Concept : tâches d'attribution
Les tâches d'une attribution sont des tâches que vous voulez effectuer et suivre pour mettre à jour votre attribution. La gestion de ces tâches dans Workday vous permet de remplir vos obligations liées au contrat d'attribution et d'obtenir un financement pour votre attribution. Vous pouvez affecter des rôles, définir des dates d'échéance, surveiller le statut et ajouter des pièces jointes à chaque tâche d'attribution. Vous pouvez également définir des notifications d'alerte pour les titulaires.
Types de tâche d'une attribution
Dans Workday, vous pouvez définir vos propres types de tâche d'attribution et les organiser par groupe. Dans la mesure où les tâches de finalisation et hors finalisation ont des cadences différentes, Workday vous recommande de leur dédier des modèles distincts pour le même organisme de financement, le même type d'attribution et le même code de motif.
Listes des tâches d'attribution
Une liste de tâches d'attribution vous permet d'effectuer les opérations suivantes :
- Gérer toutes vos tâches d'attribution au même endroit.
- Identifier les tâches d'attribution qui ne sont pas terminées.
- Accéder aux tâches de votre attribution à partir de cette dernière.
Pour créer des listes de tâches d'attribution, vous pouvez utiliser un modèle ou les créer manuellement.
Modèles de liste de tâches d'une attribution
Ces modèles vous permettent de créer des listes de tâches d'une attribution fondées sur des critères similaires pour une même combinaison des éléments suivants :
- Organisme de financement
- Type d'attribution
- Code du motif
Lorsque vous configurez les dates dans le modèle de liste des tâches d'attribution, vous les spécifiez en fonction de calendriers d'attribution, tels que la période du contrat d'attribution ou l'intervalle d'imputation. Lorsque vous associez le modèle à une attribution, Workday calcule les dates réelles pour vous en fonction du calendrier réel de l'attribution.
Jalons de facturation
Lorsque vous configurez des tâches d'attribution en tant que jalons de facturation, Workday définit les statuts des échéances de facturation correspondantes sur
Jalon en attente
. Lorsque vous effectuez et approuvez des tâches d'attribution, Workday met à jour les statuts des échéances de facturation sur Disponible
, ce qui vous permet de facturer l'organisme de financement.Tâches de finalisation
La configuration des tâches de l'attribution en tant que tâches de finalisation vous permet de les retrouver dans des rapports et de les exécuter avant de finaliser une attribution.
Processus de gestion
Lorsqu'un titulaire de tâche termine une tâche d'attribution avec la tâche
Finaliser des tâches de l'attribution
, Workday transfère la tâche d'attribution aux réviseurs via le processus de gestion Événement de tâche associée à une attribution
. Vous pouvez consulter le statut du processus de gestion dans la tâche Mettre à jour les tâches d'une attribution
.Notifications d'alerte
Vous pouvez configurer des notifications d'alerte pour rappeler aux titulaires de tâches que leurs tâches d'attribution sont bientôt échues ou en retard. Les notifications d'alerte contiennent un lien vers la tâche
Finaliser des tâches de l'attribution
à laquelle les titulaires peuvent accéder pour afficher toutes les tâches d'attribution en attente d'une intervention de leur part.Finaliser des tâches d'attribution
Pour marquer une tâche d'attribution comme terminée, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :
- Le titulaire de la tâche peut accéder à la tâcheFinaliser des tâches de l'attributionpour lancer le processus de gestionÉvénement de tâche associée à une attributionet transférer la tâche pour révision et approbation.
- Le responsable des tâches d'attribution peut accéder à la tâcheMettre à jour les tâches d'une attributionpour mettre à jour le statut et la date de fin de la tâche d'attribution, et pour ajouter manuellement des pièces jointes.