Concept : processus de gestion
Dans Workday, un processus de gestion correspond à un ensemble de tâches que des personnes lancent, sur lesquelles elles agissent et les finalisent afin d'atteindre un objectif professionnel souhaité. Lorsque vous lancez un processus de gestion, Workday achemine les tâches vers les rôles responsables (utilisateurs autorisés à exécuter les tâches en fonction de leur appartenance à des groupes de sécurité) et applique les règles de sécurité et de gestion tout au long du processus de gestion.
Tout utilisateur ayant le même rôle peut lancer un processus de gestion. Une fois lancé, le processus de gestion prévient les utilisateurs ayant des rôles responsables à mesure qu'il traite chaque étape et reçoit du feedback lorsque chaque étape est terminée, afin de pouvoir passer à l'étape suivante. Notez que les étapes d'un processus de gestion peuvent être soumises à conditions.
Tous les processus de gestion reposent sur une définition de processus de gestion ; Vous ne pouvez pas créer un processus de gestion dans Workday sans l'avoir défini au préalable. Les processus de gestion par défaut de Workday sont des définitions prédéfinies et peuvent être personnalisés selon vos besoins. Vous pouvez copier le processus de gestion dans n'importe quelle organisation hiérarchique et l'adapter si nécessaire, en créant différentes versions du même processus de gestion pour différentes organisations. La logique de processus de gestion est héritée et une organisation subordonnée utilise donc la définition de processus de gestion de l'organisation supérieure, sauf si vous spécifiez une définition personnalisée pour l'organisation subordonnée.
Si un processus de gestion n'a pas de définition par défaut, vous pouvez utiliser la tâche
Créer une définition de processus de gestion (définition par défaut)
pour créer et configurer la définition par défaut.Le rapport
Types de processus de gestion avec définitions par défaut utilisées
affiche les processus de gestion par défaut qui sont utilisés.Le rapport
Options de configuration des processus de gestion
affiche les types d'organisation que vous pouvez associer à un processus de gestion.Exemple
Embaucher
est un processus de gestion simple qui se compose de deux étapes :- Une personne ayant le rôle approprié (Responsable ou Partenaire RH, par exemple) lance le processus de gestion en finalisant la tâcheEmbaucher un salariédans Workday.
- Workday route l'étapeProposer une rémunérationà la personne ayant le rôle approprié (Responsable ou Partenaire RH, par exemple) pour proposer une rémunération pour le candidat.
Le processus de gestion est
terminé
lorsque l'étape finale (Proposer une rémunération
, dans le cas présent) ou lorsque l'étape de finalisation désignée est exécutée.Définitions de processus de gestion
La définition du processus de gestion correspond à la liste des étapes (tâches) qui composent le processus de gestion et les rôles chargés de les finaliser.
Pour garantir la performance optimale du processus de gestion, Workday vous recommande de limiter le nombre d'étapes dans une définition de processus de gestion.
Nous prenons en charge un maximum de 72 étapes consécutives non manuelles dans un processus de gestion. Une étape non manuelle est une étape traitée automatiquement par le système, sans interaction de l'utilisateur. Exemple : étapes non obligatoires, étape
d'intégration
ou de rapport
. Si l'un de vos processus de gestion comporte 72 étapes consécutives non manuelles, Workday vous recommande d'évaluer la définition du processus de gestion afin de réduire le nombre de ces étapes consécutives ou de configurer une définition du processus de gestion fondée sur des règles avec des étapes conditionnelles.Workday fournit une vue graphique en lecture seule des processus de gestion. Vous pouvez utiliser cette vue graphique pour communiquer des modélisations, confirmer les modélisations et confirmer les modifications du workflow. Pour afficher le schéma d'un processus de gestion, cliquez sur
Afficher le diagramme
sur la page Afficher la définition du processus de gestion
ou, dans le menu des actions associées du processus de gestion, sélectionnez .Vous ne pouvez pas modifier le type d'étape des étapes existantes lorsque vous modifiez une définition de processus de gestion. Si vous voulez modifier le type d'étape, vous pouvez supprimer l'étape et ajouter une nouvelle étape avec un nouveau type d'étape dans la définition du processus de gestion.
