Éléments de définition : numérotation par séquence continue
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l'utilisation de la numérotation par séquence continue factures. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
La numérotation par séquence continue vous permet de créer et d'affecter des numéros de facture continus pour un ou plusieurs exercices ou périodes du livre pour une unité légale. Ce numéro s'affiche à la place du numéro de facture standard sur les factures clients et fournisseurs. Vous pouvez définir le séquencement des numéros par :
- Date d'approbation d'une facture client.
- Date d'imputation d'une facture fournisseur.
- Date comptable.
- Réinitialiser chaque période du livre, exercice ou année civile pour que cela corresponde à la période comptable d'un type de facture donné.
- Définir le modèle de séquence des numéros de facture.
Avantages pour l'entreprise
L'utilisation de la numérotation par séquence continue :
- Augmente la visibilité sur le détail de vos transactions et réduit les problèmes d'audit.
- Vous aide à vous conformer aux exigences de reporting de l'administration fiscale locale.
- Vous permet de satisfaire aux exigences légales en matière de facturation.
Cas d'utilisation
- Votre unité légale facture dans un pays qui exige un numéro de séquence continue sur les factures.
- Lors de l'audit de votre unité légale, les auditeurs peuvent sélectionner un numéro de facture aléatoire à tester et ne pas trouver ce numéro, ce qui pose problème. Ils auraient alors besoin de preuves supplémentaires pour prouver que la facture n'existe pas.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quand voulez-vous commencer à affecter des numéros de séquence continue à vos factures ? | Workday crée des générateurs de séquences continues après le début d'une nouvelle période ou d'un exercice lorsqu'il n'existe aucun générateur de séquences pour une unité légale. Cela s'applique à la fois aux exercices principaux et secondaires lorsque la numérotation par séquence continue est activée. Pour créer un générateur de séquences continues pour un calendrier comptable secondaire, la date de début du calendrier secondaire doit correspondre à la date de début d'une période du livre principal. La durée d'un autre exercice doit être couverte par des exercices principaux correspondants. |
Quand pouvez-vous modifier la configuration de la règle ou la durée de vie du générateur de séquences ? | Les modifications s'appliquent uniquement aux :
|
Voulez-vous continuer à utiliser les règles d'application automatique avec le type d'avis de versement ? | Vous pouvez continuer à utiliser les règles d'application automatique. Le type d'avis de versement offre la possibilité de référencer un Numéro de facture continu , s'il existe. |
Avez-vous besoin d'appliquer des restrictions de date sur les factures clients ? | Workday affecte le numéro de facture continu aux factures clients lors de leur approbation. Les factures peuvent ne pas être dans l'ordre si vous utilisez des dates de facture ou des dates comptables à terme échu. Si vous voulez que la séquence continue soit chronologique selon l'une ou l'autre de ces dates, utilisez des validations personnalisées pour limiter les dates au jour en cours. |
Recommandations
- Vous ne pouvez pas modifier les générateurs de séquences une fois qu'ils sont en cours d'utilisation. Vérifiez d'abord le modèle dans votre environnement sandbox pour vous assurer que les numéros de séquence correspondent à vos attentes.
- Lorsque vous souhaitez utiliser le séquencement pour l'ensemble des types de facture, utilisez la même règle de générateur de séquences. Pour avoir une séquence distincte pour chaque type de facture, créez des règles différentes.
- Pour éviter les écarts, ne rouvrez pas une période clôturée lorsque vous souhaitez appliquer la numérotation par séquence continue aux factures fournisseurs et aux ajustements nouvellement approuvés. Lorsque la date comptable est antérieure à la date comptable du dernier document, la séquence peut présenter un écart.
- Pour éviter toute confusion, attribuez à vos numéros de facture continus un format différent de celui des numéros de facture existants. Vous pouvez utiliser les règles de séquencement spécifiques de votre unité légale et de votre pays pour déterminer le modèle de numéros continus.
