Concept : gestion des processus de gestion
Cette rubrique décrit ce que vous pouvez faire d'un processus de gestion, notamment :
Annulation et retrait
Pour plusieurs processus de gestion, Workday vous permet de :
- Annuler les processus en cours.
- Retirez les modifications qui ont dépassé l'étape de finalisation.
Vous pouvez annuler certains processus de gestion lancés en tant que sous-processus sans annuler le processus de gestion parent. Pour déterminer si vous pouvez annuler un processus de gestion particulier, accédez au rapport
Options de configuration des processus de gestion
.Lorsque vous annulez :
- Le processus de gestion global, Workday ignore les sous-processus quel que soit leur statut et annule tous les sous-processus terminés.
- Sous-processus par lui-même, Workday ignore le sous-processus sans annuler le processus de gestion parent.
- Un sous-processus obligatoire une fois le processus de gestion parent terminé, Workday continue de terminer le processus de gestion.
Lorsque vous retirez un processus de gestion qui inclut des sous-processus, Workday retire toutes les actions de la configuration du processus de gestion. Exemple : lorsque vous retirez une fin d'emploi qui inclut un paiement unique, Workday retire à la fois la fin d'emploi et le paiement.
Vous pouvez retirer certains sous-processus individuellement sans retirer le processus de gestion parent.
Dans un processus de gestion unique, vous pouvez accéder au menu des actions associées :
- Processus de gestion en cours pour l'annuler.
- Processus de gestion terminé pour le retirer.
Vous pouvez également annuler ou retirer en bloc des processus de gestion en accédant aux tâches suivantes :
- Annuler en masse des processus de gestion: lorsqu'un processus de gestion inclut des sous-processus, vous pouvez annuler les sous-processus individuellement ou annuler le processus de gestion parent.
- Retirer en masse des processus de gestion: l'inviteProcessus de gestion chargés par EIBde cette tâche affiche les événements d'intégration chargés par un EIB dans lequel vous pouvez retirer au moins un des événements de processus de gestion. Workday recommande de limiter la fourchette de dates lorsque vous sélectionnez l'option d'inviteDans la fourchette de dates, Par système d'intégrationouDans la fourchette de dates, Tous les systèmes d'intégration.
Vous pouvez interrompre les notifications pour chaque processus de gestion que vous annulez ou retirez. Lorsque vous annulez ou retirez des processus de gestion, cette action ne peut pas être annulée.
Workday crée une piste d'audit qui documente les actions de retrait et d'annulation. Vous pouvez configurer des notifications personnalisées et des notifications d'alerte à déclencher lorsque vous :
- Retirer une action.
- Corriger un processus de gestion.
Par exemple, Logan McNeil lance le processus de gestion
Embaucher
qui inclut les sous-processus suivants :
- Proposer une rémunération
- Demander un paiement unique
Embaucher
de façon à rendre les deux sous-processus obligatoires, et le sous-processus Demander un paiement unique
correspond à l'étape de finalisation
de l'embauche.Lorsque l'étape
Proposer une rémunération
est en cours et que Logan annule uniquement l'étape Demander un paiement unique
, Workday :
- Fait passer le statut de l'étapeDemander un paiement uniqueàIgnoré manuellement.
- Finalise le processus de gestionEmbaucher.
Annuler en masse - étape de révision de documents
Vous pouvez utiliser la tâche
Annuler en masse une étape de révision de document
pour annuler les étapes de révision de documents
en tant qu'action en masse. Vous pouvez annuler les étapes Réviser les documents
des processus de gestion dont le statut est :
- En cours
- Terminé avec succès
Par exemple, vous voulez annuler les étapes
Réviser les documents
en attente affectées à des employés pendant le processus de gestion Accueil et intégration
. Lorsque le processus de gestion Accueil et intégration
s'est terminé avec succès, la seule façon d'annuler les étapes Réviser les documents
restantes consiste à utiliser la tâche Annuler en masse une étape de révision de document
.Le nombre maximum d'étapes
de révision de document
que vous pouvez annuler simultanément est de 2 000.Avancer manuellement
Vous pouvez faire avancer manuellement un processus de gestion à l'étape suivante, ou jusqu'à la fin, pour éviter de retarder le processus de gestion. Exemple : une tâche est en attente d'un approbateur qui n'est pas disponible. Pour éviter tout retard dans le processus de gestion, faites-le passer manuellement à l'étape suivante.
