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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Mettre à jour les paramètres du formulaire I-9

Mettre à jour les paramètres du formulaire I-9

Sécurité : domaine
Set Up: Tenant Setup - HCM
 dans le domaine fonctionnel System.
Configurez l'affichage du formulaire I-9 électronique dans votre environnement client Workday.
  1. Accédez à la tâche
    Mettre à jour les paramètres du formulaire I-9
     .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Utiliser par défaut les données RH de salarié dans la section 1 du formulaire I-9
    Renseigne automatiquement les champs de coordonnées et de données personnelles suivants dans la Section 1 si les données existent dans l'enregistrement RH du salarié dans Workday :
    • Nom
    • Adresse
    • Date de naissance
    • SSN
    • Numéro de téléphone
    • Adresse e-mail
    Valeurs par défaut pour le nom et l'intitulé de l'employeur RH dans le formulaire I-9
    Renseigne automatiquement les champs d'employeur suivants dans les sections 2 et 3 si les données existent dans l'enregistrement RH du salarié dans Workday :
    • Section 2 : prénom, nom et fonction de l'employeur ou du représentant autorisé.
    • Section 3 : nom de l'employeur ou du représentant autorisé.
    Remplacer la date de naissance et le numéro de sécurité sociale du profil du salarié par les données du formulaire I-9
    Renseigne automatiquement la date de naissance et le numéro de sécurité sociale à partir de l'événement
    Finaliser le formulaire I-9
     du salarié dans son profil.
    Évaluez l'impact de la sélection de cette case. Workday met automatiquement à jour les valeurs de numéro de sécurité sociale et de date de naissance des salariés sans notification ni demande de confirmation.
    Section 2 du formulaire I-9 électronique
    Si vous sélectionnez une option dans l'invite
    Adresse et nom commercial par défaut
     , Workday renseigne automatiquement ces informations dans la Section 2.
    Si vous configurez des valeurs dans la grille
    Sélectionner le nom et l'adresse dans la liste
     et que vous sélectionnez une valeur par défaut, Workday renseigne automatiquement ces informations dans la Section 2.
    Nom et adresse du formulaire I-9 distant
    Si vous ne configurez pas cette section, Workday renseigne automatiquement l'adresse de l'unité légale du représentant autorisé dans la Section 2.
    Pour les formulaires I-9 à distance, le représentant autorisé fait référence à l'utilisateur ou au rôle que vous avez configuré à l'étape
    Gérer la participation partagée au formulaire I-9
     du processus de gestion
    Finaliser le formulaire I-9
     .
    Données d'audit interne du formulaire I-9
    Incluez les champs
    Motif de l'audit interne
     et
    Conclusion de l'audit interne
     . Vous pouvez éventuellement afficher, masquer ou rendre obligatoires ces champs.
    Gérer l'affectation du formulaire I-9
    Créez des motifs pour l'affectation ou la non-affectation d'un formulaire I-9 à un salarié qui en a déjà un dans Workday.
    Gérer le traitement du formulaire I-9 à distance
    Sélectionnez
    Rôles RH pour sélectionner un représentant autorisé
     pour permettre aux rôles RH de désigner un représentant autorisé externe qui puisse renseigner la section 2 du formulaire I-9.
    Par défaut, Workday permet aux salariés de désigner automatiquement leur propre représentant autorisé externe.
    Liens avec les représentants autorisés pour les salariés à distance
    Configurez les options que les salariés peuvent sélectionner en tant que représentants autorisés à remplir leur formulaire I-9.
    Texte d'attestation du formulaire I-9 distant
    Créez un texte d'attestation personnalisé que le représentant autorisé doit attester avant de renseigner la section 2 du formulaire I-9.
    Instructions de pièce jointe du formulaire I-9 distant
    Créez des instructions personnalisées qui s'affichent lorsqu'un représentant autorisé joint des documents à la section 2 du formulaire I-9.
    Texte de notification par e-mail du formulaire I-9 à distance
    Créez un texte personnalisé qui s'affiche dans l'e-mail envoyé à un représentant autorisé pour renseigner la section 2 du formulaire I-9.
    Gérer les motifs de E-vérifier les doublons
    Créez des motifs pour soumettre des cas en double à E-Verify.
    Ce champ est uniquement disponible pour les clients figurant dans la tâche E-Verify v30.
    Motif de retard par défaut du formulaire I-9
    Configurez le motif de retard qui s'affiche automatiquement dans le modèle d'intégration
    E-Verify - Employment Verification
     lorsque vous soumettez à nouveau en masse les formulaires I-9 à E-Verify.
    Routage avancé pour le processus de gestion Modifier le formulaire I-9
    Cochez la case
    Collecter les champs de routage avancés lors de la mise à jour des réceptions du formulaire I-9
     pour ajouter les champs
    Organisation
     et
    Unité légale
     à la tâche
    Mettre à jour les réceptions du formulaire I-9
     .
    Configurez ces champs dans le processus de gestion
    Modifier le formulaire I-9
     pour acheminer correctement un formulaire I-9 vers E-Verify. Lorsque vous avez au moins deux intégrations
    E-Verify
     , la case à cocher vous permet d'envoyer les données du formulaire I-9 à l'intégration
    E-Verify
     appropriée.
    Options de pièce jointe au formulaire I-9
    Vous pouvez imprimer les formulaires I-9 et les pièces jointes. Sélectionnez :
    • Demander avant d'imprimer les pièces jointes du formulaire I-9
    • Toujours imprimer les pièces jointes au formulaire I-9
      . Cette option vous permet également d'imprimer des pièces jointes lorsque vous cliquez sur l'icône d'impression lorsque vous consultez le formulaire I-9 d'un employé.
    Le nombre maximum de documents de formulaire I-9 que vous pouvez imprimer simultanément est de 100.
    Options de langue du formulaire I-9 à Porto Rico
    Spécifie comment le formulaire I-9 électronique s'affiche pour les employés situés à Porto Rico.
    Workday affiche le formulaire I-9 dans la langue que vous sélectionnez, quelles que soient les préférences du salarié.
    Les sections 2 et 3, le rapport
    Afficher le formulaire I-9 pour l'employé
     et la tâche
    Imprimer le formulaire I-9
     s'affichent également dans la langue choisie.
    Lorsque vous autorisez les salariés à sélectionner leur langue pour le formulaire I-9, vous devez renseigner les sections 2 et 3 dans la langue sélectionnée, quelle que soit votre préférence.