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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2026-03-13
Concept : règlements clients

Concept : règlements clients

Lorsque vous recevez un règlement client, vous pouvez :
  • Enregistrer le règlement et le déposer.
  • Le lettrer sur les factures clients ou sur les ajustements de facture. Lors du lettrage de règlements, vous pouvez :
    • Lettrez le montant total ou le règlement partiel et placez le solde en compte.
    • Appliquer ou remplacer les montants des escompte (sur facture en fonction des conditions de paiement...) par défaut.
    • Désélectionnez toutes les facture et tous les ajustements de facture dans la grille du lettrage de règlements .
    • Passer en pertes le montant total ou partiel des facture .
  • Enregistrer le trop-perçu et le placer en compte.
Après avoir soumis le règlement, vous pouvez :
  • Annuler le lettrage complet du règlement et le modifier afin d'y apporter des corrections.
  • Annuler le règlement s'il contient une erreur avant le rapproché du dépôt .
  • Retourner le règlement déjà déposé en banque.
Lorsque vous annulez des règlements :
  • Les paiements en attente ne sont plus disponibles pour règlement.
  • Workday n'inclut plus ces paiements lorsque vous imprimez des chèques ou générez le fichier bancaire pour les lots de règlements traités.
  • Si vous avez déjà imprimé le chèque ou envoyé le fichier bancaire, l'annulation interrompt ces paiements. Pensez à annuler le chèque à l'aide de la tâche
    Enregistrer des chèques annulés
    .
Lorsque vous annulez ou retournez des règlements, Workday génère des écritures pour contrepasser les règlements initiaux, annule leur lettrage et rend la facture de nouveau disponible pour le lettrage de règlements. Vous pouvez accéder au rapport
Rechercher des paiements
 pour afficher les paiements émis et annulés dans un seul et site et rapprocher vos paiements.
Vous pouvez configurer la vérification du solde de trésorerie pour empêcher le traitement des paiements sortants lorsque vos fonds sont insuffisants. ConsulterÉtapes : configurer la vérification avancée du solde de trésorerie .
Vous pouvez utiliser les tâches ci-dessous pour effectuer les différentes actions suivantes :
  • Enregistrer un règlement client
  • Enregistrer des règlements clients en masse
  • Lettrer un règlement client
  • Lettrer automatiquement des règlements clients
  • Créer un dépôt client
  • Créer un remboursement client
Si des règlements comportent des volumes importants de lignes de versement, vous pouvez les télécharger via les services web, puis les traiter à l'aide de la tâche
Lettrer automatiquement des règlements clients
.
Dans les tâches
Lettrer automatiquement des règlements clients
 et
Planifier le lettrage automatique de règlements clients
 , vous pouvez traiter les lettrages de règlements avec des :
  • Ajustements de crédit de facture clients qui incluent des escomptes de paiement.
  • Factures clients avec des montants négatifs qui incluent des escomptes de paiement invite .

Enregistrer des règlements clients en masse

Lorsque vous devez enregistrer un grand nombre de règlements qui arrivent en même temps, vous pouvez les traiter avec la tâche
Enregistrer des règlements clients en masse
. Utilisez cette tâche lorsque les règlements ne font référence qu'à une seule ou à quelques factures chacun. Vous pouvez également enregistrer des règlements pour différents clients.
Gardez à l'esprit que la tâche enregistre uniquement les règlements et ne les lettre pas. Par conséquent, Workday ne crée pas d'écritures opérationnelles. Si vous voulez que Workday crée de telles écritures pour enregistrer la trésorerie, vous pouvez créer un dépôt dans le cadre de la tâche. Workday crée ensuite les écritures à partir du dépôt.

