Concept : contrats clients

Tant qu'un contrat client n'est pas approuvé, il conserve le statut

Brouillon

et vous pouvez apporter des modifications en libre-service à l'aide de l'option

Modifier

, dans le menu des actions associées du contrat. Une fois le contrat approuvé, vous pouvez apporter des modifications à l'aide des options

Avenant au contrat client

et

Changer le contrat client

.

Vous pouvez configurer les types d'avenant aux contrats dans la tâche

Mettre à jour les types d'avenant aux contrats clients

. Les avenants vous permettent de saisir des ajouts, des changements et des corrections sur les contrats clients approuvés. Vous pouvez modifier le statut d'un contrat client dans son intégralité ou seulement de certaines lignes du contrat client. Vous pouvez également configurer des numéros d'avenant pour effectuer le suivi des modifications apportées aux avenants. Workday affecte automatiquement le numéro de version suivant à chaque nouvel avenant. Vous pouvez également indiquer un numéro d'avenant facultatif à associer à un document d'avenant, le cas échéant. Une fois que vous avez créé un avenant, vous pouvez afficher l'historique des avenants au contrat client ou à des lignes de ce contrat pour n'importe quelle version.

Les changements vous permettent de mettre à jour les données sur des contrats clients approuvés. Si le contrat client est associé à un échéancier de facturation ou un calendrier de constatation de revenus, vous pouvez changer toutes les données sauf les montants.

Les demandes de changement vous permettent de mettre à jour les quantités et montants des lignes de contrat client.

Vous pouvez utiliser la tâche

Créer un modèle de liste de vérification de contrat client

pour personnaliser une liste de vérification des exigences que vos spécialistes des contrats utiliseront lorsqu'ils créeront des contrats clients. Vous pouvez ensuite associer le modèle de liste de vérification à un type de contrat dans la tâche

Mettre à jour les types de contrat client

. Lorsque vous créez un contrat client en utilisant le type de contrat que vous avez associé au modèle de liste de vérification, Workday ajoute automatiquement un onglet

Liste de vérification

au contrat.

Vous pouvez définir et ajouter des frais administratifs en tant que pourcentage des montants des transactions sur vos contrats clients. Exemple : des frais de gestion de 3 % de tous les temps déclarés sur un projet.

Vous pouvez ajouter des frais de ligne de contrat aux transactions associées au type de ligne de contrat

Projet en régie

.

Pour définir les frais des lignes de contrat, accédez à la tâche

Mettre à jour les frais de ligne de contrat

. Pour chaque frais de ligne de contrat, vous pouvez indiquer :

Pourcentage positif ou négatif.
Articles de vente ou catégories de produit à appliquer à la ligne de facture, le cas échéant.
Si les worktags doivent être hérités de la ligne de contrat ou du projet.

Lorsque vous ajoutez des frais à une ligne de contrat, Workday remplace l'article de vente ou la catégorie de produit existant(e) par ceux issus de la configuration de frais de la ligne de contrat. Si l'invite

Article de vente

pour les frais de ligne est vide et que l'invite

Catégorie de produit

est renseignée, Workday laisse le champ

Article de vente

vide sur la ligne de facture client de frais de contrat. Si l'invite

Catégorie de produit

dans les frais de la ligne du contrat est vide, Workday utilise la catégorie de produit de la ligne du contrat.

Chaque ligne de contrat client inclut une catégorie de produit que vous pouvez saisir ou déduire d'un article de vente.

Pour vous conformer aux exigences de Prix de vente autonome (SSP), vous pouvez répartir différemment les montants des lignes de contrat client pour la facturation et les revenus. L'en-tête du contrat client garantit que les montants de facturation et de revenus restent égaux. Vous pouvez également enregistrer les remises sous forme de lignes de contrat négatives.

Les modèles de contrat client renseignent les champs et les valeurs couramment utilisés, ce qui garantit une création plus rapide et plus simple des contrats clients. Une fois que vous avez créé un modèle dans la tâche

Créer un modèle de contrat client

, vous pouvez :

Affecter le modèle à un type de contrat dans la tâche
Mettre à jour les types de contrat client
.
Créer un contrat client à l'aide du modèle dans la tâche
Créer un contrat client
.

Vous pouvez gérer vos contrats clients en fonction des types que vous définissez dans la tâche

Mettre à jour les types de contrat client

. Les types de contrat que vous définissez vous aident à identifier, gérer et approuver vos contrats clients en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez personnaliser les types de contrat pour inclure des :

Modèles de liste de vérification.
Modèles de contrat.
Contrats liés.

Les worktags de contrat client vous permettent d'effectuer les opérations suivantes :

Analyser le détail des revenus par contrat client et générer les rapports associés.
Associer des coûts ou des transactions au contrat client.
Rapprocher les revenus par contrat client au niveau du livre.

Vous pouvez récupérer des worktags de contrat client dans les transactions opérationnelles qui proviennent d'un contrat, telles que :

Écritures comptables.
Échéanciers de facturation et échéances.
Factures clients émises à partir des échéances de facturation.
Calendriers de constatation de revenus et échéances.

Vous pouvez également associer un worktag de contrat client à des transactions qui ont un impact sur les revenus. Workday affiche alors le worktag du contrat client en tant que worktag implicite dans les transactions issues du contrat. Vous pouvez également permettre à Workday d'afficher le worktag du contrat client en tant que worktag explicite dans les transactions associées à un contrat client. Vous pouvez utiliser le worktag de contrat client sur les lignes d'échéance de facturation et de constatation de revenus, et afficher le worktag dans les écritures opérationnelles résultantes.

Vous pouvez activer les worktags de contrat client dans la tâche

Mettre à jour l'utilisation des worktags

.

Lorsque vous associez à votre contrat client une liste de prix à la juste valeur, Workday renseigne les montants à la juste valeur sur vos lignes de contrat.

Les contrats clients liés et parents vous permettent d'associer des contrats clients à des fins de répartition et de constatation de revenus. Vous pouvez activer les contrats clients liés dans la tâche

Mettre à jour les types de contrat client

. Lorsque vous créez un contrat client, vous pouvez ensuite associer plusieurs contrats clients liés à un même contrat client parent. Les contrats clients liés s'affichent dans le contrat client parent et ce dernier s'affiche dans chacun des contrats clients liés.

Workday consolide les lignes des contrats clients liés et affiche une ligne par catégorie de produit dans le contrat client parent. Vous pouvez également afficher les lignes de contrat client liées par catégorie de produit lorsque vous créez un calendrier de constatation de revenus consolidé. Vous pouvez créer un calendrier de constatation de revenus consolidé à partir du menu des actions associées du contrat client parent.

Vous pouvez définir et ajouter des remises et des suppléments aux types de ligne à montant fixe. Vous pouvez baser les règles de tarification sur vos contrats clients et les appliquer au niveau de la ligne ou de l'en-tête du contrat client.

Pour créer des remises sur la tarification et des suppléments, accédez à la tâche

Mettre à jour les remises et les suppléments liés aux contrats clients

. Indiquez un

pourcentage

positif pour une prime et un

pourcentage

négatif pour une remise.

Les contrats clients associés vous permettent de regrouper des contrats clients à des fins de reporting. Lorsque vous créez un contrat client, vous pouvez le rattacher à un contrat client associé. Les contrats clients associés doivent partager la même unité légale et le même client acheteur.