Créer des échéanciers de facturation d'une attribution
- Créez une attribution sans créer d'échéancier de facturation pour l'attribution. Voir Créer des attributions.
- Sécurité : domaineProcess: Billingdans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
Workday utilise l'échéancier de facturation des attributions pour déterminer quand et comment facturer aux organismes de financement les dépenses sur vos lignes d'attribution. Vous devez créer et approuver l'échéancier de facturation d'une attribution avant de pouvoir facturer l'attribution à l'organisme de financement. L'échéancier de facturation de l'attribution vous permet d'indiquer les éléments suivants :
- Mode de facturation, fréquence et détail des échéances.
- Identifiants d'encaissement de lettre de crédit.
- Les tâches jalons à finaliser avant de pouvoir facturer l'organisme de financement.
- Conditions et type de paiement.
- Conditions de la retenue de garantie.
- Si l'organisme de financement doit être facturé par échéances ou par transactions.
- Les lignes d'attribution à facturer avec l'échéancier de facturation.
L'échéancier de facturation vous permet également de personnaliser et de générer des échéances.
Pour créer rapidement plusieurs échéanciers de facturation du même type, vous pouvez utiliser un modèle d'échéancier de facturation. Voir Créer des modèles d'échéancier de facturation d'une attribution.
- Accédez à la tâcheCréer un échéancier de facturation pour une attribution.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description AttributionVous pouvez uniquement sélectionner des attributions où au moins une ligne d'attribution n'est associée à aucun échéancier de facturation.Créer un nouvel échéancier de facturationCréez l'échéancier de facturation manuellement.Modèle d'échéancier de facturation de l'attributionLorsque vous créez un échéancier de facturation à partir d'un modèle, ce dernier a le statutBrouillon. Vous pouvez modifier le brouillon pour personnaliser l'en-tête de l'échéancier et gérer les échéances avant de le soumettre. - Pour la sectionInformations sur la facturation et l'échéancier, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type d'échéancierSélectionnez unefacturation des montants payés d'avancesi vous souhaitez :- Facturer sur les lignes d'attribution à coûts remboursables par échéance.
- Activer la consommation automatique des montants payés d'avance pour les revenus d'attribution à coûts remboursables.
Plan bloquéVous pouvez cocher cette case pour arrêter la facturation de toutes les transactions de l'échéancier de facturation.Limite de facturationVous pouvez définir une limite de facturation dans les échéanciers de facturationTransactionpour les revenus d'une attribution à coûts remboursables.Indiquez le montant total maximum que vous pouvez facturer au moyen de l'échéancier de facturation. Lorsque plusieurs lignes d'attribution partagent le même échéancier de facturation, les montants facturés sur chaque ligne d'attribution s'appliquent à la même limite de facturation.Si vous ne définissez aucune limite de facturation dans l'échéancier de facturation, Workday limite le montant de votre facturation en fonction des paramètres suivants dans l'en-tête de l'attribution, dans l'ordre suivant :- Remplacement de la limite de facturation.
- Montant autorisé lorsque vous n'avez spécifié aucun remplacement de limite de facturation.
La limite de facturation dans un échéancier de facturation ne limite pas le montant que vous pouvez encaisser dans une lettre de crédit.Activer l'utilisation du solde des acomptesS'affiche lorsque vous créez un échéancier de facturation pour les lignes d'attribution à coûts remboursables avec une facturation dont les échéances sont payées d'avance.Cochez cette case pour lettrer les dépenses de type coûts remboursables aux montants payés d'avance. Workday :- Débite le montant des coûts remboursables du compte Produits constatés d'avance.
- Le crédite sur le compte Factures clients à établir.
Ne pas facturer au-delà du total des échéancesS'affiche lorsque vous créez un échéancier de facturationÉchéanceavec le type d'échéancierCharges constatées d'avance.Lorsque vous souhaitez associer un échéancier de facturationÉchéanceà une ligne d'attribution de type coûts remboursables pour permettre aux dépenses de type coûts remboursables de consommer des échéances payées par l'organisme de financement, vous pouvez cocher cette case pour vous assurer de ne pas créer de factures dépassant le montant de l'échéance, indépendamment des éléments suivants : Montant dépensé.En cas de :- Soldes de charges constatées d'avance insuffisants, Workday génère une facture client partiellement facturée.
- Il n'y a plus de solde de charges constatées d'avance, Workday ne crée pas de facture d'organisme de financement pour la transaction de coûts remboursables.
