Étapes : créer un devis
- Voir la thème sur les éléments de définition de Services CPQ.
- Définissez intégration avec votre source CRM existante pour synchroniser les dossiers des client et des opportunités.
- Définissez des générateurs d’identifiants pour les devis, les configuration de devis avec des modèles de document et le mappage entre les devis et les contrat .
- Configurez le processus de gestionÉvénement de devis.
- Configurez le processus de gestionÉvénement d'opportunité.
- Configurez les processus de gestion suivants comme sous-processus pour créer des projets et des contrats client à partir de devis :
- Créer un projet
- Modifier un projet
- Ligne du plan de ressources du projet
- Événement lié à un contrat client
- Convertir un projet lié à une opportunité en projet
- Définir des hiérarchies de projets, des rôles dans le projet, des feuilles de taux de facturation de projet, des feuilles de taux au coût standard de projet et des articles de vente.
- (Facultatif) Définissez des phases de projet et des tâches de projet lorsque vous créez un devis avec des phases et des tâches.
- Assurez-vous que les validations personnalisées correspondent entre les devis, les projets et les contrats client .
- Assurez-vous que les worktags obligatoire correspondent entre les devis, les projets et les contrats client .
- Sécurité : configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Services CPQ :
- Process: Quotes
- View: Quote Project Hierarchies
- Process: Opportunitydans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Workday vous permet de créer des devis à partir de la tâche
Créer un devis
ou à partir d'une opportunité ayant le statut Ouvert. Vous pouvez créer plusieurs devis pour une opportunité en fonction de différentes combinaisons de services. Vous pouvez également copier un devis existant pour en créer un nouveau.Le statut et la désignation du devis déterminent à quel moment le devis peut être converti en projet d'opportunité. Un devis peut avoir le statut
Brouillon, En cours, Approuvé, Refusé ou Annulé
. Un devis peut également avoir la désignation Principal
, ce qui indique qu'il peut être partagé avec le client.
- Lorsqu'un devis a le statut Brouillon ou En attente d'approbation, il s'affiche commeProposé principal.
- Après approbation, un devis principal proposé devient un devisprincipalpour l'opportunité.
- Il ne peut y avoir qu'un seul devis principal par opportunité à un arrivée.
- Lorsqu'il existe un autre devis principal, désigner un nouveau devis comme principal change le devis principal existant enNon principal.
Un responsable de projet qui n'a pas accès à la hiérarchie de projets indiquée dans le service ne pourra pas afficher le devis, même s'il fait partie du domaine
Process: Quote
.- Créer un devis à partir d'une opportunité existante ou d'une nouvelle opportunité.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une opportunité.Renseignez les options pour créer un devis à partir d'une nouvelle opportunité. Veillez à sélectionner unclient.Dans le rapportAfficher une opportunité, cliquez sur le boutonCréer un devis.
- (Facultatif) Accédez au rapportAfficher une opportunité, sélectionnez une opportunité existante et cliquez sur le boutonCréer un devis.Vous pouvez cliquer surModifier une opportunitépour en modifier/changer le détail et le statut.Vous pouvez cliquer surAfficher l'historique du processuspour voir le modifier/changer à événement d'opportunité .
- (Facultatif) Accédez au rapportRechercher des opportunités.Dans le menu des actions associées d'une opportunité ouverte, sélectionnez et accédez àÉtape 3.
- Accédez à la tâcheCréer un devis.
- Renseignez les champs suivants :
Option Description OpportunitéIndiquez une opportunité pour laquelle vous voulez créer le devis. Workday renseigne automatiquement les valeurs du client et de unité légale .L' invite affiche les opportunités ouvertes.ClientLa valeur est automatiquement renseignée à partir du client indiqué dans l'opportunité. Vous pouvez modifier/changer le client dans l'opportunité mais vous ne pouvez pas le modifier dans le devis.Unité légaleLa valeur est automatiquement renseignée à partir de l' unité légale indiquée dans l'opportunité. Vous pouvez modifier/changer l' unité légale du devis pour laquelle vous disposez des droits d'accès. Lorsque l'opportunité se convertit en projet, nous créons un contrat en aval pour cette unité légale.Configuration de devisSélectionnez une configuration de devis que vous avez définie.Assurez-vous que cette configuration de devis est disponible pour l' unité légale indiquée dans le devis.Copier à partir d'un devis existantSélectionnez un devis préexistant à partir duquel démarrer.Nom du devisIndiquez un nom pertinent pour le devis.Modèle de facturationIndiquez un modèle de facturation que vous souhaitez utiliser pour le contrat client. Les options sont les suivantes :- Forfait: facture un montant prédéfini en fonction du détail du devis.
