Concept : gestion des processus de gestion
Cette rubrique décrit ce que vous pouvez faire avec un processus de gestion, notamment :
Annuler, retirer, corriger et refuser
Pour plusieurs processus de gestion, Workday vous permet d'effectuer les opérations suivantes :
- Annulez les traitements en progression.
- Retirez les modifications qui ont dépassé l' étape de finalisation .
- Corrigez le détail d'un événement de processus de gestion.
- Refuser un processus de gestion à une étape telle queApprobationouRévision.
Vous pouvez également configurer Workday pour lancer automatiquement une orchestration lorsque vous annulez, retirez, corrigez ou refusez un processus de gestion.
Vous pouvez annuler certains processus de gestion lancés en tant que sous-processus sans annuler le processus de gestion parent. Pour déterminer si vous pouvez annuler un processus de gestion donné, accédez au rapport
Options de configuration des processus de gestion
.Lorsque vous annulez :
- Le processus de gestion global, Workday ignore les sous-processus quel que soit leur statut et annule tous les sous-processus terminés.
- Sous-processus par lui-même, Workday ignore le sous-processus sans annuler le processus de gestion parent.
- Un sous-processus obligatoire une fois le processus de gestion parent terminé, Workday termine toujours le processus de gestion.
Lorsque vous retirez un processus de gestion qui inclut des sous-processus, Workday retire toutes les actions associées à la configuration du processus de gestion. Exemple : lorsque vous retirez une fin d'emploi qui inclut un paiement unique, Workday retire à la fois la fin d'emploi et le paiement.
Vous pouvez retirer certains sous-processus individuellement sans retirer le processus de gestion parent.
Dans un processus de gestion unique, vous pouvez accéder au menu des actions associées :
- Processus de gestion en cours pour l'annuler.
- Processus de gestion terminé pour le retirer.
- Événement existant pour le corriger.
Vous pouvez également annuler ou retirer des processus de gestion en bloc en accédant aux tâches suivantes :
- Annuler en masse des processus de gestion: lorsqu'un processus de gestion inclut des sous-processus, vous pouvez annuler les sous-processus individuellement ou annuler le processus de gestion parent.
- Retirer en masse des processus de gestion: l'inviteProcessus de gestion chargés par le générateur d'interfaces Entreprisede cette tâche affiche les événements d'intégration chargés par un générateur d'interfaces Entreprise (EIB) dans lequel vous pouvez retirer au moins un événement de processus de gestion. Workday vous recommande de limiter la fourchette de dates lorsque vous sélectionnez l'option d'inviteDans la fourchette de dates, Par système d'intégrationouDans la fourchette de dates, Tous les systèmes d'intégration.
Vous pouvez arrêter les notifications pour chaque processus de gestion que vous annulez ou retirez. Lorsque vous annulez ou retirez des processus de gestion, vous ne pouvez pas annuler cette action.
Workday crée une piste d'audit documentant les actions d'annulation, de retrait, de correction et de refus. Vous pouvez configurer des notifications personnalisées, des notifications d'alerte et une orchestration de sorte à ce qu'elles se déclenchent lorsque vous :
- Annulez un processus de gestion.
- Retirez un processus de gestion.
- Corrigez un processus de gestion.
- Refuser un processus de gestion.
Par exemple, Logan McNeil lance un processus de gestion
Embaucher
qui inclut les sous-processus suivants :
- L'étapeProposer une rémunération
- Demander un paiement unique
Embaucher
de sorte à rendre obligatoires les deux sous-processus, et le sous-processus Demander un paiement unique
est l' étape de finalisation
de l'embauche.Lorsque l' étape
Proposer une rémunération
est en progression et que Logan annule uniquement l' étape Demander un paiement unique
, Workday :
- Remplace le statut de l' étapeDemander un paiement uniqueparIgnoré manuellement.
- Finalise le processus de gestionEmbaucher.
