Éléments de définition : inscriptions à une formation
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des inscriptions à une formation. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday vous permet de gérer les inscriptions aux offres de cours et aux cours numériques, notamment les éléments suivants :
- Dates d'échéance.
- Évaluation.
- Actions en masse.
- Listes d'attente.
Avantages pour l'entreprise
- Obtenez des informations sur les inscriptions dans votre organisation en créant un tableau de découverte de données.
- Aidez les apprenants à trouver les contenus recommandés liés à leurs inscriptions actives et à visualiser leurs formations obligatoires.
- Gagnez en efficacité en gérant les inscriptions en masse pour une grande organisation.
- Gérez la conformité pour les formations obligatoires dans votre organisation en inscrivant des membres d'équipe ou des équipes entières à du contenu.
- Réduisez les frais administratifs en permettant aux apprenants de sélectionner du contenu et de s'inscrire eux-mêmes.
- Simplifiez les processus d'évaluation en permettant à des utilisateurs spécifiques de gérer l'évaluation et la participation.
- Rationalisez les processus d'inscription en affectant des niveaux d'accès à des groupes de sécurité spécifiques afin qu'ils puissent gérer les inscriptions.
- Gérez efficacement les inscriptions en recevant des messages d'avertissement lorsque le contenu auquel s'inscrit un apprenant est en conflit avec une absence ou un congé planifié.
Cas d'utilisation
- Affecter plusieurs évaluateurs pour chaque inscription à des offres de cours incluant des leçons sous forme d'activité de formation.
- Annuler ou retirer des inscriptions.
- Définir des notifications ou approbations par e-mail personnalisées pour les inscriptions à une formation.
- Permet aux apprenants de se passer de l'approbation de l'inscription pour du contenu à un programme.
- Permettre aux administrateurs et aux responsables de suivre l'engagement des apprenants.
- Permettre aux utilisateurs de s'inscrire eux-mêmes à des contenus pour améliorer leurs aptitudes liées à leurs ambitions professionnelles.
- Informer les apprenants de la disponibilité des cours si vous activez la fonctionnalité Manifester son intérêt et configurez des rappels lors de leur inscription.
- Activer les notifications dans Slack ou Microsoft Teams pour les approbations d'inscription.
- Gérer les listes d'attente des offres de cours.
- Masquer les enregistrements d'inscription dans les relevés de notes ou les rapports.
- Autoaffectation en tant qu'évaluateur supplémentaire pour une inscription.
- Envoyer des questionnaires aux apprenants pour recueillir des informations telles que les exigences repas ou s'ils ont besoin d'un interprète de la langue des signes.
Questions à se poser
Question | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Qui gère les inscriptions pour votre organisation ? | Workday vous permet de configurer des niveaux d'accès spécifiques pour différents groupes de sécurité afin qu'ils puissent inscrire ou désinscrire des apprenants en masse. Par exemple, vous pouvez octroyer un accès limité aux formateurs et un accès illimité aux administrateurs. |
Comment souhaitez-vous gérer les offres de cours qui affichent complet ? | Vous pouvez créer une liste d'attente automatique ou manuelle pour un cours afin de permettre aux apprenants de s'y inscrire dans les cas suivants :
|
Qui gère la participation et l'évaluation des apprenants inscrits dans votre organisation ? | Vous pouvez autoriser les administrateurs, formateurs et évaluateurs à saisir les résultats de l'évaluation et de la participation des apprenants inscrits si vous activez les options de suivi pour une ou plusieurs leçons. |
Votre unité légale doit-elle rappeler aux apprenants les exigences en matière de formation récurrente ? | Vous pouvez configurer des rappels pour les cours et les programmes ayant une période d'expiration. Ces rappels permettent de signaler automatiquement aux apprenants la date d'expiration imminente d'une inscription et la nécessité d'une formation récurrente.
Vous pouvez également ajouter plusieurs rappels pour des cours et des programmes afin de notifier leurs inscriptions aux apprenants et aux responsables. |
Votre organisation affecte-t-elle du contenu de formation obligatoire aux apprenants ? | Workday prend en charge l'affectation des formations obligatoires via des actions d'inscription en masse. Les administrateurs et les responsables peuvent définir des dates d'échéance fixes ou relatives pour les inscriptions aux formations obligatoires. |
Souhaitez-vous autoriser les apprenants à s'inscrire à un contenu sans l'approbation de leur responsable ? | Vous pouvez ajouter une règle de condition d'entrée pour une étape d'approbation dans le processus de gestion des inscriptions afin de déterminer à quel moment les apprenants ont besoin de l'approbation de leur responsable. Par exemple, les apprenants peuvent s'inscrire à une offre de cours sans l'approbation de leur responsable lorsque le site de l'offre est le bureau de Dublin.