Lorsque vous copiez ou créez un lien vers une définition de processus de gestion, vous ne pouvez pas définir une date d'effet antérieure à la date de création initiale du processus de gestion.
Pour afficher la liste des processus de gestion dans Workday, vous pouvez :
- Exécuter le rapportDéfinitions de processus de gestion.
- Sélectionnez dans le menu des actions associées d'une organisation hiérarchique. Workday affiche les processus de gestion associés à l'organisation sélectionnée.
Pour le reporting d'audit, vous pouvez marquer les instances des processus de gestion. Cela vous permet de suivre et de générer des rapports sur les modifications de configuration des processus de gestion dans votre environnement client, par exemple les modifications apportées à la définition de processus de gestion. Notez que vous ne pouvez pas appliquer de marqueur d'audit aux processus de gestion dynamiques. Par conséquent, aucune entrée de piste d'audit ne sera créée dans le
rapport de piste d'audit
pour les processus de gestion dynamiques.La tâche
Désactiver les définitions de processus de gestion orphelines
vous permet de filtrer et de désactiver les définitions de processus de gestion qui sont actives mais orphelines. Ainsi, la définition du processus de gestion :
- N'est pas défini comme définition par défaut.
- N'est associé à aucune organisation.
- N'est pas inclus dans une définition du processus de gestion fondée sur des règles.
Dans la tâche
Désactiver les définitions de processus de gestion orphelines
, le champ Définitions de processus de gestion à désactiver
affiche les définitions de processus de gestion orphelines que vous pouvez désactiver. Lorsque vous cochez la case Confirmer
, puis cliquez sur OK
, Workday désactive les définitions de processus de gestion répertoriées. Si aucune définition de processus de gestion n'est répertoriée dans ce champ et que vous cochez la case Confirmer
, aucune modification n'est apportée à l'environnement client car il n'existe aucune définition active mais orpheline à désactiver.Certaines étapes des types de processus de gestion pouvant être avancés manuellement peuvent être marquées avec l'option
Ne pas faire avancer
. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour éliminer le risque de fraude dans les cas où un utilisateur avance un événement jusqu'à la fin sans approbation. En marquant des étapes critiques dans la définition de processus de gestion avec l'option Ne pas faire avancer
, vous réduisez également le risque d'avancement manuel accidentel d'un événement. Un événement ne peut pas être avancé depuis ou via une étape marquée avec l'option Ne pas faire avancer
en incluant des méthodes telles que l'action associée Avancer manuellement
sur un événement de processus de gestion ou via le type Avancer les processus
de gestion des opérations en masse. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les étapes que vous pouvez affecter à un groupe de sécurité. Les étapes que vous ne pouvez pas affecter à un groupe de sécurité, à l'exception d'une étape de rapport
, ne peuvent pas être marquées avec l'option Ne pas faire avancer
.Processus de gestion et sécurité
Chaque étape dans une définition de processus de gestion est associée à un groupe de sécurité qui détermine qui est responsable de cette étape. En outre, la définition du processus de gestion est soumise à une règle de sécurité qui détermine les personnes autorisées à :
- Démarrez le processus de gestion.
- Effectuer des étapes d'action dans le processus de gestion.
- Effectuer des actions sur l'ensemble du processus de gestion.
- Approuver, corriger, annuler et retirer des étapes.
- Réaffecter des tâches.
Lorsque vous accédez à une règle de sécurité de processus de gestion et que des groupes de sécurité non souhaités apparaissent dans l'une des actions de processus de gestion suivantes, un message d'avertissement s'affiche et identifie les groupes de sécurité et l'action de processus de gestion pour laquelle ils sont configurés :
- Approbation ad hoc
- Refuser
- Refuser (service web)
- Renvoyer manuellement
- Demander une réaffectation
Cela vous permet d'identifier les groupes de sécurité non valides, de les supprimer de la règle de sécurité et de vous assurer que c'est la personne appropriée qui a accès aux actions autorisées du processus de gestion.
Si une règle de sécurité de processus de gestion comporte des groupes de sécurité inattendus configurés pour l'une des cinq actions de processus de gestion et que vous apportez des modifications à la règle de sécurité, vous pouvez toujours enregistrer vos modifications. Workday affiche le message d'avertissement concernant les groupes de sécurité inattendus. Si vous voyez le message d'avertissement, Workday vous recommande de tester rigoureusement votre configuration pour vous assurer qu'elle ne produit pas d'accès inattendu aux données et que les règles de routage se comportent comme prévu.