Annuler en masse une étape de révision de documents
Vous pouvez utiliser la tâche
Annuler en masse une étape de révision de document
pour annuler des étapes de révision de document
en tant qu'action en masse. Vous pouvez annuler des étapes de révision de documents
dans les processus de gestion dont le statut est :
- En cours
- Terminé avec succès
Exemple : vous souhaitez annuler les étapes
Réviser les documents
affectées aux employés pendant le processus de gestion Accueil et intégration
. Lorsque le processus de gestion Accueil et intégration
se termine avec succès, la seule façon d'annuler les étapes restantes de Réviser les documents
est d'utiliser la tâche Annuler en masse des étapes de révision de document
.Le nombre maximum d'étapes
de révision de document
que vous pouvez annuler simultanément est de 2 000.Avancer manuellement
Vous pouvez avancer manuellement un processus de gestion à l' étape suivante ou jusqu'à la fin pour éviter de retarder le processus de gestion. Exemple : une tâche est en attente d'un approbateur qui n'est pas disponible. Pour éviter tout retard dans le processus de gestion, vous avancer manuellement le processus de gestion à l' étape suivante .
Vous devez faire partie d'un groupe de sécurité ayant accès à l'action
Avancer manuellement
dans la section Personnes autorisées à effectuer des actions sur l'ensemble du processus de gestion
de la règle de sécurité du processus de gestion. Les utilisateurs avec cet accès peuvent lancer la tâche Faire avancer en masse des processus de gestion
, mais ils ne peuvent traiter que les transactions correspondant aux types de processus de gestion autorisés pour leur groupe de sécurité. Pour déterminer si vous pouvez avancer manuellement un processus de gestion, accédez au rapport Options de configuration des processus de gestion
.Vous pouvez utiliser la tâche
Faire avancer en masse des processus de gestion
pour avancer en masse des processus de gestion. Lorsque vous utilisez la tâche pour avancer plus de 10 événements de processus de gestion, Workday exécute la tâche en arrière-plan. Si vous appliquez un filtre dans la tâche Faire avancer en masse des processus de gestion
et que vous cliquez sur Sélectionner tout
, la sélection inclut tous les éléments, et pas la liste filtrée uniquement. Pour les transactions en masse sur des processus de gestion qui nécessitent un filtrage détaillé, Workday vous recommande d'utiliser la tâche Gestion des opérations en masse
(MOM) plutôt que la tâche Faire avancer en masse des processus de gestion
afin d'éviter les problèmes de filtrage.Vous pouvez modifier la définition du processus de gestion afin de désactiver les notifications système lorsqu'un processus de gestion est avancé manuellement.
Lorsque vous cochez la case
Autoriser l'avancement des tâches non affectées
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
, vous pouvez avancer une étape non affectée dans un processus de gestion via :
- Avancer le type Gestion des opérations en masse des processus de gestion.
- Action associéeAvancer manuellement. (Sélectionner dans le menu des actions associées de l'événement de processus de gestion.)
- TâcheFaire avancer en masse des processus de gestion.
Vous pouvez avancer:
- À partir d'une étape non affectée en attente de réaffectation.
- Via une étape non affectée et plusieurs étapes suivantes non affectées.
- Un processus de gestion jusqu'à la fin du processus de gestion via une étape non affectée qui génère une réaffectation lors du traitement de l'avancement.
Lorsqu'un événement est renvoyé à une étape non affectée, l' étape devient non affectée. Pendant le renvoi, l'invite
À
affiche Non affecté
comme préfixe du nom de l' étape . Exemple : Non affecté - remplir le questionnaire
. Lorsque Workday avance dans des étapes non affectées, l'onglet Historique du processus
de l' enregistrement complet du processus
affiche le statut suivant : - Avancé manuellementpour l' étape non affectée .
- Annulépour l'événement réaffecté.
Workday envoie une notification aux :
- Titulaire de étape du processus de gestion lorsque vous avancer un ou tous les événements à l'étape de finalisation (à l'exception des étapes qui sont différées ou qui ne sont plus affectées).
- Titulaire de l' étape avancée manuellement lorsque avancer manuel a lieu.
Workday n'envoie pas de notification lorsqu'un événement de réaffectation est annulé.