- Pour répondre aux critères légaux locaux en matière de rapports pour les transactions opérationnelles, vous pouvez configurer vos unités légales afin d'autoriser la comptabilisation par date d'approbation des factures clients.
Actions requises
- Pour créer des générateurs de séquences continues, activez la fonctionnalité pour l'unité légale souhaitée.
- Indiquez la période de début de numérotation par séquence continue pour déterminer à quel moment Workday commencera à créer des générateurs.
- Pour avoir un numéro continu, les factures clients doivent avoir le statut Approuvé. Toutefois, pour les factures fournisseurs, vous devez clôturer la période.
- Configurez ou sélectionnez une règle de générateur de séquences pour chaque facture, ajustement de crédit, ajustement de débit et refacturation de crédit. Workday affecte le numéro de facture continu en fonction de ces règles.
- Pour inclure le numéro continu sur une facture, mettez à jour votre présentation BIRT personnalisée car il s'agit d'un attribut distinct du numéro de facture standard.
Limites
- Une fois que Workday a affecté un numéro de séquence continue à une facture, vous ne pouvez plus annuler ou modifier cette dernière. Dans ce cas, utilisez des ajustements de facture pour apporter des modifications.
- Lorsque vous modifiez une règle de configuration existante, les mises à jour s'appliquent uniquement aux nouveaux générateurs de séquences.
- Vous pouvez modifier ou remplacer les générateurs de séquences uniquement s'ils ne sont pas utilisés.
- Une fois que vous avez créé la première facture en utilisant la numérotation par séquence continue pour un calendrier comptable secondaire, vous ne pouvez pas revenir à l'utilisation de la numérotation par séquence continue pour le calendrier comptable principal.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Configurez les domaines de sécurité suivants pour la numérotation par séquence continue :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Domaine Set up: Company General dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent activer la fonctionnalité de numérotation par séquence continue et configurer les règles du générateur de séquences. |
Domaine Set Up: Tax dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent configurer des règles de générateur de séquences continues sur les factures clients ou fournisseurs approuvées par type de facture légale. |
Domaine Public Reporting Items . | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent créer des rapports personnalisés pour afficher le numéro de facture ou le numéro de séquence continue. |
Processus de gestion
Pour configurer un numéro de séquence continue chronologique sur les factures clients lorsque la date du document de facture n'est pas la date du jour, vous pouvez ajouter des validations personnalisées dans les conditions de la règle de processus de gestion.
Reporting
Si le numéro continu existe dans une période donnée, vous pouvez utiliser tous les rapports standard existants pour suivre les factures avec un numéro de séquence continue pour une unité légale.
Vous pouvez utiliser le champ de rapport personnalisé
Date de facture dans période clôturée
sur l'objet de gestion Facture client
dans vos validations personnalisées pour configurer le numéro de séquence continue chronologique sur les factures clients.Intégrations
Vous pouvez utiliser les services web suivants pour la numérotation par séquence continue :
Service web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Company ID Definitions
Put Company ID Definitions | Récupère les identifiants requis pour vous permettre d'activer la numérotation par séquence continue pour une unité légale. |
Get Customer Invoices
Get Customer Invoice Adjustments | Mettez à jour vos modèles EIB pour ces services web afin de prendre en charge les numéros de facture continus. |
Import Customer Invoice
| Permet d'ajouter ou de mettre à jour des factures clients avec un numéro de séquence continue. |
Soumettre une facture client
Soumettre un ajustement de facture client | Permet de créer des factures clients et des ajustements avec un numéro de séquence continue. |
Lorsque vous activez cette fonctionnalité, mettez à jour vos modèles d'intégration pour utiliser le numéro de facture continu au lieu du numéro de facture standard.
Relations et interactions
Lorsque vous activez la numérotation par séquence continue pour une unité légale, elle s'étend à toutes les factures et ajustements provenant des attributions, des calendriers de facturation et des projets facturables.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.