Si vous constatez un accès inattendu aux données dans votre environnement client, nous vous recommandons de retirer le groupe de sécurité de la règle de sécurité du processus de gestion. Lorsque vous retirez des groupes de sécurité inattendus de l'une des actions de processus de gestion ci-dessus et que vous enregistrez vos modifications, vous ne pourrez pas ajouter les groupes de sécurité à ces actions de processus de gestion. Vous ne pourrez pas non plus rechercher le groupe de sécurité dans ces cinq invites d'action de processus de gestion.
Pour identifier les groupes de sécurité inattendus dans les règles de sécurité des processus de gestion, vous pouvez accéder au rapport
Audit des exceptions de sécurité
pour consulter les entrées d'audit dans les onglets suivants :
- Exceptions de règle de sécurité de processus de gestion
- Exceptions de groupes de sécurité
Lorsque vous marquez un processus de gestion et que vous apportez des modifications à une règle de sécurité de processus de gestion, des entrées de piste d'audit sont créées. Dans le
rapport de piste d'audit
:
- Lorsque vous modifiez une règle de sécurité de processus de gestion pour la première fois et que vous l'enregistrez sans apporter de modifications, Workday ajoute plusieurs entrées au rapport.
- Une entrée de piste d'audit est créée dans le rapport lorsqu'une modification de la sécurité est apportée à la règle de sécurité du processus de gestion, même avant l'activation de cette modification.
- Lorsque vous mettez à jour les invites d'autorisation de la règle de sécurité, la colonneLinéairedu rapport affiche le chemin d'accès à la section de la règle de sécurité du processus de gestion, mais n'indique pas l'invite réelle qui a été modifiée.
Lorsque les groupes de sécurité inactifs dans votre environnement client sont associés à des actions autorisées qui ne sont plus disponibles dans la règle de sécurité de processus de gestion, vous pouvez retirer les groupes de sécurité inactifs. Tout utilisateur disposant des droits d'accès aux domaines suivants peut retirer les groupes de sécurité inactifs en accédant à la tâche
Retirer des groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
:
- Business Process Administration
- Security Activation
- Security Configuration
La tâche
Retirer des groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
vous permet d'identifier et de retirer des groupes de sécurité inactifs.Avant d'exécuter la tâche
Retirer des groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
, Workday vous recommande vivement d'accéder à la tâche Activer les modifications de règle de sécurité en attente
pour confirmer et activer les modifications de sécurité existantes. Après avoir exécuté la tâche Retirer des groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
, vous devez accéder de nouveau à la tâche Activate Pending Security Policy Changes
pour finaliser le processus. Si vous ne voyez pas le type de processus de gestion dans la tâche d'activation des modifications de règle de sécurité en attente
, continuez de confirmer les modifications de règle de sécurité en attente. Déterminez si vous devez retirer des groupes de sécurité inactifs dans votre environnement client avant de poursuivre.Une fois que vous avez retiré le groupe de sécurité et accès au rapport
Audit des exceptions de sécurité
, Workday n'affiche plus le groupe de sécurité dans l'onglet Exceptions de règle de sécurité des processus de gestion
. La tâche Retirer des groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
ne traite pas les éléments d'audit qui peuvent s'afficher dans les onglets de rapport Audit des exceptions de sécurité
:
- Exceptions de règles de sécurité de domaine
- Exceptions de groupes de sécurité
Partager vos définitions de processus de gestion
Vous pouvez utiliser la source de données
Définition de processus de gestion
pour partager des informations sur vos définitions de processus de gestion avec les parties prenantes clés. Exemple : vous pouvez créer un rapport personnalisé qui affiche un ensemble sélectionné de définitions de processus de gestion, ainsi que les groupes de sécurité de lancement, les étapes de workflow individuelles et les notifications personnalisées qui composent chaque définition. Ce rapport peut être partagé ou exporté pour être utilisé par les responsables supérieurs, les responsables de projet ou les responsables clients.La source de données
Définition de processus de gestion
est sécurisée via le domaine Manage: Business Process Definitions
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