Éléments de définition : comptes clients

Présentation

Comptes clients est la solution de gestion, de facturation et de recouvrement Workday pour les comptes clients.

Avantages pour l'entreprise

Vous pouvez :

Affecter des employés à des clients et leur attribuer des rôles.

Créer des relations intercompagnies ou d'une autre nature avec vos clients.

Créer des profils et des comptes pour vos clients.

Facturer vos clients et gérer vos activités commerciales avec eux via Workday.

Gérer le contact chez le client et les informations d'expédition.

Lorsque vous utilisez en outre Facturation de projets et Contrats clients dans Workday, vous pouvez gérer le crédit et le recouvrement des créances, mettre à jour les comptes clients et automatiser la facturation.

Cas d'utilisation

Vous pouvez associer Comptes clients avec les solutions Projets facturables et Revenus de Workday pour :

Facturer à vos clients le temps passé sur un projet et les frais associés.

Créer des contrats clients et les utiliser pour facturer les clients.

Gérer le règlement des factures.

Constater vos revenus.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Souhaitez-vous affecter des rôles clients à vos employés individuellement ou par poste ?	Vous pouvez affecter des rôles clients à vos employés afin de savoir qui est responsable de quoi. Vous pouvez affecter des rôles à des employés individuels ou à des postes spécifiques de sorte que les employés puissent changer de poste sans devoir réaffecter les rôles.
Comment voulez-vous rechercher vos clients dans Workday ?	Vous pouvez affecter vos clients à des catégories et des groupes pour simplifier vos recherches. Voir Créer des clients.
Qui voulez-vous autoriser à accéder aux informations sur les clients ?	Vous pouvez créer des groupes de sécurité segmentée pour contrôler l'accès aux informations sur les clients. Voir Étapes : mettre à jour l'accès aux informations sur les clients.
Avez-vous besoin d'effectuer le suivi des informations clients qui ne s'appliquent pas à un champ prédéfini par Workday dans le profil client ?	Vous pouvez créer des champs personnalisés dans les profils clients.
Comment comptez-vous communiquer avec vos clients concernant la facturation ?	Vous pouvez identifier un contact principal, ainsi que des contacts distincts pour les différents types de document.
Comment voulez-vous que Workday numérote vos factures ?	Vous pouvez configurer Workday au niveau de l'environnement client pour générer une séquence de codes de facture unique pour toutes vos unités légales, ou éventuellement configurer Workday pour générer des séquences distinctes au niveau de chaque unité légale. Vous pouvez également configurer Workday pour générer des numéros de facture continus uniques. Voir Éléments de définition : numérotation par séquence continue.

Recommandations

Aucune.

Actions requises

Tenez compte des conditions d'intégration dans et en dehors de Workday.

Limites

Lorsqu'une facture client compte plus de 1 000 lignes, vous ne pouvez pas utiliser la tâche

Changer une facture client

ou

Modifier la facture client

pour la mettre à jour. À la place, vous devez utiliser la tâche

Mettre à jour les lignes de facture

.

Lorsque vous accédez à la tâche

Imprimer des factures clients

, vous pouvez :

Afficher uniquement les 20 000 factures clients les plus récentes.

Sélectionner jusqu'à 10 000 factures clients à imprimer simultanément.

Définition de l'environnement client

Vous pouvez utiliser la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

pour appliquer un paramètre au niveau de l'environnement client afin de générer des codes uniques pour les éléments suivants :

Ventes au comptant

Factures clients consolidées

Contrats clients

Règlements clients

Factures clients

Ajustements de facture client et refacturations

Remboursements clients

Transactions de compensation

Sécurité

Vous pouvez contrôler davantage la sécurité au sein de ces domaines en autorisant l'accès à leurs différents sous-domaines.

Cette liste n'est pas exhaustive. Pour obtenir la liste complète des domaines et sous-domaines de reporting, accédez au rapport

Functional Area and Domain Descriptions

, puis filtrez par domaine fonctionnel.