Règlement client excédentaire

Lorsque vous recevoir des fonds excédentaires de la part d'un client, vous pouvez enregistrer le montant comme suit :
  • Solde en compte : dans l'en-tête du règlement, lorsque vous ne connaissez pas les factures sur lesquelles lettrer le montant du règlement excédentaire. Ce montant est enregistré comme une charge à payer dans votre Grand livre mais dépend de vos règles d'imputation comptable. Vous pouvez également traiter un remboursement pour le solde. Le règlement reste en cours avec le statut Lettré en compte. Cela ne permet pas d'afficher le détail de la progression du lettrage, à l'exception du client spécifique .
  • Montant en compte dans la grille Lettrage de règlement pour une ligne de facture qui génère un document en compte lié à la facture spécifique et à celle associée au client facturé. Pour cette transaction :
    • Le paiement est marqué comme terminé et entièrement payé.
    • Le montant est conservé en tant que crédit pour les factures futures et vous pouvez le lettrer manuellement, automatiquement, annuler son lettrage ou le rembourser si nécessaire.
    • Incluez l'absence de longue durée dans les relevés client pour communiquer les informations de crédit au client.
    • Vous pouvez ajouter un montant en compte pour les éléments suivants :
      • Factures client positives.
      • Factures client consolidées.
      • Refacturations de facture client.
      • Ajustements de facture au débit, lorsque le montant lettré est égal au montant dû et que vous n'appliquez pas de passage en pertes ou d'escompte sur les ajustements.
      • Lorsque vous lettrez une facture intercompagnies en trop, Workday affecte automatiquement l' unité légale légale à partir de la facture lettrée au document en compte nouvellement généré, ce qui garantit une comptabilisation précise du crédit.
    • Workday ne prend pas en charge les montants en compte lorsque la facture sélectionnée  :
      • Elle a un passage en pertes ou un escompte (sur facture en fonction des conditions de paiement...).
      • Est une facture client' un montant négatif ou nul.
      • Est un ajustement de facture (crédit).
      • Est entièrement payée.
      • Est une facture intercompagnies pour laquelle la mise en équilibre par worktag standard ou facultative est activée.
  • Trop-perçus : passer en pertes un petit solde incorporel qu'il est impossible de suivre, de lettrer ou de rembourser.
    • Pour traiter les trop-perçus, vous devez configurer le processus de gestion Trop-perçu.
    • Vous ne pouvez pas lettrer des trop-perçus sur de futures factures.
    • Les fonds doivent être constatés en tant que revenu.
    • Pour contrepasser le passage en pertes et réaffecter aux fonds le statut en compte , vous devez annuler le paiement à partir du menu des actions associées de trop-perçu de règlement client. Lorsque vous annulez un règlement client, Workday annule automatiquement tous les trop-perçus associés.
    • Lorsque vous saisissez un trop trop-perçu , Workday utilise le Machine Learning pour afficher des recommandations pour le motif du trop-perçu , ainsi que les worktags de centre de coûts et de site .

Paiements intercompagnies

Workday vous permet de centraliser la réception des règlements clients de façon à ce qu'une seule unité légale puisse payer les factures de ses unités légales associées. Une unité légale peut recevoir des règlements d'un client pour le compte d'autres unités légales associées et régler leurs factures. Cette fonctionnalité permet de constater plus rapidement et plus facilement la réception des règlements et accélère le versement de la trésorerie aux banques. Toutefois, Workday ne prend pas en charge le lettrage des règlements pour le compte d'autres unités légales ou des passages en pertes qui incluent des factures avec escompte à terme.
Configuration pour les règlements intercompagnies :
  • Utilisez la règle de sécurité du domaine
    Process: Customer Invoice
     pour permettre à votre spécialiste des comptes clients de consulter plus de détails sur les factures d'une autre unité légale.
  • Pour que les unités légales aient des relations intercompagnies, sélectionnez
    Initiation de transactions intercompagnies autorisée
     dans la tâche
    Modifier le profil intercompagnies
    .
Les autres domaines de Workday qui prennent en charge les paiements intercompagnies sont les suivants :
  • Le rapport
    Afficher la comptabilisation d'une transaction client
     contient un onglet
    Intercompagnies
     qui affiche les lignes comptables intercompagnies, notamment les dettes et les créances.
  • Les relevés clients donnent une description des règlements vers ou depuis une autre unité légale, le cas échéant.
  • Pour traiter des règlements intercompagnies lorsque la mise en équilibre par worktag est active pour l'une ou l'autre des unités légales, assurez-vous que l'unité légale qui paie pour votre compte utilise la même devise que votre unité légale, votre facture et votre paiement.
  • Pour trouver des factures dans d'autres unités légales, utilisez les catégories d'invite
    Même client facturé
    /
    client payeur - par unité légale
     dans les tâches suivantes :
    • Enregistrer un règlement client
    • Lettrer un règlement client

