Créer des événements de recrutement d’étudiants

Administrator Guide

La campagne de recrutement est approuvée.

Créez des éléments d’engagement que vous souhaitez envoyer sous forme d’invitation à un événement, de confirmation d’inscription ou de communication de suivi.

Sécurité : dans le domaine fonctionnel Student Recruiting, configurez la

Processus de gestion Événement de recrutement d’étudiants
et politique de sécurité.

Domaine Manage: Student Recruiting Event Communication Schedules
.

Créez un événement pour une campagne de recrutement d’étudiants. Indiquez les dates, le type d’événement, le propriétaire, la campagne et d’autres détails. Vous pouvez configurer l’événement pour envoyer des éléments d’engagement, notamment :

Invitations.

Confirmations d’inscription.

Communications de suivi postévénement.

Pour copier un événement approuvé, sélectionnez

Copie

d’événement de recrutement d’étudiants

dans le menu des actions connexes. Workday copie tout ce qui est à l’exception des dates, des heures et des communications.

calendrier des événements de recrutement d’étudiants

(rattaché aux fins de sécurité au domaine Manage: Recruiting Event Calendar
) fournit un autre moyen de créer des événements rapidement sans communiquer.

Accédez à la tâche

Créer un événement de recrutement d’étudiants

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Nom	Le nom doit être unique pour la date et l'heure de début.
Date de début/Date de fin	Les dates de l'événement doivent se situer dans l'intervalle de dates de la campagne.
Fuseau horaire	Fuseau horaire de l’événement.
Type	Sélectionnez une valeur définie par Workday.
Événement privé	Cochez la case pour empêcher l’affichage de l’événement de recrutement à l’externe ou dans un calendrier interne. Si vous téléchargez des événements avec un service Web, vous pouvez repérer les événements destinés à un affichage externe.
Campagne	Vous pouvez sélectionner des campagnes approuvées pour votre entité universitaire. L’entité universitaire associée au cycle de recrutement pour la campagne détermine les éléments d’engagement que vous pouvez utiliser avec l’événement de recrutement. Vous pouvez utiliser des articles pour l’entité universitaire du cycle de recrutement ou les entités universitaires subordonnées.

En entrant

l’emplacement et les coordonnées

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Propriétaire	L’invite affiche tous les conseillers aux admissions actifs. Vous pouvez également rechercher des événements de recrutement par propriétaire.
Hôte :	L’emplacement qui héberge l’événement.
Contact dans l'hôte	Répertorie les représentants de l’établissement d’enseignement ou de l’association externe sélectionnées dans le champ Hôte, par .
Limite de présence	Le nombre maximum de personnes pouvant participer à l’événement, y compris les invités. (Vous pouvez entrer le nombre d’invités d’un candidat potentiel lorsque vous inscrivez des candidats potentiels pour l’événement.)
Emplacement	Si vous souhaitez sélectionner un campus alors qu’une politique d’affectation de campus est en vigueur, vous pouvez sélectionner des emplacements de campus qui respectent la politique. Sinon, vous pouvez sélectionner n’importe quel emplacement avec une utilisation de Candidat. Les conseillers aux admissions peuvent afficher l’adresse de l’établissement d’enseignement (autre que l’adresse postale) lorsqu’ils passent en revue l’événement sur un appareil mobile. Pour ouvrir un worklet contenant des données sur la présence et le coût pour des événements précédents au même emplacement, cliquez sur l’icône Afficher les données connexes dans la barre de titre.

(Facultatif) Lorsque vous entrez des informations

sur le budget

, tenez compte des éléments suivants :

Champ	Description
Budget	Si vous utilisez Workday Expenses ou Procurement, les conseillers aux admissions peuvent sélectionner le nom de l’événement comme worktag lorsqu’ils remplissent des notes de frais. Vous pouvez ensuite comparer les coûts budgétisés et réels lorsque vous affichez l’événement.
La devise	La devise est définie par défaut dans les préférences de l'utilisateur.

(Facultatif) Dans l’onglet

Critères d’invitation

, sélectionnez les conditions que les étudiants potentiels doivent remplir pour recevoir une invitation à l’événement.

Lorsque vous entrez des critères, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Entité universitaire de recrutement	Sélectionnez une valeur parmi l’entité universitaire associée à la campagne du cycle de recrutement ou dans les entités universitaires subordonnées.
Niveau universitaire de recrutement	L’invite inclut les niveaux de l’entité universitaire sélectionnée configurés pour recruter des étudiants.
Règle d’admissibilité	Sélectionnez des règles pour faire participer les destinataires à certains critères. Créez des règles à l’aide de la tâche Créer une règle d’admissibilité avant de les utiliser pour limiter les destinataires.

