Éléments de définition : calcul au prorata de la paie

Présentation

Pour répondre à certains événements survenant en milieu de période, Workday divise la période de paie en sous-périodes, auxquelles correspondent des calculs de la paie distincts, exécutés avant et après l'événement. Exemple : modifications de la rémunération.

Pour d'autres événements survenant en milieu de période, Workday crée une sous-période pour refléter précisément la partie de la période de paie pendant laquelle vous avez employé la personne. Exemple : embauche, fin d'emploi.

Lors de la création de plusieurs périodes de paie, Workday peut appliquer :

Un calcul au prorata de l'élément de paie qui va produire un résultat du brut au net incluant les valeurs des éléments de paie pour la sous-période.

Un calcul au prorata du brut au net, qui va produire des montants du brut au net distincts pour chaque sous-période.

Workday Payroll for Ireland prend uniquement en charge le calcul au prorata des éléments de paie.

Vous pouvez configurer :

La façon dont Workday calcule les valeurs d'élément de paie pour chaque sous-période.

Dans certains cas si Workday utilise le calcul au prorata du brut au net ou des éléments de paie.

Avantages pour l'entreprise

Les calculs au prorata de la paie permettent de calculer la paie des employés de façon plus précise car les événements qui surviennent en cours de période sont pris en compte au fur et à mesure.

En vous permettant de configurer la façon dont les montants de la paie sont calculés pour chaque période, Workday vous offre la possibilité d'adapter vos calculs à différents scénarios.

Cas d'utilisation

Vous pouvez calculer des gains et déductions au prorata pour prendre en compte des événements survenant en milieu de période, tels que les :

Modifications des options de cotisations AGIRC-ARCCO (FRA).

Transferts de lot de paie on entre unités légales.

Modifications de la rémunération.

Modifications de l'équivalent temps plein ou du temps de travail (FRA).

Embauches et fins d'emploi.

Modifications liées à l'emploi.

Modifications de l'horaire hebdomadaire prévu (AUS).

Modifications de conventions collectives (AUS).

Absences de longue durée.

Modifications apportées au statut de la sécurité de résidence militaire du conjoint (USA).

Changements d'état de l'emploi principal (USA).

Changements d'état pour les salariés avec répartition des taxes pour plusieurs juridictions du travail permanentes (USA).