Paiements de montant nul

Vous pouvez enregistrer et lettrer des règlements client avec un montant égal à 0. Cela vous permet de compenser plusieurs factures non soldées et plusieurs ajustements qui ne sont pas liés dans une seule transaction.
Lorsque vous lettrez un montant de 0, Workday crée un règlement client avec le statut de règlement
Terminé
 et le statut de application :
Complètement lettré
 .
Lorsque vous enregistrez des règlements client d'un montant nul, vous ne pouvez pas :
  • Enregistrer un dépôt.
  • Ont une devise de paiement et une devise de facture différente.
  • Saisissez les informations de avis de versement .
  • Sélectionnez le règlement pour le lettrage automatique.
Lorsque vous lettrez des règlements client d'un montant nul, vous ne pouvez pas :
  • Enregistrer les trop-perçus.
  • Placer un montant en compte.
Si vous ne voulez pas enregistrer des règlements client avec un montant nul, vous pouvez créer des validations personnalisées pour
un règlement client
 dans le rapport
Mettre à jour les validations personnalisées
 .
Workday ne prend pas en charge cette fonctionnalité dans le service web
Put Customer Payment
 .

Règlements clients et dépôts à partir des relevés bancaires

Vous pouvez également enregistrer les règlements client et les dépôts directement à partir des lignes de relevé bancaire . Vous devez configurer des ensembles de règles de règlement client pour définir les critères de mappage de la ligne de relevé bancaire au règlement client . Vous pouvez ensuite associer les ensembles de règles à un compte bancaire. Lorsque vous enregistrez un relevé bancaire et que vous exécutez la tâche
Planifier le règlement client à partir de la ligne de relevé bancaire
 , il vérifie si la ligne du relevé bancaire correspond aux règles définies.
  • Chaque ligne de relevé bancaire crée un paiement et un dépôt.
  • Lorsqu'une unité légale est activée pour la numérotation continue des factures client , vous pouvez définir un ensemble de règles de règlement client pour identifier un client payeur trouvé sur la ligne de relevé bancaire en fonction d'une correspondance exacte ou de préfixes de facture .
  • Exceptions pour le rapprochement des paiements continus :
    • Si le texte de avis de versement exclut les zéros commençants, la tâche de rapprochement ne rechercher pas le numéro continu des facture .
    • Si plusieurs factures avec des clients facturés différents sont trouvées, les factures sont renseignées, mais le champ client reste vide pour la saisie manuelle.
    • L'activation de la numérotation continue entraîne l'omission par le système des factures standard lors du processus de rapprochement des relevé bancaire .

