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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-09-19
Créer des messages pour les étudiants

Créer des messages pour les étudiants

  • Configurez le processus de gestion
    Événement de message à un étudiant
     et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Champ Engagement.
  • Configurez les paramètres de livraison des notifications de type
    Étudiant
     pour inclure une règle de routage pour les notifications poussées dans la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Notifications
     .
  • Configurez Workday pour gérer et suivre les messages que vous envoyez. Voir Étapes : définir l’engagement sur le campus.
  • Définissez Notification Designer pour les utilisateurs qui souhaitent utiliser les modèles Notification Designer comme une solution de rechange aux modèles de courriels. Voir Étapes : définir la sécurité pour Notification Designer.
  • Configurez Workday Messaging pour envoyer des messages SMS aux étudiants. VoirÉtapes : définir Workday Messaging.
  • Sécurité :
    • Domaine
      Manage: Reporting Student Engagement Items
       dans le domaine fonctionnel Champ Engagement.
    • Domaine
      Set Up: Engagement Category Security Segments
       dans le domaine fonctionnel Champ Engagement.
Vous pouvez créer et distribuer des messages aux étudiants pour communiquer aux étudiants, aux candidats potentiels ou à leurs mandataires.
Vous pouvez utiliser les messages aux étudiants dans :
  • Communication ad hoc avec un étudiant potentiel ou un étudiant inscrit.
  • Plans d’engagement.
  • Des événements de recrutement, tels que :
    • Invitations par courriel.
    • Annulations d’événements.
    • Confirmations d’inscription.
Pour créer des courriels pour vos entités universitaires affectées, vous pouvez :
Lorsque vous choisissez d’utiliser un modèle de courriel ou un modèle de Notification Designer pour créer votre message, tenez compte des éléments suivants :
Consideration
Modèle de courriel
Modèle de concepteur de notifications
Accès
Vous pouvez utiliser des modèles de courriels tant que vous avez accès à Workday.
Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
personnalisation
Vous pouvez utiliser un modèle de courriel pour un
type de message
Texte brut ou HTML
 ou
Texte RTF
.
Vous pouvez personnaliser un message
en texte brut ou en HTML
 en ajoutant du contenu HTML dans le champ de texte. Lorsque vous créez un message
en format RTF
 , vous pouvez :
  • Texte en gras, en italique et souligné.
  • Créez des listes à puces et des niveaux de titre.
  • Personnaliser chaque message individuel à l’aide de champs de fusion.
  • Inviter directement des réponses d’étudiants pour effectuer une tâche précise dans Workday en insérant des boutons
    Appeler à l’action
     .
Vous pouvez utiliser un modèle Notification Designer pour un
type de message
Texte en format RTF
 ou
Format composite
.
Lorsque vous créez un message
au format composite
 , vous pouvez utiliser tous les outils de personnalisation fournis avec le type de message
Texte en format RTF
 , ainsi que :
  • Créer des listes numérotées à insérer dans votre message.
  • Personnaliser les couleurs HEX en fonction de la marque de votre institution.
  • Afficher le contenu sous conditions en fonction du destinataire de votre message.
  • Insérer des images, des icônes prédéfinies et des marqueurs de médias sociaux.
Vous ne pouvez pas exporter les messages des étudiants vers Excel ou afficher une version PDF si vous utilisez le
format de composite
.
Aperçu
Vous pouvez envoyer un élément de test d’engagement pour afficher un aperçu de la version finale de votre message.
Lorsque vous créez un message
au format composite
 , vous pouvez prévisualiser votre message tout en composant le corps du message en temps réel.
Pour vous assurer que Workday peut envoyer des messages aux étudiants par courriel, assurez-vous que les destinataires ont une adresse de courriel principale stockée dans Workday. De même, pour vous assurer que Workday peut envoyer des notifications poussées, vérifiez que les destinataires ont un numéro de téléphone mobile stocké dans Workday.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un message à un étudiant
     .
    Pour copier un message approuvé, sélectionnez
    Engagement
    Copier
    dans le menu des actions connexes d’un message existant. Workday copie certains renseignements que vous pouvez modifier.
  2. Lorsque vous définissez votre message aux étudiants, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nom
    Workday affiche le nom du message dans le groupe de profil Historique d’un profil d’étudiant une fois le message envoyé.
    Catégorie
    Pour envoyer des messages d’une certaine catégorie, vous devez accéder à son groupe de sécurité fondé sur des segments. Pour obtenir plus de renseignements, voir Référence : catégories et utilisations des interactions.
    Les appels à l’action sont actuellement disponibles dans les catégories suivantes de messages aux étudiants :
    • Conseil en matière d’études
    • Aide financière
    • Gestion financière étudiante
    • Dossiers d’étudiants
    Vous ne pouvez pas utiliser les notifications poussées pour les catégories Admission et Recrutement d’étudiants.
