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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-03-08
Créer des écritures comptables

Créer des écritures comptables

Vous pouvez créer des écritures que vous imputez aux comptes pour enregistrer :
  • Les charges à payer pour les articles d'achat que vous recevez, mais n'avez pas payés.
  • Amortissement.
  • Les ajustements de fin de mois.
  • Les ajustements de conversion.
  1. Accédez à la tâche
    Créer une écriture
     .
  2. Lorsque vous renseignez le détail de l'écriture, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Livre
    Sélectionnez une unité légale qui inclut l'un des livres suivants :
    • Montants réels
    • Engagements
    • Obligation
    Vous pouvez également utiliser la catégorie d'invite
    Livres par hiérarchie d'unités légales
     pour parcourir une hiérarchie d'unités légales, puis sélectionner le livre de l'unité légale.
    Livre unique
    Sélectionnez cette option pour indiquer qu'il s'agit d'une écriture unique. Workday
    • Affiche cette case uniquement si vous sélectionnez une unité légale configurée avec une devise de livre secondaire.
    • Coche automatiquement cette case lorsque vous sélectionnez un livre en devise secondaire.
    Devise
    Devise de l'unité légale utilisée dans les transactions financières. Workday renseigne le champ en fonction du
    Livre
     que vous sélectionnez.
    [worktag type] de mise en équilibre
    Sélectionnez le worktag que vous voulez utiliser pour la mise en équilibre de l'écriture. Workday affiche de manière dynamique le type de worktag de mise en équilibre. Exemple : lorsque le type de worktag de mise en équilibre est
    Région
     , Workday affiche le nom de l'option en tant que
    Région de mise en équilibre
    .
    Worktags de mise en équilibre facultatifs
    Sélectionnez un ou plusieurs types de worktag de mise en équilibre facultatifs.
    Lorsque vous activez la mise en équilibre par worktag facultatif dans la tâche
    Mettre à jour la configuration de la mise en équilibre par worktag
    , Workday équilibre entièrement les lignes d'écriture avec les worktags de mise en équilibre facultatifs. Les lignes d'écriture :
    • Héritent automatiquement des worktags de mise en équilibre facultatifs en fonction des types de worktag sélectionnés.
    • Génèrent automatiquement des écritures de dette et de créance pour équilibrer les transactions.
    Type de taux de change
    S'affiche lorsque vous cochez la case Activer
    la fonction multidevise
     . Si vous n'indiquez pas de type, Workday utilise la
    valeur Remplacement du type de taux de change
     dans la tâche
    Modifier les données comptables d'une unité légale
     .
    Type de taux de la devise du livre secondaire
    S'affiche lorsque vous cochez la case Activer
    la fonction multidevise
     . Si vous n'indiquez pas de type, Workday utilise la
    valeur Remplacement du type de taux de change alternatif
     dans la tâche
    Modifier les données comptables d'une unité légale
     .
    Code norme
    Laissez le champ vide pour imputer le code norme vide.
    Réinitialiser le taux de change
    S'affiche lorsque vous sélectionnez
    Activer la fonction multidevise
    . Elle vous permet de recalculer les montants sur le livre dans les écritures comptables lorsque vous enregistrez ou soumettez l'écriture. Workday recalcule le montant en fonction de la date comptable de l'écriture et du type de taux de change.
    Code de référence externe
    Saisissez le code de référence de la source de l'écriture d'origine pour suivre les écritures importées à des fins d'audit.
    Vous pouvez également saisir un code de référence externe sur la ligne d'écriture.
    Enregistrer la quantité
    Sélectionnez cette option pour activer les quantités et les unités de mesure sur les lignes d'écriture.
    Activer la fonction multidevise
    Cochez cette case pour activer l'invite
    Type de taux de change
     afin d'indiquer un type de taux différent de la valeur par défaut.
    Workday coche la case
    Activer la fonction multidevise
     en fonction de la dernière écriture soumise.
    Inclure les lignes de taxe
    Sélectionnez cette option pour imputer, afficher et modifier le détail des transactions ou de la taxe retenue à la source sur les lignes d'écritures avec des transactions taxables.
    Désactiver la mise en équilibre par worktag facultatif
    Sélectionnez cette option pour créer des écritures d'ajustement pour les transactions non équilibrées. Exemple : vous activez la mise en équilibre par worktag facultatif. Dans le processus, les transactions ne sont pas équilibrées par des worktags. Vous suspendez la mise en équilibre par worktag facultatif lorsque vous souhaitez créer des écritures d'ajustement pour les transactions non équilibrées.