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quels gains et déductions voulez-vous calculer au prorata ?	Pour chaque gain et déduction, vous pouvez au choix : Définissez une méthode pour calculer au prorata les montants des éléments de paie en fonction du calendrier ou des jours ouvrés de la sous-période. Traiter l'élément de paie tout entier dans chaque sous-période ou une fois par période de paie en utilisant les critères d'éligibilité des employés. Si vous ne sélectionnez aucune méthode de calcul au prorata, Workday traite l'élément de paie en entier pour chaque sous-période où le paiement s'applique. Lorsque vous décidez de calculer un élément de paie au prorata, pensez à vérifier si les saisies de l'élément de paie prises en compte dans le calcul reflètent déjà l'ensemble de la sous-période. Dans Workday Payroll for Australia, vous pouvez également utiliser des calculs associés et des calculs de remplacement pour définir des règles de calcul au prorata correspondant à vos besoins.
Pour les éléments de paie calculés au prorata, comment voulez-vous calculer les montants calculés au prorata ?	Vous pouvez configurer Workday pour qu'il calcule les montants au prorata en fonction des éléments suivants : Jours calendaires. Jours ouvrés de la période. Jours ouvrés annuels (dans ce cas, définissez le nombre de jours ouvrés dans l'année). Méthode de calcul que vous configurez pour les calculs associés (AUS).
Voulez-vous payer les absences de longue durée séparément ?	Par défaut, Workday utilise un calcul au prorata du brut au net pour gérer les sous-périodes pour les absences de longue durée saisies dans Workday Absence Management, en créant un paiement et un bulletin de paie distincts pour chaque sous-période. Vous pouvez configurer Workday Payroll pour utiliser le calcul au prorata des éléments de paie pour les absences de longue durée, ce qui donne un paiement et un bulletin de paie pour toute la période. Pour Workday Payroll for Australia, Workday recommande d'utiliser les calculs prédéfinis par Workday pour effectuer un paiement lorsque les employés sont absents. Workday Payroll for Ireland : Prend en charge uniquement le calcul au prorata de l'élément de paie. Ne calcule pas au prorata le nombre de semaines assurables pour les employés dont l'absence de longue durée est non rémunérée.
Quand voulez-vous qu'une modification de la rémunération décidée en milieu de période prenne effet ?	Workday applique les modifications de rémunération saisies en milieu de période dans Workday Compensation à toute la période de paie pendant laquelle le changement a eu lieu. Vous pouvez configurer Workday pour qu'il applique le calcul au prorata des éléments de paie aux modifications de la rémunération afin de mieux refléter les modifications intervenant en milieu de période.
Vos salariés occupent-ils plusieurs emplois (CAN, USA) ?	Lorsque vous configurez plusieurs emplois, Workday gère les modifications de lot de paie ou d'unité légale avec le calcul au prorata des éléments de paie. Lorsque des employés occupant plusieurs emplois changent de lot de paie ou d'unité légale, Workday calcule au prorata les éléments de paie fondés sur le poste, et non sur l'employé.
Intégrez-vous les heures chômées dans votre calcul ?	Si vous créez un calcul qui utilise les heures chômées des calendriers de jours fériés comme saisies d'éléments de paie, Workday vous recommande d'utiliser les calculs de valeur d'instance prédéfinis par Workday. Exemple : Worker: Holiday Hours (from Holiday Calendar) for Worker during Sub-Period (heures chômées (selon le calendrier des jours fériés) pour l'employé pendant la sous-période).
Quels calculs associés voulez-vous calculer au prorata ?	Recommandations de Workday : De calculer au prorata les calculs associés qui renvoient des montants pour une période de paie complète. Exemples : salaires provenant de Workday Compensation, heures prévues. De ne pas calculer au prorata les calculs associés qui renvoient des montants pour la sous-période. Exemples : taux, heures travaillées pour la sous-période, heures d'absence. Pour éviter de calculer le prorata en double, Workday ne l'applique pas directement au montant d'un élément de paie lorsque le gain a un calcul associé pour lequel une méthode de calcul au prorata est sélectionnée. Workday applique cette règle que vous utilisiez ou non le calcul associé dans le calcul de l'élément de paie. Lorsque vous sélectionnez des méthodes de calcul au prorata différentes pour le calcul associé et l'élément de paie, Workday utilise celle sélectionnée pour l'élément de paie.
Utilisez-vous le FLSA pour payer une prime aux employés en absence de longue durée (USA) ?	Sélectionnez la règle Répartition des primes FLSA entre les dates de garantie appropriée lorsque vous configurez le gain de la prime. Workday calcule ensuite le montant des primes de l'absence de longue durée pour les employés éligibles au FLSA en fonction de votre configuration. Voir : Concept : répartition des primes FLSA.
Voulez-vous effectuer un calcul au prorata pour des modifications d'ETP/temps de travail ou d'options de cotisation ARRCO-AGIRC (FRA) intervenant en milieu de période ?	Vous pouvez configurer un remplacement du calcul au prorata de la paie pour calculer au prorata les modifications d'ETP/temps de travail ou d'options de cotisation ARRCO-AGIRC intervenant en milieu de période. Vous pouvez accéder à la tâche Maintain Payroll Proration Override pour activer ces fonctionnalités. Workday ne les active pas par défaut. Une modification rétroactive du temps de travail/ETP ou des options de cotisation ARRCO-AGIRC ne déclenche pas de calcul rétroactif. Lorsque la paie rétroactive est déclenchée par un autre événement, les modifications d'ETP/temps de travail ou d'options de cotisation ARRCO-AGIRC sont incluses dans le calcul.
Comment Workday applique-t-il un élément de paie référencé lorsque l'élément de paie principal est soumis au calcul au prorata de l'élément de paie ?	Lorsqu'un élément de paie principal fait référence à un autre élément de paie (par exemple, le salaire de base fait référence au paiement des jours fériés), vous devez cocher la case Cibler une seule sous-période pour un élément de paie calculé au prorata dans la tâche Créer un groupe d'éléments de paie ou dans la tâche Create Pay Accumulation . Lorsque cette case est cochée, l'élément de paie référencé (par exemple, paiement des jours fériés) est cible d'une seule sous-période de l'élément de paie principal calculé au prorata. Pour éviter tout impact négatif sur les calculs rétroactifs, vous devez : Créez un nouveau groupe d'éléments de paie ou un nouveau cumul de la paie et activez la fonction Cibler une seule sous-période pour un élément de paie calculé au prorata. Créez un nouvel instantané à date d'effet pour votre Élément de paie principal faisant référence au groupe d'éléments de paie ou au cumul de la paie cloné. Si des cumuls de paie ou des groupes d'éléments de paie sont imbriqués dans, vous devez permettre à chaque périmètre de cibler une sous-période avec précision. Lorsque la sous-période de l'élément de paie de référence ou la date de fin de la période ne tombe pas dans une sous-période de l'élément de paie principal, Workday applique l'élément de paie de référence à la première sous-période de l'élément de paie principal. Voir Concept : calcul au prorata des éléments de paie. Pour les employés FLSA, Workday recommande d'activer la fonction Cibler une seule sous-période pour la fonctionnalité Élément de paie au prorata uniquement lorsque les heures sont calculées au prorata. Il est recommandé que les saisies d'élément de paie ciblent la réduction sur la sous-période FLSA appropriée. À défaut, la réduction risque d'être utilisée dans la mauvaise sous-période et d'avoir un impact sur votre calcul des heures supplémentaires FLSA (supérieure ou inférieure sur la période indiquée) car elle abaisse les salaires pour la mauvaise semaine.

