Éléments de définition : formulaire I-9 pour l'embauche à distance

Cette thème peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des formulaires I-9 pour l'embauche à distance. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion .

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Grâce au formulaire I-9 pour l'embauche à distance, vous pouvez permettre aux salariés en télétravail de désigner un représentant externe autorisé pour remplir la section 2 du formulaire I-9, ce qui simplifie le processus d'embauche à distance.

Avantages pour l'entreprise

Une plus grande flexibilité pour gérer et remplir les formulaires I-9 pour les salariés en télétravail.

Les salariés peuvent désigner un représentant externe autorisé pour remplir la section 2 du formulaire I-9.

Cas d'utilisation

Les partenaires RH ou les administrateurs peuvent configurer le processus d'embauche à distance pour déterminer qui peut désigner un représentant externe autorisé pour remplir la section 2 du formulaire I-9.

Les salariés peuvent indiquer qui sera leur représentant externe autorisé.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Avez-vous besoin de processus de gestion visant à compléter le formulaire I-9 distinct pour les salariés en télétravail et en présentiel ? Que faire si vous utilisez l' intégration E-Verify ?	Lorsque vous utilisez l' intégration E-Verify , déterminez si vous souhaitez créer un seul processus de gestion Remplir le formulaire I-9 pour les salariés en présentiel et à distance. Vous devrez également utiliser des règles de condition pour distinguer les deux groupes de salariés. Si vous utilisez E-Verify, vous devez avoir des règles de condition pour déterminer si un formulaire I-9 nécessite une vérification des données pour E-Verify. Vous pouvez également créer deux processus de gestion distincts : un pour les salariés en télétravail et un pour les salariés en présentiel . Votre processus de gestion pour les salariés en télétravail devra également utiliser des règles de condition pour déterminer si un formulaire I-9 nécessite une vérification des données pour E-Verify.
Qui souhaitez-vous aider à guider le processus d'embauche à distance ?	Workday vous permet de déterminer les liens de représentants autorisés externes que les salariés peuvent sélectionner pour remplir la section 2 du formulaire I-9. Les représentants autorisés doivent être externes à votre organisation. Exemple : membre de la famille, amis, notaire. Vous pouvez également déterminer un rôle, tel qu'un Partenaire RH, qui puisse réviser la section 1 et la section 2 du formulaire I-9. Cette personne peut modifier les informations du représentant autorisé externe, renvoyer le formulaire pour correction, renvoyer le associer et soumettre le formulaire I-9.
Qui souhaitez-vous autoriser à sélectionner un représentant externe autorisé afin de remplir le formulaire I-9 pour l'embauche à distance ?	Vous pouvez cocher la case à cocher Rôles RH Sélectionner un représentant autorisé dans la tâche Mettre à jour les paramètres du formulaire I-9 pour permettre aux rôles RH de désigner un représentant autorisé externe pouvant remplir la section 2 du formulaire I-9. Les paramètres s'appliquent à tous vos formulaires I-9 distants : Si vous cochez la case à cocher, les rôles RH peuvent désigner des représentants externes autorisés. Si vous désélectionnez la case à cocher, Workday permet automatiquement aux salariés de désigner leur propre représentant autorisé externe.

Recommandations

Lorsque vous utilisez l' intégration E-Verify
, créez une règle de condition dans votre processus de gestion Remplir le formulaire I-9
qui utilise le champ de rapport

E-Verify Event Created by

. La règle de condition détermine si le formulaire I-9 nécessite une vérification des données pour E-Verify.

Actions requises

Aucun impact.

Limites

Vous pouvez uniquement configurer les options de lien que le salarié peut sélectionner pour désigner son représentant externe autorisé. Lorsque vous voulez que les salariés utilisent une personne en particulier pour remplir la Section 2 du salarié, vous pouvez fournir les informations de cette personne. Le salarié peut saisir les informations de cette personne lorsqu'il désigne son représentant externe autorisé.

Environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Process: Remote Form I-9 dans le domaine fonctionnel Onboarding.	Ce domaine permet aux utilisateurs d'accéder aux tâches associées au remplissage d'un formulaire I-9 pour l'embauche à distance.
Purge Person Data dans le domaine fonctionnel System.	Donne accès aux tâches qui vous permettent de purger les données du formulaire I-9 et les informations du représentant autorisé.
Set Up: Configure Optional Fields dans le domaine fonctionnel System.	Ce domaine permet de masquer ou de rendre obligatoires certains champs du formulaire I-9 pour l'embauche à distance.
Set Up: System dans le domaine fonctionnel System.	Sécurise la tâche qui vous permet de créer le modèle d'e-mail utilisé pour l'e-mail envoyé au représentant externe autorisé.
Set Up: Tenant Set Up - BP and Notifications dans le domaine fonctionnel System.	Sécurise les paramètres de notification pour les e-mails envoyés au représentant externe autorisé.
Set Up: Tenant Setup - HCM dans le domaine fonctionnel System.	Sécurise les tâches qui vous permettent de configurer les relations avec les représentants autorisés externes, le texte de notification par e-mail, le texte d'attestation, ainsi que le nom et l'adresse de gestion de la Section 2.
Domaine Worker Data: I-9 Forms dans le domaine fonctionnel Onboarding.	Donne accès aux champs de rapport que vous pouvez utiliser dans des rapports personnalisés.

Processus de gestion

Vous pouvez configurer l'étape de participation partagée Gérer un formulaire I-9 à distance
dans le processus de gestion de
gestion Remplir le formulaire I-9
. Si vous utilisez plusieurs étapes Gérer un formulaire I-9 à distance
et Réviser le formulaire I-9
, celles-ci doivent venir avant votre étape de finalisation.

Reporting

Aucun impact.

Intégrations

L' intégration E-Verify
vous permet de :

Soumettez les données du formulaire I-9 au service E-Verify pour la vérification de l'éligibilité à l'emploi.

Recevoir les résultats pour la vérification de l'éligibilité à l'emploi, y compris des photos. Les bases de données du Department of Homeland Security (DHS) et de l'administration de la sécurité sociale (SSA) fournissent certains des résultats suivants.

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.