    Écriture d'ajustement
    Sélectionnez cette option pour marquer l'écriture comme un ajustement. Vous pouvez uniquement imputer les écritures d'ajustement à la période à laquelle elles s'appliquent.
    Date de contrepassation
    S'affiche lorsque vous cochez la case
    Créer une contrepassation
     . Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez contrepasser les écritures. La valeur par défaut correspond à la prochaine période ouverte.
    Lorsque vous configurez une contrepassation pour une écriture comptable intercompagnies, vous ne pouvez pas effectuer de lot de règlements. Workday n'affiche pas l'écriture intercompagnies comme option du lot de règlements, car l'écriture et la contrepassation s'annulent mutuellement.
    Total au débit du livre
    Total au crédit du livre
    Ces champs doivent être équilibrés, car Workday n'impute pas les écritures non équilibrées.
    Lien vers le document
    Sélectionnez l'option
    Accounting Journal Document Link
     et saisissez des modèles d'identifiant de ressource uniforme (URI) valides dans la tâche
    Maintain External Link Validation
     . Cette configuration vous permet de lier des documents externes à des écritures comptables.
    Si vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'URL de cet emplacement. Une fois que vous enregistrez la transaction, Workday affiche l'URL sous la forme d'un hyperlien qui pointe vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d'approuver la transaction.
    Workday valide le lien pour garantir qu'il est associé à un schéma d'URI tel que défini par l'administrateur de la sécurité. Ce processus propose une sécurité supplémentaire pour vous aider à éviter les contenus malveillants dans les liens externes.
  3. Pour l'onglet
    Lignes d'écriture comptable
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Compte
    Affiche les comptes de l'unité légale en fonction de la restriction appliquée aux unités légales que vous configurez dans la tâche
    Créer un plan de comptes
     .
    Worktags
    Utilisez les worktags comme mots clés pour rechercher et classer des transactions plus facilement. Configurez les types de worktag autorisés dans la tâche
    Mettre à jour l'utilisation des worktags
    . Lorsque vous sélectionnez un type de worktag qui contient des worktags associés, Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de ces derniers.
    Lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne, Workday la renseigne avec les worktags de la ligne précédemment modifiée.
    Exclure du rapport des dépenses
    Sélectionnez cette option pour exclure les lignes de comptabilité des dépenses du contrôle budgétaire et des rapports de dépenses.
    Détail de la taxe
    Lorsque vous cochez la case
    Inclure les lignes de taxe
     , saisissez le détail de la taxe :
    • Date de la transaction
      Indiquez une date de transaction pour la ligne d'écriture.
    • Montant taxable
      Saisissez le montant taxable à des fins de déclaration fiscale. Workday ne valide pas les montants taxables lorsque vous soumettez l'écriture.
    • Code de taxe
      Sélectionnez une transaction ou un code de la taxe retenue à la source.
    • Taux de taxe
      Sélectionnez un taux de taxe disponible en fonction de la transaction ou du code de la taxe retenue à la source.
    Pour la taxe sur les transactions, sélectionnez également :
    • Assujettissement aux taxes
      Indique si la ligne est taxable et la récupération de taxes par défaut spécifiée.
    • Récupération de taxes
      Lorsque vous définissez la récupération de taxes, Workday applique le pourcentage récupérable et la méthode de répartition aux montants dont les taux de taxe sont associés à un code de taxe.
    • Type de récupération de taxes
      Indique si la ligne est entièrement récupérable ou non.
    • Type de date d'exigibilité de la taxe
      S'affiche lorsque vous activez la configuration de la date d'exigibilité des taxes sur les transactions pour l'environnement client. Sélectionnez le type de date d'exigibilité de la taxe pour la date de transaction indiquée sur la ligne d'écriture. Workday renseigne le type de date d'exigibilité de la taxe avec la
      Date de la transaction
      .
    Lorsque vous sélectionnez un fournisseur ou un client dont les données ne sont pas associées aux détails de l'entreprise dans Workday, saisissez les données de l'entité de gestion de cette écriture.
Lorsque vous configurez le processus de gestion
Événement d'écriture comptable
 sur le contrôle budgétaire, Workday vérifie que le montant saisi est conforme au budget lorsque vous cliquez sur
Soumettre
. Si le montant est conforme au budget, Workday achemine l'écriture pour approbation.