Concept : rapprochement des comptes bancaires
Le traitement de rapprochement bancaire permet de rapprocher les relevés bancaires avec les transactions de trésorerie. Workday propose plusieurs façons de rapprocher les comptes :
- Saisie rapide et rapprochement.
- Saisie manuelle du relevé bancaire et rapprochement manuel ou automatique.
- Téléchargement d'un relevé bancaire et rapprochement manuel ou automatique.
Saisie rapide et rapprochement
Si vous disposez d'un relevé bancaire au format papier, cette méthode vous permet de créer une version de votre relevé bancaire dans Workday à partir de vos propres enregistrements comptables. Lorsque vous rapprochez le relevé bancaire généré avec celui de la banque, vous rapprochez manuellement les écritures correspondantes ou ajoutez de nouvelles écritures et les rapprochez au fur et à mesure. Lorsque vous avez terminé, le rapprochement est terminé. Cette méthode de rapprochement bancaire ne nécessite aucune configuration hormis la création de vos comptes bancaires et est relativement rapide pour un petit nombre de transactions.
Saisie de relevé bancaire
L'enregistrement du relevé bancaire dans Workday permet à Workday de comparer les transactions de trésorerie à celles du relevé bancaire lors du rapprochement. Vous pouvez enregistrer les données de relevé bancaire dans Workday de l'une des façons suivantes :
- Saisie manuelle des données du relevé bancaire, pièce par pièce.
- Téléchargement du relevé à l'aide d'une intégration de service web public que vous avez configurée auprès de votre banque.
Rapprochement bancaire
Une fois les données de relevé bancaire disponibles dans Workday, vous pouvez les rapprocher manuellement ou automatiquement. Le processus de rapprochement bancaire vous permet d'effectuer les actions suivantes :
- Rapprocher chaque pièce de relevé bancaire avec une pièce correspondante dans votre enregistrement comptable.
- Ajouter des pièces à votre enregistrement comptable lorsque le relevé bancaire constate la pièce pour la première fois. Par exemple, des virements bancaires ou des frais de gestion.
- Rapprocher les pièces de registre avec les lignes de relevé bancaire que Workday suggère comme étant des correspondances proches.
Rapprochement manuel
Le rapprochement manuel vous permet de rechercher manuellement les transactions sur le compte et les lignes de relevé bancaire correspondantes en fonction des attributs et des éléments de validation qui correspondent. Vous pouvez rapprocher différentes relations entre les lignes de relevé bancaire et les transactions sur le compte :
- Plusieurs pièces de relevé bancaire en une seule pièce dans vos enregistrements comptables.
- Au moins deux lignes de relevé bancaire ou au moins deux pièces à rapprocher qui se compensent l'une l'autre.
- Une seule pièce de relevé bancaire avec plusieurs pièces dans vos enregistrements comptables.
- Plusieurs pièces de relevé bancaire avec plusieurs pièces dans vos enregistrements comptables.
Rapprochement automatique
Lorsque vous créez ou modifiez un compte bancaire, vous indiquez un rapprochement automatique de base ou avancé. Vous pouvez également le configurer pour qu'il s'exécute lorsque vous chargez un relevé ou vous pouvez démarrer le rapprochement automatique manuellement. Vous ne pouvez rapprocher qu'un seul relevé bancaire à la fois ou plusieurs relevés bancaires dans une fourchette de dates spécifique.
- Rapprochement automatique de base- Un rapprochement automatique de base examine les montants et les dates des transactions lorsqu'il compare les écritures de relevé bancaire à vos transactions opérationnelles. Lorsque les deux montants correspondent, la pièce est rapprochée. Si un seul élément correspond, il suggère une correspondance, mais n'effectue pas le rapprochement.
- Rapprochement automatique avancé- Un rapprochement automatique avancé nécessite la création de définitions pour les modèles de transaction, les objectifs, les motifs de rapprochement et les règles. Vous utilisez les règles pour mettre en correspondance des pièces de relevé bancaire avec des pièces de vos enregistrements comptables.Workday utilise des règles avec une action de rapprochement pour rapprocher les lignes qui correspondent exactement ou qui respectent la tolérance définie par l'utilisateur. Si les lignes correspondent approximativement, Workday utilise des règles avec une action de suggestion pour suggérer un rapprochement. Par exemple, s'il trouve une ligne dans vos comptes dont le numéro de référence et la date correspondent et que le montant correspond approximativement, Workday suggère un ajustement.Pour les lignes en première constatation, Workday peut créer automatiquement des transactions bancaires ad hoc.
Après l'exécution d'un rapprochement automatique, vous pouvez utiliser un rapprochement manuel pour rechercher les lignes de relevé bancaire n'ayant pas encore été rapprochées afin de les mettre en correspondance avec des transactions.