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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Étapes : définir des affectations de blocage pour les soldes en souffrance

Étapes : définir des affectations de blocage pour les soldes en souffrance

Créez des messages aux étudiants dans la catégorie Gestion financière étudiante pour des notifications proactives ou bloquées.
Vous pouvez configurer des affectations automatiques de blocages pour les étudiants ayant des soldes en souffrance. Ces affectations de blocage peuvent empêcher les étudiants, tant qu’ils n’ont pas réduit leur solde à un montant acceptable, de :
  • Réception de diplômes.
  • L’inscription aux classes.
Vous pouvez également envoyer des notifications proactives aux étudiants et aux mandataires tiers au sujet des dates d’échéance à venir pour aider les étudiants à éviter d’avoir des frais en souffrance.
  1. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Créer une cohorte d’étudiants
     .
    Vous pouvez créer des adhésions de groupes d’étudiants non fondées sur des critères afin de les exclure des affectations de blocages en souffrance. Voir la section
    Adhésion à une cohorte d’étudiants
     dans Concept : cohortes d’étudiants.
    Sécurité : domaine
    Manage: Student Cohorts
     dans le domaine fonctionnel Academic Advising.
  2. Accédez à la tâche
    Configurer des affectations de blocage des soldes en retard
     .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Student Collections
     dans le domaine fonctionnel Student Financials.
  3. Pour la section
    Paramètres de blocage des affectations
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Exclure les étudiants internationaux
    Populations d'étudiants à exclure
    Sélectionnez cette option pour exclure les populations d’étudiants internationaux ou autres des affectations de blocage en souffrance pour le niveau de l’établissement et de l’activité universitaire. Exemple : vous pouvez exclure des étudiants des blocages de solde en retard tout en étant en attente des paiements prévus de contrats d’organismes subventionnaires.
    Le fait d’exclure les étudiants des affectations bloquées ne les exclut pas des notifications proactives. Workday envoie des notifications proactives à tous les étudiants de l’établissement et du niveau universitaire sélectionnés.
    S'applique à tout
    Lorsque votre locataire a plusieurs établissements, sélectionnez cette option pour appliquer le blocage aux étudiants de tous les établissements et de tous les enregistrements.
    Vous pouvez masquer cette option à l’aide de la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Étudiant
     si vous ne souhaitez pas que les blocages s’appliquent à l’ensemble de votre locataire.
    S'applique à cet établissement
    Lorsque votre locataire a plusieurs établissements, sélectionnez cette option pour appliquer le blocage aux étudiants de cet établissement.
    Vous pouvez masquer cette option à l’aide de la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Étudiant
     si vous ne souhaitez pas que les blocages s’appliquent à l’ensemble de votre locataire.
    Exemple : vous configurez vos paramètres de blocage des soldes en retard pour plusieurs établissements pour :
    • L’Université Katerine Johnson (KJU) au niveau de l’établissement. Vous ne sélectionnez pas un niveau universitaire et cochez la case
      S’applique à tout
       .
    • Per sein TMC. Vous sélectionnez à la fois le niveau universitaire
      de premier cycle
       et la case
      S’applique à cet établissement
       .
    Résultats : Emma et Robot s’inscrivent à la fois à KJU et à PCT. Lorsqu’Emma a un solde en souffrance à KJU, un blocage s’applique à la fois à KJU et à PTC. Lorsque Robert a un solde en souffrance à PTC, un blocage s’applique uniquement à PTC.
  4. (Facultatif) Cochez la case Planification
    active
     dans la section
    Paramètres des notifications de l’horaire
     .
    Vous pouvez préciser à quel moment le traitement des messages de blocage des étudiants et des notifications de proxy commence. Cette heure est basée sur le champ
    Fuseau horaire
     répertorié pour votre locataire.
  5. Pour l’onglet
    Configuration de blocage en retard
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nombre de jours de retard
    Pour retarder l’affectation des blocages sur cette rangée, entrez le nombre de jours au-delà de la date d’échéance. Vous pouvez utiliser ce champ pour configurer un délai de grâce.
    Exemple : pour configurer un délai de grâce de trois jours, entrez
     4 -
    . Le quatrième jour, Workday affecte les blocages sur cette ligne.
    Montant de tolérance du compte
    Entrez le seuil que les comptes d’étudiants doivent dépasser pour que Workday puisse affecter les blocages sur cette rangée.
    Exemple : vous définissez ce montant à 500 USD. Workday n’applique pas le blocage pour un étudiant ayant des frais en souffrance de 200 USD.
