise ce champ dans le calcul automatique des points de commande.ABC ClassificationLors du comptage avec la méthode ABC, saisissez la classification ABC qui a la fréquence de comptage souhaitée pour cet article.Contrôle par lotSélectionnez cette option pour exiger des identifiants de lot dans les transactions de stocks et les réceptions de bon de commande pour les articles du site de gestion des stocks spécifique.Vous ne pouvez pas appliquer le contrôle par lot aux articles stockés en quantités décimales.Type de contrôle par numéro de sérieSélectionnezNuméro de série sur les expéditionspour rendre les numéros de série obligatoires à la sortie ou à l'expédition de l'article d'achat sur le site de gestion des stocks spécifique.SélectionnezNuméro de série sur toutes les transactionspour rendre les numéros de série obligatoires tout au long du cycle de vie de l'article.Vous ne pouvez pas appliquer le contrôle par numéro de série aux articles stockés en quantités décimales. Vous pouvez uniquement stocker des articles contrôlés par numéro de série dans l'unité de mesure de base de l'article.Période d'alerte pour les entrées en joursSaisissez le nombre de jours pendant lesquels afficher les erreurs et avertissements liés à la date d'expiration de l'article d'achat dans la tâcheRanger en stockpour les articles du site de gestion des stocks spécifique.Période d'alerte pour les sorties en joursSaisissez le nombre de jours pendant lesquels afficher les erreurs et avertissements liés à la date d'expiration de l'article d'achat dans les tâchesSortie express de stocksetPrélever du stockpour les articles du site de gestion des stocks spécifique.Unité de mesure de réapprovisionnementVous pouvez définir le point de commande au niveau du site de gestion des stocks d'un article d'achat dans une unité de mesure de réapprovisionnement. Workday lance le processus de réapprovisionnement lorsque la quantité en stock de l'article d'achat sur ce site de gestion des stocks passe en dessous de la quantité du point de commande dans l'unité de mesure de réapprovisionnement.LeType de réapprovisionnementque vous sélectionnez détermine également la quantité et l'unité de mesure utilisées pour les demandes de réapprovisionnement :- Quantité fixe de réapprovisionnement- Workday utilise laQuantité de commande fixeetl'Unité de mesure de commande fixepour créer la demande de réapprovisionnement.
- Min/Max- Workday utilise laQuantité maximumetl'Unité de mesure de réapprovisionnementpour déterminer la quantité de réapprovisionnement de l'article. Lorsque vous sélectionnezCréer une demande d'achatcomme option de réapprovisionnement, la demande de réapprovisionnement qui en résulte contient la quantité arrondie pour le réapprovisionnement dans l'unité de mesure de commande par défaut. Lorsque vous sélectionnez l'option de réapprovisionnementCréer une demande de stocks, la demande de réapprovisionnement qui en résulte contient la quantité de réapprovisionnement arrondie dans l'unité de mesure de sortie par défaut de l'article pour le site de gestion des stocks en exécution.
Option de réapprovisionnementPour utiliser les critères de réapprovisionnement que vous avez configurés pour le site de gestion des stocks, laissez cette option vide.Facturable au patientUtilisez cette invite pour activer ou remplacer le reste à charge du patient pour l'article.Cochez la caseActiver les options de santé/prévoyance dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Financespour afficher l'invite.Utilisation quotidienne moyenne (UdM de base)Lorsque vous exécutez la tâcheCalculer l'utilisation quotidienne moyenne du stock, Workday remplace l'utilisation que vous avez saisie.Délai du fournisseur privilégié (en jours)Lorsque vous exécutez la tâcheCalculer le délai pour le fournisseur privilégié, Workday remplace le délai que vous avez saisi.Origine de la création des réapprovisionnementsIndiquez quelle action lance les commandes de type avec facturation et remplacement.Quantité du point de commande en consignationSaisissez la quantité minimum d'un article en consignation que vous souhaitez sur un site de gestion des stocks dans une unité de mesure de base. Workday déclenche le réapprovisionnement lorsque le niveau de stock calculé passe en dessous de ce point de commande.Quantité maximum en consignationSaisissez la quantité maximum d'un article en consignation que vous souhaitez sur un site de gestion des stocks dans une unité de mesure de base. Une fois le réapprovisionnement exécuté, le réapprovisionnement se réapprovisionne jusqu'à la quantité maximale.Consolider les transactionsSélectionnez cette option pour consolider les transactions de stocks sur une seule ligne sur les demandes d'achat et les bons de commande avec facturation et remplacement. - (Facultatif) Dans l'ongletArticles de remplacement, configurez des articles de remplacement pour l'article d'achat.
- Dans l'optionUtilisation, sélectionnezStockspour activer les articles de remplacement destinés au prélèvement.Les articles de remplacement et l'article d'achat initial doivent avoir les mêmes caractéristiques concernant :
- le suivi des catégories de dépenses.
- UdM de base.
Vous commandez et recevez des gants pour l'entrepôt d'un hôpital. Les gants sont expédiés dans des caisses, mais les employés de l'entrepôt doivent les ranger dans des colis. Chaque caisse contient 5 sacs. Vous configurez la conversion des quantités par transaction entre les colis et les caisses. Workday convertit la quantité de caisses en quantité de colis que les employés de l'entrepôt doivent ranger.
Rangez en stock.
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