Concept : gestion de trésorerie
La trésorerie est l'indicateur ultime d'une entreprise. Grâce à Workday Cash Management, les unités légales peuvent automatiser la coordination et le contrôle des flux de trésorerie. Workday automatise également les activités administratives et de contrôle, telles que le rapprochement des relevés bancaires, tout en fournissant une veille stratégique intégrée.
Workday Cash Management comprend des outils d'opérations bancaires, de règlements et de rapprochement bancaire qui vous permettent de gérer et d'optimiser les entrées et les sorties de trésorerie de votre organisation.
Le diagramme suivant illustre le flux de trésorerie entrant et sortant de Workday :
- Factures, notes de frais, données de paie et flux de paiements entrants et sortants de Workday Cash Management pour les transactions liées aux biens, aux services et aux personnes.Vous recevez des factures fournisseurs, des notes de frais, des données de paie et des règlements clients. Vous envoyez des factures clients, des remboursements de notes de frais, des paiements de la paie et des paiements fournisseurs. Ces transactions sont imputées aux comptes bancaires de votre système d'enregistrement bancaire Workday.
- Vous effectuez des paiements pour ces transactions via le traitement des règlements.Les paiements circulent entre les comptes bancaires de l'établissement financier et le traitement des règlements Workday. Pour les sommes dues, vous pouvez exécuter un traitement d'impression des chèques ou utiliser des modes de paiement électroniques ou autres.
- Vous rapprochez les lignes de relevé bancaire avec les transactions du compte via un traitement de rapprochement bancaire.Vous pouvez saisir manuellement ou télécharger (méthode recommandée) les relevés bancaires dans Workday pour le rapprochement.
- Les règlements et le rapprochement bancaire génèrent des données comptables que Workday Cash Management transmet à Workday Financial Accounting.
- Pour afficher et analyser vos données de trésorerie, vous pouvez à tout moment créer des rapports dans et entre les outils d'opérations bancaires, de règlement et de rapprochement bancaire.
Workday Cash Management couvre plusieurs domaines :
Opérations bancaires
Grâce aux outils d'opérations bancaires Workday, vous créez des établissements financiers, des agences pour ces établissements et les comptes bancaires que votre unité légale y détient. Vous pouvez créer des comptes de dépôt et des comptes bancaires source. Les virements de compte, les enregistrements de chèques annulés et les rapports vous permettent de mieux contrôler votre trésorerie.
Pour plus d'informations, voir Coordonnées bancaires
Règlements
Le traitement des règlements Workday vous permet de payer différentes pièces ensemble : notes de frais ; factures fournisseurs ; paiements ad hoc ; paie ; factures clients, paiements et remboursements ; pièces intercompagnies. À l'aide du tableau de bord
Règlements
, vous pouvez rapidement gérer, analyser et générer des rapports sur toutes vos activités récentes de lots de règlements. Pour effectuer des règlements, vous devez d'abord créer des lots de règlements pour regrouper les paiements et les pièces non soldées. Vous pouvez ensuite afficher, modifier et traiter le lot de règlements. Vous pouvez définir le traitement afin qu'il s'exécute automatiquement, ou vous pouvez utiliser un mode d'aperçu pour l'afficher puis l'exécuter manuellement. L'utilisation de règles de routage vous permet de spécifier que les paiements effectués pour certains types de transaction soient prélevés sur des comptes spécifiques. Les types de paiement incluent le virement automatique, les espèces et les chèques. Les rapports vous aident à rechercher des factures et des paiements, ainsi qu'à consulter vos registres de chèques et de comptes.Pour plus d'informations, voir Règlements.
Rapprochement bancaire
Pour rapprocher les relevés bancaires et les transactions du compte, utilisez le traitement de rapprochement bancaire de Workday. Vous pouvez saisir manuellement les relevés, les télécharger à l'aide d'une intégration de service web ou utiliser une méthode de saisie rapide qui crée un relevé bancaire préliminaire à partir de vos dossiers.
