Éléments de définition : règlements

Présentation

Workday Settlement offre une plateforme complète qui vous permet de traiter et de gérer vos paiements. Workday génère la comptabilisation associée au moment du règlement et enregistre les écritures en tant que système d'enregistrement.

Avantages pour l'entreprise

Workday Settlement vous permet de gérer tous les paiements entrants et sortants au même endroit pour l'ensemble de votre entreprise. Cette infrastructure unifiée :

Contrôle les flux financiers entrants et sortants de votre entreprise.

Fournit les données d'analyse dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées.

Cas d'utilisation

Vous pouvez :

Définir les paiements en gérant vos types de paiement et en configurant vos options d'impression de chèques.

Régler les paiements électroniques entrants et les paiements sortants.

Définir des intégrations de paiement pour transmettre des paiements aux établissements financiers et recevoir les accusés de réception des paiements.

Traiter les paiements après le règlement en imprimant les chèques et en annulant des paiements.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quels comptes bancaires prévoyez-vous d'utiliser ?	Vous pouvez intégrer Workday aux comptes bancaires pour le traitement des règlements et l'impression des chèques. Pour générer des fichiers de paiement pour le traitement des règlements, vous pouvez : Créer un ou plusieurs systèmes d'intégration pour chaque combinaison de banque et de type de paiement électronique. Affecter plusieurs systèmes d'intégration à un seul compte bancaire. Exemple : vous voulez traiter des paiements de même type mais appartenant à des catégories ou des pays différents. Utiliser la même intégration pour chaque compte de la même banque avec le même type de paiement.
Pour quels types de paiement et de fonctions voulez-vous utiliser vos comptes bancaires ?	Vous pouvez configurer un compte bancaire pour l'utiliser pour plusieurs types de paiement. Vous pouvez aussi créer un compte bancaire à fonction unique, par exemple un compte qui couvre uniquement les charges associées à la paie.
Comment voulez-vous router vos paiements ?	Vous pouvez configurer des règles pour déterminer les comptes bancaires vers lesquels le traitement des règlements route les paiements. Lorsqu'un paiement ne correspond à aucune règle, Workday utilise votre compte bancaire par défaut. Les règles de routage bancaire s'appliquent uniquement aux paiements sur des comptes standard. Une unité légale ne peut être associée qu'à une seule règle de routage bancaire.
Voulez-vous indiquer le compte bancaire à partir duquel payer les factures fournisseurs et les demandes de paiement divers directement à partir de la facture ou de la demande ?	Vous pouvez configurer des codes de routage bancaire et les mapper aux comptes bancaires dans les règles de routage bancaire.
Comment voulez-vous traiter les paiements ?	Vous pouvez affecter : Un rôle de spécialiste des règlements en charge du traitement de toutes les transactions opérationnelles. Des rôles par domaines fonctionnels spécifiques. Le fait de centraliser ou de décentraliser le traitement des paiements a un impact sur la façon dont vous : Configurez le processus de gestion Événement de lot de règlements . Séparez l'impression des chèques et des avis.

Recommandations

Pour éviter les erreurs d'intégration en aval, définissez les enregistrements d'établissement bancaire dans Workday. Vous pouvez stocker des informations bancaires détaillées, par pays, que les employés peuvent sélectionner lorsqu'ils créent des comptes bancaires pour les employés et les règlements.

Utilisez les filtres des lots de règlements pour gagner du temps et les adapter à votre cas d'utilisation spécifique.

Automatisez vos lots de règlements récurrents et vos lots d'autorisations préalables pour limiter les tâches manuelles.

Actions requises

Aucun impact.

Limites

Lorsque vous annulez un lot de règlements, vous ne pouvez plus y apporter de modifications.

Définition de l'environnement client

Utilisez la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

pour afficher et configurer les options à l'échelle de l'environnement client pour Workday Settlement.

Vous pouvez utiliser la tâche pour définir des générateurs de séquences d'identifiants pour :

Paiements par transfert électronique de fonds.

Lots de règlements.

Lots d'autorisations préalables.

Vous pouvez utiliser la section

Options des comptes bancaires et de règlement

pour :

Activer les lots de règlements multidevises.

Activer le masquage des comptes bancaires pour les options de paiement.