Vous ne pouvez pas avancer manuellement une étape marquée avec l'option
Ne pas faire avancer
dans la définition du processus de gestion. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les étapes que vous pouvez affecter à un groupe de sécurité. Les étapes que vous ne pouvez pas affecter à un groupe de sécurité, à l'exception de l' étapede rapport
, ne peuvent pas être marquées avec l'option Ne pas faire avancer
. Pour déterminer si une étape comporte l'attribut Ne pas faire avancer
, reportez-vous à la case Ne pas faire avancer
dans la définition du processus de gestion.Renvoyer manuellement
Renvoyer est une action du processus de gestion. En règle générale, l'action de renvoi signifie qu'un utilisateur reçoit un élément dans ses tâches Workday Mes tâches et qu'il souhaite renvoyer l'élément à la personne qui a déjà effectué l' étape. Exemple : Mike remplit et soumet une étape
Remplir le questionnaire
. L'élément est ensuite transmis à la responsable de Mike, Betty, pour révision et approbation. Betty reçoit l'élément dans Mes tâches pour l'approuver. Au lieu d'approuver l'élément, elle le renvoie à Mike pour qu'il apporte une correction.Vous pouvez renvoyer un processus de gestion manuellement à tout moment, même si l' étape ne vous est pas affectée.
Vous ne pouvez pas renvoyer tous les processus de gestion. Pour déterminer si vous pouvez renvoyer manuellement un processus de gestion, accédez au rapport
Options de configuration des processus de gestion
.Vous devez faire partie d'un groupe de sécurité ayant accès à l'action
Renvoyer manuellement
dans la section Personnes autorisées à effectuer des actions sur l'ensemble du processus de gestion
de la règle de sécurité du processus de gestion.Pour renvoyer manuellement un grand nombre d'événements d'action en même temps, vous pouvez exécuter le générateur d'interfaces Entreprise (EIB)
du processus de gestion de renvoi
. Vous devez avoir une autorisation pour exécuter des générateurs d'interfaces Entreprise (EIB) et une autorisation sur la règle de sécurité de processus de gestion pour effectuer cette action sur l'événement pour le type de processus de gestion. Pour chaque événement de ce générateur d'interfaces Entreprise (EIB) qui autorise le renvoi manuel, Workday renvoie l'événement à une étape terminée du processus de gestion qui autorise cette action. Lorsque vous êtes à l' étape de lancement
de :
- Un sous-processus, vous pouvez renvoyer l'événement.
- Le processus de gestion parent, vous ne pouvez pas renvoyer l'événement.
Workday vous recommande de renvoyer manuellement un exemple d'événement dans votre environnement client avant d'essayer de renvoyer en masse. L'exemple d'événement doit provenir de la même définition de processus de gestion que les autres événements que vous voulez renvoyer.
Vous pouvez accéder à la tâche
Renvoyer manuellement
dans le menu des actions associées de l'événement de processus de gestion. Lorsque le statut de l'événement de processus de gestion est :
- En cours, l'invite Renvoyer àaffiche toutes les étapes précédentes que vous pourriez voir dans l'inviteRenvoyerde la barre d'outils du processus de gestion. Lorsque plusieurs groupes de sécurité sont configurés à une étape et que vous avancer manuellement l' étape , puis la renvoyez manuellement à l'étape suivante, Workday affiche dans l'invite toutes les personnes en attente pour l' étape . Exemple :Personnes devant précédemment effectuer une évaluation (4) : (D cataloguen Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) – Effectuer l'évaluation par le responsable. Lorsque vous sélectionnez l'option d'invite, Workday renvoie l' étape à toutes les personnes précédemment en attente.
- Terminé, l'invite Renvoyer àaffiche uniquement les étapes précédentes qui autorisent l'option Renvoi manuel par l'administrateur à la fin de l'événement.
Lorsque vous essayez de renvoyer manuellement un processus de gestion à une étape que vous avez configurée pour s'exécuter en parallèle avec une autre étape et que :
- Les deux étapes sonten cours, vous ne pouvez pas renvoyer manuellement le processus de gestion vers l'une des étapes parallèles.
