Concept : génération de documents dynamiques

Vous pouvez créer des modèles et les personnaliser pour générer des documents de manière dynamique, tels que les accords d'embauche et les lettres d'offre. Vous pouvez utiliser un processus de gestion Workday pour réviser les documents générés et les distribuer à des utilisateurs pour signature électronique.

Pour créer des modèles, utilisez la tâche

Créer un document

, puis créez le contenu de chaque modèle en utilisant des blocs de texte composés de texte enrichi et de données variables. Vous pouvez également appliquer une présentation personnalisée à un document généré dynamiquement.

Ajouter une étape Action de
génération de document à un processus de gestion pour générer un document dynamique à partir d'un modèle que vous sélectionnez.

Ajouter une étape Réviser les documents
au même processus de gestion pour distribuer le document généré dynamiquement aux utilisateurs appropriés. Vous devez configurer l'étape de génération de document avant l'étape de révision des documents
.

Pour afficher un document généré ajouté au dossier des documents de l'employé via une étape Réviser les documents
, vous devez appartenir à un groupe de sécurité ayant accès au segment qui sécurise le modèle associé.

Vous pouvez associer une règle de condition à une présentation personnalisée et utiliser des règles de condition pour déterminer les présentations personnalisées utilisées par Workday pour afficher ou imprimer les documents générés. Exemple : créez une lettre d'offre qui utilise différentes présentations personnalisées en fonction des caractéristiques du poste. Workday utilise la présentation personnalisée pour le document généré lorsque le programme s'exécute uniquement lorsque la condition est vraie.

Si vous ajoutez des présentations personnalisées à la grille, vous devez sélectionner une règle de condition à associer à chaque présentation personnalisée.

Vous ne pouvez pas utiliser la même règle de condition plusieurs fois pour la même présentation personnalisée.

Vous pouvez uniquement sélectionner des règles de condition disponibles dans le contexte de ce document. La règle de condition doit être une condition de processus de gestion.

Si vous n'ajoutez pas de présentations personnalisées à la grille, Workday utilise la présentation par défaut pour le document généré.

La présentation par défaut de document généré
est une présentation prédéfinie par Workday avec une période de conservation de document par défaut de 3 650 jours (10 ans) à compter de la date à laquelle un document est généré de manière dynamique. Pour éviter toute perte de document, mettez à jour la Présentation par défaut du document généré
à l'aide de la tâche

Modifier une présentation de formulaire prédéfinie

et modifiez le champ

Décalage de l'expiration du document obtenu (en jours)

pour répondre aux exigences légales et professionnelles.

Lorsque vous recevez une étape d'action de
génération de document dans Mes tâches, Workday évalue la présentation du fichier PDF en fonction des éléments suivants :

Date d'effet du document.

Première règle de condition de la grille qui est vérifiée. Si aucune règle de condition n'est validée, Workday utilise la présentation par défaut pour le document généré.

Workday n'évalue la présentation du fichier PDF qu'une seule fois et l'utilise chaque fois que vous imprimez le fichier PDF, que ce soit à partir de l'étape Action
de génération de document ou de l'étape Réviser les documents
.