Processus : clôture d'une période de commande à une période de trésorerie
Consultez l' article Period Close Product Flow pour vous familiariser avec le processus de clôture de période.
Cette rubrique décrit des recommandations que vous pouvez prendre en compte pour faciliter le processus de clôture de fin de période et comment vous souhaitez traiter les documents non soldés liés à la réception des paiements, à la finalisation de la facturation et à la comptabilisation des biens et services.
La liste de vérification du processus de gestion des commandes jusqu'à la trésorerie peut inclure différentes tâches. Considérez ces recommandations à titre d'exemple pour vos opérations de clôture de période. Pour un cas d'utilisation lié à cette rubrique, voir Cas d'utilisation : commande à la clôture de période de trésorerie dans la Bibliothèque de cas d'utilisation.
- Saisissez les règlements.Assurez-vous d'avoir saisi et approuvé tous les règlements reçus des clients.
- Créez des dépôts pour les règlements non déposés.Pour rechercher des règlements clients non déposés :
- Accédez au rapportRechercher des règlements clients.Sécurité :domaine Process: Customer Invoice Paymentdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- PourDate de paiement jusqu'au, sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
- DésélectionnezInclure les règlements déposéspour afficher uniquement les règlements que vous n'avez pas encore déposés.
- Pour créer un dépôt pour chaque règlement non déposé, dans les actions associées de chaque règlement, sélectionnez .Vous pouvez également utiliser les actions associées du règlement pour lettrer des règlements sur des règlements non lettrés en sélectionnant .
- Sélectionnez le règlement pour lequel vous voulez créer un dépôt ou lettrer un règlement, puis cochez la caseSoumettrepour lancer le processus d'approbation.
- Lettrer tous les règlements non lettrés.Pour rechercher les règlements non lettrés qui ont été déposés :
- Accédez au rapportRechercher des règlements clients.Sécurité :domaine Process: Customer Invoice Paymentdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- PourDate de paiement jusqu'au, sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
- PourStatut du lettrage, sélectionnezNon lettré.
- Cochez la caseInclure les règlements déposéspour afficher les règlements que vous avez déposés.
- Pour lettrer le règlement non lettré, dans les actions associées de chaque règlement, sélectionnez .
- Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez lettrer le règlement, puis cliquez surSoumettrepour lancer le processus d'approbation.
- Finalisez la facturation pour la période.
- Accédez au rapportRechercher des factures clients pour une unité légale.Sécurité :domaine Reports: Customer Accountsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Pourle statut de facture, sélectionnez :
- Brouillon
- Non terminé
- En cours
- PourDate de facture ou jusqu'au, sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
- Cliquez surOK.
Workday affiche toutes les factures pouvant être finalisées. - Dans le menu des actions associées de chaque facture que vous voulez finaliser, sélectionnez pour lancer le processus d'approbation des factures suivantes :
- Brouillon
- Non terminé
- (Facultatif) Créez des factures clients pour les transactions facturables. Si votre unité légale utilise la facturation de projets et les transactions à l'utilisation, accédez à la tâcheCréer une facture client pour des transactions facturablespour créer des factures pour la fin de la période.Sécurité :
- Process: Project Billing - Invoicingdans le domaine fonctionnel Project Billing.
- Process: Billing Invoicedans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- PourDate de transaction jusqu'au, sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
- Cliquez surOK.
- Révisez les transactions dans la grilleFactures à créeret sélectionnez les transactions spécifiques pour lesquelles vous souhaitez créer des factures.
- Cliquez surOKpour lancer le processus d'approbation.
- (Facultatif) Créez des factures clients pour les échéances de facturation. Si votre unité légale utilise un contrat client et un échéancier de facturation, accédez à la tâcheCréer une facture client pour des échéances de facturationpour créer des factures pour la fin de la période.Sécurité :
- Process: Project Billing - Invoicingdans le domaine fonctionnel Project Billing.
- Process: Billing Invoicedans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Pourl'unité légale, saisissez votre unité légale.
- PourDate de facture ou jusqu'au, sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
- Cliquez surOK.
- Dans la grilleÉchéances de facturation, sélectionnez l'échéance de facturation que vous souhaitez facturer.
- Cliquez surOKpour lancer le processus d'approbation.
- (Facultatif) Créez des échéances de revenus pour des transactions facturables.Si votre unité légale utilise des contrats clients et souhaite constater des revenus, accédez à latâche Créer des échéances de revenus pour un montant facturable.Sécurité : domaineProcess: Revenue Schedule - Coredans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- PourUnité légale, sélectionnez le nom de votre unité légale.
- PourType de transaction, sélectionnez l'un des types de transaction suivants :
- Projet en régie
- Projet au forfait
- Exécution de commande
- À l'utilisation
- Pourune date de transaction antérieure au, sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
- Cliquez surOK.
- Révisez et sélectionnez les lignes pour lesquelles vous souhaitez créer des échéances.
- Cliquez surCréer ou Mettre à jour des échéances de revenuspour créer des échéances pour les transactions facturables.