Pour les relevés bancaires que vous saisissez ou téléchargez, vous comparez manuellement ou automatiquement les transactions aux lignes de relevé et rapprochez les différences. Si vous avez plusieurs transactions à rapprocher pour chaque période, la configuration supplémentaire requise pour effectuer le rapprochement automatique peut vous faire gagner du temps. Le rapprochement automatique propose également des suggestions de rapprochements. Vous pouvez ensuite créer automatiquement des transactions ad hoc pour les éléments en première constatation, tels que les frais bancaires, lorsqu'il n'existe aucune transaction correspondante pour les lignes du relevé. Le rapprochement manuel vous permet de rapprocher les lignes de relevé et les enregistrements de compte qui ont une relation un-à-plusieurs ou plusieurs-à-un.
Pour la méthode de saisie rapide, vous comparez un relevé bancaire préliminaire basé sur vos propres enregistrements au relevé bancaire imprimé ou électronique, et vous effectuez le rapprochement au fur et à mesure. Lorsque vous avez terminé, le rapprochement est terminé et enregistré dans Workday. La seule configuration consiste à créer vos comptes bancaires. Cette méthode est efficace pour un petit nombre de transactions.
Quelle que soit la méthode de rapprochement utilisée, Workday fournit des fonctionnalités supplémentaires. Vous pouvez créer des transactions ad hoc pour rapprocher les lignes de relevé bancaire sans transaction de compte correspondante. Utilisez le tableau de bord
Rapprochement de relevés bancaires
pour accéder rapidement aux analyses et rapprochements bancaires récents. D'autres rapports vous donnent des informations supplémentaires sur les relevés bancaires, les comptes et le traitement du rapprochement.Pour plus d'informations, voir Rapprochement bancaire.
Solutions courantes
En plus des outils de gestion de trésorerie, vous pouvez configurer des solutions courantes, le cas échéant :
- La fonctionMultidevisevous permet d'enregistrer et de traiter des transactions commerciales effectuées dans des devises autres que la devise de base de l'unité légale d'enregistrement.
- Les worktags vous permettent de marquer les transactions pour préciser leurs objectifs, d'établir leurs relations communes et de fournir une vue multidimensionnelle de votre entreprise pour faciliter la génération de rapports.Vous pouvez associer des worktags de mise en équilibre principaux à des comptes bancaires à l'aide d'une règle de mise en équilibre de la trésorerie. Lorsque vous réglez des transactions de trésorerie, Workday génère des écritures de mise en équilibre par worktag pour utiliser des soldes exacts dans les vérifications du solde de trésorerie ou les rapports financiers.
- La fonction d'analyse de frais bancaires (Bank Fee Analysis) vous permet d'obtenir une visibilité globale sur les coûts bancaires, d'identifier les inexactitudes de tarification et de négocier des accords de services optimaux avec vos établissements financiers.
- La fonction de position de trésorerie (Cash Positioning) vous permet de déterminer votre position de trésorerie quotidienne en fonction des soldes de comptes bancaires et des flux de trésorerie externes.
- La fonction de prévision de trésorerie avec Worksheets (Cash Forecasting with Worksheets) vous permet de créer des prévisions de flux de trésorerie à afficher dans des rapports et des tableaux de bord. Vous pouvez utiliser Worksheets pour modéliser des scénarios de simulation en utilisant des transactions opérationnelles, des transactions de relevé bancaire et des activités de trésorerie externes comme données de prévision de trésorerie. Vous pouvez utiliser les rapports de prévision de trésorerie pour consulter vos futures activités de trésorerie afin de faire des projections et de prendre des décisions sur les besoins de financement et d'investissement.
- La comptabilisationIntercompagniesvous permet de gérer et de générer des rapports sur des événements commerciaux impliquant des unités légales associées.
- LesIntégrationsvous aident à télécharger dans Workday des données financières provenant de systèmes tiers et à les transférer d'un système à l'autre.