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Dernière mise à jour : 2026-03-13
Étapes : créer des éléments de frais étudiants

Étapes : créer des éléments de frais étudiants

Vous pouvez créer des éléments de frais pour représenter les différents types de frais que vous pouvez affecter aux étudiants, tels que les frais de scolarité, de logement ou de technologie. Les éléments de frais incluent le détail des frais qui y sont associés, comme :
  • Les catégories de produits.
  • Worktags connexes.
  • Remboursements.
L’inscription des frais dans les comptes d’étudiants permet aux étudiants de voir combien ils doivent payer et d’effectuer des paiements pour leurs frais.
La plupart des frais sont inscrit dans des comptes d’étudiants comme suit :
  • Frais fondés sur l’inscription.
  • Facturer les affectations d’éléments à des entités universitaires ou à des programmes d’études.
  • Frais de cours ou frais supplémentaires.
Les autres types de frais peuvent inclure des frais de plan de paiement, des frais de convention de recouvrement et des frais de récupération de remboursement.
Vous pouvez réutiliser des éléments de frais dans une création. Exemple : vous pouvez réutiliser le même élément de frais dans plusieurs frais de cours.
Toutefois, Workday vous recommande fortement d’éviter de réutiliser les éléments de frais pour les créations de frais. Exemple : n’utilisez pas le même élément de frais dans des frais fondés sur l’inscription et comme affectation d’élément de frais. Si nécessaire, copiez les éléments de frais à utiliser dans des créations distinctes.
Lorsque vous regroupez des lignes d’écriture de transactions d’étudiants, Workday ajoute les frais créés à l’aide de ces éléments de frais à un groupe de transactions de frais étudiants pour une comptabilité simplifiée.
  1. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Mettre à jour l’utilisation de worktags connexes
     .
    Configurez les types de worktags et les exigences pour les éléments de frais étudiants.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Enable Worktags
     dans les domaines fonctionnels Common Financial Management et Worktags.
  2. Accédez à la tâche
    Créer un élément de frais étudiants
     .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Student Charges
     dans le domaine fonctionnel Student Financials.
  3. Pour la section
    Information générale
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Inactif
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday d'appliquer de nouveaux frais étudiants pour cet élément de frais étudiants. Cette configuration n'a aucune incidence sur les frais étudiants existants qui sont associés à cet élément de frais étudiants.
    Après avoir désactivé un élément de frais, retirez-le de toute affectation d’élément de frais ou de frais fondés sur l’inscription ayant une date d’effet future.
    Type
    Regroupez les frais pour la production de rapports et la recherche, et pour les utiliser dans les règles de priorité des paiements. Workday fournit les valeurs.
    Classification
    • 1042-S
       : vous pouvez rendre l’élément de frais disponible dans la déclaration fiscale 1042-S.
    • 1098-T
       : vous pouvez rendre l’élément de frais disponible dans la déclaration fiscale 1098-T.
    • Institutionnels
       : rendez l’élément de frais disponible pour les calculs de feuille de calcul de retour du titre IV pour les types de frais suivants :
      • Tableau
      • Frais de cours
      • Logement
      • Frais obligatoires
      • Tuition
    • Titre IV
       : Vous pouvez configurer des règles de priorité des paiements pour accorder une priorité plus élevée aux frais selon cette classification.
      Les établissements peuvent également appliquer l’aide aux étudiants aux frais non institutionnels lorsque :
      1. Vous incluez des éléments de frais non classés
        Titre TV
         dans des groupes de priorité pour lesquels la case
        Titre TV
         n’est pas cochée.
      2. Vous créez une politique d’autorisation fédérale d’aide aux étudiants.
      3. Les étudiants autorisent l’ candidature d’une aide financière pour imputer des frais non institutionnels.
      VoirConcept : autorisations fédérales d’aide aux étudiants pour plus d'informations.
      Vous pouvez classer des frais à la fois comme
      institutionnels
       et
      comme titre IV
       si les deux classifications s’appliquent.
    • Autre
       : rendez l’élément de frais disponible pour la production de rapports propres à un établissement.
  4. Pour la section
    Détails
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Catégorie de produits
    Sélectionnez un worktag à utiliser pour la déclaration agrégée des produits associés aux frais étudiants. Workday l’utilise également comme dimension dans la règle d’inscription comptable pour déterminer la comptabilité de grand livre.
    Produits différés
    (Facultatif) Désignez les frais associés à l’élément de frais comme produits différés pour tenir compte des biens et services qui ne sont pas entièrement fournis au début, tels que les frais de scolarité. Vous pouvez comptabiliser les produits au fur et à mesure que vous fournissez les biens et services au fil du temps. Pour les éléments de frais qui sont directement comptabilisés en produits, décochez la case.