Transferts de règlements

Les transferts de règlement enregistrent l'activité de lettrage de règlements client et ne génèrent pas de comptabilisation. Workday enregistre ces transactions sous forme
de transfert / mutation entrant de règlement
 ou
de transfert / mutation sortant de règlement,
 en fonction du client pour lequel vous générez le rapport. Vous pouvez accéder au rapport
Détail de l'activité des clients
 ou au rapport
Synthèse de l'activité des clients
 pour afficher le détail. Les factures intercompagnies ne génèrent pas de transferts de règlements.
Les transferts de règlements ont lieu lorsque le lettrage de règlements concerne des factures pour lesquelles :
  • Le
    client payeur
     est différent du client payeur .
    • Par exemple, sous Unité légale A, vous enregistrez un règlement client lorsque la
      valeur de Client payeur
       est
      John Doe
       mais vous lettrez ce paiement sur
      le client
      Bleu
       .
    • Transfert sortant de règlement
       : lorsque vous accédez au rapport
      Synthèse de l'activité des clients
       pour John Doe et cliquez sur la valeur de la colonne
      Total des règlements
       , Workday affiche une grille du détail des transactions avec deux lignes pour chaque transaction de règlement. Une ligne affiche le
      type de transaction
      Paiement
       , qui inclut
      le Montant du paiement
       et la valeur
      Diminution
       associée. La deuxième ligne affiche le
      Type
       de
      transactiontransfert de règlement
       et la valeur
      d'augmentation
       associée pour la suppression du montant du règlement.
    • Transfert entrant de règlement
       : lorsque vous accédez au rapport
      Récapitulatif de l'activité des clients
       pour Bleu et cliquez sur la valeur de la colonne
      Total des règlements
       , Workday affiche une grille détaillée des transactions avec une seule ligne pour chaque transaction de règlement. La ligne affiche le
      Type de transactiontransfert
      de règlement en
       , et la valeur
      de Diminution
       associée, car elle réduit les créances.
  • L' unité légale de paiement est différente de unité légale indiquée sur la facture.
    • Par exemple, vous enregistrez un règlement client de
      l'unité légale
       A
       pour le client John Doe, mais vous le lettrez sur une facture de
      l'unité légale
       B
       pour le client John Doe.
    • Transfert sortant de règlement
       : lorsque vous accédez au rapport
      Synthèse de l'activité des clients
       pour l'unité légale A et que vous cliquez sur la valeur dans la colonne
      Total des règlements
       pour le client John Doe, Workday affiche une grille détaillée des transactions avec deux lignes pour chaque transaction de règlement. Une ligne affiche le
      type de transaction
      Paiement
       de l', qui inclut le
      Montant du règlement
       et la valeur
      de Diminution
       associée. La deuxième ligne affiche le
      Type
       de
      transactiontransfert de règlement
       et la valeur
      d'augmentation
       associée pour la suppression du montant du règlement.
    • Transfert entrant de paiement
       : lorsque vous accédez au rapport
      Synthèse de l'activité des clients
       pour l'unité légale B et que vous cliquez sur la valeur de la colonne
      Total des paiements
       pour le client John Doe, Workday affiche une grille Détail de la transaction avec une seule ligne de transaction. La ligne affiche le
      Type de transactiontransfert
      de règlement en
       , et la valeur
      de Diminution
       associée, car elle réduit les créances.

Règlements liés au contrat de l'organisme de financement étudiants

Les contrats d'organisme de financement étudiants permettent aux établissements d'enseignement, aux entreprises et aux organismes publics de régler les frais d'études pour un ou plusieurs étudiants. Accédez à la tâche
Record Student Sponsor Payment
 pour enregistrer les règlements d'un organisme de financement étudiants et les lettrer spécifiquement aux factures correspondant aux contrats d'organisme de financement étudiants.

TVA sur les encaissements

Dans certains pays, les entreprises peuvent régler la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur les encaissements plutôt que sur les facturations. Lors de la configuration, vous pouvez enregistrer la TVA en attente sur la facture et la TVA à payer lors de l'encaissement du règlement. Workday calcule et impute automatiquement la TVA sur les encaissements. Lorsque vous configurez la TVA sur les encaissements pour une unité légale :
  • Les factures clients que vous n'avez pas réglées continueront d'utiliser la comptabilisation initiale. Workday n'applique pas la comptabilisation des taxes au paiement.
  • Les factures clients que vous créez après avoir configuré la TVA utiliseront la méthode de comptabilisation de la TVA sur les encaissements.
Les éléments à prendre en compte pour la TVA dans Workday sont les suivants :
  • Les factures clients et les ajustements de facture client prennent en charge différents taux par ligne de facture.
  • Prise en charge des montants de taxe calculés au prorata pour les paiements partiels.
  • Les règlements en compte utilisent le taux de taxe par défaut d'une unité légale.
  • Les règlements en compte s'appliquent à une facture client.
Workday ne prend pas en charge la TVA sur les encaissements pour les transactions intercompagnies directes lorsque la mise en équilibre par worktag est activée pour les encaissements intercompagnies .

Conditions de paiement

Vous pouvez configurer des conditions de paiement dans Workday pour définir les éléments suivants :
  • Dates d'échéance d'une facture client.
  • Remises en fonction du moment où le client règle la facture.
  • Conditions de paiement propres au client.

