Étapes : définir un formulaire I-9 électronique pour l'embauche à distance
Vous pouvez configurer Workday de sorte que les salariés travaillant à distance puissent créer un formulaire I-9 électronique pour vérifier leur éligibilité à l'emploi aux États-Unis. Vous pouvez permettre les embauches à distance afin de désigner un représentant externe autorisé afin de remplir la section 2 du formulaire I-9, ce qui simplifie le processus d'embauche à distance.
Workday vous permet de créer un formulaire I-9, mais ne vérifie pas la conformité.
- Configurez la sécurité pour le domaineSelf-Service: Remote Form I-9dans le domaine fonctionnel Onboarding. Workday vous recommande d' subvention les autorisations Afficher et modifier au groupe de sécurité Salarié (pour lui-même).
- Configurez la règle de sécurité du processus de gestionRemplir le formulaire I-9dans le domaine fonctionnel Onboarding.
- Configurez le processus de gestionRemplir le formulaire I-9dans le domaine fonctionnel Onboarding.
- Ajoutez l'étape Gérer la participation partagéeà distance pour le formulaire I-9.Lorsque vous avez plusieurs étapesGérer le formulaire I-9 à distanceouRéviser le formulaire I-9, vous devez définir la dernière étape comme étape de finalisation.
- Configurez les sections suivantes :
- Liens avec les représentants autorisés pour les salariés en télétravail
- Texte d'attestation du formulaire I-9 distant
- Instructions pour joindre le formulaire I-9 à distance
- Texte de notification par e-mail distant du formulaire I-9
- Section 2 du formulaire I-9 distant du nom et de l'adresse
- Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - notifications.Dans l'ongletHCMde la sectionParamètres de remise des notifications, accédez au type de notificationNotification de représentant autorisé distant du formulaire I-9.Cochez la case à cocherles paramètres du type de notification parent.Créez une règle de routage de notification qui utilise :
- E-mailcomme canal de notification.
- Immédiatecomme fréquence par défaut.
- Sélectionnez l' optionComportement du modèle d'e-mail du représentant autorisé distant du formulaire I-9.
- (Facultatif) Configurez des champs facultatifs .Dans l' invitePar domaine fonctionnel, sélectionnezTenez compte des critères que vous souhaitez pour les champs suivants :
- Identifiant national du représentant autorisé
- Lien de site externe
- Pièces jointes de la section 2