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Dernière mise à jour : 2025-03-14
Éléments à prendre en compte pour la définition : date de début réelle de l’utilisation de l’inscription

Éléments à prendre en compte pour la définition : date de début réelle de l’utilisation de l’inscription

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la date de début réelle de l’utilisation des inscriptions pour une période universitaire. Cette rubrique explique :
  • Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
  • Son incidence en aval et son intégration dans le reste de Workday.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

La date de début de l’utilisation réelle de l’inscription (AEUSD) est un contrôle de date essentiel dans Workday pour les périodes universitaires standard. En fonction de ce contrôle des dates, Workday détermine quand cesser d’utiliser le statut de charge projeté d’un étudiant et commencer à utiliser son statut de charge réel pour le traitement de l’aide financière, ce qui a une incidence sur le coût de fréquentation, l’emballage, le décaissement et d’autres processus en aval.

Avantages pour l’entreprise

Lorsque vous utilisez AEUSD, vous pouvez :
  • Calculer correctement le statut de chargement projeté d’un étudiant et son statut de chargement réel pour l’inscription.
  • Ces valeurs de statut de chargement pour le traitement de l’aide financière, ce qui permet à Workday d’utiliser l’inscription projetée jusqu’à la date de début réelle de l’inscription.
  • Assurer un traitement précis de l’aide financière pour le coûts indirects, les ensembles de rémunération au mérite, les ensembles d’attributions et les décaissements.

Cas d’utilisation

Dans l’exemple décrit ci-dessous, Workday ajuste automatiquement l’ensemble d’aide financière d’un étudiant dans l’AEUSD pour tenir compte de la modification de son statut lié à la charge.
Conditions préalables :
  • Définissez l’AEUSD pour le 16 janvier.
  • Définissez les réactions aux ensembles de besoins et de rémunération au mérite.
  • Activez le
    motif de réaction
    Auto
     et le
    contrôle manuel de la date d'effet
    de l'inscription réelle au début de l'utilisation
     pour le motif de réaction au statut de chargement de la période universitaire (POS).
Date
Événement
1er janvier
Un administrateur de l’aide financière exécute le rapport
Run Student Financial Services Processes by Student
 pour créer l’instance de regroupement initiale pour un étudiant inscrit à temps plein.
9 janvier
L'étudiant change le statut de sa charge pour le
statut Demi-temps
.
16 janvier
Lorsque l’AEUSD est atteint à minuit :
  • La valeur du champ
    Inscription réelle
     passe de
    Non
     à
    Oui
     dans le plan de présence de l’étudiant.
  • La structure de réaction de Workday s’intéresse à l’étudiant et le réintègre à un ensemble d’aide financière révisé en raison de la modification de son statut lié à la charge.

Questions à se poser

Question
Éléments à prendre en compte
Quel calendrier AEUSD souhaitez-vous utiliser?
  • Après l’ajout ou la désinscription
     , les ensembles d’attributions restent fondés sur l’inscription projetée et restent stables jusqu’à ce que l’inscription réelle soit plus ferme. Une fois la période d’ajout/de désinscription, Workday réévalue le coût des absences et les ensembles d’étudiants en fonction de l’inscription réelle. Les établissements ayant des programmes traditionnels peuvent bénéficier de cette approche.
    • Pour ce faire, définissez l’AEUSD de votre établissement à minuit, le lendemain du dernier jour de la période d’ajout/de désinscription.
  • Avant le décaissement
      – Examinez à quel moment vos dates de décaissement ont lieu par rapport à l’AEUSD. Si vous voulez que les fonds soient décaissés en fonction de l’inscription réelle, vous devez utiliser le calcul au prorata des décaissements de Workday ou vous assurer que Workday exécute le réemballage à l’inscription réelle avant la date de décaissement. Les établissements ayant des programmes traditionnels peuvent bénéficier de cette approche.
    • Pour ce faire, définissez l’AEUSD de votre établissement à minuit le premier jour du décaissement pour la période universitaire. Ainsi, Workday réévalue le coût de l’effectif et les ensembles en fonction de l’inscription réelle juste avant que le décaissement n’ait lieu dans la même exécution d’orchestration de tâches chaque soir.
  • Avant la facturation
      - Dans Workday, Student Financials utilise les montants en paquet de l’étudiant comme aide financière prévue aux fins de facturation. Cela signifie que lorsque l’ensemble de l’étudiant est fondé sur une inscription projetée à temps plein, l’aide prévue le reflète et n’est pas fondée sur son inscription réelle au moment ou sur une règle de calcul au prorata des décaissements. Les établissements dont les données d’inscription changent au sein de leur population, comme les collèges communes, peuvent retirer l’avantage de fonder l’aide prévue sur les inscriptions réelles.
    • Pour ce faire, définissez l’AEUSD de votre établissement à 12 h le jour de la facturation. Ainsi, Workday réévalue le coût des absences et les ensembles d’étudiants en fonction de l’inscription réelle juste avant la facturation.

Recommandations

  • Configurez toujours l’AEUSD pour les périodes universitaires standard (automne, été et été). Bien que Workday vous permette de configurer ce contrôle des dates pour des périodes ou des modules non standard, nous n’appliquons pas l’AEUSD à ces périodes. Lorsque vous ne configurez pas ce contrôle de date pour une période universitaire standard, Workday définit par défaut l’AEUSD pour utiliser la date de début standard de la période universitaire standard.
  • Embauchez initialement les étudiants avant l’AEUSD manuellement ou au moyen de l’orchestration des emplois de nuit pour les étudiants pour vous assurer que la structure de réaction peut détecter tous les changements de statut de chargement et réintégrer les étudiants concernés dans l’AEUSD.
  • Pour les périodes universitaires futures où la valeur AEUSD finale est inconnue, entrez une date provisoire, puis ajustez-la pour la rapprocher de l’AEUSD.

Exigences

Pour que le traitement AEUSD dans la structure de réaction soit réussi, vous devez utiliser le motif de réaction au statut de charge de la période universitaire (POS) dans les politiques de réaction suivantes :
  • COA
  • Ensemble de rémunération au mérite
  • Nécessite un emballage

Limites

  • La fonctionnalité AEUSD affecte uniquement les étudiants admis; cela n’a aucune incidence sur les candidats, car ils ne peuvent pas s’inscrire à des cours. Cela signifie que Workday ne retire pas les ensembles d’aide financière des postulants fondés sur la non-inscription après l’AEUSD.
  • Workday traite le contrôle de la date d’AEUSD uniquement pour les périodes universitaires standard et non pour les périodes ou les modules non standard.
  • À compter de la date d’effet de l’AEUSD, vous ne pouvez pas modifier l’AEUSD d’une période universitaire avec des dossiers existants. Vérifiez que la date que vous avez définie est correcte à l’avance.

Configuration du locataire

Aucune incidence.

Sécurité

Aucune incidence.

Processus de gestion

Aucune incidence.

Production de rapports

Aucune incidence.

Intégrations

Aucune incidence.

Connexions et interactions

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.