Recommandations

Workday recommande d'activer le calcul au prorata des éléments de paie pour les absences de longue durée lorsque le calcul au prorata du brut au net génère un salaire brut négatif.

Actions requises

Aucun impact.

Limites

Limites	Détail
Toutes les modifications effectuées en milieu de période n'entraînant pas nécessairement de calcul au prorata.	Workday ne crée notamment pas plusieurs sous-périodes lorsque des modifications sont apportées aux éléments suivants en milieu de période : Avantages sociaux. Types de taux de rémunération. Exemple : horaire au lieu de salarial. Postes de l'employé. Modifications dans la déclaration de taxes (AUS). Modifications du régime de pension de retraite (AUS).
Changements de province d'emploi (CAN)	Lorsque vous effectuez une modification en cours de période dans la province d'emploi d'un salarié, ainsi que l'unité légale ou le lot de paie, Workday calcule au prorata la paie en plusieurs résultats du brut au net. Toutefois, pour toutes les sous-périodes, Workday traite la province d'emploi en vigueur à la fin de la période de paie.
Modifications de lot de paie.	Les critères d'éligibilité des employés utilisés pour traiter un élément de paie une seule fois par période ne s'appliquent pas aux sous-périodes créées par les modifications de lot de paie. Workday recommande de procéder aux modifications de lot de paie avant l'ouverture d'une nouvelle période de paie lorsque la méthode de calcul au prorata Aucune des options ci-dessus est sélectionnée pour les éléments de paie.
Fins d'emploi en milieu de période.	Si un employé a une fin d'emploi en cours de période et qu'il n'existe pas de date de fin de l'emploi, Workday ne génère qu'une seule sous-période, qui se termine à la date de fin d'emploi. Si l'emploi d'un employé prend fin en milieu de période et que la date de fin de sa rémunération tombe dans cette même période et avant la période de la fin d'emploi, Workday génère deux sous-périodes dans la période de fin d'emploi. Lorsque la date de fin de la rémunération est identique ou postérieure à la date de fin de la période complète, Workday génère une sous-période postérieure à la date de fin d'emploi. Exemple : un employé payé mensuellement dont l'emploi prend fin le 15 mars. Sa date de fin de la rémunération est le 20 mars. Workday crée deux sous-périodes pour les résultats de paie de mars de l'employé : une du 1er au 15 mars et une autre du 16 au 20 mars.
Transferts en milieu de période (IRL).	Workday calcule au prorata le nombre de semaines assurables lorsque vous transférez des employés en milieu de période. Lorsque vous transférez des employés d'une fréquence de paie mensuelle à une fréquence de paie hebdomadaire en milieu de période, l'employé reçoit une semaine assurable supplémentaire, que vous pouvez ajuster manuellement.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaines	Éléments à prendre en compte
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent sélectionner la méthode de calcul au prorata pour un gain ou une déduction.
Set Up: Calculations - Generic dans le domaine fonctionnel Core Payroll. Set Up: Time Off (Calculations - Generic) dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.	Les utilisateurs ayant accès à l'un ou l'autre de ces domaines peuvent sélectionner la méthode de calcul au prorata pour un calcul associé.
Set Up: Tenant Setup - Payroll dans le domaine fonctionnel System.	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent activer le calcul au prorata des éléments de paie pour les absences de longue durée.

Processus de gestion

Certains processus de gestion qui interviennent en milieu de période ont pour effet de créer plusieurs sous-périodes. Voir Référence : modifications effectuées en milieu de période entraînant un calcul au prorata.

Reporting

Rapports	Éléments à prendre en compte
Tous les résultats de paie bloquant les modifications de l'option de calcul au prorata de l'environnement client	Permet d'identifier et de finaliser les résultats de paie ou de la paie rétroactive en cours avant d'activer le calcul au prorata des éléments de paie pour les absences de longue durée.
Maintain Payroll Proration Override	Vous permet de gérer les paramètres de calcul au prorata de la paie dans votre environnement client. Pour un pays donné, vous pouvez : Affiche les catégories de calcul au prorata de la paie qui prennent en charge le remplacement dans l'environnement client. Modifier le type de calcul au prorata des catégories de calcul au prorata de la paie qui prennent en charge le remplacement. L'utilisateur doit appartenir à l'un de ces groupes de sécurité : Administrateur de la paie Auditeur de la paie Partenaire de gestion de la paie
Modifications des prorata appliqués à un groupe d'employés	Permet d'identifier les employés pour lesquels il existe des résultats de paie calculés au prorata.