Vous devez faire partie d'un groupe de sécurité avec accès à l'action
Avancer manuellement
dans la section Personnes autorisées à effectuer des actions sur l'ensemble du processus de gestion
de la règle de sécurité du processus de gestion. Les utilisateurs disposant de cet accès peuvent lancer la tâche Faire avancer en masse des processus de gestion
, mais ils ne peuvent traiter que les transactions correspondant aux types de processus de gestion autorisés pour leur groupe de sécurité. Pour déterminer si vous pouvez faire avancer manuellement un processus de gestion, accédez au rapport Options de configuration des processus de gestion
.Vous pouvez utiliser la tâche
Faire avancer en masse des processus de gestion
pour faire avancer en masse des processus de gestion. Lorsque vous utilisez la tâche pour faire avancer plus de 10 événements de processus de gestion, Workday exécute la tâche en arrière-plan. Si vous appliquez un filtre dans la tâche Faire avancer en masse des processus de gestion
et que vous cliquez sur Sélectionner tout
, la sélection inclut tous les éléments, et pas la liste filtrée uniquement. Pour les transactions en masse dans les processus de gestion nécessitant un filtre détaillé, Workday recommande d'utiliser la tâche Gestion des opérations en masse
(MOM) plutôt que la tâche Faire avancer en masse des processus de gestion
afin d'éviter tout problème de filtrage.Vous pouvez modifier la définition du processus de gestion pour désactiver les notifications système lorsqu'un processus de gestion est avancé manuellement.
Lorsque vous cochez la case
Activer l'avancement des tâches non affectées
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
, vous pouvez faire avancer une étape non affectée dans un processus de gestion via les éléments suivants :
- Type de gestion des opérationsen masse des processus de gestion.
- Action associéeAvancer manuellement. (Sélectionnez dans le menu des actions associées de l'événement de processus de gestion.)
- TâcheFaire avancer en masse des processus de gestion.
Vous pouvez faire avancer :
- À partir d'une étape non affectée en attente de réaffectation.
- Via une étape non affectée et plusieurs étapes non affectées suivantes.
- Un processus de gestion à finaliser via une étape non affectée qui génère une réaffectation lors du traitement de l'avancement.
Lorsqu'un événement est renvoyé à une étape non affectée, l'étape devient non affectée. Lors du renvoi, l'
invite
À affiche Non affecté
comme préfixe du nom de l'étape. Exemple : Non affecté - Remplir le questionnaire
. Lorsque Workday passe des étapes non affectées, l'onglet Historique du processus
de l' Enregistrement complet du processus
affiche le statut suivant : - Avancé manuellementpour l'étape non affectée.
- Annulépour l'événement réaffecté.
Workday envoie une notification :
- Le titulaire de l'étape du processus de gestion lorsque vous faites avancer un ou tous les événements à l'étape finale (à l'exception des étapes reportées ou non affectées).
- Le titulaire de l'étape d'avancement manuel lorsque l'avancement manuel a lieu.
Workday n'envoie pas de notifications lorsqu'un événement de réaffectation est annulé.
Vous ne pouvez pas faire avancer manuellement une étape marquée
Ne pas faire avancer
dans la définition du processus de gestion. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les étapes que vous pouvez affecter à un groupe de sécurité. Les étapes que vous ne pouvez pas affecter à un groupe de sécurité, à l'exception de l'étape de rapport
, ne peuvent pas être marquées de l'option Ne pas faire avancer
. Pour déterminer si une étape est marquée Ne pas faire avancer
, cochez la case Ne pas faire avancer
dans la définition du processus de gestion.Renvoyer manuellement
Le renvoi est une action de processus de gestion. Généralement, le fait d'exécuter une action de renvoi signifie qu'un utilisateur reçoit un élément dans ses tâches Workday et qu'il souhaite renvoyer l'élément à la personne qui a précédemment effectué l'étape. Exemple : Mike remplit et soumet l'étape
Remplir le questionnaire
. L'élément est ensuite transmis à Betty, la responsable de Mike, pour révision et approbation. Betty reçoit l'élément dans ses tâches pour approbation. Au lieu d'approuver l'élément, elle le renvoie à Mike pour effectuer une correction.Vous pouvez renvoyer un processus de gestion manuellement à tout moment, même lorsque l'étape ne vous est pas affectée.
