Éléments de définition : formulaire I-9 pour l'embauche à distance

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des formulaires I-9 pour l'embauche à distance. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Configurations requises en matière de sécurité et processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Vous pouvez désigner un représentant autorisé externe pour renseigner la section 2 du formulaire I-9 pour les salariés en télétravail, ce qui simplifie le processus d'embauche à distance.

Avantages pour l'entreprise

Une plus grande flexibilité pour gérer et remplir les formulaires I-9 pour les salariés à distance.

Les salariés peuvent désigner un représentant autorisé externe pour renseigner la section 2 du formulaire I-9.

Cas d'utilisation

Permettre aux partenaires RH ou aux administrateurs de déterminer qui aura un représentant autorisé externe pour renseigner la section 2 du formulaire I-9 d'un salarié via le processus d'embauche à distance.

Les salariés peuvent indiquer qui sera leur représentant autorisé externe.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Avez-vous besoin de processus de gestion Finaliser le formulaire I-9 distincts pour les salariés à distance et les salariés en présentiel ? Que faire si vous utilisez l'intégration E-Verify ?	Lorsque vous utilisez l'intégration E-Verify , déterminez si vous voulez créer un seul processus de gestion Remplir le formulaire I-9 pour les salariés en présentiel et à distance. Vous devrez également utiliser des règles de condition pour distinguer les deux groupes de salariés. Si vous utilisez E-Verify, vous devrez avoir des règles de condition pour déterminer si un formulaire I-9 requiert une vérification des données pour E-Verify. Vous pouvez également créer deux processus de gestion distincts : un pour les salariés à distance et un pour les salariés en présentiel. Votre processus de gestion pour les salariés à distance devra également utiliser des règles de condition pour déterminer si un formulaire I-9 requiert une vérification des données pour E-Verify.
Qui souhaitez-vous aider à guider dans le processus d'embauche à distance ?	Workday vous permet de déterminer les liens avec les représentants autorisés externes que les salariés peuvent sélectionner pour renseigner la section 2 du formulaire I-9. Exemple : membre de la famille, amis, notaire. Vous pouvez également déterminer un rôle, tel qu'un partenaire RH, qui peut réviser les sections 1 et 2 du formulaire I-9. Cette personne peut modifier les données du représentant autorisé externe, renvoyer le formulaire pour correction, renvoyer le lien et soumettre le formulaire I-9.
Qui voulez-vous autoriser à sélectionner un représentant autorisé externe pour remplir le formulaire I-9 pour l'embauche à distance ?	Vous pouvez cocher la case Rôles RH - Sélectionner un représentant autorisé dans la tâche Mettre à jour les paramètres du formulaire I-9 pour permettre aux rôles RH de désigner un représentant autorisé externe qui peut renseigner la section 2 du formulaire I-9. Les paramètres s'appliquent à tous vos formulaires I-9 distants : Si vous cochez cette case, les rôles RH peuvent désigner des représentants autorisés externes. Si vous désélectionnez la case, Workday permet automatiquement aux salariés de désigner leur propre représentant autorisé externe.

Recommandations

Lorsque vous utilisez l'intégration E-Verify
, créez une règle de condition dans votre processus de gestion Finaliser le formulaire I-9
qui utilise le champ de rapport

E-Verify Event Created by

. La règle de condition détermine si le formulaire I-9 nécessite une vérification des données pour E-Verify.

Actions requises

Aucun impact.

Limites

Vous pouvez uniquement configurer les options de lien que le salarié peut sélectionner pour désigner son représentant autorisé externe. Si vous voulez que les salariés utilisent une personne en particulier pour renseigner la Section 2 du salarié, vous pouvez fournir les données relatives à cette personne. Le salarié peut saisir les informations sur cette personne lorsqu'il désigne son représentant autorisé externe.

Environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Process: Remote Form I-9 dans le domaine fonctionnel Onboarding.	Ce domaine permet aux utilisateurs d'accéder aux tâches associées au remplissage d'un formulaire I-9 pour l'embauche à distance.
Purge Person Data dans le domaine fonctionnel System.	Donne accès aux tâches qui vous permettent de purger les données du formulaire I-9 et les informations du représentant autorisé.
Set Up: Configure Optional Fields dans le domaine fonctionnel System.	Ce domaine permet de masquer ou de rendre obligatoires des champs de sélection du formulaire I-9 pour l'embauche à distance.
Set Up: System dans le domaine fonctionnel System.	Sécurise la tâche qui vous permet de créer le modèle d'e-mail utilisé pour l'e-mail envoyé au représentant autorisé externe.
Set Up: Tenant Set Up - BP and Notifications dans le domaine fonctionnel System.	Sécurise les paramètres de notification d'envoi d'e-mail au représentant externe autorisé.
Set Up: Tenant Setup - HCM dans le domaine fonctionnel System.	Sécurise les tâches qui vous permettent de configurer les relations avec les représentants autorisés externes, le texte des notifications par e-mail, le texte d'attestation, ainsi que le nom et l'adresse de la section 2.
Domaine Worker Data: I-9 Forms dans le domaine fonctionnel Onboarding.	Donne accès aux champs de rapport que vous pouvez utiliser dans les rapports personnalisés.

Processus de gestion

Vous pouvez configurer l'étape Gérer la participation partagée au formulaire I-9 à distance
dans le processus de gestion Finaliser le formulaire I-9
. Si vous utilisez plusieurs étapes Gérer le formulaire I-9 à distance
et Réviser le formulaire I-9
, ces étapes doivent précéder votre étape de finalisation.

Reporting

Aucun impact.

Intégrations

L'intégration E-Verify
vous permet de :

Soumettez les données du formulaire I-9 au service E-Verify pour la vérification de l'éligibilité à l'emploi.

Recevoir des résultats pour la vérification de l'éligibilité à l'emploi, y compris des photos. Les bases de données du Department of Homeland Security (DHS) et de l'administration de la sécurité sociale (SSA) fournissent certains de ces résultats.

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.