    Société pour les produits de remplacement
    (Facultatif) Pour affecter les produits à une entreprise qui n'est pas associée à l'entité universitaire, sélectionnez une entreprise pour les produits de remplacement : . Si vous ne sélectionnez pas de entreprise pour les produits de remplacement , Workday inscrit les produits dans la entreprise de l'entité universitaire.
    • Vous pouvez sélectionner des sociétés appartenant à la même hiérarchie que la entreprise de l’établissement.
    • Vous pouvez uniquement préciser des sociétés de produits de remplacement pour les éléments de frais associés à l’établissement.
    • Vous ne pouvez pas modifier ce champ une fois que des transactions existent pour l'élément de frais.
    Exemple : Dans votre établissement, les produits découlant des frais de logement sont attribués à une entreprise distincte .
    Calcul des frais
    Sélectionnez ou créez le calcul qui calcule le montant des frais pour un étudiant.
    Si vous utilisez cet élément de frais dans :
    • Des frais de cours ou des frais fondés sur l’inscription, les frais remplacent ce calcul.
    • À la tâche
      Imputer des frais étudiants
       , vous devez entrer manuellement le montant des frais. Le montant entré manuellement remplace ce calcul.
    Règle de la date d'échéance
    (Facultatif) Sélectionnez une règle de date d’échéance pour calculer automatiquement les dates d’échéance des paiements lorsque vous inscrivez des frais sur des comptes d’étudiants.
    Les règles d’échéance ne s’appliquent pas :
    • Lorsque vous utilisez la tâche
      Imputer des frais étudiants
       pour inscrire des frais pour un étudiant. À la place, vous devez spécifier une date d’échéance manuellement.
    • Aux frais dans les régimes de paiement. Workday considère ces frais en souffrance en fonction des dates d’échéance des versements du plan de paiement plutôt que des règles de date d’échéance des éléments de frais.
    Règle de regroupement des frais
    (Facultatif) Sélectionnez une règle de regroupement de frais pour limiter le nombre de fois ou le montant total que vous pouvez facturer à un étudiant pour l’élément de frais.
    Calcul des frais au prorata
    Précisez si vous souhaitez rembourser les étudiants lorsqu’ils ne sont plus admissibles à l’élément de frais.
    Si des frais sont partiellement remboursables, sélectionnez un groupe de calendriers d’ajustement de frais pour calculer les frais au prorata. Les calendriers d’ajustement de frais du groupe précisent le montant à rembourser en fonction du moment où les étudiants abandonnent ou retirent leurs stocks.
    Exclure de la prise en compte de montants en souffrance
    Exclure de la considération pour la désinscription souple
    Lorsque cette option est sélectionnée, les frais en souffrance associés à l’élément de frais ne sont pas pris en compte dans les blocages ou les désinscriptions souples en souffrance.
    Exclure des plans de paiement pour étudiants
    Lorsque cette option est sélectionnée, les étudiants ne peuvent pas utiliser les plans de paiement pour payer les frais associés à cet élément de frais. Les étudiants doivent payer la totalité du montant des frais à la date d’échéance, même s’ils utilisent des régimes de paiement avec d’autres frais.
  5. (Facultatif) Dans la section
    Worktags connexes
     , configurez les worktags à associer aux lignes d’écriture générées par Workday lorsque vous inscrivez des frais sur des comptes d’étudiants.
    Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de worktag
    Les types de worktags sont disponibles en fonction de la configuration des worktags d’éléments de frais étudiants.
    Valeur par défaut requise
    Si cette option est sélectionnée, vous devez préciser un worktag par défaut. Pour modifier ce paramètre, accédez à la tâche
    Mettre à jour l’utilisation de worktags connexes
     .
    Worktag par défaut
    Sélectionnez un worktag qui est automatiquement alimenté lorsque vous appliquez les frais.
    Requis pour la transaction
    Si cette option est sélectionnée, vous devez préciser un worktag lorsque vous appliquez les frais. La possibilité de cocher la case dépend de la façon dont vous avez configuré le worktag dans la tâche
    Mettre à jour l’utilisation de worktags connexes
     .
Vous pouvez accéder au rapport
Rechercher des éléments de frais étudiants
 pour réviser ou modifier l’élément de frais.
Utilisez l’élément de frais dans :
  • Les entités universitaires ou les programmes d’études.
  • Frais liés à une convention de recouvrement.
  • Frais de cours ou frais supplémentaires.
  • Frais du régime de paiements.
  • Frais fondés sur l’inscription.