Vous ne pouvez pas renvoyer tous les processus de gestion. Pour déterminer si vous pouvez renvoyer un processus de gestion manuellement, accédez au rapport
Options de configuration des processus de gestion
.Vous devez faire partie d'un groupe de sécurité avec accès à l'action
Renvoyer manuellement
dans la section Personnes autorisées à effectuer des actions sur l'ensemble du processus de gestion
de la règle de sécurité du processus de gestion.Pour renvoyer manuellement un grand nombre d'événements d'action à la fois, vous pouvez exécuter le générateur d'interfaces Entreprise (EIB)
du processus de gestion de renvoi
. Vous devez disposer de l'autorisation d'exécuter le générateur d'interfaces Entreprise (EIB) et de la règle de sécurité du processus de gestion pour effectuer cette action sur l'événement du type de processus de gestion. Pour chaque événement de ce générateur d'interfaces Entreprise (EIB) qui autorise le renvoi manuel, Workday renvoie l'événement à une étape terminée du processus de gestion qui autorise cette action. Lorsque vous êtes à l'étape de lancement
:
- Un sous-processus, vous pouvez renvoyer l'événement.
- Le processus de gestion parent, vous ne pouvez pas renvoyer l'événement.
Workday recommande de renvoyer manuellement un exemple d'événement dans votre environnement client avant de tenter un renvoi en masse. L'exemple d'événement doit provenir de la même définition du processus de gestion que les autres événements que vous voulez renvoyer.
Vous pouvez accéder à la tâche
Renvoyer manuellement
à partir du menu des actions associées de l'événement de processus de gestion. Lorsque le statut de l'événement de processus de gestion est :
- En cours: l'invite Renvoyer àaffiche toutes les étapes précédentes qui s'affichent généralement dans l'inviteRenvoyerde la barre d'outils du processus de gestion. Lorsque plusieurs groupes de sécurité sont configurés pour une étape et que vous avancez manuellement l'étape, mais la renvoyez ensuite manuellement, Workday affiche toutes les personnes en attente pour l'étape dans l'invite. Exemple :Personnes étant précédemment en attente d'une action (4) : (Dawn Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) – Effectuer l'évaluation par le responsable. Lorsque vous sélectionnez cette option, Workday renvoie l'étape à toutes les personnes précédemment en attente d'une action.
- Terminé, l'invite Renvoyer àaffiche uniquement les étapes précédentes qui autorisent lerenvoi manuel par l'administrateur sur l'événement terminé.
Lorsque vous essayez de renvoyer manuellement un processus de gestion à une étape que vous avez configurée pour s'exécuter en parallèle avec une autre étape et que :
- Les deux étapes sontEn cours, vous ne pouvez pas renvoyer manuellement le processus de gestion à l'une des étapes parallèles.
- L'une des étapes estEn courset l'autreTerminée, vous pouvez renvoyer manuellement le processus de gestion à l'étapeEn cours.
- Les deux étapes sontterminées, vous pouvez renvoyer manuellement le processus de gestion à l'une des étapes parallèles.
Lorsque vous renvoyez l'événement de processus de gestion, l'historique du processus affiche l'étape avec le statut
Renvoi manuel
.Lorsque vous configurez une étape
Action
, Approbation
ou À faire
à exclure de Mes tâches et que vous renvoyez une étape à l'étape exclue, l'étape ne s'affiche pas dans Mes tâches. Vous pouvez toujours renvoyer une étape de l'étape exclue à l'aide du rapport Transactions de processus de gestion en attente d'une action de ma part
.L'administrateur du processus de gestion peut réaffecter des étapes exclues en utilisant :
- Type d'opération en masseRéaffecter une étape de processusde gestion dans la tâcheGestion des opérations en masse.
- Action associée à partir d'un événement.
- Le service webRéaffecter une étape de processus de gestion.
Vous ne pouvez pas utiliser la tâche
Réaffecter des tâches
pour réaffecter des étapes exclues.Lorsque vous renvoyez un événement à un employé ayant un processus de gestion à venir qui modifie son type d'employé, par exemple qui passe d'un intervenant extérieur à un salarié, Workday renvoie l'événement à l'employé affecté. L'étape n'est pas affectée.
Exemple : James est intervenant extérieur et son contrat se termine le 10/09/2023. L'unité légale soumet le processus de gestion pour l'embaucher en tant que salarié. Le processus d'embauche se termine et prend effet le 15/09/2023. Son rôle devient alors un salarié. Le 08/09/2023, James soumet un formulaire I-9. Le 14/09/2023, un partenaire RH renvoie le formulaire I-9 à James pour correction. Il reçoit la tâche renvoyée le 15/09/2023.