Remplacements de paiement

Lorsque vous enregistrez ou modifiez des règlements client , vous pouvez remplacer le montant de l' escompte (sur facture en fonction des conditions de paiement...) calculé par le système directement dans l' avis de versement du règlement client et indiquer le montant réel de escompte (sur facture en fonction des conditions de paiement...) obtenu par le client si celui- escompte obtenu diffère des conditions de paiement. Cette fonctionnalité s'applique uniquement lorsque vous sélectionnez une seule facture. La fonctionnalité ne s'applique pas dans les cas suivants :
  • Vous avez plusieurs factures sur chaque ligne.
  • Le montant indiqué dans les champs Escompte obtenu et Montant à payer est supérieur au montant dû.
  • Des références s'affichent sur le côté droit de la ligne de versement.
  • Vous sélectionnez des types de document non pris en charge sur le côté gauche, tels que des facture consolidées, un document en compte ou pour le compte de paiements.
  • Le signe du montant de l' escompte (sur facture en fonction des conditions de paiement...) ne correspond pas au document pris en charge.

Modes de paiement

Les modes de paiement déterminent le compte utilisé par Workday pour les différentes transactions. Workday propose plusieurs modes de paiement pour configurer les types de règlement dans votre environnement à l'aide de la tâche
Mettre à jour les types de paiement
. Certains modes de paiement sont électroniques, ce qui peut impliquer un traitement supplémentaire. Vous pouvez utiliser le mode de paiement par prélèvement automatique pour les types de règlements électroniques.
Lorsque vous faites appel à un fournisseur tiers pour traiter des paiements en dehors de Workday, nous vous recommandons de mapper votre type de paiement sur le
Mode de paiement
Manuel
.

Types de paiement

Un type de paiement est un mode de paiement valide que vous utilisez pour effectuer des paiements. Workday vous permet de configurer chaque type de paiement et de le mapper à un mode de paiement valide prédéfini. Les types de paiement électronique, tels que le prélèvement automatique ou la carte de crédit, sont traités par lots de règlements. Workday crée automatiquement un dépôt et un paiement combinés. Une fois que le moteur de règlement a finalisé les paiements, il génère les écritures comptables associées à chaque paiement.
Pour les autres types de paiement, enregistrez les règlements avec la tâche
Enregistrer un règlement client
 et lettrez-les aux factures associées. Exemple : vous pouvez mapper un
Mode de paiement
Carte de crédit
 sur le
Type de paiement
Visa
.

Rapports sur les paiements

Workday fournit plusieurs rapports pour vous donner une vision claire du processus de paiement, notamment :
  • Comptes clients en attente d'une action
  • Détail de l'activité liée à un client
  • Synthèse de l'activité des clients
  • Détail du solde client
  • Synthèse des soldes clients
  • Dépôts clients en attente d'une action
  • Pièces clients non soldées
  • Règlements clients en attente d'une action
  • Rechercher des paiements
  • Afficher le document en compte
Pour afficher le détail des transactions de règlement client, vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé . Utilisez l' objet de gestion
Historique des transactions clients
 de la source de données
Customer Payment for Invoices Report
 et sélectionnez les champs de rapport appropriés :
  • Date comptable
  • Lettrages de règlement client
  • Devise de la facture
  • Montant en compte
  • Montant du trop-perçu
  • Motif du trop-perçu
  • Worktags de trop-perçu
  • Total du paiement lettré
  • Date de transaction
Vous pouvez créer un rapport personnalisé avancé pour afficher le détail des règlements clients et des transactions correspondantes.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un rapport personnalisé
    .
    • Sélectionnez
      Avancé
       comme type de rapport.
    • Sélectionnez
      Customer Payment for Invoices
       pour
      la source de données
       .
  2. Accédez à l' objet de gestion
    Règlement client de factures
     et sélectionnez les colonnes de rapport appropriées.
  3. Accédez à l' objet de gestion
    Historique des transactions clients
     et sélectionnez les colonnes de reporting pertinentes, notamment les champs suivants, puis cliquez sur
    OK
     :
    • Date comptable
       : récupère la date comptable de la transaction client.
    • Lettrages de règlement client
       : récupère les lettrages de règlement client pour la transaction client.
    • Devise de la facture
       : récupère la devise de la facture utilisée dans la transaction client.
    • Motif du trop-perçu
       : récupère le motif utilisé pour la transaction client en trop-perçu .
    • Worktags de trop-perçu
       : récupère les worktags utilisés pour la transaction client de trop-perçu .
    • Date de transaction
       : récupère la date de transaction pour la transaction client.
Workday prend également en contribue à le reporting sur toutes les transactions client , y compris les règlements client , les ventes au comptant et les passages en pertes, à partir d'une seule source de données du rapport
Transactions clients
 .