Concept : workflow du formulaire I-9 électronique

Section 1. Données du salarié et attestation

Le salarié renseigne le formulaire, fournit les données obligatoires ou facultatives et coche les cases appropriées.
Si vous voulez que les données de date de naissance et de numéro de sécurité sociale de la tâche Remplir le
formulaire I-9
remplacent les données du profil du salarié, vous pouvez cocher la case
Remplacer la date de naissance du profil de salarié et le numéro de sécurité sociale avec les données du formulaire I-9
dans la tâche
Mettre à jour le formulaire I. -9 Tâche Paramètres
. Lorsque le salarié soumet le formulaire I-9, Workday remplace le numéro de sécurité sociale et la date de naissance du formulaire I-9 pour remplacer le numéro de sécurité sociale et la date de naissance de leur dossier RH.
Si vous cochez cette case, vous n'envoyerez pas de notification ni d'accusé de réception de cette modification.
Lorsque vous retirez le processus de gestion
Finaliser le formulaire I-9
 : ces processus sont également retirés.

Attestation/certificat de préparateur et/ou de traduction

Section 2. Révision et vérification par l'employeur ou le représentant autorisé

Saisissez des documents de
la liste A
, ou
de la liste B
et
de la liste C
, puis fournissez les informations nécessaires.
Workday filtre les listes de sélection dans les invites des listes A, B et C en fonction de la citoyenneté ou du statut d'immigration du salarié. Il fournit une validation pour s'assurer de l'exactitude des données saisies.
Lorsque le salarié fournit une carte de Sécurité sociale comme document de la liste C, vous devez saisir le numéro manuellement dans la liste C.
Lorsque Workday sélectionne l'autorité administrative émettrice qui correspond à un document, vous pouvez remplacer cette valeur.
Vous pouvez renvoyer le formulaire au salarié pour qu'il saisisse les données manquantes ou apporte des corrections.
Cochez la case
J'accepte
, qui fait office de signature électronique.
Vous pouvez configurer Workday de manière à renseigner le nom, le titre, l'organisation et l'adresse de l'employeur dans cette section. Workday ajoute l'horodatage du jour avant d'approuver le formulaire.
Si nécessaire, vous pouvez sélectionner le
Motif du retard
.

(Facultatif) E-Verify Integration

Vous pouvez configurer Workday de manière à envoyer automatiquement les données du formulaire I-9 du salarié à E-Verify.
Lorsque le formulaire I-9 initial contient des données douteuses, E-Verify demande une vérification. Workday affiche des instructions personnalisées dans l'événement
Vérification des données du formulaire I-9
en indiquant les éléments concernés. Vous pouvez corriger les données des pièces justificatives, mais les corrections apportées à la section 1 doivent provenir du salarié.
Vous pouvez configurer Workday pour :
Affiche les cas créés pour un salarié au cours des 365 derniers jours. Vous pouvez fermer un cas en double avant d'en créer un nouveau dans E-Verify.
Synchroniser de manière récurrente les statuts de cas mis à jour depuis E-Verify.
En fonction des documents fournis par le salarié, E-Verify renvoie une photo d'employé pour vérification. E-Verify détermine les exigences pour la mise en correspondance des photos. Si une photo est manquante ou ne correspond pas, vous devez télécharger des images du document de votre salarié.
E-Verify peut vous demander de télécharger des images de début et de fin d'un document sans vous demander de confirmer si les photos correspondent ou sont manquantes.
Workday soumet de nouveau les informations et E-Verify renvoie le statut de l'autorisation de travail. Lorsque l'autorisation est :
Terminé, Workday ferme le cas E-Verify et termine automatiquement l'étape de finalisation du processus de gestion Workday.
Non réussi, Workday conserve le numéro de dossier E-Verify afin que vous puissiez résoudre le cas manuellement sur le site web E-Verify. Si vous configurez l'intégration pour synchroniser les statuts de cas et que vous recevez un
statut de vérification de l'emploi aux États-Unis
depuis E-Verify, Workday termine automatiquement l'étape
finale de vérification de l'emploi aux États-Unis
dans le processus de gestion.
Si la connexion E-Verify échoue, Workday affiche le statut En
attente d'une soumission E-Verify
. Vous pouvez cliquer sur
Réessayer
pour soumettre à nouveau les informations si vous disposez des droits d'accès au domaine
Process: Resubmit: Form I-9
. Si le formulaire I-9 est échu, vous pouvez saisir un motif de retard avant de soumettre à nouveau le formulaire E-Verify.

Saisie manuelle du statut de la vérification finale de l'emploi aux États-Unis

Vous pouvez utiliser l'étape
Finaliser le statut d'autorisation d'emploi aux États-Unis
pour saisir le détail de l'éligibilité à l'emploi.
Lorsque vous n'utilisez pas E-Verify, vous pouvez effectuer une détermination d'éligibilité et la saisir ici.
Lorsque E-Verify ne renvoie pas immédiatement d'autorisation, Workday suspend le processus de gestion
Complete Form I-9
sur ce échelon. Workday affiche également des informations provenant d'E-Verify afin que vous puissiez traiter manuellement le formulaire I-9 sur le site web E-Verify. Une fois la résolution atteinte avec E-Verify, vous pouvez enregistrer le statut d'éligibilité et toute information supplémentaire. ici. Vous pouvez ensuite soumettre le processus de gestion
Finaliser le formulaire I-9
.
Lorsque vous sélectionnez le statut
Emploi non autorisé
ou
Vérification non déterminée
, Workday retire automatiquement le processus de gestion
Modifier les identifiants
et retire les identifiants de document de DSN et de formulaire I-9 - liste A, B et C du dossier de l'employé.
Lorsque vous saisissez un statut d'éligibilité ou un numéro de dossier E-Verify incorrect et qu'il ne reste aucune étape dans le processus de gestion
Finaliser le formulaire I-9
, vous pouvez modifier le statut ou le numéro de dossier à l'aide de l'action
Corriger
dans le processus de gestion.

Formulaires I-9 avec vérifications non réussies