Réaffecter les tâches non affectées
Une tâche devient une tâche non affectée lorsque le groupe de sécurité spécifié ne contient pas d'utilisateur ou qu'il contient uniquement des utilisateurs dont le compte Workday est désactivé. Par exemple, si une étape est sécurisée par le groupe de sécurité
Salarié (pour lui-même),
mais que l'utilisateur affecté a une date d'embauche future, la tâche n'est pas affectée. Une tâche peut également être non affectée si le compte Workday de l'utilisateur assigné est désactivé, a expiré ou verrouillé, ou si l'utilisateur assigné ne possède aucun nom d'utilisateur et aucun mot de passe et qu'il ne peut accéder à Workday pour voir sa notification ou finaliser l'étape qui lui a été affectée. Le rapport Tâches non affectées
affiche les étapes en question.Les administrateurs des processus de gestion peuvent réaffecter des tâches non affectées à des employés ou à des titulaires du rôle Unité légale affiliée dans le groupe de sécurité requis. Workday envoie un e-mail de notification aux membres de tous les groupes de sécurité disposant des autorisations
Afficher
et Modifier
dans le domaine Business Process Administration
lorsqu'une tâche n'est plus affectée.Dans
Mes tâches
, vous pouvez réaffecter les tâches qui ne sont pas affectées. Dans l'élément Tâche non affectée
, vous pouvez réaffecter :
- Une seule tâche non affectée en sélectionnant une personne dans l'invite Réaffecter.
- Plusieurs tâches non affectées en cliquant surAfficher les tâches non affectées. Vous pouvez ainsi filtrer et afficher d'autres tâches de processus de gestion non affectées. Nous vous recommandons de filtrer la liste des tâches non affectées par processus de gestion, fourchette de dates ou les deux. Une fois que vous avez appliqué un filtre, vous pouvez réaffecter des étapes dans le rapportAudit des étapes de processus de gestion non affectées.
Dans un élément
Tâches non affectées
, vous pouvez également cliquer sur Afficher le détail
sous l'icône engrenage. Lorsque vous cliquez sur le bouton Réaffecter
dans la grille, Workday affiche le rapport Tâche non affectée
dans laquelle vous pouvez réaffecter une ou plusieurs tâches non affectées.Vous pouvez également réaffecter des tâches non affectées en accédant au rapport
Tâches non affectées
.Corriger un processus de gestion
Vous pouvez corriger les processus de gestion uniquement lorsque la règle de sécurité du processus de gestion indique les groupes de sécurité autorisés à corriger une instance de processus de gestion.
Vous pouvez configurer Workday pour envoyer des notifications personnalisées et d'alerte lors des corrections du processus de gestion.
Supprimer des commentaires d'un processus de gestion
Les administrateurs de processus de gestion peuvent retirer un ou plusieurs commentaires d'un processus de gestion, avant ou après qu'il est terminé.
Dans le menu des actions associées du processus de gestion global (et non d'une étape du processus de gestion), sélectionnez . Vous pouvez ensuite cocher la case en regard de chaque commentaire que vous souhaitez retirer, puis cliquer sur
OK
.De même, si un commentaire a été saisi sur un sous-processus, vous pouvez le retirer en tant qu'action associée au sous-processus, et non à une étape individuelle de ce dernier.
Désactiver une définition de processus de gestion
Pour définir un processus de gestion personnalisé, vous devez l'associer à un objet de gestion, généralement une organisation. La définition du processus de gestion est alors disponible dans cette organisation. Lorsque l'organisation a une hiérarchie, Workday associe toutes les organisations subordonnées à cette définition de processus de gestion jusqu'à atteindre une organisation subordonnée associée à une autre définition de processus de gestion.
Workday utilise la définition du processus de gestion par défaut lorsque vous n'avez pas :
- Est associée à une définition de processus de gestion avec n'importe quelle organisation hiérarchique supérieure dans la hiérarchie.
- Définir un processus de gestion personnalisé pour l'organisation hiérarchique ou d'autres organisations dans la hiérarchie d'organisations hiérarchiques supérieures.
Lorsque vous désactivez un processus de gestion personnalisé pour un objet de gestion spécifique, tel qu'une organisation, puis lancez le processus de gestion, Workday utilise le processus de gestion personnalisé associé à l'organisation hiérarchique.
Assurez-vous qu'un processus de gestion personnalisé approprié est toujours défini.
Dans la tâche
Désactiver une définition de processus de gestion
, vous pouvez indiquer les objets de gestion pour lesquels vous souhaitez activer le processus de gestion personnalisé. Lorsque vous désactivez un processus de gestion personnalisé pour tous les objets de gestion, Workday le supprime complètement et vous ne pouvez pas le réactiver.