Concept : règlements clients

Lorsque vous devez enregistrer un grand nombre de règlements qui arrivent en même temps, vous pouvez les traiter avec la tâche

Enregistrer des règlements clients en masse

. Utilisez cette tâche lorsque les règlements ne font référence qu'à une seule ou à quelques factures chacun. Vous pouvez également enregistrer des règlements pour différents clients.

Gardez à l'esprit que la tâche enregistre uniquement les règlements et ne les lettre pas. Par conséquent, Workday ne crée pas d'écritures opérationnelles. Si vous voulez que Workday crée de telles écritures pour enregistrer la trésorerie, vous pouvez créer un dépôt dans le cadre de la tâche. Workday crée ensuite les écritures à partir du dépôt.

Workday vous permet de centraliser la réception des règlements clients de façon à ce qu'une seule unité légale puisse payer les factures de ses unités légales associées. Une unité légale peut recevoir des règlements d'un client pour le compte d'autres unités légales associées et régler leurs factures. Cette fonctionnalité permet de constater plus rapidement et plus facilement la réception des règlements et accélère le versement de la trésorerie aux banques. Toutefois, Workday ne prend pas en charge le lettrage des règlements pour le compte d'autres unités légales ou des passages en pertes qui incluent des factures avec escompte à terme.

Configuration pour les règlements intercompagnies :

Utilisez la règle de sécurité du domaine
Process: Customer Invoice
pour permettre à votre spécialiste des comptes clients de consulter plus de détails sur les factures d'une autre unité légale.
Pour que les unités légales aient des relations intercompagnies, sélectionnez
Initiation de transactions intercompagnies autorisée
dans la tâche
Modifier le profil intercompagnies
.

Les autres domaines de Workday qui prennent en charge les paiements intercompagnies sont les suivants :

Le rapport
Afficher la comptabilisation d'une transaction client
contient un onglet
Intercompagnies
qui affiche les lignes comptables intercompagnies, notamment les dettes et les créances.
Les relevés clients donnent une description des règlements vers ou depuis une autre unité légale, le cas échéant.
Pour traiter des règlements intercompagnies lorsque la mise en équilibre par worktag est active pour l'une ou l'autre des unités légales, assurez-vous que l'unité légale qui paie pour votre compte utilise la même devise que votre unité légale, votre facture et votre paiement.
Pour trouver des factures dans d'autres unités légales, utilisez les catégories d'invite
Même client facturé
/
client payeur - par unité légale
dans les tâches suivantes :
Enregistrer un règlement client
Lettrer un règlement client

Vous pouvez enregistrer et lettrer des règlements clients avec un montant de règlement égal à 0. Cela vous permet de compenser plusieurs factures non soldées et plusieurs ajustements qui ne sont pas liés dans une seule transaction.

Lorsque vous lettrez un montant égal à 0, Workday crée un règlement client avec le statut de règlement

Finalisé

et le statut de lettrage

Entièrement lettré

.

Lorsque vous enregistrez des règlements clients de montant nul, vous ne pouvez pas :

Enregistrer un dépôt.
Utiliser une devise de paiement et une devise de facture différentes.
Saisissez les informations sur l'avis de versement.
Sélectionnez le règlement pour lequel le lettrage automatique est autorisé.

Lorsque vous lettrez des règlements clients de montant nul, vous ne pouvez pas :

Enregistrer les trop-perçus.
Placer un montant en compte.

Si vous ne souhaitez pas enregistrer les règlements clients dont le montant est égal à 0, vous pouvez créer des validations personnalisées pour

le Règlement client

dans le rapport

Mettre à jour les validations personnalisées

.

Les transferts de règlement enregistrent l'activité de lettrage du règlement client et ne génèrent pas de comptabilisation. Workday enregistre ces transactions sous forme

de Transfert entrant de règlement

ou

de Transfert sortant de règlement,

selon le client pour lequel vous exécutez le rapport. Vous pouvez accéder au rapport

Détail de l'activité des clients

ou

Synthèse de l'activité des clients

pour afficher les détails. Les factures intercompagnies ne génèrent pas de transferts de règlements.

Les transferts de règlement ont lieu lorsque le lettrage de règlement concerne des factures pour lesquelles :

Le
Client payeur
est différent du client du règlement.
Par exemple, sous Unité légale A, vous enregistrez un règlement client dont le
Client payeur
est
John Doe
, mais vous lettrez ce règlement avec
le Client
Bluemoon
 .
Transfert sortant de règlement
 : lorsque vous accédez au rapport
Synthèse de l'activité des clients
pour John Doe et que vous cliquez sur la valeur de la colonne
Total des règlements
, Workday affiche une grille de détail des transactions avec deux lignes pour chaque transaction de règlement. L'une des lignes affiche le
type de transaction
Paiement
de , y compris
le montant du paiement
et la valeur
de Diminution
associée. La deuxième ligne affiche le
Type de transaction
du
transfert sortant de règlement
et la valeur
d'augmentation
associée pour la suppression du montant du règlement.
Transfert entrant du règlement
: lorsque vous accédez au rapport
Récapitulatif de l'activité des clients
pour Bluemoon et que vous cliquez sur la valeur de la colonne
Total des règlements
, Workday affiche une grille de détail des transactions avec une seule ligne pour chaque transaction de règlement. La ligne affiche le
type de transaction
du
transfert de règlement en entrée
et la valeur
de Diminution
associée, car elle réduit les créances.
L'unité légale du règlement est différente de celle indiquée sur la facture.
Par exemple, vous enregistrez un règlement client pour
l'unité légale
 A
vers le client John Doe, mais vous le lettrez avec une facture pour
l'Unité légale
 B
vers le client John Doe.
Transfert sortant de règlement
 : lorsque vous accédez au rapport
Synthèse de l'activité des clients
pour l'unité légale A et que vous cliquez sur la valeur de la colonne
Total des règlements
pour le client John Doe, Workday affiche une grille de détail des transactions avec deux lignes pour chaque transaction de règlement. L'une des lignes affiche le
type de transaction
Paiement
de , ainsi que le
montant du paiement
et la valeur
de Diminution
associée. La deuxième ligne affiche le
Type de transaction
du
transfert sortant de règlement
et la valeur
d'augmentation
associée pour la suppression du montant du règlement.
Transfert entrant du règlement
: lorsque vous accédez au rapport
Synthèse de l'activité des clients
pour l'unité légale B et que vous cliquez sur la valeur de la colonne
Total des règlements
pour le client John Doe, Workday affiche une grille de détail de la transaction ne contenant qu'une seule ligne de transaction. La ligne affiche le
type de transaction
du
transfert de règlement en entrée
et la valeur
de Diminution
associée, car elle réduit les créances.

