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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-03-14
Créer des listes de tâches pour gérer les tâches d'attribution

Créer des listes de tâches pour gérer les tâches d'attribution

  • Créez :
    • Calendriers de l'attribution.
    • Types de tâche d'attribution.
    • Statuts des tâches de l'attribution.
  • Sécurité : domaine
    Process: Award Tasks
     dans le domaine fonctionnel Grants Management.
Une liste de tâches d'attribution comprend toutes les tâches que vous devez effectuer pour une attribution. Vous pouvez utiliser une liste de tâches d'attribution pour gérer plusieurs tâches d'attribution au lieu d'en assurer le suivi manuellement.
Une liste de tâches d'attribution vous permet de :
  • Centraliser toutes les tâches d'une attribution.
  • Planifier des tâches à différentes fréquences pour différentes dates d'échéance.
  • Affecter des rôles à chaque tâche.
  • Affecter des statuts pour suivre la progression des tâches.
  • Définir les tâches de l'attribution comme jalons de facturation pour les échéances.
  1. Accédez à la tâche
    Mettre à jour les tâches d'une attribution
     .
  2. (Facultatif) Pour importer plusieurs tâches d'attribution dans la liste des tâches au lieu de créer chaque tâche manuellement, sélectionnez un modèle de liste de tâches d'attribution.
    Lorsque vous créez une liste de tâches d'attribution à partir d'un modèle, Workday calcule les dates réelles des tâches en fonction des définitions de date dans le modèle et du calendrier de l'attribution.
    Les modèles disponibles ont le même intervalle d'imputation que l'attribution ou ne sont associés à aucun groupe d'intervalles d'imputation.
    Workday renseigne la catégorie d'invite Modèles suggérés avec des modèles qui partagent les mêmes codes d'organisme de financement, de type d'attribution et de motif que votre attribution.
  3. Cliquez sur
    OK
    .
  4. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Ligne d'attribution
    Workday affecte par défaut toutes les tâches d'attribution à la ligne d'attribution principale.
    Jalon de facturation
    S'affiche pour les échéanciers de facturation dont le type de facturation
    est Échéance
     .
    Cochez cette case pour affecter la tâche d'attribution en tant que jalon de facturation sur les échéances.
    Lorsqu'un titulaire finalise une tâche jalon de facturation, Workday met à jour le statut de la ligne d'échéance de facturation de Jalon en
    attente
     à
    Disponible
    , ce qui vous permet de facturer cette échéance à votre organisme de financement.
    Dates
    Pour vous assurer que l'organisme de financement reçoit un rapport complet, sélectionnez une
    Date d'échéance
     postérieure à la
    Date de fin
    .
    Lorsqu'un titulaire finalise une tâche en dehors du processus de gestion, vous pouvez remplacer manuellement la Date
    de fin
     par la date de fin réelle. Lorsque le titulaire termine la tâche via le processus de gestion, Workday met à jour cette date en la remplaçant par la date à laquelle l'approbateur approuve la tâche.
    Affecté à
    Vous pouvez affecter la tâche d'attribution à un utilisateur ayant un rôle dans la subvention, l'attribution, l'organisation indiquée dans l'en-tête d'attribution ou l'organisation indiquée dans la ligne d'attribution.
    Vous pouvez vérifier à quel employé spécifique la tâche de l'attribution est affectée en cliquant sur le bouton
    Détail de l'affectation
     .
    Lorsque vous configurez des alertes pour les tâches d'une attribution, les titulaires reçoivent des notifications pour les jalons à venir et manqués en fonction de la définition de vos alertes.
    Le statut
    Workday définit ce statut sur
    Non démarré
     par défaut. Lorsque vous routez la tâche d'attribution pour approbation dans le processus de gestion Événement de tâche associée à une attribution, Workday met à jour le
    Statut du processus de gestion
     plutôt que ce statut. Une fois le processus de gestion terminé, Workday met à jour cette valeur en indiquant le statut de la tâche d'attribution que vous définissez pour la finalisation du processus de gestion.
    Pièces jointes
    Vous pouvez joindre une copie du rapport ou une liste d'instructions détaillées pour aider les titulaires à finaliser leurs tâches ou rapports.
    Statut du processus de gestion
    Workday met à jour cette colonne avec les valeurs suivantes :
    • En cours
       lorsque le processus de gestion
      Événement de tâche associée à une attribution
       démarre.
    • Terminé avec succès
       une fois le processus de gestion terminé.
  5. Cliquez sur
    OK
     , puis
    sur Terminé
    .
Vous pouvez désormais afficher et gérer la liste des tâches d'attribution à partir de votre attribution.
Surveiller les tâches de l'attribution pour s'assurer qu'elles sont exécutées dans les délais.