    Exclure l'aide prévue
    Sélectionnez cette option pour exclure l’aide prévue lorsque vous tenez compte du solde d’un étudiant pour les blocages en souffrance.
    Types de blocages
    Sélectionnez les types de blocages à affecter lorsque les étudiants dépassent les champs Nombre
    de jours de retard
     et
    Montant de tolérance du compte
     .
    Message aux étudiants
    Sélectionnez un message à envoyer aux étudiants lorsque Workday affecte les blocages sur cette rangée. Les critères de messages aux étudiants doivent être :
    • Dans la catégorie Gestion financière étudiante.
    • Utilisé pour les blocages.
    Types de frais
    Sélectionnez les types de frais pour lesquels vous souhaitez configurer des montants de tolérances individuels. Les frais dont le type est sélectionné ici doivent dépasser le
    montant de tolérance par frais
     pour tenir compte d’une affectation de blocage en souffrance.
    Vous pouvez exclure des éléments de frais individuels des éléments de frais bloqués en souffrance en utilisant la tâche
    Modifier un élément de frais étudiants
     .
    Montant de tolérance par frais
    Entrez le seuil qu’un frais dont le type sélectionné est sélectionné dans le champ
    Types de frais
     doit dépasser pour tenir compte d’une affectation de blocage en souffrance.
  6. Pour l’onglet
    Paramètres des notifications proactives
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Exclure l'aide prévue
    Sélectionnez cette option pour exclure l’aide prévue lorsque le solde d’un étudiant est pris en compte pour les notifications proactives.
    Limiter les engagements à moins de (jours)
    Entrez le nombre de jours après une notification proactive avant que Workday n’envoie une autre notification proactive à l’étudiant. Utilisez ce champ pour éviter les notifications excessives lorsque les étudiants ont plusieurs frais à payer dans un court intervalle de temps.
    Workday ne reporte pas les notifications qui tombent dans la fenêtre, mais ne les envoie tout simplement pas.
    Cette configuration limite uniquement les engagements de notifications proactives et n’affecte pas les autres types d’engagements d’étudiants.
  7. Pour la grille de l’onglet
    Paramètres des notifications proactives
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nombre de jours à compter de la date d'échéance
    Entrez le nombre de jours avant la date d’échéance pour envoyer un message à l’étudiant dans cette rangée.
    Exemple : vous entrez 3 et Workday envoie des notifications proactives qui répondent à toutes ces exigences trois jours avant la date d’échéance.
    Tolérance du compte
    Entrez le seuil que les comptes d’étudiants doivent dépasser pour que Workday envoie le message d’étudiant sur cette rangée.
    Exemple : vous définissez ce montant à 500 USD. Workday n’envoie pas le message à l’étudiant ayant des frais en souffrance de 200 USD.
    Message aux étudiants
    Sélectionnez un message à envoyer aux étudiants lorsque l’étudiant atteint à la fois :
    • Le nombre de jours à compter de la date d’échéance d’un frais.
    • Dépasse la tolérance du compte.
    Vous pouvez choisir parmi les messages aux étudiants qui sont à la fois :
    • Dans la catégorie Gestion financière étudiante.
    • Utilisé pour les blocages.
    Message de proxy
    Sélectionnez un message à envoyer aux mandataires lorsque vous avez également sélectionné :
    • La case à cocher
      Autoriser les mandataires à recevoir des notifications proactives en souffrance
       dans la tâche
      Mettre à jour les options financières pour les étudiants institutionnels
       .
    • Un message qui n’inclut pas de champs de fusion.
Workday évalue les comptes d’étudiants toutes les nuits, applique des blocages ou envoie des notifications proactives au besoin. Lorsque vous planifiez l’envoi ultérieur de messages de blocage d’étudiants ou de notifications de proxy, Workday :
  • Réévalue ces comptes d’étudiants afin de tenir compte de tout paiement supplémentaire ou changement avant l’heure de début planifiée.
  • Supprime les messages et les notifications qui ne s’appliquent plus, vous aidant ainsi à éliminer les messages inutiles.
Lorsque le solde d’un étudiant tombe sous le montant de tolérance du compte, Workday supprime les blocages admissibles.
Exemple : le blocage
Ajouter une inscription
 a un montant de tolérance de compte de 500 USD et le blocage
Transcription
 a un montant de tolérance de compte de zéro USD. Un étudiant a un solde en souffrance de 1 000 USD avec à la fois un blocage
d’inscription
 et un blocage
du relevé de notes
 . Lorsque l’étudiant effectue un paiement de 800 USD, laissant un solde en souffrance de 200 USD, Workday supprime le blocage
Inscription Ajouter
 , mais conserve le blocage
du relevé de notes
 .