Vous pouvez également sélectionner l'option Ignorer l'approbation de l'inscription dans les tâches Créer un programme et Modifier un programme si vous voulez autoriser les apprenants à ignorer l'approbation de leur inscription à du contenu d'un programme. |
Quelle est la différence entre annuler et annuler une inscription ? | Les apprenants peuvent se désinscrire une fois que le contenu n'est pas un contenu de formation obligatoire. Les administrateurs ont la possibilité de créer des motifs de désinscription obligatoires que les apprenants doivent sélectionner lorsqu'ils désinscrivent afin qu'ils puissent comprendre les motifs pour lesquels ils n'ont pas achevé le contenu.
Les administrateurs de la formation peuvent annuler une seule inscription d'un apprenant ou effectuer une action d'annulation en masse pour un groupe plus important d'inscriptions. |
Comment souhaitez-vous communiquer avec les apprenants inscrits ? | Vous pouvez créer des notifications personnalisées dans le processus de gestion des inscriptions ou des alertes depuis des rapports personnalisés.
Vous pouvez configurer des notifications à l'aide des solutions suivantes pour informer les apprenants lorsque leur inscription a été approuvée ou refusée :
Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community . |
Comment voulez-vous collecter les informations sur les apprenants lorsqu'un apprenant s'y inscrit ou se désinscrive ? | Ajouter des questionnaires à remplir par les apprenants lorsqu'ils s'inscrivent à un contenu ou se désinscrivent.
Vous pouvez ajouter l'étape d'action Remplir le questionnaire aux processus de gestion S'inscrire à un contenu et Se désinscrire d'une formation .Lorsqu'une définition de processus de gestion contient une étape Remplir le questionnaire qui n'a pas été configurée, Workday affiche un message d'erreur vous invitant à exécuter la tâche Configurer le questionnaire .Les administrateurs des questionnaires déterminent les questionnaires qui peuvent être associés à un processus de gestion lorsqu'ils créent ou modifient un questionnaire. Si les options Type de questionnaire et Autorisé dans le processus de gestion sont sélectionnées, le questionnaire est disponible dans les processus de gestion correspondants. |
Recommandations
- Supprimez le workletTableau de bord - évaluateuret le menu Tableau de bord - formateur du tableau de bord Formation, afin que les formateurs puissent accéder à leurs tâches et rapports d'inscription via le tableau de bord Formateur.
- La limite d'une action d'inscription en masse s'élève à 100 000, mais Workday recommande néanmoins un nombre d'inscriptions inférieur ou égal à 1 000.
- Utilisez le service webGérer un évaluateur de formation interneouGérer un évaluateur de formation externesi vous devez créer un grand nombre d'évaluateurs.
- Utilisez le filtreEnregistrerdans le tableau des offres qui s'affiche pour les apprenants dans la tâcheSélectionner une offreet les administrateurs dans les tâches d'inscription pour effectuer des recherches dans le tableau des offres et enregistrer les résultats sous un nom personnalisé à des fins d'utilisation future. Exemple : Site de Berlin.
- Workday recommande que les utilisateurs ayant accès au domaineManage: Facilitated Enrollmentsn'aient pas accès au domaineManage: Learning Course Enrollments. Cette configuration garantit qu'ils peuvent inscrire uniquement les apprenants auxquels ils ont accès.
Actions requises
Créez des groupes de sécurité par utilisateur pour permettre à des utilisateurs spécifiques de gérer les inscriptions pour votre organisation.
Limites
- Vous ne pouvez pas annuler des inscriptions finalisées associées à un enregistrement d'équivalence, une affectation de formation, une date d'expiration ou une période de tarification.
- Vous pouvez modifier uniquement les résultats des inscriptions aux leçons numériques qui n'ont pas démarré ou sont en cours.
Définition de l'environnement client
Utilisez la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
pour permettre aux apprenants :
- De manifester leur intérêt pour une inscription à des cours lorsqu'aucune offre appropriée n'est à leur disposition sur un site particulier et dans une fourchette de dates spécifiques.