    Entité universitaire
    Vous pouvez inclure le message dans des plans d’engagement et des événements de recrutement pour l’entité universitaire sélectionnée et ses subordonnés.
    Workday fait référence aux relations supérieures et subordonnées des entités universitaires, et non à la hiérarchie d’entités universitaires.
    Modes de communication
    Vous pouvez sélectionner :
    • Courriel
    • Notifications poussées sur appareil mobile
    • SMS
    Vous pouvez uniquement sélectionner le
    mode de communication
    SMS
     pour les messages avec une
    Utilisation pour
    des
    régimes et une valeur Ad hoc
    .
    Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
    Format de courriel
    • Format de composite
      : active la mise en forme de texte avancée, le contenu conditionnel et l’aperçu de modèle lors de la création du corps du message.
    • Texte brut ou HTML
      : active le contenu HTML.
    • RTF
       : permet la mise en forme du texte de base, la personnalisation à l’aide de champs de fusion et l’ajout de boutons d’
      appel à l’action
       .
    Workday vous recommande de sélectionner
    Texte en format RTF
     ou
    Format composite
     lors de la création de courriels. Ces formats vous permettent de mieux contrôler la façon dont votre message s’affiche pour votre public.
    Vous ne pouvez pas exporter les messages des étudiants vers Excel ou afficher une version PDF si vous utilisez le
    format de composite
    .
  3. (Facultatif) Sélectionnez un nouveau modèle pour votre message aux étudiants dans l’invite
    Modèle de courriel de remplacement
     .
    Les messages aux étudiants dont le
    mode de communication
     est
    Courriel
     utilisent automatiquement un modèle par défaut.
    Pour remplacer le modèle par défaut, vous devez définir le nouveau modèle comme actif dans l’un des champs suivants :
    • Catégorie d’engagements étudiants dans la tâche
      Mettre à jour des modèles de courriels
       .
    • Catégorie de messages aux étudiants correspondante dans la tâche
      Mettre à jour des modèles de notifications
       .
    Si votre message comporte un appel à l’action, vérifiez que le modèle de courriel comporte une ligne avec une option
    Dynamic Content
     de l’option
    Adresse URL du courriel
    .
  4. (Facultatif) Si vous choisissez de rédiger un message avec un
    mode de communication
     par
    courriel
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nom d'affichage de l'expéditeur
    Ce nom d’affichage peut être différent de l’expéditeur réel.
    Répondre à
    Adresse de courriel à laquelle vous souhaitez que le destinataire envoie les réponses.
    Objet, corps
    Vous pouvez personnaliser votre message pour vos destinataires en ajoutant du contenu de message qui s’affiche sous condition.
    Pour ajouter des règles de conditions à votre contenu, mettez en surbrillance les sections qui s’afficheront sous condition et cliquez sur
    Insérer une condition
    . Vous pouvez utiliser la tâche
    Créer une règle de conditions propre aux étudiants
     pour configurer vos propres règles de conditions.
  5. (Facultatif) À partir de l’
    invite Appel à l’action
     , sélectionnez l’action pertinente.
    L’inclusion d’un appel à l’action dans votre message à l’étudiant vous permet d’inviter directement les étudiants à répondre à leurs questions afin d’effectuer une tâche précise dans Workday. Vous pouvez inclure des appels à l’action dans les messages aux étudiants avec un
    type de message
     de
    format composite
     ou
    de texte en format RTF
    .
  6. (Facultatif) Dans la section
    Paramètres de livraison en double
     , sélectionnez :
    • Envoyer par régime
       pour envoyer le courriel à tous les membres du public, même s’ils reçoivent ce même courriel d’un autre régime.
    • Envoyer par cible dans le public
       pour envoyer ce courriel plusieurs fois aux membres du public, en fonction du nombre de fois qu’ils seront affichés dans le public du plan d’engagement.
      Exemple : un étudiant postule pour deux programmes dans le même plan d’engagement. Workday envoie ce courriel à l’étudiant pour chaque programme auquel il a postulé.
    Vous ne pouvez appliquer ces paramètres que lorsque vous créez un message à un étudiant à l’aide d’un texte enrichi et que vous sélectionnez
    Plans et ad hoc
     ou
    Plans - ISIR
     à partir de l’invite
    Utilisation pour
     .
Le message a le statut
En cours
 jusqu’à ce que vous l’approuviez.
Vous pouvez utiliser le rapport
Rechercher des éléments d’engagement pour des étudiants
 pour accéder au message.
Envoyez un courriel de test d’engagement à vous-même ou à un autre destinataire.