Workday fournit les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Manage: Customer Invoice	Gérez les factures clients et affichez les rapports associés. Pour créer des factures clients, vous devez avoir accès au domaine Process: Customer Invoice .
Process: Cash Sale Payment	Traitez les paiements des ventes au comptant et affichez les rapports associés.
Process: Customer Deposit	Traitez les dépôts des règlements clients et affichez les rapports associés.
Process: Customer Invoice	Gérez les factures clients si vous avez un rôle défini par unité légale ou un rôle non limité.
Process: Customer Invoice Payment	Traitez les paiements des factures clients et affichez les rapports associés.
Process: Customer Invoice Payment/Settlement	Traitez les paiements par prélèvement automatique des clients et affichez les rapports associés.
Process: Customer Overpayment	Traitez les trop-perçus des clients.
Process: Customer Payment	Traitez les règlements clients et affichez les rapports associés.
Process: Customer Payment Auto-Application	Gérez le lettrage automatique des règlements clients.
Process: Customer Refund Escheatment	Exécutez la mise en déshérence des remboursements clients et affichez les rapports associés.
Process: Customer Refund/Payment	Traitez les remboursements et règlements clients et affichez les rapports associés.
Process: Customer Refund Settlement	Effectuez le règlement des remboursements clients et affichez les rapports associés.
Process: Customer Writeoff	Traitez les passages en pertes de créances clients.
Process: Direct Debit Mandate	Traitez les mandats de prélèvement automatique.
Process: Electronic Customer Invoice	Affichez les factures clients électroniques et accédez aux tâches associées.
Process: Electronic Invoices	Générez des factures électroniques.
Process: Opportunity	Traitez les opportunités et affichez les rapports associés.

Workday fournit les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Customers :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Access Customer (Segmented)	Déterminez quels utilisateurs sont autorisés à accéder à quels clients.
Process: Customer Request	Traitez les demandes clients et affichez les rapports associés.
Set Up: Customer	Définissez et mettez à jour les clients et affichez les rapports associés.
Set Up: Customer Contacts	Définissez et mettez à jour les coordonnées des contacts chez le client et affichez les rapports associés.
Set Up: Customer Maintenance	Définissez et mettez à jour les informations sur les clients autres que les coordonnées et affichez les rapports associés.
Set Up: Customer Notes	Définissez les remarques sur les clients.
Set Up: Customer Settlement	Définissez les informations de routage bancaire et de règlement par carte de crédit d'un client et affichez les rapports associés.
View: Customer	Affichez un client spécifique.
View: Prospect	Affichez un prospect spécifique.

Vous pouvez créer des groupes de sécurité segmentée pour contrôler l'accès aux informations sur les clients. Vous pouvez davantage restreindre l'accès pour inclure uniquement les employés d'une seule unité légale ou hiérarchie d'unités légales. Voir Étapes : mettre à jour l'accès aux informations sur les clients.

Processus de gestion

Dans le domaine fonctionnel Customer Accounts :

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Passage de créance douteuse en pertes	Créez et approuvez des passages en pertes de créances douteuses.
Événement de vente au comptant	Créez et approuvez des ventes au comptant.
Événement intercompagnies de vente au comptant	En tant qu'unité légale bénéficiaire, traitez et approuvez les ventes au comptant intercompagnies.
Événement d'envoi de facture consolidée par e-mail	Envoyez des factures clients consolidées par e-mail.
Événement de dépôt client	Traitez et approuvez les dépôts clients.
Événement d'envoi de factures clients par e-mail	Envoyez des factures clients par e-mail.
Événement de facture client	Créez et approuvez des factures clients.
Événement intercompagnies lié à une facture client	En tant qu'unité légale bénéficiaire, traitez et approuvez les factures intercompagnies.
Événement de mise à jour de factures clients	Lettrez et approuvez les ajustements des factures clients.
Événement de trop-perçu client	Enregistrez les trop-perçus des clients.
Événement de lettrage de règlement client	Enregistrez des règlements clients.
Événement de document de remboursement client	Si vous avez activé la fonction Optimisation des remboursements clients : créez et approuvez des documents de remboursement client. Vous devrez régler le remboursement ultérieurement à l'aide du processus de gestion Événement de lot de règlements dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.
Événement de remboursement client	Si vous n'avez pas activé la fonction Optimisation des remboursements clients : traitez et approuvez les remboursements clients.
Événement de relevé client	Envoyez un relevé client par e-mail.
Événement d'envoi de lettres de relance par e-mail	Envoyez des lettres de relance par e-mail.
Événement d'intérêts et de frais de retard	Calculez et approuvez les intérêts et les frais de retard sur les factures clients.
Événement de transaction de compensation	Créez et approuvez des transactions de compensation.

