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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-01-24
Ajouter des documents à Workday

Ajouter des documents à Workday

Sécurité : domaine
Document Library
 dans le domaine fonctionnel System.
Vous pouvez utiliser la tâche
Créer un document
 pour :
  • Télécharger le document dans Workday en tant que pièce jointe.
  • Fournir un lien direct vers un document dans un système externe.
  • Créez un modèle pour un document généré dynamiquement.
Workday recommande de ne pas utiliser de pièces jointes pour traiter les données d'identification personnelle (PII). Vous ne pouvez pas purger les pièces jointes.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un document
     .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nom
    Les noms de document Adobe (y compris l'extension de fichier) doivent comporter moins de 250 caractères et les noms de document DocuSign doivent comporter 95 caractères maximum.
    Vous devez respecter ces caractères pour éviter les problèmes de récupération de documents dans Workday. Adobe et DocuSign tronque les noms de document au-delà de la limite de caractères, ce qui entraîne des incohérences de nom entre le prestataire de signature électronique et Workday. Vous devez également éviter d'utiliser des solutions de contournement pour saisir un nom qui dépasse la limite maximum après avoir créé un document (exemple : à l'aide de la tâche
    Modifier un document
     ).
    Catégorie
    Vous pouvez utiliser la sécurité segmentée pour limiter les catégories de document affichées dans l'invite.
    Lien
    Mettez à jour l'URL dans Workday lorsque le contenu d'un site web externe change.
    Modèle
    Sélectionnez une
    Source
     dans l'invite. La source correspond généralement au type de processus de gestion utilisé par Workday pour distribuer le document généré de manière dynamique.
    Sélectionnez ou créez, puis triez, les blocs de texte qui constituent le document généré.
    Dans l'onglet
    Présentation
     , sélectionnez la
    Présentation par défaut
     à associer au document.
    Workday renseigne automatiquement le champ
    Présentation par défaut
     avec
    la valeur Présentation par défaut du document généré
    . Il s'agit d'une présentation prédéfinie par Workday avec une période de conservation des documents par défaut de 3 650 jours (10 ans) à compter de la date de génération dynamique d'un document. Pour éviter toute perte de document, mettez à jour
    la Présentation par défaut du document généré
     à l'aide de la tâche
    Modifier une présentation de formulaire prédéfinie
     et modifiez le champ
    Décalage de l'expiration du document obtenu (en jours)
     pour répondre aux exigences légales et professionnelles.
    Vous pouvez sélectionner
    Créer une règle de condition
     dans l'invite
    Règle
     pour créer une nouvelle règle de condition pour un bloc de texte ou une présentation.
    Cochez la case
    Contenu généré sécurisé
     si vous souhaitez que le contenu du document ne soit visible que par les utilisateurs autorisés à exécuter l'étape
    Générer un document
     . Vous devez également saisir le motif du changement de sécurité du document.
Dans le menu des actions associées du document, sélectionnez
Historique du document
 pour afficher un historique des versions du document.
Vous pouvez utiliser Object Transporter pour migrer des documents d'un environnement client à un autre. Exemple : vous pouvez tester des documents dans votre environnement client Sandbox, puis les migrer vers votre environnement client de production.