- (Facultatif) Créez des échéances de revenus pour des calendriers basés sur un pourcentage d'avancement.Si votre unité légale utilise des Calendriers de pourcentage d'avancement et souhaite constater les revenus d'un projet au fur et à mesure de son avancement, accédez à la tâcheRéviser le pourcentage d'avancement pour la comptabilisation des revenus.
- PourUnité légaleouProjet/hiérarchie de projets,sélectionnez vos critères.
- PourDate de fin de transaction, sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
- Pourle statut de pourcentage d’avancement, sélectionnezApprouvé.
- Pourla Méthode de pourcentage d'avancement, sélectionnezHeuresouCoût.
- Cliquez surOK.
- Révisez et sélectionnez les lignes pour lesquelles vous souhaitez créer des échéances.
- Cliquez surCréer des échéances pour des transactions facturablesafin de créer des échéances pour le Type de transactionProjet au forfait.
- Créer une comptabilisation pour constater les revenus.Après avoir créé les échéances, constatez les revenus en générant la comptabilisation.
- Accédez à la tâcheCréer la comptabilisation de la constatation de revenus.Sécurité :Événement d’échéance de constatation de revenusdans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- PourUnité légale, sélectionnez le nom de votre unité légale.
- PourDate comptable jusqu'au, sélectionnez la date de fin de la période que vous clôturez.
- Cliquez surOK.
- Sélectionnez les échéances pour lesquelles vous souhaitez générer la comptabilisation de la constatation de revenus et cliquez surOK.
- Cliquez surOKpour démarrer le processus.
- Cliquez surActualiserpour terminer le traitement.
- Affichez la comptabilisation générée par le processus en sélectionnant dans le menu des actions associées de l'échéance.
- Configurez Workday pour gérer votre comptabilisation de fin de période en débitant ou en créditant vos comptes deProduits constatés d'avanceetde Factures clients à établir.
- Créez des écritures d'ajustement de montants à inclure/exclure.Configurez Workday pour gérer votre comptabilisation de fin de période pour les arrangements à éléments multiples. Vous pouvez créer des écritures d'ajustement à inclure/exclure pour reclasser les soldes de produits constatés d'avance et cumulés.
- Accédez à la tâcheCréer une écriture d'ajustement de montants à inclure/exclure.Sécurité : configurez le processus de gestionÉvénement d'écriture à inclure/exclureet la règle de sécurité associée dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- PourUnité légale, sélectionnez l'unité légale figurant dans l'en-tête du contrat.
- Pourl'exercice, sélectionnez l'exercice d'imputation des montants à ce jour et des écritures opérationnelles.
- Pourla Période, sélectionnez la période d'imputation des montants à ce jour et des écritures opérationnelles.
- Cliquez surOK.
- Vérifiez les lignes d'écriture et cliquez surOKpour créer des écritures d'ajustement de montants à inclure/exclure.Workday calcule et impute automatiquement les écritures nécessaires pour reclasser les produits constatés d'avance entre les lignes du contrat.
- Créez des écritures d'ajustement d'écarts de change.En cas d'écarts de facturation et de constatation de revenus dus aux taux de synchronisation et de conversion, vous pouvez créer des écritures d'ajustement d'écarts de change pour calculer la différence. Workday calcule et impute automatiquement les écritures nécessaires au compte des gains/pertes de change.
- Accédez à la tâcheCréer une écriture d'ajustement d'écarts de change pour un contrat client.Sécurité : configurez le processus de gestionÉvénement d'écriture à inclure/exclureet la règle de sécurité associée dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- PourUnité légale, sélectionnez l'unité légale figurant dans l'en-tête du contrat.
- Pourl'exercice, sélectionnez l'exercice d'imputation des montants à ce jour et des écritures opérationnelles.
- Pourla Période, sélectionnez la période d'imputation des montants à ce jour et des écritures opérationnelles.
- Pourla règle d'ajustement d'écarts de change, sélectionnez une règle d'ajustement de devise pour indiquer des worktags et des comptes à créditer ou débiter pour le gain ou la perte de change réalisé(e).
- Cliquez surOK.
- Vérifiez les lignes de contrat et cliquez surOKpour créer une écriture d'ajustement d'écarts de change pour un contrat client pour les lignes de contrat.Workday calcule et impute automatiquement les écritures nécessaires au compte du gain ou de la perte de change .
- Clôturez des groupes d'opérations pour les comptes clients.Pour plus d'informations, voir Concept : groupes d'opérations de clôture du livre.
- Rapprochez les comptes clients du livre.Utilisez l'un ou l'ensemble des rapports prédéfinis par Workday ou des rapports personnalisés que vous avez créés pour rapprocher vos créances et le solde du livre :
- Rapprochement du livre clients et des comptes clients - éléments opérationnels/solde comptableUtilisez ce rapport pour afficher les écarts entre les comptes clients et les soldes opérationnels des comptes clients.Sécurité :domaine Reports: Financial Accountingdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.
- Exceptions de rapprochement du livre clients et des comptes clients par unité légaleUtilisez ce rapport pour afficher la synthèse des exceptions de créances clients résultant des pièces non soldées, des écarts de calendrier et des écritures comptables imputées aux comptes de contrôle.Sécurité :domaine Reports: Financial Accountingdans le domaine fonctionnel Financial Accounting.