FAQ : Formulaire I-9 électronique
- Le numéro de sécurité sociale (SSN) est-il facultatif ?
- Si un employeur participe au processus E-Verify, les salariés doivent fournir le numéro de sécurité sociale. C'est le décision de votre unité légale de rendre le numéro de sécurité sociale obligatoire. Si vous participez à E-Verify, Workday vous recommande d'ajouter une condition de validation au processus de gestionComplete Form I-9. La validation garantit que le champNuméro de sécurité sociale américainn'est pas vide lorsque le salarié soumet ses informations. Pour plus d'informations, voir US Citoyenneté et services d'immigration.
- Le formulaire I-9 dans Workday satisfait-il aux recommandations de l'USCIS ?
- Oui Le formulaire I-9 électronique satisfait aux exigences des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCI). Workday continue de suivre les recommandations de l'USCIS publiées dans le Handbook for Employers (M-274).Confirmez vos exigences et processus de conformité avec le formulaire I-9 avant d'activer les processus de gestion du formulaire I-9 électronique. Workday vous permet de créer un formulaire I-9 techniquement conforme et respecte les exigences légales applicables aux formulaires I-9 électroniques. Toutefois, votre organisation est responsable en dernier lieu de la conformité du formulaire I-9.
- Est-il possible de joindre des documents d'identification au formulaire I-9 dans Workday ?
- Oui, vous pouvez joindre des documents pour :
- La section 2 du formulaire I-9 jusqu'à ce que vous le soumettiez.
- Le processus de gestionRenseigner la section 3 du formulaire I-9.
Modifier le formulaire I-9pour ajouter ou supprimer des pièces jointes au formulaire I-9.Lorsque vous ajoutez ou supprimez des pièces jointes via le processus de gestionModifier le formulaire I-9, la tabledes données modifiées du formulaire I-9indique qu'une modification a eu lieu. Il n'enregistre pas de données spécifiques. Si vous souhaitez enregistrer des informations supplémentaires, Workday recommande de les saisir dans le champMotif du changement. - Pourquoi est-ce que je ne peux pas voir les documents que je joints dans un formulaire I-9 ?
- Pour afficher les pièces jointes au formulaire I-9, vous devez être sécurisé via le domaineWorker Data: Form I-9 Attachments. Vous pouvez permettre aux employés d'afficher les pièces jointes de leur formulaire I-9 en sécurisant ces derniers via le domaineSelf-Service: Form I-9 Attachment in View.
- Est-il possible de supprimer des données du formulaire I-9 de Workday ?
- Workday ne supprime pas les données du formulaire I-9. Workday permet à tous les salariés actuels d'accéder aux formulaires I-9 électroniques. Pour les salariés dont l'emploi a pris fin, nous conservons les formulaires I-9 pour :
- 3 ans après la date d'embauche lorsque le salarié travaille moins de 3 ans.
- 1 an à compter de la date de fin d'emploi, lorsque le salarié travaille plus de 3 ans.
Au-delà de cette période, le formulaire I-9 d'un salarié dont l'emploi a pris fin est inactif. Toutefois, vous pouvez rechercher ou afficher des formulaires inactifs dans Workday. Une fois qu'un formulaire I-9 atteint sa retenue de garantie, vous pouvez purger les données du formulaire I-9 dans Workday. - Comment savoir si un salarié doit remplir un nouveau formulaire I-9 lorsqu'il ajoute ou change d'emploi ?
- Workday fournit une règle de condition à l'étapeRenseigner le formulaire I-9du processus de gestionAccueil et intégrationqui vérifie si un salarié :
- L'emploi principal est-il basé aux États-Unis ou sur un territoire des États-Unis ?
- N'a pas de formulaire I-9 en cours ou terminé.
Finaliser le formulaire I-9lorsqueAccueil et intégrationest un sous-processus des processus de gestion suivants :- Ajouter un emploi supplémentaire.
- Changer d'emploi.
- Est-il possible de corriger le statut de vérification de l'emploi aux États-Unis d'un employé après soumission ?
- Oui Vous pouvez corriger lestatut de vérification de l'emploi aux États-Unisuniquement s'il ne reste aucune étape dans le processus de gestionFinaliser le formulaire I-9. Vous devez avoir les autorisations pour accéder à l'actionCorrigerdans la règle de sécurité du processus de gestionRemplir le formulaire I-9.