- Une étape estEn courset l' étape estTerminée, vous pouvez renvoyer manuellement le processus de gestion à l' étapeEn cours.
- Les deux étapes sontterminées, vous pouvez renvoyer manuellement le processus de gestion vers l'une des étapes parallèles.
Lorsque vous renvoyez l'événement de processus de gestion, l'historique du processus affiche l' étape dont le statut
est Renvoi manuel
, .Lorsque vous configurez une
étape d'action
, d'approbation
ou de tâche
à exclure de Mes tâches et que vous renvoyez une étape à l' étape exclue , l' étape ne s'affiche pas dans Mes tâches. Vous pouvez toujours renvoyer une étape de l' étape exclue en utilisant le rapport Transactions de processus de gestion en attente d'une action de ma part
.L'administrateur du processus de gestion peut réaffecter les étapes exclues en utilisant les éléments suivants :
- Réaffecter le type d'opération en masse Étape de processus de gestiondans la tâcheGestion des opérations en masse.
- action associée d'un événement.
- Réaffecter le service web Réaffecter une étape de processus de gestion.
Vous ne pouvez pas utiliser la tâche
Réaffecter des tâches
pour réaffecter des étapes exclues.Lorsque vous renvoyez un événement à un employé associé à un processus de gestion futur qui modifie son type d'employé (par exemple, de l'intervenant extérieur à l' salarié ), Workday renvoie l'événement à l'employé affecté. L' étape ne peut pas être annulée.
Par exemple, James est un intervenant extérieur et son contrat prend fin le 10/09/2023. L' unité légale soumet le processus de gestion pour l'embaucher comme salarié. Le processus d'embauche se termine et prend effet le 15/09/2023. Son rôle devient un salarié. Le 08/09/2023, James soumet un formulaire I-9. Le 14/09/2023, un partenaire RH renvoie le formulaire I-9 à James pour qu'il le corrige. Il reçoit la tâche renvoyée le 15/09/2023.
Réaffecter les tâches non affectées
Une tâche devient une tâche non affectée lorsque le groupe de sécurité défini ne contient pas d'utilisateur ou contient uniquement des utilisateurs ayant des comptes Workday désactivés. Par exemple, si une étape est sécurisée par le groupe de sécurité
Salarié (pour lui-même)
, mais que l'utilisateur affecté a une date d'embauche future, la tâche n'est pas affectée. Une tâche peut également être annulée si le compte Workday de l'utilisateur affecté est désactivé, expiré ou verrouillé, ou si l'utilisateur affecté n'a pas Identifiant ni de mot de passe et qu'il ne peut pas accéder à Workday pour voir ses notifications ou exécuter étape qui lui a été affectée . Le rapport Tâches non affectées
affiche les étapes présentant un problème.Les administrateurs des processus de gestion peuvent réaffecter les tâches non affectées aux employés ou aux titulaires du rôle de vacataire dans le groupe de sécurité requis. Workday envoie une notification par e-mail aux membres de tous les groupes de sécurité disposant des autorisations
Afficher
et Modifier
dans le domaine Business Process Administration
lorsqu'une tâche n'est plus affectée.Dans
Mes tâches
, vous pouvez réaffecter les tâches qui n'ont pas été affectées. Dans l'élément Tâche non affectée
, vous pouvez réaffecter :
- Une seule tâche non affectée en sélectionnant une personne dans l'invite Réaffecter à.
- Plusieurs tâches non affectées en cliquant surAfficher les tâches non affectées. Vous pouvez ainsi filtrer et afficher d'autres tâches de processus de gestion non affectées. Nous vous recommandons de filtrer la liste des tâches non affectées par processus de gestion, fourchette de dates ou les deux. Une fois que vous avez appliqué un filtre, vous pouvez réaffecter des étapes dans le rapportAudit des étapes non affectées d'un processus de gestion.