JalonS'affiche lorsque vous sélectionnezÉchéancedans l'inviteType de facturation.Lorsque vous affectez une tâche jalon de facturation, la tâche s'applique à toutes les échéances de l'échéancier de facturation. Pour affecter des tâches de jalon de facturation à des échéances spécifiques, générez d'abord toutes les échéances, puis sélectionnez dans le menu des actions associées de l'échéance.Vous pouvez configurer des tâches d'attribution comme jalons de facturation lorsque vous créez une liste de tâches pour l'attribution. Pour sélectionner des tâches de jalon de facturation, votre calendrier d'attribution doit avoir le statutbrouillon.Mode de facturationLorsque vous sélectionnezÉchéancedans l'inviteType de facturation, vous pouvez indiquer comment et quand vous souhaitez facturer les échéances.Lorsque vous sélectionnez l'optionPersonnaliséouÉchéance définie, vous pouvez continuer à configurer les dates et les montants des échéances sur la page suivante. - Lorsque l'attribution contient une lettre de crédit, vous pouvez afficher et renseigner la sectionDétail de la lettre de créditet tenir compte des éléments suivants :
Option Description Lettre de créditAffiche la lettre de crédit dans l'en-tête de l'attribution.Identifiant d'encaissement de lettre de créditPour utiliser des lettres de crédit à un niveau plus détaillé que celui de l'attribution, sélectionnez ou créez un identifiant d'encaissement pour l'échéancier de facturation.Lorsque vous n'affectez aucun identifiant d'encaissement de lettre de crédit aux échéanciers de facturation de votre attribution, vous pouvez enregistrer les encaissements au niveau de l'attribution.L'affectation d'un identifiant d'encaissement à l'échéancier de facturation vous permet d'afficher et d'ajuster des montants d'encaissement de lettre de crédit pour des lignes d'attribution dans l'échéancier de facturation.Vous pouvez associer un identifiant d'encaissement à un ou plusieurs échéanciers de facturation pour la même attribution.Vous ne pouvez pas ajouter ou modifier un identifiant d'encaissement ni le supprimer d'un échéancier de facturation lorsqu'un autre processus de gestion d'événement d'échéancier de facturation est en cours pour la même attribution.Utilisez l'identifiant d'encaissement uniquement lorsque l'organisme de financement vous demande d'effectuer un encaissement avec une granularité plus fine que le niveau d'attribution. - Dans la grille, affectez une ou plusieurs lignes d'attribution à l'échéancier de facturation.
- Sur la pageAfficher un échéancier de facturation, vous pouvez accéder aux sous-tâches pour définir plus précisément l'échéancier de facturation. Les sous-tâches auxquelles vous avez accès dépendent de ce que vous sélectionnez dansType de facturationetType d'échéancier. Les sous-tâches sont les suivantes :
Option Description Modifier l'en-tête de l'échéancierPour apporter des modifications aux informations d'en-tête sur la pageAfficher l'échéancier de facturation, sélectionnez cette sous-tâche.Modifier les conditions de la retenue de garantieVous pouvez indiquer le pourcentage et la date de libération d'une retenue de garantie pour les lignes d'attribution à coûts remboursables ou de montant fixe.Définir les montants des échéancesLorsque vous sélectionnezÉchéance définiedans l'inviteMode de facturation, utilisez cette option pour indiquer les montants de la première et de la dernière échéance. Workday répartit le reste entre les autres échéances.Générer des échéancesUtilisez cette option pour générer des échéances après avoir défini les montants des échéances et personnalisé les dates d'échéance.Personnaliser les échéancesLorsque vous sélectionnezPersonnalisédans l'inviteMode de facturation, utilisez cette option pour personnaliser les dates de facture pour chacune des échéances.Gérer les jalonsVous pouvez définir des types de jalon de date pour les échéanciers de facturation des transactions relatifs aux attributions à coûts remboursables. Workday vous empêche de facturer aux organismes de financement tant que vous n'avez pas marqué le jalon comme étant terminé. - Lorsque vous avez terminé une sous-tâche, cliquez surOKpour revenir à la pageAfficher un échéancier de facturation. Lorsque vous avez terminé de configurer l'échéancier de facturation, cliquez surSoumettrepour faire passer son statut deBrouillonàApprouvé. Vous pouvez également soumettre ou continuer à modifier l'échéancier de facturation dans le menu des actions associées de l'échéancier de facturation dans l'attribution.
- Créez des factures clients à facturer à l'organisme de financement. Pour créer des factures pour des attributions groupées, accédez à la tâcheCréer des factures pour des transactions d'attribution à coûts remboursables.
- Pour créer l'échéancier de facturation dans le cadre d'un processus de création d'attribution, ajoutezÉvénement de l'échéancier de facturation de l'attributioncomme sous-processus du processus de gestionÉvénement d'attributionaprès l'étape de finalisation.