Activer des dates de paiement fournisseur dynamiques.

Désactiver les erreurs lorsque vous saisissez des codes SWIFT/BIC non valides dans les options de paiement ou les comptes bancaires de règlement.

Autoriser les erreurs lorsque vous saisissez des numéros IBAN contenant des minuscules ou des espaces dans les options de paiement ou les comptes bancaires de règlement.

Consolider les paiements fournisseurs que vous payez pour le compte de plusieurs unités légales au même fournisseur en un seul paiement.

Activer les codes de motif de paiement pour les paiements ad hoc et les paiements fournisseurs.

Sécurité

Le domaine Process: Settlement
dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement permet aux utilisateurs de régler et de générer des rapports sur tous les types de paiement. Pour permettre aux utilisateurs de régler et de générer des rapports sur des types de paiement spécifiques, sécurisez-les via les domaines suivants :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: Ad Hoc Payment Settlement dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.	Permet aux utilisateurs de régler des paiements ad hoc et d'afficher les rapports associés.
Process: Bank Account Transfer for Settlement/Settlement dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.	Permet aux utilisateurs de régler des virements bancaires pour règlement et d'afficher les rapports associés.
Process: Customer Invoice Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.	Permet aux utilisateurs de régler les paiements par prélèvement automatique des clients et d'afficher les rapports associés.
Process: Customer Refund Settlement dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.	Permet aux utilisateurs de régler un remboursement client et d'afficher les rapports associés.
Process: Expense Report Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Expenses.	Permet aux utilisateurs de régler des remboursements de frais et d'afficher les rapports associés.
Process: Intercompany Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Financial Accounting.	Permet aux utilisateurs de régler les pièces intercompagnies et d'afficher les rapports associés.
Process: Miscellaneous Payment Request Settlement dans le domaine fonctionnel Miscellaneous Payments.	Permet aux utilisateurs de régler des demandes de paiement divers et d'afficher les rapports associés.
Process: Payroll Settlement dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet aux utilisateurs de régler les paiements de la paie et d'afficher les rapports associés.
Process: Pending Student Refund/Settlement dans le domaine fonctionnel Student Financials.	Permet aux utilisateurs de régler les remboursements étudiants et d'afficher les rapports associés.
Process: Procurement Card Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Procurement.	Permet aux utilisateurs de régler les paiements par carte d'achat et d'afficher les rapports associés.
Process: Schedule Settlement Run dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.	Permet aux utilisateurs de planifier des lots de règlements et d'afficher les rapports associés.
Process: Student Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Student Financials.	Permet aux utilisateurs de régler les règlements étudiants et d'afficher les rapports associés.
Process: Student Sponsor Refund/Settlement dans le domaine fonctionnel Student Financials.	Permet aux utilisateurs de régler les remboursements d'organisme de financement étudiant et d'afficher les rapports associés.
Process: Supplier Invoice Payment/Settlement dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.	Permet aux utilisateurs de régler les factures fournisseurs et d'afficher les rapports associés.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement d'émission de paiements externalisés	Permet d'envoyer des chèques à un service d'impression de chèques externalisé.
Événement d'impression de paiements	Permet de générer des fichiers Positive Pay correspondant aux chèques imprimés.
Événement d'émission de paiements	Permet de déclencher le paiement pour les modes de paiement électronique.
Tâche d'impression de chèques	Permet d'imprimer des copies papier des bulletins de paie et des chèques.
Émission de versements	Permet de créer et d'envoyer des fichiers de versement par e-mail.
Événement de lot de règlements	Permet de régler les paiements. Workday livre la définition par défaut de ce processus de gestion avec une configuration minimale. Vous pouvez ajouter des étapes telles que des approbations.

Reporting

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Rapport Rechercher des paiements	Utilisez ce rapport pour rechercher des paiements à régler.
Rapport Rechercher des lots de règlements	Utilisez ce rapport pour rechercher et générer des rapports sur les lots de règlements.
Rapport Rechercher une règle de définition de règlement	Utilisez ce rapport pour rechercher le paramétrage des règlements associé à un compte bancaire donné ou partagé entre plusieurs comptes bancaires.
Tableau de bord Règlements	Utilisez ce tableau de bord pour afficher et suivre les informations sur le traitement des règlements de bout en bout. Vous pouvez configurer ce tableau de bord avec des worklets pour accéder aux tâches et aux rapports pour les personnes suivantes : Impression de chèques et d'avis. Retours de paiement. Virements test. Lots de règlements.
Rapport Espace de travail des règlements	Utilisez ce rapport pour créer, planifier et rechercher des lots de règlements.

