Étapes : créer un devis
- Voir les éléments de définition de Services CPQ.
- Définissez l'intégration avec votre source existante CRM (gestion de la relation client) pour synchroniser les enregistrements de clients et d'opportunités.
- Définissez des générateurs d’identifiants pour les devis, la configuration de devis avec des modèles de document et le mappage du devis à un contrat.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de devis.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à une opportunité.
- Configurez les processus de gestion suivants comme sous-processus pour créer des projets et des contrats clients à partir de devis :
- Créer un projet
- Modifier un projet
- Ligne du plan de ressources du projet
- Événement lié à un contrat client
- Convertir un projet lié à une opportunité en projet
- Définissez des hiérarchies de projets, des rôles dans le projet, des feuilles de taux de facturation de projet, des feuilles de taux au coût standard de projet et des articles de vente.
- (Facultatif) Définissez des phases de projet et des tâches de projet lorsque vous créez un devis avec des phases et des tâches.
- Vous assurer que les validations personnalisées correspondent aux devis, aux projets et aux contrats clients.
- Vous assurer que les worktags requis correspondent aux devis, aux projets et aux contrats clients.
- Sécurité : configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Services CPQ :
- Process: Devis
- Afficher : hiérarchies de projets de devis
- Process: Opportunitydans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Workday vous permet de créer des devis à partir de la tâche
Créer un devis
ou d'une opportunité ayant le statut Ouvert. Vous pouvez créer plusieurs devis pour une opportunité en fonction de différentes combinaisons de services. Vous pouvez également copier un devis existant pour en créer un nouveau.Le statut et la désignation du devis déterminent à quel moment le devis peut être converti en projet lié à une opportunité. Un devis peut avoir le statut
Brouillon, En cours, Approuvé, Refusé ou Annulé
. Un devis peut également avoir la désignation Principal
qui indique qu'il peut être partagé avec le client.
- Lorsqu'un devis a le statut Brouillon ou En attente d'approbation, il s'affiche en tant queprincipal proposé.
- Après approbation, un devis principal proposé devient un devisprincipalpour l'opportunité.
- Il ne peut y avoir qu'un seul devis principal par opportunité à un moment donné.
- Lorsqu'il existe un autre devis principal, la désignation d'un nouveau devis comme principal change le devis principal existant parNon principal.
Un responsable de projet qui n'a pas accès à la hiérarchie de projets indiquée dans le service ne pourra pas afficher le devis même s'il fait partie du domaine
Process: Quote
.- Créez un devis à partir d'une opportunité existante ou d'une nouvelle opportunité.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une opportunité.Renseignez les options pour créer un devis à partir d'une nouvelle opportunité. Veillez à sélectionner unclient.Dans le rapportAfficher une opportunité, cliquez sur le boutonCréer un devis.
- (Facultatif) Accédez au rapportAfficher une opportunité, sélectionnez une opportunité existante, puis cliquez sur le boutonCréer un devis.Vous pouvez cliquer surModifier une opportunitépour modifier le détail et le statut de l'opportunité.Vous pouvez cliquer surAfficher l'historique du processuspour voir l'événement de modification d'opportunité.
- (Facultatif) Accédez au rapportRechercher des opportunités.Dans le menu des actions associées d'une opportunité ouverte, sélectionnez et accédez àl'étape 3.
- Accédez à la tâcheCréer un devis.
- Renseignez les champs suivants :
Option Description OpportunitéIndiquez une opportunité pour laquelle vous souhaitez créer le devis. Workday renseigne automatiquement les valeurs du client et de l'unité légale.L'invite affiche les opportunités ouvertes.ClientLa valeur est automatiquement renseignée à partir du client indiqué dans l'opportunité. Vous pouvez modifier le client dans l'opportunité, mais pas le modifier dans le devis.Unité légaleLa valeur est automatiquement renseignée à partir de l'unité légale indiquée dans l'opportunité. Vous pouvez modifier l'unité légale du devis à laquelle vous disposez des droits d'accès. Lorsque l'opportunité se convertit en projet, nous créons un contrat en aval pour cette unité légale.Configuration de devisSélectionnez une configuration de devis que vous avez définie.Assurez-vous que cette configuration de devis est disponible pour l'unité légale indiquée dans le devis.Copier à partir d'un devis existantSélectionnez un devis préexistant à partir duquel démarrer.Nom du devisIndiquez un nom pertinent pour le devis.Modèle de facturationIndiquez un modèle de facturation que vous souhaitez utiliser pour le contrat client. Les options sont les suivantes :- Forfait: facture un montant prédéfini en fonction du détail du devis.