À partir d'un élément
Tâches non affectées
, vous pouvez également cliquer sur Afficher le détail
sous l'icône engrenage. Lorsque vous cliquez sur le bouton Réaffecter
de la grille, Workday affiche le rapport Tâches non affectées
dans lequel vous pouvez réaffecter une seule tâche non affectée ou plusieurs tâches non affectées.Vous pouvez également réaffecter les tâches non affectées en accédant au rapport
Tâches non affectées
.Corriger un processus de gestion
Vous pouvez corriger des processus de gestion uniquement lorsque la règle de sécurité de processus de gestion spécifie les groupes de sécurité autorisés à corriger une instance de processus de gestion.
Vous pouvez configurer Workday pour envoyer des notifications d'alerte et personnalisées lors des corrections du processus de gestion.
Corriger les processus de gestion erronés
Lorsqu'un événement de processus de gestion entre en erreur, les administrateurs du processus de gestion peuvent gérer et redémarrer les événements. Workday affiche un champ
Définitions de processus de gestion avec exceptions
qui répertorie toutes les définitions dont le statut est erroné. Les définitions actives qui ne sont pas en erreur s'affichent dans le champ Autres définitions de processus de gestion
.Workday prévient les administrateurs des nouveaux événements erronés en affichant un élément
Corriger le processus de gestion
en haut de leur liste Mes tâches
. Une fois tous les événements corrigés pour le type de processus de gestion , Workday supprime l'élément de Mes tâches
. Si le bouton Relancer des processus de gestion erronés
n'est pas visible sur la page Corriger un processus de gestion
ou dans l'élément Mes tâches
, c'est que la emploi en arrière-plan de correction des processus est déjà en progression. Workday affiche un texte d'aide sur ces emplacements pour expliquer le statut.Les administrateurs des processus de gestion qui n'ont pas l'élément
Corriger un processus de gestion
dans leur liste Mes tâches
peuvent accéder à la tâche autonome Corriger un processus de gestion
à l'aide de l'invite Rechercher
. Cette tâche autonome permet aux administrateurs de sélectionner un type de processus de gestion donné se trouvant dans un état d'erreur et de redémarrer les événements.Supprimer des commentaires d'un processus de gestion
Les administrateurs des processus de gestion peuvent retirer un ou plusieurs commentaires d'un processus de gestion, avant ou après la fin du processus de gestion.
Dans le menu des actions associées du processus de gestion global (et non depuis une étape de processus de gestion ), sélectionnez. Vous pouvez ensuite cocher la case en regard de chaque commentaire que vous souhaitez supprimer, puis cliquer sur
OK
.De même, si un commentaire a été rédigé sur un sous-processus, vous pouvez supprimer le commentaire dans le menu des actions associées du sous-processus, et non depuis une étape individuelle du sous-processus.
Désactiver une définition de processus de gestion
Pour définir un processus de gestion personnalisé, vous devez l'associer à un objet de gestion, généralement une organisation. La définition du processus de gestion est alors disponible dans cette organisation. Lorsque l'organisation a une hiérarchie, Workday associe toutes les organisations subordonnées à cette définition de processus de gestion jusqu'à atteindre une organisation subordonnée qui est associée à une autre définition de processus de gestion.
Workday utilise la définition du processus de gestion par défaut si vous n'avez pas :
- Associé une définition de processus de gestion à n'importe quelle organisation hiérarchique supérieure de la hiérarchie.
- Vous avez défini un processus de gestion personnalisé pour l'organisation hiérarchique ou d'autres organisations de la hiérarchie d'organisations hiérarchiques supérieures.
Lorsque vous désactivez un processus de gestion personnalisé pour un objet de gestion spécifique, tel qu'une organisation, puis que vous lancez le processus de gestion, Workday utilise le processus de gestion personnalisé associé à l'organisation hiérarchique.
Vérifiez qu'un processus de gestion personnalisé approprié est toujours défini.
Dans la tâche
Désactiver la définition de processus de gestion
, vous pouvez indiquer les objets de gestion pour lesquels vous voulez activer le processus de gestion personnalisé. Lorsque vous désactivez un processus de gestion personnalisé pour tous les objets de gestion, Workday le supprime complètement et vous ne pouvez pas le réactiver.