Les sources de données de rapport suivantes fournissent des données sur les règlements :

Bank Account Transfers for Settlement

Open Items for Settlement

Settlement Runs

Intégrations

Workday fournit de nombreux services web pour les saisies et les configurations courantes concernant les règlements. Tenez compte des services web suivants lors de la configuration de Workday Settlement :

Annuler un retour de paiement

Import Bank Institution Record Branches

Importer le message d'accusé de réception de paiement

Extraire les règles de routage bancaire

Get Payment Purpose Code

Insérer la règle de routage bancaire

Put Direct Debit Mandate

Put Miscellaneous Payee

Put Miscellaneous Payee Category

Put Miscellaneous Payment Request Category

Put Outsourced Bank Provider

Put Payment Acknowledgement Message

Put Payment Integration

Put Payment Purpose Code

Put Payment Type

Put Settlement Run Custom Filter

Submit Payment Return

Workday prend en charge les intégrations avec les prestataires et protocoles de services de paiement électronique suivants :

Automated Clearing House (ACH)

Bankers' Automated Clearing Services (BACS)

ISO 20022

Zengin

Vous pouvez également créer une intégration de connecteur de paiement qui exporte les données de paiement de Workday vers une banque ou un processeur de paiement.

Workday recommande d'utiliser des modèles d'intégration à performance améliorée lorsqu'ils sont disponibles.

Relations et interactions

Domaines fonctionnels	Éléments à prendre en compte
Cash	Les utilisateurs sécurisés via le domaine associé peuvent régler les paiements ad hoc.
Customer Accounts	Les utilisateurs sécurisés via le domaine associé peuvent régler : Factures clients. Règlements clients. Remboursements clients. Le processus de règlement regroupe toutes les factures et tous les ajustements de prélèvement automatique éligibles pour la même unité légale, le même bénéficiaire et le même type de paiement dans un seul paiement. Le regroupement s'applique également aux factures et aux ajustements de carte de crédit. Lorsque vous cochez la case Factures clients dans le groupe de profil Aperçu du détail des règlements du profil client, le processus de règlement crée des paiements distincts pour les factures, sauf lorsque vous traitez : Une facture par carte de crédit et un ou plusieurs ajustements de crédit de facture. Une facture de prélèvement automatique et un ou plusieurs ajustements de crédit de facture pour lesquels une prénotification de mandat de prélèvement automatique est imprimée.
Frais	Les utilisateurs sécurisés via le domaine associé peuvent régler : Avances. Transactions par carte de crédit professionnelle. Notes de frais.
Financial Accounting	Les utilisateurs sécurisés via le domaine associé peuvent régler les pièces intercompagnies. Lorsque vous terminez un lot de règlements, Workday génère les écritures comptables et les envoie à Workday Financial Accounting.
Miscellaneous Payment Requests	Les utilisateurs sécurisés via le domaine associé peuvent régler les demandes de paiement divers.
Payroll	Les utilisateurs sécurisés via le domaine associé peuvent régler : Exceptions de lots de paie. Lots de paie. Vous pouvez également configurer des présentations pour l'impression de chèques afin de gérer les avis et chèques de paie. Pour garantir l'exactitude des paiements de la paie, configurez des comptes bancaires avec des types d'utilisation de la paie spécifiques.
Procurement	Les utilisateurs sécurisés via le domaine associé peuvent vérifier et régler les transactions par carte d'achat.
Student	Les utilisateurs sécurisés via le domaine associé peuvent régler : Règlements étudiants. Remboursements étudiants. Remboursements de l'organisme de financement étudiant.
Supplier Accounts	Les utilisateurs sécurisés via le domaine associé peuvent régler les factures fournisseurs. Le processus de règlement regroupe toutes les factures d'un fournisseur dans un seul paiement. Si vous cochez la case Paiements distincts uniquement lors de la définition du fournisseur, le processus règle les factures pour ce fournisseur en tant que paiements distincts.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.