- En régie: facture les temps de la main-d'œuvre, les frais et les coûts de tiers engagés pour le projet.
- Lorsque vous modifiez le modèle de facturation d'un devis existant, nous ne modifions pas les modèles de facturation des différents services.
- Lorsque vous ajoutez un nouveau service, la valeur de modèle de facturation provient par défaut de l'en-tête du devis.
- Lorsque vous copiez un service, la valeur de modèle de facturation provient par défaut du service copié.
DeviseLa valeur est renseignée automatiquement à partir de la devise par défaut spécifiée pour le client.Vous pouvez la remplacer par n'importe quelle devise configurée pour le client.WorktagsWorkday renseigne automatiquement les valeurs à partir de l'en-tête de l'opportunité. Vous pouvez modifier ces worktags ou en définir d'autres. - Créez un devis à l'aide d'une ou plusieurs des options suivantes :
- Cliquez surRéviser les documentspour afficher le document de devis avant de le soumettre pour approbation.OptionsDescriptionDocumentSélectionnez le modèle de document de devis approprié que votre administrateur CPQ a configuré pour le devis.Workday alimente le document sélectionné avec les données du devis.EnregistrerCliquez sur cette option pour conserver les changements lorsque vous apportez des modifications manuelles au document de devis pendant le processus de révision.Actualiser les données de documentCliquez sur le bouton pour mettre à jour les champs de données dynamiques avec les données les plus récentes du devis. La plupart des modifications manuelles apportées au contenu sont également conservées.Éléments à prendre en compte :
- Les modifications manuelles apportées aux lignes de répétition d'une table créée avec des champs de données dynamiques seront perdues et la table sera regénérée.
- Les règles de condition du modèle de document ne seront pas réévaluées.
Réinitialiser avec le modèleCliquez sur le bouton pour :- Annuler toutes les modifications apportées au document de devis.
- Récupérer toutes les modifications publiées mises à jour dans le modèle de document d'origine.
- Cliquez surSoumettre pour approbation.Workday attribue par défaut la désignation principale au premier devis approuvé pour une opportunité.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCopier un devis.
- SélectionnerNonpourCopier dans la même opportunité ?pour créer un nouveau devis en copiant une opportunité différente. Vous pouvez sélectionner une feuille de taux de facturation de projet ou une liste de prix des articles de vente différente pour chacun des services. Workday met automatiquement à jour le nouveau devis avec les nouveaux prix.
- Vous pouvez copier des devis à partir d'opportunités quel que soit leur statut, mais vous pouvez copier le devis uniquement dans une opportunité avec le statutOuvert. LeClientest automatiquement renseigné en fonction de l'opportunité indiquée.
- Vous pouvez également copier un devis à partir du menu des actions associées d'un devis existant dans le rapportAfficher un devis.
- Pour copier un devis pour une opportunité spécifique, accédez au rapportAfficher une opportunitéet sélectionnez pour le devis concerné dans la grilleDevis.
Workday lance le processus de gestion pour l'événement de devis.
Après avoir créé un devis, vous pouvez :
- Affichez le devis :
- Dans la vueSynthèse.
- Dans la vueChronologie, par période de reporting (semaine, mois ou année du contrat).
- Dans la vueChronologie, par montants tels que la quantité (en jours ou en heures), le prix, le coût ou l'ETP.
- Approuver un devis principal. Workday crée un Projet lié à une opportunité qui inclut un plan de ressources et des prévisions de ressources avec le détail du devis. Il ajoute également un suffixe [O] au nom du projet lié à une opportunité. Vous ne pouvez pas modifier certaines données de ce projet.
- Imprimez manuellement le document de devis.
- Modifier, annuler, copier ou changer le devis.
- Afficher l'historique des changements et du processus du devis en cliquant sur dans le rapportAfficher un devis.
- Remplacez la désignation du devis parPrincipalen sélectionnant dans l'en-tête du devis et en cochant la caseDevis principal.
- Modifier le statut de l'opportunité.
Lorsque vous avez plusieurs taux pour un rôle, Workday crée le contrat client en aval avec le statut Brouillon avec des erreurs. Pour rendre le rôle unique sur la ligne de contrat, veillez à corriger les erreurs en ajoutant une phase, une tâche, un worktag ou un employé à l'aide d'une règle de taux de facturation.