Dans le domaine fonctionnel Customers :

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de changement des coordonnées bancaires d'un client	Effectuez et approuvez les modifications des coordonnées bancaires d'un client.
Événement de changement des informations sur le crédit d'un client	Effectuez et approuvez les modifications des informations sur le crédit d'un client.
Événement client	Créez et approuvez des profils clients.
Événement de changement de règlements d'un client	Effectuez et approuvez les modifications des informations de règlement d'un client.
Demande client	Créez une demande pour ajouter un nouveau profil client.
Événement de changement de la synthèse d'un client	Effectuez et approuvez les modifications des informations de synthèse d'un client.
Événement de changement des informations sur les taxes d'un client	Effectuez et approuvez les modifications des informations sur les taxes d'un client.

Reporting

Vous pouvez utiliser des rapports et des tâches standard pour créer votre tableau de bord Comptes clients.

Intégrations

Services web	Éléments à prendre en compte
Annuler une vente au comptant	Annule les ventes au comptant.
Cancel Customer Invoice	Annule les factures clients.
Annuler un ajustement de facture client	Annule des ajustements de facture client.
Annuler un passage en pertes lié à une facture client	Annule les passages en pertes liés à une facture client.
Get Bad Debt Writeoffs	Récupère tous les passages de créances douteuses en pertes.
Get Cash Sales	Récupère toutes les ventes au comptant.
Get Customer Invoices	Récupère toutes les factures clients.
Get Customer Invoice Adjustments	Récupère tous les ajustements de facture client.
Get Customer Payments	Récupère tous les règlements clients.
Récupérer les types de code d'activité d'une entité	Récupère tous les types de code d'activité de l'entité.
Extraire les codes d'activité des entités	Extrait tous les codes d'activité des entités.
Import Customer Invoices	Ajoute ou met à jour des factures clients. Idéal pour les factures comportant de nombreuses lignes.
Put Customer Payment	Ajoute ou met à jour des règlements clients.
Insérer le code d'activité de l'entité	Ajoute ou met à jour les codes d'activité des entités.
Type de code d'activité d'insertion de l'entité	Ajoute ou met à jour des types de code d'activité d'entité.
Soumettre le passage de créance douteuse en pertes	Ajoute ou met à jour des passages en pertes de créances douteuses
Soumettre une vente au comptant	Ajoute ou met à jour des ventes au comptant.
Soumettre une facture client	Ajoute ou met à jour des factures clients. Idéal pour les factures comportant peu de lignes.
Soumettre un ajustement de facture client	Ajoute ou met à jour des ajustements de facture client.
Soumettre le lettrage d'un ajustement de facture client	Crée des lettrages d'ajustement de facture client.

Relations et interactions

Comptes clients interagit avec les autres domaines suivants dans Workday :

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Banque et règlements	Les factures payées par prélèvement automatique ou carte de crédit et les remboursements sont transmis à Banque et règlements.
Contrats clients	Les transactions de facturation approuvées proviennent de Contrats clients.
Comptabilité générale	Les écritures de factures et de règlements clients, ainsi que les informations du calendrier de constatation des revenus, sont transmises à Comptabilité générale.
Facturation de projets	Le projet en régie approuvé pour la facturation découle de la facturation du projet.
Comptes fournisseurs	Les transactions de compensation sont transmises à Comptes fournisseurs. Les factures fournisseurs et clients intercompagnies directes proviennent de Comptes fournisseurs.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.