Étapes : définir les autorisations de dépense
Vous pouvez permettre aux employés de créer et de soumettre des autorisations de dépense pour demander l'approbation des frais avant qu'ils ne les engagent. Vous pouvez également autoriser les employés désignés à créer des autorisations de dépense pour le compte de personnes non employées et d'autres employés.
Lorsque vous activez la comptabilité des engagements, vous pouvez lier une autorisation de dépense à plusieurs notes de frais jusqu'à ce que le solde de l'autorisation de dépense soit égal à zéro.
- Configurez le processus de gestionAutorisation de dépenseet la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Expenses.Ajoutez l'étape d'actionProposer l'affectation d'un régime d'indemnités remboursablespour proposer un régime d'indemnités aux employés qui demandent une autorisation de dépense.
- (Facultatif) Définissez le contrôle budgétaire des autorisations de dépense.
- (Facultatif) Autorisez les employés à créer et soumettre des autorisations de dépense pour le compte de personnes non employées et d'autres employés.
- (Facultatif) Définissez le routage des autorisations de dépense pour les employés occupant plusieurs postes.
- Accédez au rapportMettre à jour les fonctionnalités à activer.Activez la fonctionnalitéRoutage des autorisations de dépense pour les employés occupant plusieurs postes.Pour activer cette fonctionnalité, vous devez d'abord activer la fonctionnalitéRoutage des notes de frais pour les employés occupant plusieurs postes. Si vous désactivez la fonctionnalitéRoutage des notes de frais pour les employés occupant plusieurs postes, vous désactivez également cette fonctionnalité.
- Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.Pour renseigner le worktag de site en fonction du poste sélectionné dans l'en-tête de l'autorisation de dépense, sélectionnezSite de l'employé par défaut sur les transactions de dépensedans la sectionOptions des achats.
- Ajoutez les employés qui créent des autorisations de dépense pour le compte d'autres employés audomaine Process: Spend Authorizationsdans le domaine fonctionnel Expenses.Voir Étapes : définir des droits d'accès.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheModifier une instruction de transaction de dépense.Créez des instructions à inclure dans les autorisations de dépense des employés.Sécurité :
- Set Up: Expenses Processingdans le domaine fonctionnel Expenses.
- Set Up: Procurementdans le domaine fonctionnel Procurement.
Configurez des questionnaires pour les inclure dans les autorisations de dépense afin de recueillir des données supplémentaires auprès des bénéficiaires des frais.