- D'évaluer les cours auxquels ils sont inscrits et toutes les leçons autonomes du catalogue de formation.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Facilitated Enrollments
| Permet aux utilisateurs sélectionnés d'accéder au rapport Rechercher des employés à inscrire pour gérer les inscriptions aux cours mixtes et numériques. |
Manage: Learning Course Enrollments
| Permet aux utilisateurs sélectionnés d'accéder aux tâches d'inscription d'administration. Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent gérer plusieurs tâches en relation avec les processus d'inscription.
Vous pouvez configurer un accès non limité pour les utilisateurs ou limiter l'accès au moyen d'une catégorie de sécurité ou de segments par thème. |
Manage: Mass Enrollments
| Permet aux utilisateurs sélectionnés d'accéder aux tâches suivantes :
|
Manage: Unrestricted Mass Enrollments
| Permet aux utilisateurs d'accéder au rapport Rechercher des employés à inscrire et aux tâches suivantes :
|
Reports: Learning Record
| Permet aux utilisateurs d'accéder aux rapports affichant les données d'inscription dans les enregistrements de formation. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Description |
|---|---|
Annuler une inscription à une formation
| Permet d'annuler une inscription à une offre de cours. |
Se désinscrire d'une formation
| Permet de gérer à quel moment un apprenant peut se désinscrire d'un programme, d'une offre de cours ou d'un cours numérique (interne ou externe). |
S'inscrire à un contenu
| Permet de gérer le mode d'inscription d'un apprenant à une offre de cours ou un cours numérique (interne ou externe). |
Annuler en masse des inscriptions à une formation
| Permet d'annuler plusieurs inscriptions à une ou plusieurs offres de cours. |
Inscription en masse
| Permet aux responsables d'inscrire leurs équipes à un cours ou un programme. |
Génération de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Description |
|---|---|
Rechercher des employés à inscrire
| Permet de rechercher et d'inscrire des employés spécifiques à des contenus de formation. |
Engagement des apprenants
| Permet d'évaluer les inscriptions et les achèvements, afin de pouvoir étudier pourquoi certains apprenants s'engagent plus que d'autres.
Le rapport affiche uniquement les données pour le dernier mois écoulé. |
Tableau de bord - formateur | Permet aux évaluateurs et aux formateurs d'accéder à des tâches et rapports afin qu'ils puissent gérer les inscriptions aux offres de cours. |
Formation de mon équipe
| Permet de suivre la progression de tous les subordonnés directs et candidats en cours d'embauche dans les contenus auxquels ils sont inscrits. |
Intégrations
Service web | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Désinscription d'une formation par l'administrateur
| Permet de désinscrire des apprenants d'un contenu de formation via une action du processus de gestion Se désinscrire d'une formation .
Vous pouvez annuler les inscriptions ayant les statuts d'inscription suivants :
|
Bulk Import Admin Drop Learning Enrollment
| Permet de désinscrire un grand nombre d'apprenants d'un contenu de formation via une action du processus de gestion Se désinscrire d'une formation . |
Annuler une inscription à une formation
| Permet d'annuler des inscriptions à des offres de cours à venir et d'ajouter des motifs d'annulation.
Vous pouvez également annuler les inscriptions incomplètes liées à des affectations ouvertes à une formation. |
S'inscrire à un contenu de formation
| Permet d'inscrire des apprenants à du contenu de formation.
Respecte les dates d'échéance que vous définissez lorsque vous inscrivez en masse des apprenants à l'aide de ce service web. |
Put Learning Enrollment
| Permet de mettre à jour ou de créer des inscriptions existantes.
Vous pouvez également empêcher les inscriptions de s'afficher dans les relevés ou rapports de formation en ne cochant pas la case Afficher les enregistrements d'équivalence dans l'historique de formation lors de la création d'une règle d'équivalence. |
Put Learning Enrollment Pricing Record Document Payment Status
| Permet de mettre à jour les paiements répertoriés dans les enregistrements de tarification ou les inscriptions pour refléter les paiements traités dans des systèmes tiers. |
Relations et interactions
Interaction | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Absences | Workday affiche des messages d'avertissement lorsqu'une inscription est en conflit avec une absence planifiée. |
Planification de carrière et de développement personnel | Workday Learning aide les apprenants à identifier les cours les mieux classés par les employés occupant leur poste dans leur Graphique des opportunités, afin qu'ils puissent s'inscrire à ces contenus. |
Talents | L'utilisation de Talent Marketplace permet de suggérer des contenus auxquels les apprenants peuvent s'inscrire pour améliorer leurs aptitudes. |