Concept : date de début réelle de l’utilisation de l’inscription
La date de début de l’utilisation réelle de l’inscription (AEUSD) est un contrôle de date essentiel dans Workday pour les périodes universitaires standard. En fonction de ce contrôle des dates, Workday détermine quand cesser d’utiliser le statut de charge projeté d’un étudiant et commencer à utiliser son statut de charge réel pour le traitement de l’aide financière, ce qui a une incidence sur le coût de fréquentation, l’emballage, le décaissement et d’autres processus en aval. Vous pouvez définir l’AEUSD pour une période universitaire à l’aide de la tâche
Mettre à jour les contrôles de dates de périodes universitaires
.
Nous vous recommandons de définir votre AEUSD dès que possible, ou au plus tard deux jours avant la date. Si l'égalité d'accès aux heures de travail est passée, lors de l'exécution de l'orchestration de nuit, les étudiants seront omis du traitement lié à l'entrée des heures de travail aux fins d'administration des postes.
Le traitement réussi de l'AEUSD repose sur la structure de réaction de Workday, qui reconnaît un changement de valeur entre le statut de charge projeté d'un étudiant et son statut de charge réel, puis lance le nouveau traitement du coût de l'effectif et de la rémunération au mérite ou aux ensembles d'habiletés nécessaires.
Plan de présence
Dans le rapport
Plan de présence
du profil d'aide financière d'un étudiant, Workday change automatiquement la valeur du champ Inscription réelle
de l'onglet Statut de la charge
de Non
à Oui
, ce qui indique uniquement que l'employé a été joint pour la période.Orchestration des emplois de nuit des étudiants
Tous les traitements de l’AEUSD ont lieu pendant l’orchestration des emplois de nuit des étudiants, qui commence à 1:00 AM, heure du locataire, et exécute un ordre défini de tâches. Chaque emploi dépend des emplois précédents pour actualiser et marquer certaines données sur l’aide financière pour assurer la mise à jour des dossiers d’étudiants.
Les tâches suivantes dans l'orchestration de nuit ont une incidence sur le traitement d'AEUSD :
Emploi
| Description
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|---|---|
Traitement fondé sur la date de l'aide financière | Il s'agit du premier emploi de l'orchestration de nuit, qui marque certains traitements d'aide financière une fois que les contrôles de dates sont atteints. Une fois l’AEUSD accessible, cet emploi marque les changements suivants :
À ce stade de l’orchestration de nuit, Workday a défini les indicateurs que les tâches suivantes enregistreront dans la même instance d’orchestration de nuit. |
Actualiser les plans de présence | Cette tâche traite les enregistrements pour lesquels des indicateurs d'actualisation sont définis pour la classe de classe ou le statut de la charge dans la tâche de traitement fondé sur la date d'aide financière et efface ces indicateurs. Pour l’AEUSD, il est important d’avoir un statut de chargement précis qui reflète toutes les inscriptions réelles et actuelles, car Workday utilise cette information pour traiter l’aide financière pour le reste de la période universitaire. |
Affecter le coût de fréquentation | Cette tâche traite les enregistrements pour lesquels des indicateurs de réévaluation du coût de l'effectif sont définis par la tâche de traitement fondé sur la date d'aide financière et efface ces indicateurs. Notez que Workday n’actualise pas tous les enregistrements marqués au moyen de la tâche COA. Au lieu de cela, Workday réévalue les enregistrements à l’aide de la structure de réaction à déterminer comment traiter les changements survenus.
En cas de changement, Workday lance les processus suivants en fonction de la méthode de réaction configurée dans la politique de réaction associée :
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Aide financière pour l'ensemble de rémunération au mérite | Fonctionne comme la tâche Affecter le coût de fréquentation, mais avec le rapport Révision de la réaction à un ensemble de rémunération au mérite . |
Ensemble nécessitant une aide financière | Fonctionne comme la tâche Affecter le coût de fréquentation, mais avec le rapport Révision de la réaction à un ensemble de règles . |
Décaisser des paiements | Débourse les attributions admissibles en fonction de votre configuration. |
Cas d’utilisation
Dans l’exemple décrit ci-dessous, Workday ajuste automatiquement l’ensemble d’aide financière d’un étudiant dans l’AEUSD pour tenir compte de la modification de son statut lié à la charge.
Conditions préalables :
- Définissez l’AEUSD pour le 16 janvier.
- Définissez les réactions aux ensembles de besoins et de rémunération au mérite.
- Activez lemotif de réactionAutoetle contrôle manuel de la date d'effet de l'inscription réelle au début de l'utilisationpour le motif de réaction au statut de chargement de la période universitaire (POS).
Date | Événement |
|---|---|
1er janvier | Un administrateur de l’aide financière exécute le rapport Run Student Financial Services Processes by Student pour créer l’instance de regroupement initiale pour un étudiant inscrit à temps plein.
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9 janvier | L'étudiant change le statut de sa charge pour le statut Demi-temps . |
16 janvier | Lorsque l’AEUSD est atteint à minuit :
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