Pour créer des rapports personnalisés sur les saisies d'élément de paie, utilisez les sources des données du rapport

Proration Changes for Workers for Period and Pay Run Group WS param.

Intégrations

Aucun impact.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Gestion des absences	Workday crée plusieurs sous-périodes pour répondre aux absences de longue durée intervenant en milieu de période. Les paramètres de calcul au prorata des éléments de paie n'ont aucune incidence sur le calcul au prorata des cumuls ou des soldes de Workday Absence Management. Lorsque vous créez des calculs avec des quantités d'absence comme saisies d'élément de paie, Workday recommande d'extraire ces montants directement des calculs associés d'élément d'absence. Workday vous recommande de ne pas référencer d'autres calculs associés d'élément de paie dans la définition du gain ou de la déduction. Par exemple, lorsque vous déduisez des quantités d'absences rémunérées du salaire d'un employé, référencez les calculs associés d'élément d'absence plutôt que le calcul associé d'élément de paie des gains d'absence.
Rémunération	Workday peut créer plusieurs sous-périodes pour répondre aux modifications de la rémunération intervenant en milieu de période. Les paramètres de calcul au prorata des éléments de paie n'ont aucune incidence sur le calcul au prorata des temps pour les attributions de rémunération au mérite et de primes de Workday Compensation.
Calculs FLSA (USA)	Workday utilise la méthode de calcul au prorata d'un élément de paie (jours calendaires ou de travail) pour calculer au prorata le FLSA. Workday calcule au prorata les montants des éléments de paie à l'aide de la formule suivante : (Nombre de jours dans la période FLSA/Nombre de jours dans la période de garantie). Lorsque vous sélectionnez la méthode de calcul au prorata Aucune des options ci-dessus , Workday divise le montant de l'élément de paie par le nombre de périodes FLSA dans les dates de garantie.
Répartition des coûts de la main-d'œuvre	Lorsque vous activez la répartition des coûts en milieu de période, Workday utilise la méthode définie pour les gains pour calculer au prorata les modifications de répartition des coûts en milieu de période. Workday calcule les coûts en milieu de période au prorata des jours calendaires, quelle que soit la méthode de calcul au prorata définie pour la déduction. Workday ne prend pas en charge la méthode Calculer au prorata des jours ouvrés annuels lors de la répartition des coûts de la main-d'œuvre en milieu de période. Workday utilise dans ce cas les jours calendaires.
Paies à la demande	Workday gère le calcul au prorata des paies à la demande différemment selon le type de paiement : Workday calcule au prorata les paiements de remplacement à la demande pour toutes les sous-périodes éligibles, en fonction de la méthode de calcul au prorata sélectionnée. Workday n'applique pas de prorata sur les paiements supplémentaires à la demande. Vous devez créer des saisies ou des paiements distincts pour chaque sous-période.
Saisie d'élément de paie	Workday gère la saisie d'élément de paie pour plusieurs sous-périodes en fonction du type de saisie d'élément de paie : Saisie d'élément de paie ponctuelle : Workday traite la saisie en totalité pour la sous-période qui inclut la Date de fin de la saisie d'élément de paie. Saisie d'élément de paie fixe : Workday calcule l'élément de paie dans chaque sous-période.
Calculs de la paie rétroactive	Le calcul de la paie rétroactive applique la même méthode de calcul au prorata que celle que vous avez définie pour l'élément de paie des calculs de la paie. Pour les absences de longue durée, lorsque vous remplacez la méthode de calcul Brut au net par Élément de paie, faites-le pour toutes les définitions à date d'effet. Cette pratique permet d'éviter les résultats inattendus de la période précédente qui sont recalculés de la paie rétroactive.
Poste du traitement de la paie (CAN, USA)	Pour les employés occupant plusieurs emplois, Workday crée plusieurs sous-périodes, lorsque : Le poste principal change d'état d'emploi en milieu de période. Le poste supplémentaire est le poste à traiter et change d'état d'emploi en milieu de période.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Autres impacts

Lorsque vous ne sélectionnez pas de méthode de calcul au prorata pour un gain ou une déduction, vous pouvez configurer si Workday doit créer :

Plusieurs résultats du brut au net pour les absences de longue durée.

Un seul résultat du brut au net pour les absences de longue durée.

Exemple : vous pouvez activer le calcul au prorata des éléments de paie pour les absences de longue durée sur les gains fondés sur des heures lorsque les calculs associés renvoient directement les montants par sous-période.