Les contrats d'organisme de financement étudiants permettent aux établissements d'enseignement, aux entreprises et aux organismes publics de régler les frais d'études pour un ou plusieurs étudiants. Accédez à la tâche

Record Student Sponsor Payment

pour enregistrer les règlements d'un organisme de financement étudiants et les lettrer spécifiquement aux factures correspondant aux contrats d'organisme de financement étudiants.

Dans certains pays, les entreprises peuvent régler la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur les encaissements plutôt que sur les facturations. Lors de la configuration, vous pouvez enregistrer la TVA en attente sur la facture et la TVA à payer lors de l'encaissement du règlement. Workday calcule et impute automatiquement la TVA sur les encaissements. Lorsque vous configurez la TVA sur les encaissements pour une unité légale :

Les factures clients que vous n'avez pas réglées continueront d'utiliser la comptabilisation initiale. Workday n'applique pas la comptabilisation des taxes au paiement.
Les factures clients que vous créez après avoir configuré la TVA utiliseront la méthode de comptabilisation de la TVA sur les encaissements.

Les éléments à prendre en compte pour la TVA dans Workday sont les suivants :

Les factures clients et les ajustements de facture client prennent en charge différents taux par ligne de facture.
Prise en charge des montants de taxe calculés au prorata pour les paiements partiels.
Les règlements en compte utilisent le taux de taxe par défaut d'une unité légale.
Les règlements en compte s'appliquent à une facture client.

Vous pouvez configurer des conditions de paiement dans Workday pour définir les éléments suivants :

Dates d'échéance d'une facture client.
Remises en fonction du moment où le client règle la facture.
Conditions de paiement propres au client.

Les modes de paiement déterminent le compte utilisé par Workday pour les différentes transactions. Workday propose plusieurs modes de paiement pour configurer les types de règlement dans votre environnement à l'aide de la tâche

Mettre à jour les types de paiement

. Certains modes de paiement sont électroniques, ce qui peut impliquer un traitement supplémentaire. Vous pouvez utiliser le mode de paiement par prélèvement automatique pour les types de règlements électroniques.

Lorsque vous faites appel à un fournisseur tiers pour traiter des paiements en dehors de Workday, nous vous recommandons de mapper votre type de paiement sur le

Mode de paiement

Manuel

.

Un type de paiement est un mode de paiement valide que vous utilisez pour effectuer des paiements. Workday vous permet de configurer chaque type de paiement et de le mapper à un mode de paiement valide prédéfini. Les types de paiement électronique, tels que le prélèvement automatique ou la carte de crédit, sont traités par lots de règlements. Workday crée automatiquement un dépôt et un paiement combinés. Une fois que le moteur de règlement a finalisé les paiements, il génère les écritures comptables associées à chaque paiement.

Pour les autres types de paiement, enregistrez les règlements avec la tâche

Enregistrer un règlement client

et lettrez-les aux factures associées. Exemple : vous pouvez mapper un

Mode de paiement

Carte de crédit

sur le

Type de paiement

Visa

.

Workday fournit plusieurs rapports pour vous donner une vision claire du processus de paiement, notamment :

Pour afficher le détail des transactions de règlement client, vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé. Utilisez l'objet de gestion

Historique des transactions clients

de la source des données

du rapport Règlement client de factures

et sélectionnez les champs de rapport pertinents :

Date comptable
Lettrages de règlement client
Devise de la facture
Montant en compte
Montant du trop-perçu
Motif du trop-perçu
Worktags de trop-perçu
Total du règlement lettré
Date de transaction

Vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé pour afficher le détail des règlements clients et des transactions correspondantes.

Accédez à la tâche
Créer un rapport personnalisé
.
Sélectionnez
Avancé
pour Type de rapport.
Sélectionnez
Customer Payment for Invoices
pour
la source de données
.
Accédez à l'objet de gestion
Règlement client de factures
et sélectionnez les colonnes de reporting appropriées.
Accédez à l'objet de gestion
Historique des transactions clients
et sélectionnez les colonnes de rapport appropriées, notamment les champs suivants, puis cliquez sur
OK
:
Date comptable
 : récupère la date comptable de la transaction client.
Lettrage de règlement client
 : récupère les lettrages de règlement client pour la transaction client.
Devise de la facture
 : récupère la devise de la facture utilisée dans la transaction client.
Motif du trop-perçu
 : récupère le motif utilisé pour la transaction client de trop-perçu.
Worktags de trop-perçu
 : récupère les worktags utilisés pour la transaction de trop-perçu client.
Date de transaction
 : récupère la date de transaction pour la transaction client.

Workday prend également en charge le reporting sur toutes les transactions clients, y compris les règlements clients, les ventes au comptant et les passages en pertes, à partir d'une seule source de données de rapport

Customer Transactions

.