Concept : multidevise

Workday fournit des fonctionnalités multidevises pour répondre à vos besoins de gestion financière. Ces fonctionnalités vous permettent d'enregistrer et de traiter des transactions commerciales effectuées dans une devise autre que la devise de base de l'unité légale d'enregistrement.

Exemple : une unité légale dont la devise de base est USD peut enregistrer une vente à un client français avec une facture libellée en EUR.

Workday tient également compte de l'impact de plusieurs devises sur tous les calculs de gains ou de pertes appropriés et sur la comptabilisation de vos transactions et pièces non soldées.

Devise de l'unité légale

: la devise d'une unité légale, également appelée devise du livre, est la devise de base utilisée par chaque unité légale de votre environnement client Workday pour générer et effectuer sa comptabilité. Exemple : vous pouvez avoir des unités légales aux États-Unis, en Allemagne et au Canada, chacune avec sa propre devise (USD, EUR et CAD, respectivement). Comme vous pouvez saisir des transactions financières dans plusieurs devises différentes, la devise de l'unité légale est essentielle pour la comptabilité car Workday convertit toutes les devises de transaction dans une devise commune pour l'unité légale ou le livre. Voir Concept : devise de l'unité légale.

Devise de la transaction

: la devise d'une transaction soumise est la devise de transaction. Cette devise est conservée tout au long du cycle de vie de la transaction. Bien que Workday utilise la devise de l'unité légale pour générer la comptabilisation des transactions, vous pouvez affecter des devises aux transactions. Il peut s'agir de la devise du client, du fournisseur ou d'une autre devise. Dans la plupart des cas, la devise d'une facture correspond à celle de son paiement. Si ce n'est pas le cas, Workday enregistrera automatiquement dans le règlement les gains et les pertes réalisés en fonction de la différence de change.

Lorsque vous approuvez une transaction opérationnelle, Workday génère les écritures comptables dans la devise de l'unité légale ou du livre. Si les devises de la transaction et de l'unité légale sont différentes, Workday convertit automatiquement la devise étrangère de la transaction dans la devise de l'unité légale. Vous devez par conséquent mettre à jour les taux de change entre la devise de l'unité légale et les autres devises dans lesquelles vous effectuez des transactions. Voir Concept : devise de transaction.

Devise du compte bancaire

 : les comptes bancaires ont également leur propre devise dans laquelle stocker les fonds. Pour stocker des fonds sur le compte bancaire et convertir les fonds que vous transférez sur ce dernier, vous utilisez la devise du compte. Vous pouvez également spécifier les devises acceptées par un compte bancaire. Si nécessaire, Workday et les banques convertissent les devises des fonds déposés et transférés sur le compte.

Exemple : votre unité légale basée aux États-Unis dispose d'un compte bancaire local en dollars américains (USD), et d'un compte bancaire basé en Irlande en euros (EUR). Vous effectuez un virement bancaire de 100 000 USD depuis le compte américain vers le compte irlandais, qui accepte les dollars américains. La banque applique un taux de change de 85 000 EUR pour 100 000 USD. Workday transfère 100 000 USD depuis le compte bancaire américain et dépose 85 000 EUR sur le compte bancaire irlandais.

Devise de l'article

 : les articles de vente, les articles d'achat et les éléments de frais qui sont configurés peuvent avoir leurs propres devises qui définissent la valeur de l'article. Si les devises de l'article et de la transaction sont différentes, Workday convertit automatiquement la devise de l'article dans celle de la transaction. C'est le cas des demandes d'achat, des bons de commande, des factures, des ajustements de facture et des notes de frais.

Devise du client et du fournisseur

 : pour chaque client et fournisseur que vous définissez dans Workday, vous pouvez affecter les éléments suivants :

Une devise par défaut, qui correspond à sa devise privilégiée pour les transactions.
Les devises acceptées qui sont les devises qu'il accepte.

Chaque fois que vous créez une transaction (comme une facture), dans une devise de transaction différente de la devise du livre, vous pouvez remplacer la devise par défaut par n'importe quelle devise acceptée en fonction de votre configuration du taux de change. La devise sélectionnée devient la devise de transaction. Vous pouvez utiliser plusieurs tâches dans Workday pour créer ces transactions.

Le diagramme suivant affiche le flux des devises dans Workday Financial Management, au fur et à mesure que Workday les convertit.

La devise utilisée dans les transactions opérationnelles est définie par différentes sources, en fonction de la transaction. En tant que clients et fournisseurs disposent de leur propre devise, Workday renseigne automatiquement la devise des transactions clients et fournisseurs. Pour les notes de frais, Workday utilise la devise de l'unité légale du salarié ou la devise de l'option de paiement du salarié (si les devises sont différentes). Lorsqu'elles sont utilisées dans des transactions, Workday convertit les pièces dans la devise de la transaction. Les autres transactions utilisent la devise de l'unité légale par défaut.

Les étapes clés de la conversion des devises de transaction en devises de reporting sont les suivantes :

Vous créez des transactions dans différentes devises de transaction.
Lorsque Workday génère des écritures opérationnelles à partir de transactions, les écritures sont créées à la fois dans la devise de transaction et dans la devise du livre.
À la fin du mois, vous effectuez une réévaluation pour recalculer les montants en devise étrangère dans la devise du livre, ce qui vous permet d'obtenir des montants plus précis dans la devise du livre. Vous pouvez ensuite utiliser une écriture d'ajustement pour enregistrer les gains et les pertes causés par les fluctuations des taux de change depuis la date de la transaction. Voir Éléments de définition : réévaluation.
Lors du reporting, vous pouvez utiliser une autre devise appelée devise de reporting ou devise de conversion. Workday utilise des règles de conversion que vous définissez pour déterminer les taux de change, puis utilise ces taux en temps réel pour convertir la devise du livre dans une devise de reporting. Voir Concept : conversion des devises.