Dans l’onglet

Communications

, sélectionnez parmi les éléments d’engagement définis pour l’entité universitaire et les entités universitaires subordonnées associées à la campagne. La catégorie de l’élément détermine sa disponibilité dans les invites de l’élément d’engagement.

Option	Description
Priorité d'envoi au courriel d'envoi	Si le destinataire ne dispose pas du premier type de courriel, Workday envoie des courriels au type suivant dans l’événement de recrutement. Pour utiliser le type de courriel Institutionnel , l’entité universitaire de la campagne ne peut pas être : Supérieur à un établissement. Subordonnés à une entité universitaire qui n’est pas un établissement.
Élément d'invitation	L’invitation à envoyer aux candidats potentiels entre la date de début et la date de fin. Workday envoie l’élément à tous les candidats potentiels qui remplissent les conditions dans l’onglet Critères d’invitation , à moins qu’ils aient une préférence pour les interactions Choisir de ne pas utiliser.
Détails de confirmation de l'inscription	Workday envoie cet élément aux candidats potentiels qui s’inscrivent à l’événement, qu’ils aient ou non une préférence d’engagement définie à Choisir de ne pas utiliser.
Détails du suivi après événement	Workday envoie ces éléments de suivi à un grand nombre de candidats potentiels, y compris les candidats potentiels marqués comme : Invité Enregistré A participé N'a pas participé Exemple : pour envoyer un courriel de suivi cinq jours après l’événement, entrez : Envoyer après : 5 Intervalle : Jours

Dans l’onglet

Personnel

, sélectionnez d’autres conseillers aux admissions, travailleurs ou candidats potentiels participant à l’événement.

Workday affiche leur numéro de téléphone principal et leur adresse de courriel publics.

Si vous devez entrer l'emplacement, la date, l'heure ou le fuseau horaire plus tard, cliquez sur

Enregistrer pour plus tard

Si vous changez ces données pour un événement approuvé, procédez à la replanification.

Workday :

Rend l’événement disponible via le rapport

Rechercher des événements de recrutement d’étudiants

et le rapport

Calendrier des événements de recrutement d’étudiants

Achemine l’événement pour approbation en fonction de votre processus de gestion. Après approbation, il :

Notifie le propriétaire de l’événement et le personnel qui lui ont été affectés à l’événement, si vous avez configuré le processus de gestion Événement lié à un événement de recrutement d’étudiants
pour approbation.

Envoie des invitations aux étudiants potentiels en fonction de vos instructions et met à jour le groupe de profil Historique dans le profil du candidat potentiel.

Ce rapport affiche le nombre explorable pour les éléments

Inscrit

Présence prévue

(qui comprend les candidats potentiels et les invités inscrits),

A participé

Conversations

liées à l'événement.

Affiche le champ

Total des coûts

explorable, qui permet de faire le suivi des frais entrés avec le worktag d’événement.

Entrez les valeurs suivantes dans l’onglet

Critères d’invitation

pour envoyer des invitations aux candidats potentiels au stade Demandeur qui :

Habitent la région du Sud-Ouest ET

Avez un marqueur d’étudiant Lacrosse - F ou Lacrosse - M.

Champ	Valeur
Stade d'étudiant potentiel	Demandeur
Marqueur pour étudiants	Lacrosse - F Lacrosse - M
Région de recrutement	Région du sud-est

Définissez un calendrier ou utilisez le calendrier à l’échelle du locataire pour communiquer l’événement. Sélectionnez

Démarrer/planifier les communications

dans le menu des actions connexes d’un événement de recrutement.

Si vous sélectionnez

Exécuter immédiatement

, Workday évalue l’événement de recrutement immédiatement. Workday la réévalue lors de l’exécution suivante de la planification du locataire.

Si vous sélectionnez une

Récurrence quotidienne

, Workday évalue l'événement en fonction du calendrier que vous définissez.

L’utilisation d’un calendrier individuel exclut l’événement de recrutement du calendrier à l’échelle du locataire. La définition d’un calendrier individuel offre également une plus grande flexibilité pour les communications sur des événements ciblés qui correspondent au public étudiant.

Inscrivez des candidats potentiels pour l’événement.

Les conseillers aux admissions peuvent afficher les détails de leurs événements sur un appareil mobile ou sur l’application de bureau. Ils peuvent voir qui a été invité et pointer les candidats potentiels. Un calendrier d’événements, qui affiche tous les événements de recrutement, est disponible sur les appareils mobiles et de bureau.

Annuler un événement de recrutement

FAQ : Invitations à des événements, inscription et présence

FAQ : Modifier les campagnes et les événements de recrutement d’étudiants