Concept : génération dynamique de documents
Vous pouvez créer des modèles et les personnaliser pour générer des documents de manière dynamique, comme des accords d'embauche et des lettres offre . Vous pouvez utiliser un processus de gestion Workday pour réviser les documents générés et les distribuer aux utilisateurs pour signature électronique.
- Utilisez la tâcheCréer un documentpour créer des modèles, puis build le contenu de chaque modèle à l'aide de blocs de texte composé de texte enrichi et de données variable . Vous pouvez également appliquer une présentation personnalisée à un document généré de manière dynamique.
- Ajoutez une étapeAction degénération de document à un processus de gestion pour générer un document dynamique à partir d'un modèle que vous sélectionnez.
- Ajoutez une étapeRéviser les documentsau même processus de gestion pour distribuer le document généré de manière dynamique aux utilisateurs appropriés. Vous devez configurer l'étape Générer un document avant l'étapeRéviser les documents.
Pour afficher un document généré ajouté au fichier des documents de l'employé à l'aide d'une étape
de révision des documents
, vous devez appartenir à un groupe de sécurité ayant accès au segment qui sécurise le modèle associé.Vous pouvez associer une règle de condition à une présentation personnalisée et utiliser condition règles pour déterminer les présentations personnalisées utilisées par Workday pour afficher ou imprimer les documents générés. Exemple : créez une lettre offre qui utilise différentes présentations personnalisées en fonction des caractéristiques du poste. Workday utilise la présentation personnalisée pour le document généré lorsque le programme s'exécute uniquement lorsque la condition est vraie.
Si vous ajoutez des présentations personnalisées à la grille, vous devez sélectionner une règle de condition à associer à chaque présentation personnalisée.
- Vous ne pouvez pas utiliser la même règle de condition plusieurs fois pour la même présentation personnalisée.
- Vous pouvez uniquement sélectionner des règles de condition disponibles dans le contexte de ce document. La règle de condition doit être une condition de processus de gestion .
La présentation de document par défaut générée
est une présentation prédéfinie par Workday avec une période de retenue de garantie des documents par défaut de 3 650 jours (10 ans) à compter de la date à laquelle un document est généré de manière dynamique. Pour éviter la perte de documents, mettez à jour la présentation de document par défaut générée
à l'aide de la tâche Modifier une présentation de formulaire prédéfinie
et modifiez le champ Décalage de l'expiration du document obtenu (en jours)
pour satisfaire à vos obligations légales et obligatoires. Vous pouvez également créer et associer une présentation de formulaire à votre document, en renseignant le champ Décalage de l'expiration du document obtenu (en jours)
.Lorsque vous recevoir une étape
Action
de génération de document dans Mes tâches, Workday évalue la présentation du fichier PDF en fonction des éléments suivants :
- Date d'effet du document.
- La première règle de condition de la grille qui est évaluée comme vraie. Si aucune règle de condition n'est validée, Workday utilise la présentation par défaut pour le document généré.
Workday n'évalue la présentation du fichier PDF qu'une seule fois et utilise cette présentation chaque fois que vous imprimez le fichier PDF , soit depuis l'étape
Action de
génération de document, soit depuis l'étape Réviser les documents
.