Concept : pièces jointes d'étape de processus de gestion
Vous pouvez joindre des documents aux étapes
Lancement
et Action
d'un processus de gestion.Par exemple, vous pouvez joindre des documents aux processus de gestion
Accord d'embauche
ou Offre
, puis distribué aux candidats. De même, vous pouvez autoriser les pièces jointes dans le processus de gestion Demander un changement de délégation
pour permettre aux administrateurs de processus de gestion de joindre des instructions, par exemple lorsque vous déléguez des éléments dans la tâche Gérer les paramètres de délégation
.Vous pouvez uniquement afficher les pièces jointes aux étapes
d'approbation
.Les participants en aval du processus de gestion peuvent réviser et approuver les pièces jointes. Vous pouvez :
- Utiliser la règle de sécurité du processus de gestion pour contrôler qui peut afficher et modifier les pièces jointes.
- Activer ou désactiver les pièces jointes pour un processus de gestion spécifique ou au niveau de l'environnement client.
- Joindre un document signifie l'inclure dans le processus de gestion, sans qu'il soit nécessaire de préconfigurer ce document.
- Joindre des documents lorsque vous rectifiez l'étape d'un processus de gestion ou corrigez un événement de processus de gestion.
Sécurité
Pour contrôler l'accès aux pièces jointes, vous pouvez créer des segments de sécurité qui limitent les catégories de document visibles par un rôle. Les segments de sécurité indiquent les catégories de document que le rôle peut créer, modifier ou afficher. Accordez des autorisations sur les pièces jointes à des groupes de sécurité par segment ayant accès à des catégories de document spécifiques, puis ajoutez ces groupes à la règle de sécurité du processus de gestion.
Les processus de gestion qui utilisent des modèles peuvent nécessiter que vous ajoutiez des utilisateurs au domaine des pièces jointes pour le processus de gestion.
Si vous ne configurez pas la sécurité des pièces jointes dans une règle de sécurité de processus de gestion, la sécurité est automatiquement héritée de la règle de sécurité de processus de gestion pour l'étape de processus de gestion appropriée. Par exemple, les autorisations figurant dans les pièces jointes de l'étape
Réviser une demande de création de poste
du processus de gestion Créer un poste
sont accordées aux groupes de sécurité qui ont accès à l'étape d'action Réviser une demande de création de poste
dans la règle de sécurité du processus de gestion.Actions liées aux pièces jointes
Lorsque les catégories de document sont activées pour un processus de gestion, vous devez les saisir lorsque vous téléchargez une pièce jointe. Pour plus d'informations sur les catégories de document, voir Définir les catégories de document.
Les initiateurs ne peuvent télécharger que les fichiers auxquels ils ont accès en fonction de la sécurité du segment par catégorie de document.
Les chargés de la révision peuvent réviser, modifier la catégorie et la description du document, télécharger ou supprimer uniquement les fichiers auxquels ils ont accès en fonction de la sécurité par segment de catégorie de document.
Les approbateurs ne peuvent réviser et approuver que les fichiers auxquels ils ont accès en fonction de la sécurité par segment de catégorie de document.
Paramètres au niveau de l'environnement client et paramètres des processus de gestion individuels
Vous pouvez activer les pièces jointes au niveau de l'environnement client ou de processus de gestion individuels.
Lorsque le paramètre
Activer les pièces jointes
de niveau de l'environnement client de la tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
est en conflit avec le paramètre Activer les pièces jointes
d'une règle de sécurité d'un processus de gestion spécifique, Workday respecte la dernière modification de paramètre effectuée. Exemple : le 16/05/2024, vous accédez à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
et désélectionnez la case Activer les pièces jointes
. Le 15/06/2024, vous accédez à la règle de sécurité du processus de gestion et cochez la case Activer les pièces jointes
. Ensuite, le 20/06/2024, vous modifiez un champ de la tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
. Workday respecte le paramètre Activer les pièces jointes
de la tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion,
car cette tâche a été mise à jour le plus récemment. Dans cet exemple, les pièces jointes sont désormais désactivées pour n'importe quel processus de gestion. Lorsque vous apportez des modifications à la
tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
, la piste d'audit de la règle de sécurité du processus de gestion n'affiche pas les modifications apportées à la tâche Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
. De même, lorsque vous apportez des modifications à la règle de sécurité du processus de gestion, la piste d'audit Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
n'affiche pas les modifications apportées à la règle de sécurité du processus de gestion. Workday vous recommande de réviser à la fois la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion
et les pistes d'audit de la règle de sécurité du processus de gestion pour voir toutes les modifications apportées à ces paramètres.