- Projets en régie: facture le temps de main-d'œuvre, les dépenses et les coûts de tiers engagés pour le projet.
- Lorsque vous modifier/changer le modèle de facturation d'un devis existant, nous ne modifier/changer pas les modèles de facturation des différents services.
- Lorsque vous ajoutez un nouveau service, la valeur du modèle de facturation provient par défaut de l'en-tête du devis.
- Lorsque vous copiez un service, la valeur du modèle de facturation est renseignée par défaut à partir du service en cours de copie.
DeviseLa valeur est renseignée automatiquement à partir de la devise par défaut indiquée pour le client.Vous pouvez la modifier/changer par n'importe quelle devise configurée pour le client.WorktagsWorkday renseigne automatiquement les valeurs à partir de l'en-tête de l'opportunité. Vous pouvez modifier ces worktags ou spécifier des worktags supplémentaires. - Créez un devis en utilisant une ou plusieurs des options suivantes :
- Cliquez surRéviser les documentspour afficher le document de devis avant de le soumettre pour approbation.OptionsDescriptionDocumentSélectionnez le modèle de document de devis approprié que votre administrateur CPQ a configuré pour le devis.Workday alimente le document sélectionné avec des données de devis.EnregistrerCliquez sur cette option pour conserver les modifications lorsque vous apportez des modifications manuelles au document de devis lors du processus de révision.Actualiser les données des documentsCliquez sur le bouton pour mettre à jour les champs de données dynamiques avec les données des devis les plus récentes. La plupart des modifications manuelles apportées au contenu sont également conservées.Éléments à prendre en compte :
- Les modifications manuelles apportées aux lignes de répétition d'une table conçue avec des champs de données dynamiques sont perdues et la table se regénère.
- Les règles de condition du modèle de document ne seront pas réévaluées.
Rétablir le modèleCliquez sur le bouton pour :- Rétablir toutes les modifications apportées au document de devis.
- Récupérer toutes les modifications publiées mises à jour apportées au modèle de document d'origine.
- Cliquez surSoumettre pour approbation.Workday attribue par défaut la désignation Principal au premier devis approuvé pour une opportunité.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCopier un devis.
- SélectionnerNonpourla copie dans la même opportunité ?pour créer un nouveau devis en le copiant dans une autre opportunité. Vous pouvez sélectionner une feuille de taux de facturation de projet ou une liste de prix des articles de vente différente pour chacun des services. Workday met automatiquement à jour le nouveau devis avec les nouveaux prix.
- Vous pouvez copier des devis à partir d'opportunités ayant n'importe quel statut, mais vous ne pouvez copier le devis que dans une opportunité ayant le statutOuvert. Lechamp Clientest automatiquement renseigné à partir de l'opportunité indiquée.
- Vous pouvez également copier un devis à partir du menu des actions associées d'un devis existant dans le rapportAfficher un devis.
- Pour copier un devis pour une opportunité spécifique, accédez au rapportAfficher une opportunitéet sélectionnez pour le devis correspondant dans la grilleDevis.
Workday lance le processus de gestion pour l' événement de devis .
Après avoir créé un devis, vous pouvez :
- Affichez le devis :
- Dans la vueSynthèse.
- Dans la vueChronologiepar périodes, telles que des semaines, des mois ou des années de contrat .
- Dans la vueChronologie, par montants, notamment quantité (en jours ou heures), prix, coût ou ETP.
- Approuvez un devis principal. Workday crée un projet lié à une opportunité incluant un plan de ressources et des prévisions de ressources avec le détail du devis. Elle ajoute aussi le suffixe [O] au nom du projet lié à une opportunité. Vous ne pouvez pas modifier certaines données pour ce projet.
- Imprimer manuellement le document de devis.
- Modifier, annuler, copier ou modifier/changer le devis.
- Affichez historique du processus des modifier/changer et du processus du devis en cliquant sur dans le rapportAfficher un devis.
- Remplacez la désignation du devis parPrincipalen accédant dans l'en-tête du devis et en cochant la case à cocherDevis principal.
- Modifier le statut de l'opportunité.
Lorsqu'il y a plusieurs taux pour un rôle, Workday crée le contrat client en aval avec le statut Brouillon avec des erreurs. Pour rendre le rôle unique sur la ligne de contrat, assurez-vous de corriger les erreurs en ajoutant une phase, une tâche, un worktag ou un employé à l'aide d'une règle de taux de facturation.